Uso de condiciones

• Construcciones lógicas utilizadas para determinar si se incluyen o no determinados documentos o tareas
• Se puede utilizar para determinar si una determinada selección de plantilla está disponible
• Agregado opcionalmente a grupos de proyecto, documentos y tareas

Las condiciones se pueden utilizar para controlar cuándo una plantilla de área de trabajo es visible para los usuarios. Cuando los usuarios crean un área de trabajo, deben proporcionar información general (por ejemplo, región, importe, etc.) en la página Crear área de trabajo. Estos valores se pueden utilizar para determinar si una plantilla específica será visible para el creador del proyecto. Esta función permite a los creadores de plantillas visualizar solo las plantillas aplicables a un usuario durante el proceso de creación. Esto optimiza el proceso de creación del área de trabajo para el creador y reduce la posibilidad de elegir la plantilla incorrecta.

Las condiciones también pueden controlar si determinados objetos, como documentos, tareas o miembros del equipo de la plantilla, se incluirán en el área de trabajo. Esta función permite que una sola plantilla cree áreas de trabajo con contenido diferente en función de la información introducida por el creador del área de trabajo. Esto puede reducir en gran medida el número de plantillas necesarias y hacer que las actualizaciones de los procesos sean más fáciles de gestionar al tener solo una plantilla para actualizar en lugar de varias.

Además de simplemente hacer coincidir campos, se pueden crear condiciones en torno a las respuestas a las preguntas que responde el creador del proyecto en el asistente de creación. A menudo, el administrador de plantillas las crea y actualiza, ya que las condiciones se añaden en el nivel de plantilla. El propietario de un área de trabajo puede editar la información general que contiene los campos y las preguntas que el sistema utilizó para seleccionar el contenido adecuado que se agregará al área de trabajo cuando se creó inicialmente. Dado que este tipo de edición puede modificar las condiciones, el sistema puede modificar dinámicamente el contenido añadido al proyecto.

• Permitir a los usuarios finales seleccionar la plantilla o el contenido adecuado para satisfacer sus necesidades específicas sin buscar ni crear algo nuevo
• Aumenta la ejecución consistente en toda la organización
• Controlar cuándo se agregan grupos de proyecto a la pestaña de equipo

Cuando se utiliza correctamente, las condiciones pueden hacer que la experiencia de usuario sea muy amigable y sencilla.

Como administrador, le será útil trabajar con sus procesos y determinar qué plantillas deben estar disponibles y, cuando un usuario final cree un proyecto, los valores de cabecera que seleccionen seleccionarán automáticamente una plantilla ocultando todas las demás plantillas que no se aplican en función de las condiciones. Por ejemplo, puede tener diferentes procesos de contrato según la región, por lo que tengo una plantilla para Norteamérica, Europa y APAC. Utilizando condiciones, cuando un usuario selecciona América del Norte como región para su proyecto, el sistema solo mostrará la plantilla de América del Norte mientras que otro usuario que crea un proyecto selecciona Europa como su región y solo ve la plantilla Proceso de sourcing europeo. De este modo, los usuarios finales no tienen que seleccionar una plantilla y no tiene que preocuparse de que se seleccione una plantilla incorrecta durante el proceso de creación.

Las condiciones también pueden ayudar a garantizar que se siga un proceso consistente en toda su organización, independientemente de la región. Por ejemplo, puede ser necesario aprobar áreas de trabajo de contrato en las que el importe del contrato sea superior a 1.000.000,00 $ pero no se necesite aprobación si el importe del contrato es inferior a un millón. Puede aplicar una condición a esa tarea para que solo se agregue a un área de trabajo cuando el Importe del contrato supere el valor especificado. De este modo, cualquier área de trabajo de contrato creada dentro de la organización con esa plantilla tendrá una tarea de aprobación agregada si el importe supera los 1.000.000. Dado que está integrado en la lógica del modelo, ningún usuario podrá olvidar esta parte del proceso.

Existen cinco tipos de expresiones que se pueden asociar con condiciones:

• Coincidencias de campo: cuando un campo coincide con un valor específico, la condición es verdadera, p. ej. Región = EE. UU.
• Referencia a condición: referencia a otra condición existente. Por ejemplo, si Región es Verdadero y Departamento es Corporativo. Región es verdadera es la referencia a la condición de región ya existente.
• Todas las expresiones - Agrupar expresiones de coincidencia de campo múltiple en un conjunto. Cuando todos los campos del conjunto coinciden con los valores especificados, la condición es verdadera.
• Cualquiera de las expresiones - Agrupar varias expresiones de coincidencia de campo juntas en un conjunto. Cuando al menos 1 campo del conjunto coincide con su valor especificado, la condición es verdadera.
• Ninguna de las expresiones: agrupe expresiones de coincidencia de campo múltiple en un conjunto. Cuando ninguno de los campos coincide con su valor especificado, la condición es verdadera.

Referencia a condición

Ejemplo: América del Norte es Verdadero Y Mercancía = Corporativo

Cualquiera/Todos/Ninguno de

Ejemplo:

(cualquiera de) América del Norte es VERDADERO O Mercancía = Corporativo

(todos) Norteamérica es VERDADERO Y Mercancía = Corporativo

(Ninguno de) Norteamérica es FALSO Y la Mercancía no es igual a Corporativa

Mientras que las coincidencias de campo se consideran condiciones simples, porque solo constan de un campo y un valor para ese campo en particular.

Puede utilizar Coincidencias de campo para crear condiciones más avanzadas para tener en cuenta aspectos más complicados de la empresa. Por ejemplo, puede hacer una referencia a una condición. Ya se ha creado una condición llamada América del Norte, por lo que cuando un usuario selecciona América del Norte, se agrega una Tarea de aprobación de América del Norte a nuestro proyecto. Mediante la referencia a condiciones, puede hacer referencia a la condición de América del Norte e incluir otra cosa. Por ejemplo, puede tener una situación en la que se necesita una aprobación en particular en la que la Región es Norteamérica y la Mercancía es Embalaje. Con una referencia a la condición, la condición avanzada evita que tenga que crear la expresión de Norteamérica por segunda vez. En su lugar, puede hacer referencia a la condición ya existente y añadirle otra coincidencia de campo.

Al añadir dos coincidencias de campo juntas se crea una condición avanzada.

• Las referencias a condiciones utilizan valores de condición existentes para definir condiciones adicionales
• Normalmente se utiliza en una expresión condicional para combinar una condición existente con otras condiciones o coincidencias de campo

SAP Ariba le permite reutilizar condiciones que ya ha creado en nuevas expresiones. Esto se denomina referencia a la condición. En el ejemplo proporcionado anteriormente, la condición creada era una Coincidencia de campo y la expresión era Región es igual a América del Norte. Ahora puede hacer referencia a esta condición al crear una condición nueva. Por ejemplo, tiene un documento que debe agregarse a un área de trabajo cuando la región es Norteamérica y cuando el campo Departamento del proyecto se establece en Corporativo. En lugar de crear otra expresión para Norteamérica, puede hacer referencia a la que ya ha creado al crear la nueva expresión.

Esto le permite basarse en condiciones existentes y hacer que los documentos, las tareas y los grupos de proyectos aparezcan en circunstancias más específicas. También puede crear referencias a condiciones más complicadas. Por ejemplo, podría hacer referencia a la condición de Región y Departamento y basarse en ello más adelante.

• Las subcondiciones le permiten agrupar y evaluar un conjunto de componentes de condición como un todo
• En el ejemplo, Cualquiera es verdadero es la subcondición:

Continuando con las condiciones avanzadas, el sistema también permite subcondiciones. En la diapositiva anterior, se hace referencia a dos campos en la condición principal. La expresión principal es Proveedor es igual a AB Inc y Mercancía es igual a Comida. El operador colocado en esta condición es Todos son verdaderos. Esto significa que para que se cumpla esta condición, tanto el campo Proveedor como el de Mercancía deben fijarse con los valores enumerados en la expresión. La subcondición es Cualquiera es verdadera debajo de la condición principal en la diapositiva anterior.

Puede cambiar el operador a Cualquiera es verdadero, lo que permitirá que se cumpla la condición cuando el campo Proveedor esté fijado en AB Inc o el campo Mercancía esté fijado en Comida. Al utilizar una expresión Cualquiera de, cualquiera de los valores enumerados en la expresión se puede seleccionar para cumplir la condición. No requiere que se seleccionen todos los valores, así que asegúrese de seleccionar el operador correcto para el resultado deseado.

Para crear una subcondición, haga clic en el cuadro Todos son verdaderos. En el menú desplegable, seleccione Subcondición. A continuación, el sistema insertará otra casilla Cualquiera es verdadero en el flujo. Esto le permitirá añadir los campos necesarios a la subcondición.

Nunca coincidencias se puede utilizar para enlazar condiciones a artículos de proyecto.

Estos operadores son tan importantes al crear subcondiciones como será importante decirle al sistema si alguna o todas las cosas dentro de su subcondición deben cumplirse para poder aplicarlas.

No hay diferencia en la funcionalidad de los operadores al usarlos en subcondiciones, pero el operador solo se aplicará a las partes de la expresión que están directamente vinculadas a ella, que serán ilustradas por las líneas en el flujo para la expresión. Por ejemplo, en la diapositiva anterior, Cualquiera es verdadero solo se aplicará a la subcondición creada que hace referencia al campo Departamento. Un usuario puede elegir HR o corporativo Y el proveedor debe ser igual a AB Inc Y la mercancía debe fijarse en Comida para que se cumpla esta condición.

Si un usuario selecciona AB Inc como proveedor y comida como mercancía, pero Finanzas como departamento, no se cumplirá la condición de la diapositiva anterior. Esto se debe a que hay dos operadores trabajando en la expresión. El primero es Todos son verdaderos y esto se aplica a todo lo que hay dentro de esta expresión. Esto significa que se debe cumplir la expresión principal del proveedor y la mercancía y se debe seleccionar RR. HH. o Empresa.

El ejemplo se evalúa como verdadero si todos los enunciados siguientes son verdaderos:

• El campo Departamento es Corporativo o RR. HH.
• El campo Proveedor es AB Inc
• El campo Mercancía es Alimentación
• El campo RegionesNO es APAC

No hay límite en el número de condiciones y subcondiciones que puede tener en una expresión que puede permitirle asignar automáticamente documentos y miembros del equipo a proyectos basados en estas condiciones. Esto puede ayudar a que la administración del sitio sea un poco más fácil a medida que los documentos, grupos de proyecto o tareas adecuados se agregan a los proyectos. Tenga en cuenta también que estos tipos de condiciones también se pueden aplicar a una plantilla para que pueda utilizar condiciones avanzadas para ocultar plantillas hasta que se cumpla la condición para visualizar la plantilla.

El ejemplo anterior proporciona una expresión con dos subcondiciones, todas las cuales vuelven al primer tipo de condición Todos son verdaderos. Esta expresión dice lo siguiente:

Si selecciona APAC para la región, para que se cumpla la expresión Cualquiera es verdadero, el departamento debe ser Corporativo o RR. HH. porque Región = APAC. Esta condición dice que la condición Región = APAC no es verdadera. Por lo tanto, dado que la condición general es Cualquiera es verdadera, debo seleccionar Corporativo o RR. HH. como departamento. Si la región es APAC y el departamento no es HR o Corporativo, la expresión Cualquiera es verdadero es falsa y no se cumple la condición. Además, si la región es otra cosa que APAC, no importará qué departamento se seleccione, ya que una de las tres partes de la expresión Cualquiera es Verdadero es verdadera.

• Empezar con una subcondición
• Finalizar cada cadena de condiciones con una coincidencia de campo o referencia a una condición
• No se pueden añadir subcondiciones al derecho de una referencia a una condición
• Cuando se borra una subcondición, los componentes de condición asociados cambian a la izquierda y unen la subcondición anterior
• No puede borrar la subcondición más a la izquierda, pero puede modificar su tipo
• Al seleccionar Insertar subcondición→Después se inserta una nueva subcondición después de la subcondición actual, pero antes de cualquier componente que ya exista a la derecha de la subcondición actual
• Si selecciona Agregar condición→Subcondición, se agrega una nueva subcondición a la derecha de la subcondición actual

Al definir condiciones como administrador, existen restricciones para trabajar con las expresiones. Por ejemplo, la condición más a la izquierda no se puede borrar, pero se puede modificar. Una práctica recomendada al definir condiciones es garantizar que cada cadena de reglas termina con una coincidencia de campo o una referencia a una condición, en lugar de una subcondición. Esto probablemente ocurrirá ya que la mayoría de las subcondiciones contendrán coincidencias de campo o referencias a condiciones.

La imagen ilustra cómo cambia la expresión. Para ello, el administrador de plantillas ha hecho clic en la flecha para obtener la opción Insertar subcondición. La única opción disponible desde aquí es insertar la subcondición antes.

Después de hacer clic en esa opción, la expresión se refleja como se muestra en la captura de pantalla inferior de la diapositiva anterior. Ahora hay otra subcondición en el campo Regiones. La condición comenzó originalmente como dos coincidencias de campo, ambas tienen que ser verdaderas (todas son verdaderas) en la mercancía y la región. Al insertar una subcondición, el campo Regiones ahora está bajo esta nueva subcondición que se podría fijar en ninguna o cualquiera de ellas es verdadera. Ahora, la expresión dice que la parte de mercancía debe ser verdadera (se aplica a la condición original Todos son verdaderos) pero con la subcondición, la expresión también dice ahora que Región y Departamento deben fijarse en EE. UU. y Empresa. En otras palabras, la única forma en que se puede cumplir la condición que se muestra arriba es si se cumple lo siguiente:

• El departamento Y la región son verdaderos
• La mercancía es verdadera

La subcondición para la región y el departamento le permite especificar que necesita que todas las cosas de esta subcondición sean verdaderas. Por lo tanto, si selecciona Mercancía como Comida, Región como EE. UU. y Departamento como Legal, esta condición no se cumple.

Una vez creada la condición, el sistema la mostrará de la siguiente manera en la pestaña Condiciones de su plantilla:

(((Mercancía) es igual a (Industrias de alimentos y bebidas)) AND (((Regiones) es igual a (EE. UU.)) AND ((Departamentos) es igual a (Corporativo)))).

• Ayuda para definir el contenido del área de trabajo a partir de una plantilla durante la creación del área de trabajo
• Combinado con respuestas que pueden desencadenar condiciones
• Las preguntas aparecen con la selección de plantillas en la pantalla Crear

Las preguntas ayudan a definir el contenido del proyecto agregado a partir de una plantilla durante la creación del proyecto. Las preguntas utilizadas en combinación con condiciones hacen que definir qué condiciones se fijan para un área de trabajo determinada sea más fácil de usar. En función de las respuestas a las preguntas, el sistema incluye el contenido adecuado en una nueva área de trabajo creada a partir de una plantilla.

En el caso de una plantilla de área de trabajo de contrato, puede hacer una pregunta de plantilla sobre si utilizará o no el papel del proveedor o su propio idioma de contrato.

Las condiciones se pueden aplicar a los siguientes objetos:

• Plantillas
• Documentos
  • Carpetas
  • Secciones
  • Cláusulas
• Fases
• Tareas
  • Pasos en el flujo de aprobación
  • Pasos en el flujo de revisión
• Grupos de proyecto

Ha creado todas las expresiones, incluidas las subcondiciones, las referencias a las condiciones y las coincidencias de campo. Ahora que tiene todas las expresiones, debe aplicar estas expresiones a los documentos, grupos de proyectos, tareas o plantillas en particular a los que se aplicarán. La pantalla anterior muestra todos los diferentes tipos de objetos a los que puede aplicar condiciones. Como ha aprendido, las condiciones son útiles para controlar qué tipos de contenido se añaden a los proyectos en función de los campos seleccionados durante la creación del proyecto.

• Escenario: Cuando los usuarios crean una modificación de contrato para actualizar el idioma del contrato, el documento debe volver a aprobarse. Debería haber tareas de edición y aprobación de modificaciones. Estas tareas solo deberían verse si se crea una modificación. El diseño debe apoyar la realización de múltiples modificaciones a lo largo del tiempo.
• Diseño: utilice condiciones para ocultar las tareas excepto durante una modificación. Aplique la opción "Repetir para cada borrador de documento" para solicitar la reaprobación del documento después del cambio.

En las tareas individuales:

Aplique la condición a una fase y las tareas heredarán la condición:

El sistema proporciona dos herramientas diferentes para probar modelos:

• Creación de proyecto de prueba
  • La opción Creación de proyecto de prueba permite a los diseñadores de plantillas probar la experiencia de un usuario que está creando un área de trabajo con la plantilla.
• Condiciones de test
  • Las opciones de condiciones de prueba le permiten probar rápidamente el impacto de determinadas condiciones sin crear un área de trabajo de prueba completa. Marque las casillas de selección junto a las condiciones que desea probar e inmediatamente verá el contenido activado o desactivado en función del impacto de la condición seleccionada.

La opción Creación de proyecto de prueba permite a los diseñadores de plantillas probar la experiencia de un usuario que está creando un área de trabajo desde la plantilla. Cuando cree un proyecto de prueba a partir de una plantilla, rellene los valores, responda las preguntas que desee probar y cree su proyecto de prueba. El sistema generará un área de trabajo de prueba para que pueda ver el equipo, los documentos y las tareas que se seleccionaron para su inclusión.

Otra forma de probar la plantilla es utilizar el área Probar condiciones para seleccionar condiciones específicas (como se ha descrito anteriormente).