Descubrir la gestión de proveedores

Los datos de usuario normalmente se dividen en dos áreas:

Usuarios externos

• Miembros de organizaciones externas (proveedores o clientes) que tienen acceso a sus soluciones de SAP Ariba
• Gestionar mediante Administrador de proveedores y clientes y/o Administración de SM

  Nota

  En este módulo nos centraremos en los usuarios externos.

Usuarios internos

• Miembros de su organización que tienen acceso a sus soluciones de SAP Ariba
• Gestionar mediante Administrador de usuarios

Los usuarios externos pertenecen a sus organizaciones de proveedor y cliente que necesitarán acceso a SAP Ariba para participar en el ciclo de vida del proveedor, responder a eventos de sourcing o acceder a tareas a las que puede invitarles a participar en.

Al crear un usuario externo en sitios en los que SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance o SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura) está activado, este usuario se denomina contacto de proveedor y se puede crear a través de Administración de SM o a través de varias ubicaciones en la interfaz de usuario.

Si su sitio de SAP Ariba Strategic Sourcing no tiene SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance o SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura) activado, puede gestionar organizaciones de proveedores y clientes y sus usuarios accediendo a la página Gestionar→administración y seleccionando Administrador de proveedores/clientes.

En este curso, nos centraremos en cómo crear usuarios externos en sitios en los que esté habilitada SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance o SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura).

Los contactos de proveedor son las personas con las que interactúa al hacer negocios con el proveedor.

Los contactos de proveedor aprobados se agregan a un proveedor en su sitio de una de las siguientes maneras:

• Datos de contacto de proveedor importados a su sitio
• Creado mediante una solicitud de proveedor aprobada, que debe contener información de contacto del proveedor
• Agregado a la vista de 360º del proveedor
• Agregado como destinatario para un cuestionario
• El usuario proveedor crea un inicio de sesión en la cuenta de Ariba Network del proveedor y su sitio está configurado para sincronizarlos con los contactos de su proveedor

Los contactos de proveedor tienen inicios de sesión que les permiten rellenar cuestionarios, participar en eventos, negociar contratos y realizar otras tareas en su sitio.

Importar datos de contacto de proveedor: los miembros del grupo Administrador de ERP de Supplier Management, Administrador de Ops de Supplier Management, Gestor de riesgo de proveedor o Administrador de clientes pueden importar SupplierContacts.csv en el área Administración de SM de su sitio.

Solicitud de proveedor aprobada: los miembros del grupo Administrador de solicitud de proveedor pueden proporcionar detalles de contacto del proveedor en el Formulario de solicitud de proveedor durante el proceso de solicitud de proveedor.

Agregar a la vista de 360° del proveedor: los miembros del grupo Administrador de solicitud de proveedor, Administrador de registro de proveedor, Administrador de calificaciones del proveedor o Administrador de proveedor preferido pueden agregar contactos de proveedor desde la vista de 360° del proveedor utilizando el enlace Agregar en la pestaña Contactos de la ficha Resumen.

Agregar como destinatario del cuestionario: los miembros del grupo Administrador de registro de proveedor o Administrador de calificaciones del proveedor pueden agregar contactos de proveedor utilizando el enlace Agregar usuario al ensamblar un cuestionario de registro o un cuestionario de calificación, respectivamente.

Sincronizado desde la cuenta de Ariba Network del proveedor: en función de la configuración de su sitio, es posible que los nuevos usuarios de la cuenta de Ariba Network del proveedor se agreguen automáticamente como contactos en su sitio y que se aprueben automáticamente o requieran aprobación manual.

• El parámetro Application.AOD.EnableAdditionalSupplierUserDataSync especifica si los nuevos usuarios proveedores de las cuentas de Ariba Network de proveedor se sincronizan automáticamente con los proveedores existentes en su sitio.
• El parámetro Application.AOD.EnableAutoApproveSupplierUserOnDataSync especifica si los contactos de proveedor nuevos agregados a su sitio mediante la sincronización con la cuenta de Ariba Network de los proveedores se aprueban automáticamente.

Las organizaciones se pueden importar o crear en la interfaz de usuario (IU).

• Las organizaciones de proveedor se pueden importar mediante Gestionar→Administración de SM.

  • Los clientes de compra guiada sin SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance o SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura) utilizarán el menú Administración de SM.
• Las organizaciones proveedoras que se crean en la IU se inician con la Solicitud de proveedor.
• Los proveedores que se crean dentro de la nueva arquitectura de proveedor tendrán un perfil de 360º de proveedor que contiene varios elementos de datos, entre los que se incluyen:
  • Contactos (usuarios proveedores)
  • Respuestas a cuestionarios del proceso del ciclo de vida del proveedor
  • ID/ANID de suministrador de SM
  • Información de perfil de empresa enriquecida y ERP

Una organización es esencialmente una cuenta de empresa que contiene información de la empresa, como información de contacto e información de perfil. Todos los usuarios del sistema deben estar asociados a una organización. El objetivo de una organización es vincular varios usuarios de la misma empresa y permitirles heredar información de perfil del nivel de empresa que se almacena como cuenta de organización.

Los sitios de SAP Ariba Strategic Sourcing que tienen SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance o SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura) almacenan información de proveedor en la nueva arquitectura de proveedor, también conocida como modelo de suministrador unificado. El sitio de SAP Ariba Strategic Sourcing que no tiene ninguna de esas soluciones activadas almacena la información de los proveedores de forma diferente, en lo que se conoce como arquitectura clásica. Este curso se centrará en cómo crear organizaciones proveedoras en la nueva arquitectura.

Los nuevos proveedores se pueden agregar a su base de datos de SAP Ariba mediante la importación de datos o mediante la opción Crear→solicitud de proveedor.

• El perfil de 360º de proveedor contiene los datos de proveedor comunes y tiene fichas para gestionar los diferentes pasos en el ciclo de vida del proveedor.
• Cada perfil contendrá diferentes áreas y datos en función de los derechos del cliente y de los pasos del ciclo de vida del proveedor que se hayan completado:
  • Cuando los proveedores completen el registro a través de Ariba Network, la información enriquecida como los puntos de datos ANID y Perfil público aparecerá en el Perfil de proveedor.
  • El área Calificación aparece después de que se apruebe el registro (a menos que se importen las calificaciones).
  • Área de estado de categoría preferida disponible después de aprobar la calificación.
• SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura) solo incluye procesos de solicitud y registro.

Haga clic en la pestaña Gestión de proveedor en su panel de instrucciones de SAP Ariba para acceder a él.

Desde el panel de instrucciones Gestión de proveedor, puede:

• Busque proveedores por nombre, ID de suministrador de ERP (el ID asignado al proveedor por un sistema ERP integrado), ID de SM (el ID asignado al proveedor por SAP Ariba) o el nombre de contacto del proveedor.
• Visualice los proyectos de proveedor que ha creado a partir de las fichas Mis actividades.
• Visualice los detalles de los proyectos que posee.
• Visualice los proveedores a los que se le han asignado asignaciones de categoría de comprador (la matriz de usuario, analizada más tarde) y para los que se ha iniciado un proceso de calificación, descalificación o estado preferido.

Desde la página de resultados de búsqueda de proveedor, puede:

• Refine la lista de resultados utilizando los filtros en la parte izquierda de la página.
• Haga clic en cualquier nombre de proveedor para ver su vista de 360º. Esta vista incluye toda la información de su perfil. Si es un administrador de categorías o proveedores asignado al proveedor, gestione el registro, la calificación y otros procesos desde allí.

La vista de 360º de proveedor muestra toda la información de su empresa sobre un proveedor. Si es un administrador de categorías o proveedores asignado al proveedor, también gestiona el proveedor desde esta vista.

La vista incluye fichas para actividades específicas; las fichas que ve varían en función de las soluciones que haya comprado su empresa.

Si su organización ha implementado SAP Ariba Supplier Risk (y dispone de los permisos necesarios para ver la información de riesgo), aparecerá una página Riesgo con los datos relevantes. Esto no requiere la activación mediante la función o el parámetro.

Los usuarios asignados al grupo Administrador de Ops de Supplier Management podrán importar y exportar datos dentro de Administración de SM.

Las subsecciones clave dentro de Administración de SM que se relacionan con la configuración incluyen:

• Importación/Exportación de datos
  • Nuevos datos relacionados con la arquitectura del proveedor
• Integración ERP
  • Tipo de integración, Sincronización de perfil inicial, Sincronización de actualización de perfil, etc.
• Invitación en masa
  • Un administrador de Ops de Supplier Management puede descargar el archivo de plantilla, agregar los proveedores que desea invitar a la fase seleccionada y cargar el archivo
• Proveedores inactivos
  • Área en la que se enumeran los proveedores inactivos y en la que se pueden reactivar

Los diferentes tipos de archivo incluyen:

Datos de proveedor: los proveedores de su sitio.

Datos de contacto del proveedor: los contactos para sus proveedores. Cualquier actividad de gestión de proveedores que implique un cuestionario externo (orientado al proveedor) requiere que el proveedor tenga al menos un contacto definido para él mediante esta importación de datos o manualmente en el perfil de 360º de proveedor.

Datos de calificación de proveedor: estados de calificación y descalificación para sus proveedores. En sitios que incluyen SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance, los administradores de categorías o proveedores pueden gestionar calificaciones y descalificaciones de proveedores mediante proyectos que incluyen cuestionarios y aprobaciones. Pueden descalificar las calificaciones definidas por esta importación de datos, volver a calificar las descalificaciones definidas por esta importación, etc. En los sitios que incluyen SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura), los administradores de clientes pueden establecer el estado de calificación y descalificación mediante la importación de datos, pero los proyectos de calificación y descalificación no están disponibles.

Datos de proveedor preferido: niveles de proveedor preferido (estado preferido de categoría) para sus proveedores. En los sitios que incluyen SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance, los administradores de categorías o proveedores pueden gestionar los niveles preferidos de proveedor utilizando proyectos de gestión de proveedores preferidos que incluyen cuestionarios y aprobaciones. Editan los niveles de proveedor preferido definidos por esta importación de datos utilizando esos proyectos. En los sitios que incluyen SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (nueva arquitectura), los administradores de clientes pueden establecer niveles preferidos mediante la importación de datos, pero los proyectos de gestión de proveedores preferidos no están disponibles.

Datos de organización de compras de proveedor: las organizaciones de compras asociadas con sus proveedores. Estos datos solo se utilizan en la funcionalidad de compra guiada en las soluciones de SAP Ariba Buying. Para obtener más detalles, consulte Administración de compra guiada.

Datos de nombre de visualización personalizado: las etiquetas personalizadas que especifica para los estados de registro y calificación.

Datos de administrador de proveedor primario: los administradores de proveedor principal para sus proveedores. Los administradores de proveedores principales son usuarios internos que están familiarizados o son responsables de determinados proveedores. En los sitios que utilizan cuestionarios modulares de gestión de proveedores, los administradores de proveedores principales pueden recibir notificaciones relacionadas con expiraciones de cuestionarios.

Matriz de usuario (asignación de categoría de comprador): asignaciones de usuarios internos o grupos de sistemas globales a grupos de proyectos específicos en proyectos de gestión de proveedores para combinaciones específicas de mercancía, región y departamento.

El estado de integración ERP incluye:

• Tipo de integración
• Sincronización de proveedor inicial
• Sincronización de actualización de perfil de proveedor
• Sincronización de proveedores en curso
• Actualizar valores de configuración
• Opciones de notificación

Si se define el alcance de la integración ERP, un responsable de implementación técnica establecerá estos puntos de configuración.

Una vez que haya importado los datos de proveedor y configurado sus plantillas de gestión de proveedores, las invitaciones de registro masivo invitan a todos los proveedores especificados a registrarse en su empresa. Las invitaciones en masa son una herramienta útil para incorporar un gran número de proveedores a las soluciones de gestión de proveedores de SAP Ariba.

Defina fases o grupos de proveedores separados y cargue una lista de proveedores para incluir en cada fase. A continuación, puede supervisar las fases para ver cuántos proveedores han respondido a la invitación y enviado los cuestionarios de registro. Puede optar por establecer una relación de cumplimiento además de una relación de sourcing con los proveedores a los que invita a registrarse mediante una invitación en bloque.

La presencia de un valor en la columna Cumplimiento de MassInvite.csv indica que también se debe establecer una relación de cumplimiento para el ID de suministrador de ERP del proveedor Los proyectos de registro de proveedor incluyen el campo Es heredado. Si se invita a un proveedor a registrarse mediante una invitación en bloque, se marca como proveedor heredado.

Puede utilizar esta configuración para crear diferentes procesos de registro para proveedores heredados y no heredados. Las opciones de integración también le permiten controlar cómo se sincronizan los datos de registro generados por las fases de invitación en masa con un sistema ERP integrado. Consulte la Guía de configuración para la integración de sourcing, contratos y datos de proveedor con SAP ERP y SAP S/4HANA para obtener más detalles.

• Previsto para eliminar una organización de la lista de organizaciones disponibles
• Cuando desactiva una organización, ya no está disponible para agregarla a contratos, proyectos o eventos de sourcing

• Para reactivar una organización, vaya a Gestionar→Administración de SM→Proveedores inactivos y haga clic en el enlace Reactivar de la organización.

• Un escenario común ocurre cuando un miembro de su organización invita a un nuevo proveedor a participar en un evento de sourcing o en un cuestionario de ciclo de vida de proveedor, pero ese proveedor ya está registrado en Ariba Network.
• No es necesario borrar o volver a crear el proveedor, simplemente:
  1. Haga que el proveedor acceda al correo electrónico que ha recibido sobre el registro o el evento.
  2. Haga clic en el enlace para acceder al evento.
  3. En Ariba Network, seleccione la opción para los proveedores que tienen una cuenta existente. Esto vinculará la cuenta de usuario de Ariba Network existente del proveedor con la cuenta que ha creado en su sitio.

La captura de pantalla anterior es el correo electrónico que recibirán los proveedores cuando se les invite a un evento de sourcing. Cuando hagan clic en el enlace, se les dirigirá a una página web como se muestra arriba. Hay una opción en esa página para los proveedores con cuentas existentes.