Descubriendo gestión de sitios

Administrador del sitio es un área del menú Administrador de Ariba que contiene varias tareas que permiten a los administradores realizar funciones de gestión para el sitio en general. Estos incluyen:

• Importación/Exportación de datos
  • Importar y exportar datos al sitio
• Tareas programadas
  • Ejecutar tareas programadas
• Log de auditoría
  • Ver actividad de usuario
• Sesiones de usuario
  • Ver y desconectar sesiones de usuario

• Existen varios enlaces a Importación/Exportación de datos, en función del tipo de datos con los que esté trabajando en la interfaz de usuario Administración.
• Dentro de cada enlace, hay una pestaña Importar y una pestaña Exportar.

Las opciones Importación/Exportación de datos se pueden encontrar en las áreas Gestor de sitios, Gestor de usuarios y Gestor de integración de la página Administración. Al acceder a través del Administrador del sitio, el administrador tendrá acceso a todas las tareas de importación/exportación de datos disponibles, en lugar de solo aquellas tareas relacionadas con el área en particular en la que se encontraban. Por ejemplo, si se accede a la Importación/Exportación de datos a través del Administrador de usuarios, solo se mostrarán las tareas relacionadas con los usuarios.

Se recomienda exportar primero los datos que se modificarán y guardar una copia de esta exportación. Esto garantizará que se realice una copia de seguridad de los datos actuales del sitio en caso de que surjan problemas durante la importación. Después de guardar el archivo de copia de seguridad, vuelva a exportar los datos e inicie las modificaciones. La exportación de una nueva copia de los datos garantiza que el archivo de copia de seguridad se mantenga tal como estaba cuando se exportó, antes de que se realicen modificaciones en los datos.

• Después de ejecutar una tarea de importación, si no hay errores, la pestaña Detalles de error no estará visible.
• El signo de exclamación en el Completado(!) El estado indica que se ha producido un problema con la importación.
• Haga clic en el hipervínculo de la columna Estado para ver los detalles y ver la pestaña Detalles de error para obtener información.

Después de importar un archivo, puede verificar el estado de la importación haciendo clic en el botón Actualizar estado. Son posibles los siguientes cuatro estados:

En curso: el sistema está procesando la tarea de importación y aún no se ha completado

Error: Se produjo un error durante la importación que provocó que el sistema no pudiera procesar la tarea de importación

Completado (!): El sistema pudo cargar la mayoría de los datos y completar la tarea de importación, sin embargo, puede haber errores o cosas que se hayan omitido

Finalizada: la tarea de importación se ha realizado correctamente

El signo de exclamación después de Completado indica que se ha producido un problema con la importación. Haga clic en el estado para ver los detalles. Esta página le mostrará un resumen de cuántos registros se han actualizado, creado o desactivado. Haga clic en la pestaña Detalles de error para ver la información sobre el problema. La Guía de administración e importación de datos comunes proporciona información sobre la verificación de estos errores.

Si no hay errores, no hay la pestaña Detalles de error.

• Libro de Microsoft Excel con varias hojas de cálculo
• Cada hoja de cálculo describe un archivo de importación o exportación
  • Nombre de archivo
  • Nombres de campo y descripciones
  • Tipo de datos
• Índice de cada hoja de trabajo incluida en el diccionario de datos

Dentro del Administrador del sitio, tiene acceso a Importación/Exportación de datos. Esta área del sitio contiene archivos que se pueden exportar, actualizar e importar de nuevo al sistema para proporcionar datos más precisos. Estos archivos deben estar en un formato específico para que, cuando los vuelva a importar al sistema, los datos se traten de forma adecuada.

El diccionario de datos le proporcionará una guía sobre qué debe incluirse en cada archivo de importación para garantizar una carga correcta. Contiene una plantilla para cada exportación y cada tarea de importación para proporcionarle los datos que necesitará cuando trabaje con las tareas de importación/exportación de datos.

El diccionario de datos se puede descargar desde su sitio yendo a Gestionar→Administración→Administrador del sitio→Importación/Exportación de datos. En esta página, habrá un enlace para descargar el diccionario de datos. Esto se puede guardar en su computadora para usarlo una y otra vez.

También hay una pestaña Índice que le proporcionará una lista de cada archivo disponible en el diccionario de datos para una forma más fácil de encontrar y referenciar la tarea que está buscando.

Los códigos de mercancía se definen en la hoja de trabajo Códigos de mercancía.

Dominio - El nombre del sistema de clasificación, por ejemplo, UNSPSC. Para los códigos de mercancía personalizados, especifique CCC o cualquier otro valor que desee.

UniqueName: el nombre único del código de mercancía, por ejemplo, 1410.

Nombre: una descripción del código de producto básico, por ejemplo, "Materiales de papel". Esta es la descripción que aparece en la interfaz de usuario. Puede definir traducciones para descripciones de código de mercancía.

ParentUniqueName: el nombre único del código de mercancía primario. Esta columna define las relaciones jerárquicas entre los códigos de mercancía. Si el código de mercancía no forma parte de un sistema jerárquico o si es el nodo superior de nivel superior en un sistema jerárquico, puede dejar esta columna en blanco.

Los datos de muestra de la hoja de trabajo Códigos de mercancía definen "Todos" como el código de mercancía primario de nivel superior. No elimine este código. Es obligatorio, incluso si no está definiendo códigos de mercancía jerárquicos.

Los tipos de cambio de divisa se definen en la hoja de cálculo Tipos de cambio de divisa. Si tiene más de 65.535 registros para importar, defina los datos en un archivo CSV. Un archivo de Microsoft Excel no puede contener más de 65.535 filas. Puede utilizar la tarea de importación de datos Importar tipos de cambio de divisa (CSV). Los tipos de cambio de divisa se utilizan en eventos de varias divisas y en proyectos que tienen monedas base distintas de la divisa base del sitio. Por ejemplo, un usuario en Europa puede tener su moneda base como EUR. Un usuario de EE. UU. puede ver este proyecto y desea ver la divisa en USD. Si tiene un tipo de cambio de moneda para USD a EUR y de EUR a USD, los usuarios podrán ver el proyecto en su moneda.

El archivo de importación para los tipos de cambio de divisa requiere la siguiente información:

De moneda: el código de moneda de la moneda a partir de la cual se convierte el valor monetario, por ejemplo, USD. Debe utilizar un código de moneda definido en la hoja de trabajo Referencia - Códigos de nivel de sistema.

ToCurrency: el código de moneda de la moneda a la que se convierte el valor monetario, por ejemplo, EUR. Debe utilizar un código de moneda definido en la hoja de trabajo Referencia - Códigos de nivel de sistema.

Tasa: la tasa de conversión de moneda, que es un valor decimal. Por ejemplo, 0,6924 o 1,916.

Fecha: fecha en la que entra en vigor la tasa de conversión. Utilice el siguiente formato de fecha: día fecha del mes hh:mm:ss año. Por ejemplo, Viernes 01 de enero 00:00:00 2025

El archivo Excel contiene los siguientes campos:

Región superior: es un identificador único para la región superior. Acepta el tipo de datos string. Tiene una longitud de cadena máxima de 50 caracteres. Es un campo opcional porque algunas regiones pueden tener una región principal y otras no.

Descripción: contiene una descripción de la región. Acepta el tipo de datos string. Tiene una longitud de cadena máxima de 510 caracteres. Es un campo opcional y puede estar vacío.

Región: un identificador de cadena único para la región. Acepta el tipo de datos string. Tiene una longitud de cadena máxima de 50 caracteres. Es un campo obligatorio y no puede estar vacío.

• SAP Ariba proporciona las siguientes opciones para integrar sus soluciones de SAP Ariba con los sistemas ERP de su empresa:
  • Importación y exportación manuales de archivos de datos desde la interfaz de usuario de SAP Ariba
  • Transferencia de archivos automatizada mediante el kit de herramientas de integración (ITK)
  • Transferencia de datos en tiempo real mediante servicios web SOAP
  • Solicitudes HTTP: este método solo es compatible con los proyectos de SAP Ariba Strategic Sourcing.
  • API disponibles a través del portal de API de SAP Ariba
• El mecanismo que utilice dependerá del tipo de datos que desee transferir entre SAP Ariba y los otros sistemas de su empresa.

Las opciones disponibles para importar datos varían según el tipo. La guía Guía de referencia rápida para los métodos de integración para sourcing, contrato y datos de proveedor (disponible en la ayuda del producto) enumera los métodos admitidos. Esto puede cambiar con el tiempo, por lo que consulte esa guía para obtener una lista actualizada.

• Las tareas programadas son procesos que se ejecutan regularmente en proceso de fondo:
  • Diariamente
  • Semanal
  • Mensual
• Las tareas programadas son responsables de desencadenar notificaciones por correo electrónico, actualizaciones de campos en proyectos, estado de tareas y mucho más. De vez en cuando, el servicio de asistencia al cliente de puede pedirle que ejecute una de estas tareas programadas al solucionar un problema.
• Los administradores tendrán acceso a estas tareas.

También es útil tener acceso a esta área para ver cuándo está programada la ejecución de la tarea programada. Por ejemplo, puede encontrar un área de trabajo de contrato cuya fecha de expiración se haya alcanzado pero el estado del área de trabajo se siga mostrando como Publicado en lugar de Expirado. Esto se debe a que hay una tarea programada que se ejecuta para verificar el campo de fecha de expiración en las áreas de trabajo de contrato y cambiar el campo Estado de Publicado a Expirado. Los administradores pueden ir a verificar las tareas programadas para confirmar que este es el motivo.

Los administradores de Ariba pueden utilizar el registro de auditoría para:

• Supervisar las actividades de inicio de sesión de los usuarios
• Supervisar las acciones realizadas por los usuarios
• Buscar actividades basadas en varios filtros

Esta opción solo está disponible para los usuarios que tienen el permiso Administrador de clientes.

Además de ver las sesiones de usuario activas actualmente, los usuarios con el permiso Administrador de clientes también pueden ver las actividades específicas que uno o más usuarios están realizando en su sitio.

En Administrador del sitio, haga clic en el enlace Registro de auditoría. A continuación, el sistema mostrará estos filtros de log de auditoría disponibles para ayudar a limitar los resultados de búsqueda para actividades específicas. Hay una opción Listar todo, sin embargo, dependiendo de cuántas entradas haya, la lista puede ser demasiado grande para visualizarla en su totalidad. Por este motivo, puede utilizar los filtros de búsqueda siguientes para limitar la búsqueda:

ID: el ID de evento de auditoría unívoco. El número de referencia se puede utilizar al notificar el problema a SAP Ariba. Este es el número que se muestra en una pantalla cuando ve "Lo sentimos, se ha producido un error de sistema". Proporcionar este número al servicio de asistencia de SAP Ariba les ayuda a localizar rápidamente el error e iniciar la investigación del problema.

Fecha: la fecha y hora en que se produjo la acción. Puede buscar por una fecha y hora específicas o puede utilizar las opciones disponibles en la lista desplegable de Hoy, Ayer, Esta semana, Última semana, etc. Estas opciones facilitan un poco la búsqueda por fecha.

Tipo de evento: la categoría de grabación en log.

Usuario efectivo de usuario real: el nombre del usuario que realizó la acción. En la mayoría de los casos, el Usuario Real y el Usuario Efectivo serán los mismos. Pueden ser diferentes cuando el sistema Ariba realiza una acción en nombre de un usuario, como un evento de integración también conocido como tarea de importación. También puede ser diferente cuando un usuario realiza una acción mientras actúa como otro.

Descripción: Una descripción de la acción.

Los campos Sitio de cliente y Nodo son solo para uso interno.

Al buscar el log de auditoría como administrador, las mejores opciones son buscar por fecha hasta familiarizarse con la forma en que el sistema SAP Ariba define el tipo de evento para diferentes tipos de actividades dentro del sistema. Como práctica recomendada, una vez que se devuelvan los resultados, exporte todas las filas a Microsoft Excel mediante el menú Opciones de tabla. Esto le permitirá filtrar los datos para buscar resultados específicos.

• Cuando un usuario inicia sesión en el sitio, se crea una sesión de usuario. Los administradores con el acceso adecuado pueden:
  • Ver los usuarios que están conectados actualmente a su sitio
  • Desconectar usuarios
  • Ver actividad de usuario
• Esta opción solo está disponible para los usuarios que tienen el permiso Administrador de clientes.

El área de sesiones de usuario permite al administrador ver qué usuarios están conectados actualmente al sitio y cuánto tiempo han estado inactivos. El administrador también tiene la capacidad de finalizar sesiones de usuario, pero si el administrador decide finalizar una sesión de usuario en particular, ese usuario no recibe ninguna advertencia y puede perder el trabajo que no se ha guardado. Esta área del sitio no será necesaria con frecuencia, pero es útil saber como administrador que puede supervisar la actividad actual del usuario.