Uso y organización de documentos

Los documentos de la plantilla pueden ser de cualquier tipo de archivo. No hay restricciones en las extensiones de archivo. Un documento puede ser tan simple como un archivo de texto o tan complicado como un formulario electrónico creado específicamente para su proceso empresarial. Algunos ejemplos comunes incluyen documentos de Microsoft Word y hojas de cálculo de Excel. Puede cargar imágenes, presentaciones, HTML, URL a sitios web o cualquier otra cosa necesaria para el proyecto. Los datos que se utilizan junto con otras aplicaciones de gestión de gastos también se pueden incluir como documentos, como eventos de sourcing e informes analíticos. Puede cargar un documento o seleccionarlo de la lista de documentos.

Muchos documentos se asociarán con tareas. Los documentos también se pueden enviar para su revisión y aprobación.

Los siguientes tipos de documento tienen una funcionalidad especial:

Acuerdo principal

Este documento de Microsoft Word contiene todo el texto del acuerdo contractual. Solo puede haber un acuerdo principal por plantilla de SAP Ariba Contracts y el área de trabajo de contrato.

Apéndices del contrato

Estos documentos de Word opcionales sirven como texto adicional al documento de acuerdo principal y también se controlan por versión. Son similares al acuerdo principal, pero puede tener varios apéndices de contrato en cada plantilla de SAP Ariba Contracts y área de trabajo de contrato. Puede incluir documentos de cualquier tipo de archivo que se puedan utilizar para varios fines en la plantilla o el área de trabajo de SAP Ariba Contracts. Sin embargo, el Acuerdo principal y los Apéndices del contrato opcionales deben estar en Word. Si las partes implicadas utilizan diferentes versiones de Word, los usuarios de una versión más reciente de Word pueden utilizar o modificar un documento creado en una versión anterior de Word. Un usuario con una versión anterior de Word no debe utilizar un documento creado en una versión más reciente de Word.

Utilice una estructura de carpetas para organizar documentos y asociar varios documentos con una tarea.

Incluso al copiar un modelo, el siguiente paso en el proceso de creación es añadir documentos. Los documentos que se agregan a las plantillas de proyecto se incluyen en todos los proyectos creados con esa plantilla. Cuando un usuario crea un proyecto, a menudo ya hay algunas carpetas y documentos incluidos en la pestaña Documentos. Estos provienen del nivel de plantilla. El administrador agrega documentos a la plantilla que son adecuados para este tipo (o cualquier tipo) de proyecto. Por ejemplo, su organización puede tener un documento de plan maestro del proyecto que se agrega a cada proyecto que se crea para recopilar información sobre cuál es el propósito y el alcance del proyecto. Este documento se puede agregar a la plantilla (como una versión en blanco) para que el propietario del proyecto pueda completarlo en lugar de crearlo cada vez que se inicie un proyecto.

Dado que todos los documentos agregados a la pestaña Documentos de la plantilla se agregan al proyecto, la configuración de documentos en una plantilla es una tarea importante. Considere qué documentos deben formar parte de cada proyecto. Si el documento puede formar parte del proyecto en determinadas condiciones, agregue condiciones al documento para que solo se agregue al proyecto en las condiciones adecuadas.

También puede crear una estructura de carpetas para organizar los documentos y, a continuación, añadir los documentos a esas carpetas. Para plantillas de área de trabajo simples, es posible que no se requieran carpetas. Para las plantillas que tienen mucho contenido de documento condicional, son una forma útil de mantener los documentos organizados, condicionalizar grupos de documentos y proporcionar a los usuarios opciones de control de acceso a nivel de carpeta.

Los tipos de documentos agregados a una plantilla son los mismos que los que se pueden agregar a las áreas de trabajo. Tenga en cuenta que los tipos Acuerdo principal y Apéndice del contrato solo están disponibles en SAP Ariba Contracts y contienen una funcionalidad especial.