Exploración del resumen de administración

Muchos clientes eligen comprar más de una de las soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing para facilitar sus procesos de abastecimiento, contratación y gestión de proveedores.

Algunos beneficios de comprar múltiples soluciones:

• Crear áreas de trabajo de contrato a partir de adjudicaciones de sourcing y, opcionalmente, adjudicar artículos en línea al contrato.
• Establecer el estado del ciclo de vida de proveedor mínimo para participar en un evento de sourcing o ser elegible para una adjudicación de sourcing.

Si se adquieren varias soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing, los datos maestros se comparten y administran en Gestionar→Administración.

Para aprovechar todo el ciclo de gestión de gastos, las soluciones SAP Ariba Strategic Sourcing y SAP Ariba Procurement de un cliente pueden estar "integradas en una suite" (vinculadas entre sí y funcionar como un sistema colaborativo).

La integración de la suite puede completarla un líder técnico de SAP Ariba, y debe realizarse lo antes posible (si no de inmediato) tras la habilitación del dominio.

Los datos maestros se administrarán principalmente a través de Gestionar→Administración central, con excepciones como regiones y departamentos.

La administración del sitio en un sitio integrado en una suite se gestiona en dos áreas separadas en función del lugar donde reside la información en última instancia.

• La administración incluye datos y configuraciones controlados por SAP Ariba Strategic Sourcing (configuración de informes, departamentos, regiones, plantillas de mensajería de eventos, etc.).
  • Si la funcionalidad de compra guiada está activada, los códigos de región deben mantenerse en tres dígitos.
• La administración central le permite gestionar los datos controlados y las configuraciones de SAP Ariba Procurement.
• Los administradores de clientes deberán asegurarse de que se encuentran en el área administrativa correcta al completar las tareas administrativas.
  • Si un administrador de clientes no ve una función en la sección Administración, es probable que se encuentre en el área incorrecta.

Ariba Administrator es el nombre de la interfaz que contiene todas las tareas que los administradores pueden realizar.

En este curso, obtendrá información sobre las funciones generales de administración del sitio para:

• Configure/personalice su solución SAP Ariba
• Gestione y actualice su sitio

La página Administración es donde los administradores pueden realizar cambios que afectarán al sitio en su conjunto para los usuarios finales. En esta área del sitio, encontrará cosas como Administrador del sitio, Gerente de usuarios, Gerente de proyectos y más. Cada una de estas áreas llevará al administrador a varios menús para actualizar cosas dentro del sitio, como las tareas de importación/exportación de datos o las sesiones de usuario (que actualmente están iniciadas en el sitio).

Este curso le presentará muchas de las áreas del menú Gestionar→administración.

Para acceder al área Administración de su sitio de SAP Ariba Spend Management, puede seleccionar Gestionar→Administración. El acceso a esta área y lo que ve dentro de esta área se basará en los permisos asignados a su ID de usuario. Este curso cubrirá las opciones disponibles para los administradores a través de este menú.

Si su sitio está integrado en una suite y contiene soluciones de SAP Ariba Procurement y soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing, su página de administración tendrá un aspecto ligeramente diferente. Por ejemplo, si necesita crear y/o actualizar usuarios empresariales en un sitio integrado con suite, deberá ir a Gestionar→Administración central.

Este curso se centrará principalmente en las funcionalidades disponibles en Gestionar→administración para las soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing.

Existen dos formas de acceder al menú Administración dentro de SAP Ariba si su ID de usuario tiene asignados los permisos adecuados.

En el panel de instrucciones Inicio, si no ha cambiado el panel de instrucciones de la configuración predeterminada, tendrá un artículo de contenido Acciones comunes. Dentro del elemento de contenido Acciones comunes, encontrará una lista de opciones Crear, así como de Gestionar. En Gestionar en el portlet Acciones comunes, hay una opción para seleccionar Administración.

Es posible que este elemento de contenido (o portlet) no muestre fácilmente la opción de Administración, por lo que es posible que deba hacer clic en el enlace Más como se muestra en la captura de pantalla anterior para encontrar la opción Administración.

Por el contrario, como el artículo de contenido Acciones comunes no siempre está disponible, siempre puede hacer clic en Gestionar→Administración. Cualquier método te llevará al mismo lugar.

Recuerde que si su sitio está integrado con una suite, también puede ver la opción de administrar Administración central. El único motivo por el que se menciona Administración central en este curso es porque cuando un sitio está integrado en una suite, los usuarios empresariales se alojan dentro de Administración central en lugar de Administración. Se proporcionará más información al respecto en el módulo Gestión de usuarios.

Del mismo modo que hay dos formas de acceder a la interfaz de administrador, también hay dos formas de navegar por la interfaz de administrador una vez que haya accedido a esta área.

Como se muestra en la captura de pantalla, puede utilizar la página principal, que se divide en dos columnas, o puede utilizar el panel de navegación situado a la izquierda de la pantalla, que muestra cada área en una lista vertical. No hay ninguna ventaja o desventaja de navegar utilizando cualquiera de las opciones, es solo preferencia personal y cualquiera que sea el método que los usuarios encuentren más fácil de usar.

La integración es la transferencia de datos de un sistema a otro:

Extracción de datos de ERP u otro sistema back end de forma programada y transferencia de esos datos a SAP Ariba sin o con intervención humana limitada.

La integración le permite mantener los datos maestros sincronizados entre los sistemas fuente de los clientes y SAP Ariba con poco o ningún esfuerzo manual o tiempo de retraso.

Por ejemplo, un usuario se crea en el sistema HR y, a través de la integración, se crea automáticamente en SAP Ariba poco después.

Los administradores de clientes tienen tareas de importación de datos para cargar datos, como usuarios, proveedores y códigos de mercancía, en su sitio; todas las tareas/importaciones de datos disponibles en el Administrador de integración también aparecen en Administrador del sitio.

Hay documentación del producto disponible tanto para los usuarios empresariales como para los usuarios administradores. Al hacer clic en Ayuda→Centro de ayuda, se le redirigirá automáticamente al contenido de ayuda que otros usuarios hayan encontrado más útil en función de la página en la que se encuentre.

Puede navegar por el Centro de aprendizaje para obtener documentación y tutoriales de productos o utilizar la barra de búsqueda en la parte superior de la página para buscar todo el contenido de ayuda disponible, incluidos tutoriales en vídeo, preguntas frecuentes y documentación.

Introduzca una palabra clave en la barra de búsqueda (por ejemplo, usuario manager) y seleccione un tipo de documento (documentación de producto, preguntas frecuentes, artículo). También puede especificar el rol Administrador para ver solo la documentación relacionada con la administración.

En el Centro de ayuda, acceda a la pestaña Póngase en contacto con nosotros. Puede buscar soluciones para problemas frecuentes.

Las plantillas de administración del sitio se pueden encontrar en help.sap.com. Por ejemplo, como administrador, puede decidir actualizar algunos datos en sus soluciones de SAP Ariba, como regiones, departamentos, unidades de medida, etc. SAP Ariba le proporciona 8 plantillas que se pueden utilizar para importar nuevos datos a su sitio. Estos incluyen:

1. Plantilla de modificación de proveedor en masa
2. Plantilla de modificación de comprador
3. Plantilla de modificación de asignaciones de código de mercancía
4. Plantilla de modificación de código de mercancía
5. Plantilla de modificación del tipo de cambio de moneda
6. Plantilla de modificación de departamento
7. Plantilla de modificación de región
8. Plantilla de modificación de unidad de medida

Estas plantillas pueden servir como punto de partida para que rellene la información que necesita SAP Ariba para rellenar los datos en su sitio. Una vez que haya completado la plantilla de modificación adecuada, puede enviarla al servicio de asistencia para que se cargue en su sitio o puede cargarla usted mismo si se siente cómodo haciéndolo.

El portal web de SAP Ariba para clientes y socios a fin de:

• Buscar base de conocimientos de soporte al cliente
• Recibir información actualizada sobre las aplicaciones de SAP Ariba
• Los administradores pueden consultar la página Información del producto de Connect o la página Ayuda→y soporte de su territorio para conocer los problemas y defectos conocidos y ver qué cambios se realizaron en cada paquete de servicios
• Enviar y revisar el estado de su solicitud de servicio
• Introduzca sus ideas para las nuevas funciones en la sección Customer Influence

SAP Ariba Connect es un portal de clientes que permite a los usuarios ver información sobre versiones recientes, próximas versiones y nuevas funciones. SAP Ariba Connect también permite a los usuarios buscar soluciones o contenido que puedan ayudar con un problema en particular que esté teniendo o un problema que esté intentando resolver.

En función de su nivel de acceso, también puede ver las solicitudes de servicio abiertas de su organización, introducir sus ideas para las nuevas funciones en la sección Customer Influence y votar por las nuevas ideas de funciones creadas por otros clientes.

Vaya a Product Support - Procurement y haga clic en Nuevo usuario para crear una cuenta.

Para acceder a Connect, puede ir a connect.ariba.com y accederá a la pantalla de inicio de sesión. Puede utilizar el enlace de contraseña olvidada si tiene un ID de usuario para Connect pero ha olvidado su contraseña. Tenga en cuenta que los detalles de inicio de sesión de SAP Ariba Connect no son los mismos que en su sitio de SAP Ariba Spend Management, por lo que, si bien puede tener credenciales de inicio de sesión para su sitio, es posible que no los tenga para Connect. Si es un usuario nuevo en Connect, puede hacer clic en el enlace Nuevo usuario (en la captura de pantalla de la diapositiva) para solicitar la creación de una cuenta nueva.

Al solicitar una nueva cuenta de usuario en SAP Ariba Connect, puede elegir si está solicitando acceso básico o acceso como contacto de asistencia designado. Encontrará más información sobre los contactos de soporte designados en la siguiente diapositiva.

Los usuarios básicos pueden iniciar sesión en Connect y ver determinados tipos de información, pero no pueden enviar solicitudes de servicio al servicio de asistencia de. Solo los DSC pueden enviar tickets al servicio de asistencia de.

Los contactos de asistencia designados (DSC):

• Enviar solicitudes de servicio y revisar su estado
• Explorar y buscar solicitudes de servicio históricas
• Cargar archivos para compartirlos con SAP Ariba, especialmente aquellos demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico o adjuntarlos a una solicitud de servicio
• Posee acceso completo a SAP Ariba Connect (connect.ariba.com)
• Autorizar solicitudes administrativas como personalizaciones del sitio o cambios en los acuerdos legales
• Puede introducir nuevas ideas de funciones en Customer Influence
• Compromiso para los cambios solicitados por el usuario final
• Trabajar con SAP Ariba en relación con las tendencias de problemas de los usuarios finales

Los administradores suelen aparecer como DSC, pero no es necesario. Estos son los usuarios a los que se les da permiso para solicitar cambios administrativos en su sitio de SAP Ariba Spend Management, así como para enviar solicitudes de servicio al servicio de asistencia de. El nivel de acceso DSC también es el nivel de acceso completo en Connect, por lo que las notificaciones de producto y otros avisos enviados desde SAP Ariba irán al DSC.

El DSC también es el usuario que debe enviar cualquier solicitud de personalización, como nuevos campos de cabecera o cargas en masa de plantillas de administración del sitio para garantizar que estos cambios estén autorizados. Por este motivo, en la mayoría de los casos es un usuario administrador con este rol dentro de Connect, ya que el administrador solicitaría la adición de un nuevo campo al sitio.

También es importante actualizar una lista actual de DSC. Si un DSC abandona la empresa, asegúrese de que DSC se reemplace por otro para que no falten notificaciones durante la transición. Esto se puede hacer solicitando un nuevo usuario de DSC o puede ponerse en contacto con el equipo de Connect Support para que le ayude a cambiar el DSC registrado de su empresa.