Revisión de la gestión de proyectos

El Administrador de proyectos es un área del menú Administrador de Ariba que permite a los administradores trabajar y gestionar proyectos en el sitio.

• Esta área tiene varias funciones que incluyen:
  • Gestionar palabras clave
  • Edición/eliminación en masa de proyectos
  • Estado de edición/eliminación en masa
  • Plantillas de correo electrónico de proyecto
  • Importar contratos heredados *
  • Proveedores de firma *

* La importación de contratos heredados y proveedores de firmas es específica para SAP Ariba Contracts.

El área Jefe de proyecto dentro del menú Administración permite a los administradores trabajar con proyectos en el nivel del sitio, en lugar de en un proyecto individual. También puede utilizar el área Gestionar palabras clave para configurar los conocimientos relacionados en proyectos de conocimiento, así como utilizar la función Edición en bloque para editar o eliminar varios proyectos a la vez.

Las plantillas de correo electrónico de proyecto ofrecen al administrador la capacidad de personalizar los mensajes que se utilizan en las plantillas de proyecto, así como para las tareas dentro de los proyectos.

Este curso cubrirá las siguientes áreas dentro del jefe de proyecto:

• Gestionar palabras clave
• Edición/eliminación en masa y estado
• Plantillas de correo electrónico de proyecto
• Sustituir usuario en todos los proyectos

• Tipo especial de proyecto que se utiliza como repositorio para los documentos y la información que desea proporcionar como conocimiento relacionado
• Se centra en contener y organizar documentos
  • Puede no tener fases
  • Puede que no incluya tareas
• Proceso de creación igual que otros proyectos con una plantilla diferente

Dado que la funcionalidad de un proyecto de conocimiento es diferente a la de un proyecto normal les faltan algunos de los principales ingredientes que hemos visto en otro tipo de proyectos.

En algunas situaciones, es útil tener tareas en un proyecto de conocimiento si desea que se revisen los documentos de conocimiento antes de publicarlos, pero no es necesario.

• Una de las funciones más importantes que permite compartir conocimientos en SAP Ariba
• Sección de la interfaz de usuario dedicada a mostrar enlaces a información útil
• La visualización dinámica de los enlaces más relevantes se logra a través de la coincidencia de conocimientos
• Los enlaces visualizados en el área de conocimiento relacionada se relacionan con documentos incluidos en Proyectos de conocimiento

Los enlaces que se visualizan se generan dinámicamente en función de lo que se visualiza en la interfaz de usuario, si se trata de una fase particular de un proyecto o de un documento específico.

Cuando se visualiza el proyecto, el sistema examina la fase actual del proyecto y muestra los enlaces de conocimiento adecuados para ese proyecto y fase en particular. Esta coincidencia se realiza mediante palabras clave.

Dado que el espacio es limitado, solo se muestran cuatro proyectos y seis documentos publicados en el área Conocimiento relacionado. Dado que no hay límite en el número de documentos o proyectos que puede enumerar como Conocimiento relacionado para un área específica de un proyecto, los documentos adicionales se muestran en una página separada, a la que se accede haciendo clic en Buscar conocimiento. El enlace Buscar conocimiento le lleva a una Búsqueda de documentos completada previamente. El enlace Más... abre un menú desplegable que contiene proyectos y documentos de conocimiento relacionados adicionales.

La información más relevante aparece en la parte superior del área Conocimiento relacionado. Por ejemplo, si su proyecto pertenece a China, el conocimiento específico de China aparece en la parte superior, seguido por el conocimiento para APAC y, a continuación, el conocimiento genérico.

• Coincidencia de proyecto de conocimiento
  • Regiones
  • Departamento
  • Producto básico
• Coincidencia de documento de conocimiento
  • Los documentos del proyecto de conocimiento publican palabra(s) clave
  • Las fases del proyecto se suscriben a palabra(s) clave
• El administrador controla las palabras clave disponibles para los usuarios

La coincidencia mediante palabras clave es una relación Suscribir-Publicar. Cuando se crean documentos en proyectos de conocimiento, tienen una opción adicional en la pantalla de edición que permite al propietario publicar palabras clave. Estas palabras clave proceden de una lista estándar que se configura a nivel de sistema. Las fases del proyecto pueden suscribirse a palabras clave. Esto se puede preconfigurar en una plantilla o el propietario del proyecto puede hacerlo manualmente editando una fase del proyecto. Cuando una fase de proyecto se suscribe a una palabra clave, todos los documentos que han publicado esa palabra clave se muestran como enlaces en el área de conocimiento del panel de navegación cuando esa fase de proyecto está activa.

El sistema utiliza plantillas de correo electrónico para crear mensajes de notificación por correo electrónico enviados por el sistema.

• Los usuarios que son miembros de grupos con la función Administrador de plantillas de correo electrónico de proyecto pueden personalizar estas plantillas. Estos grupos incluyen:
  • Administrador de plantillas de correo electrónico de proyecto
  • Administrador de contratos
  • Administrador de proyecto
  • Administrador de clientes
• Los usuarios pueden:
  • Modificar el asunto y el cuerpo de los mensajes de notificación por correo electrónico
  • Formatear texto y crear diferentes versiones de plantillas de correo electrónico según el tipo de proyecto
  • Añadir tokens de plantilla de correo electrónico, que son referencias o marcadores de posición para la información proporcionada por el sistema cuando se envía el correo electrónico generado a partir de la plantilla
  • Proporcione el texto traducido para el asunto o el texto del correo electrónico

Cualquier usuario de cualquiera de los grupos anteriores tendrá acceso para modificar las plantillas de correo electrónico de proyecto existentes. Los tipos de correos electrónicos que se incluyen aquí son notificaciones por correo electrónico enviadas para diferentes tipos de tareas, así como otros correos electrónicos que se envían desde proyectos, como notificaciones de expiración o actualizaciones de estado del proyecto.

Las plantillas de correo electrónico de proyecto se organizan por Tipo de proyecto:

• Todos los tipos aplicables
• Proyectos SPM/SQM
• Área de trabajo de proveedor
• Proyecto de licitación
• Solicitud de Sourcing
• Área de trabajo de contrato

Verá un tipo de proyecto para cada tipo de proyecto para el que haya creado una notificación personalizada. Por ejemplo, existe la plantilla de notificación Tarea - Enviado a un propietario de tarea cuando se asigna un revisor/responsable de aprobación o cuando se asigna un usuario como propietario de una tarea pendiente. Es posible que desee que la notificación por correo electrónico de los proyectos de sourcing contenga un mensaje, mientras que una tarea "Por hacer" de un área de trabajo de contrato puede tener un texto diferente como parte de la notificación. SAP Ariba le permite establecer una plantilla para diferentes tipos de proyecto para que pueda transmitir diferentes mensajes a los destinatarios de tareas de diferentes tipos de áreas de trabajo.

• Permite que un usuario sustituya a otro en todas las instancias de SAP Ariba
• Uso para cambios permanentes:
  • El usuario deja la empresa
  • Job de modificaciones de usuario
  • Nombre de cambios de usuario
• Utilizar la funcionalidad de delegación para cambios temporales

Esta función es para que los administradores actualicen el sistema cuando los usuarios abandonen la empresa, cambien los roles dentro de la organización o se encarguen de otro usuario. También se puede utilizar para cambiar a un nuevo ID de usuario si cambia el nombre de un usuario, en el caso del matrimonio, por ejemplo.

Dado que los ID de usuario no se pueden editar ni modificar una vez creados, cualquier modificación que deba realizarse debe realizarse creando un nuevo usuario. En lugar de compartir la información de inicio de sesión del usuario anterior con el nuevo usuario, los documentos y proyectos del usuario anterior se pueden transferir al nuevo ID de usuario con esta función.

Al realizar una función Sustituir usuario, hay algunos campos que puede seleccionar sobre cómo el sistema debe gestionar la sustitución de usuarios. Incluir historial y Reemplazar con advertencia son dos opciones que se presentan al administrador al crear un evento Reemplazar usuario. Al fijar Incluir historial, puede controlar si el usuario se sustituye en todo el sistema o solo para proyectos y tareas que están activos actualmente. Incluir historial está pensado para utilizarse cuando el ID de un usuario ha cambiado por motivos administrativos. La sustitución de un usuario solo en proyectos y tareas activos se utiliza cuando otro usuario asume las responsabilidades de un usuario. Si selecciona no para Sustituir con advertencia, el sistema no sustituirá ningún usuario si detecta alguna condición de error. Si selecciona Sí y el sistema detecta una condición de error, el sistema continuará y sustituirá instancias del usuario donde sea posible.

Una vez que haya realizado la selección para ambas opciones, puede hacer clic en el botón Agregar usuario. Después de hacer clic en Añadir usuario, la pantalla se actualizará automáticamente para mostrarle los campos De usuario y A usuario. Seleccione el usuario existente que se está sustituyendo para el usuario de origen y seleccione el nuevo usuario que heredará todos los documentos de usuario antiguos como A usuario. Haga clic en Sustituir usuario. A continuación, el sistema comenzará a reemplazar todas las instancias del Usuario A por el Usuario B.

Puede hacer clic en la pestaña Histórico para ver el progreso del usuario de sustitución y si se han producido advertencias o errores.

• Modificar varios proyectos a la vez:
  • Agregar, reemplazar o eliminar valores de los campos existentes
  • Modificar usuarios o grupos de proyecto existentes
• Proceso de cuatro pasos:
  1. Seleccionar proyectos
  2. Seleccionar campos
  3. Seleccionar campos de grupo de proyecto
  4. Revisar ediciones
• Buscar y editar un tipo de proyecto a la vez

No puede agregar un nuevo grupo de equipos en masa a áreas de trabajo en las que ese grupo de equipos aún no existe. Si se trata de un proyecto SPM, un área de trabajo de contrato o un área de trabajo de proveedor, puede utilizar la función Actualización de plantilla para agregar nuevos grupos. La actualización de plantillas no es compatible con las plantillas de proyecto de sourcing.

El Asistente de edición en bloque le guiará paso a paso por el proceso de edición en masa. Primero, deberá seleccionar los proyectos que se incluirán en la edición en bloque. Puede utilizar cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles para buscar los proyectos que deben incluirse en la edición en bloque. Cuando encuentre un proyecto que desee incluir en la edición en bloque, marque la casilla situada a la izquierda del proyecto y haga clic en el botón Agregar. Repita este proceso según sea necesario hasta que se hayan incluido todos los proyectos que se van a editar. A continuación, puede seleccionar los campos de proyecto que desea editar. Los campos de proyecto incluyen cosas como Control de acceso y otros campos de cabecera como Región y Mercancía. Aquí encontrará el campo Propietario del proyecto.

Tenga en cuenta que esto no actualizará el grupo Propietario de proyecto del equipo de proyecto. Esto es para el campo Propietario de proyecto en el resumen de un proyecto.

En función del campo que seleccione, es posible que se muestren varias opciones para la Clase de actualización. Cuando selecciona Propietario en el paso Campos de proyecto, el único tipo de actualización es Sustituir, ya que este campo solo puede contener un valor. Los campos que permiten varios valores, como Región, tendrán los Tipos de actualización: Sustituir, Añadir y Eliminar. Si el Tipo de actualización es Añadir, no será necesario especificar un valor antiguo. Si se trata de Sustituir o Eliminar, se deberá proporcionar un valor antiguo para que el sistema sepa qué sustituir o eliminar.

El siguiente paso es seleccionar Campos de grupo de proyecto. Este es el paso en el que puede realizar modificaciones en la pestaña Equipo de los proyectos. Por ejemplo, si necesita agregar un grupo de auditoría a todas las áreas de trabajo para su visibilidad, puede seleccionar un grupo de proyecto existente para agregarlos también. Por ejemplo, si su área de trabajo de contrato tiene un grupo de observadores, puede utilizar la edición en bloque para agregar un grupo de auditoría al grupo de observadores en todas las áreas de trabajo de contrato. Tenga en cuenta que no puede agregar un nuevo grupo de proyecto a áreas de trabajo de contrato con la herramienta Edición en bloque. Dado que se trata de una herramienta de edición en masa, solo permite agregar o actualizar información que ya está incluida en el área de trabajo. No puede agregar información nueva a menos que esa información sea un miembro del equipo que se agregue a un grupo que ya se encuentra en la pestaña Equipo del área de trabajo.

Una vez seleccionados todos los campos, puede pasar al siguiente paso, Revisar ediciones. Esta página le mostrará los campos que ha seleccionado, así como los campos de grupo de proyecto seleccionados y cuáles serán las modificaciones. Asegúrese de revisar esta página detenidamente antes de enviar la edición en bloque. Si hay algún error, el sistema actualizará las áreas de trabajo con esos errores y es posible que se deba realizar otra edición en masa para rectificar el problema.

El sistema le impedirá añadir diferentes tipos de proyecto a la misma edición en masa, ya que los diferentes tipos de proyecto tienen diferentes disposiciones de campo. Por este motivo, solo puede editar en masa un tipo de proyecto a la vez.

• Eliminar varios proyectos a la vez
• Proceso de dos pasos:
  1. Seleccionar proyectos
  2. Revisar Eliminar*
• Buscar y borrar un tipo de proyecto a la vez

*Asegúrese de revisarlo detenidamente, ya que una vez eliminados los proyectos, no se puede deshacer.

De forma similar a la edición en bloque, existe un Asistente de eliminación en bloque que le ayudará a seleccionar los proyectos para eliminarlos y, a continuación, enviar la tarea para eliminarlos. Además, con la Edición en masa, la Eliminación en masa está limitada a un tipo de proyecto a la vez. No puede eliminar proyectos de sourcing y áreas de trabajo de contrato en la misma operación de eliminación en bloque.

• Se utiliza para revisar el progreso de una operación de edición o eliminación en bloque que se ha enviado y el estado de las ediciones en bloque anteriores dentro del sitio
• Proporciona detalles sobre errores y advertencias
• Estado de edición o borrado

Haga clic en Editar estado en masa para ver la lista. Proporcionará la hora de inicio, la hora de finalización y el estado. La cantidad de tiempo que tarda una edición en bloque en completarse dependerá del número de proyectos que haya incluido en la operación de edición en bloque. Puede hacer clic en el botón Actualizar estado para asegurarse de que la pantalla muestre el estado más preciso, especialmente si está esperando a confirmar los cambios.

• Al implementar SAP Ariba, los usuarios comenzarán a crear nuevos contratos dentro del repositorio de contratos
• Puede importar por separado contratos antiguos al sistema mediante un proceso de carga en masa
• Esto le permite buscar e informar sobre atributos de contrato, incluidos:
  • Metadatos del contrato como nombre, ID, propietario, proveedor, importe del contrato, fechas de entrada en vigor y expiración
  • Documentos asociados con el contrato
  • Miembros del equipo (grupos o usuarios) asociados con el contrato
• Los recordatorios automatizados también funcionan con contratos heredados

Preparación

• Crear una plantilla de carga en masa. La mejor práctica es que esta plantilla no tenga tareas.
• Adquiera la plantilla del repositorio de contratos de SAP Ariba Connect.

Rellenar .xls

• Empiece con un subconjunto de los contratos que debe cargar, potencialmente solo 10 áreas de trabajo. Esto facilitará la resolución inicial de problemas.
• A medida que te sientas más cómodo, puedes cargar más contratos a la vez.

• Los acuerdos maestros deben enumerarse antes que sus subacuerdos.

Convertir a .csv

• Crear archivos .csv separados para:
  • Contratos
  • ContractDocuments
  • ContractTeams
  • ImportProjectsParameters
• Coloque cada .csv en una carpeta junto con los documentos correspondientes.
• El nombre del archivo .csv debe coincidir con el nombre de la pestaña.

Cargar .zip

• Comprima los cuatro archivos .csv y cualquier documento al que hagan referencia en un único archivo .zip.
• Puede incluir documentos en .zip a los que no haga referencia ContractDocuments, pero el .zip debe permanecer por debajo de 100 MB.
• Cargue el archivo .zip utilizando el área de trabajo Importar contratos heredados.

• Comience en lotes pequeños y revise la integridad de cada carga.
• No utilice la carga en masa para la edición en masa, solo para agregar nuevos contratos al sistema.
• Solo se aceptan letras, números, guiones y caracteres de subrayado como referencia en el archivo y todos los demás caracteres (),.@#$%^&*?/|\ etc. debe eliminarse.
• Al cargar acuerdos maestros y subacuerdos:
  • Coloque los acuerdos principales antes que los subacuerdos; de lo contrario, recibirá un error.
  • Un subacuerdo se puede cargar por sí mismo en un archivo .zip posterior, siempre que el maestro se haya cargado anteriormente.
  • Puede tener un subacuerdo para un subacuerdo siempre que el subacuerdo superior se cargue primero.

• La carga de contratos heredados depende de datos maestros como usuarios y departamentos, por lo que la carga de contratos heredados debe realizarse después de la carga inicial de datos maestros en su sitio.
• En la ficha Contratos utilizada para la carga, si existe el encabezado Departamento, debe cambiarse a Cliente.
• En la pestaña Contratos utilizada para la carga, si el encabezado Idioma base existe, debe cambiarse a BaseLanguage.
• Se pueden cargar varios documentos en la misma área de trabajo. Solo necesitan el ID de contrato adecuado en la pestaña ContractDocuments.
• Si una carga falla en algún punto del medio, las áreas de trabajo hasta ese punto se cargan y no es necesario volver a cargarlas. Si vuelve a cargar un área de trabajo o un documento que ya ha cargado, el número de versión del área de trabajo o documento se incrementará.
• Detalles de vista de→log le proporcionará una descripción de la ejecución correcta o cualquier error.

• Las tareas de firma le permiten recopilar firmas electrónicas de firmantes internos y externos para un documento en un área de trabajo de SAP Ariba Contracts.
  • Un contrato firmado electrónicamente puede designar una versión específica como la versión oficial acordada, entendida por todas las partes como la versión vigente.
  • Después de que un documento se haya firmado electrónicamente, nadie puede modificar el documento sin invalidar la firma electrónica y todos los firmantes necesarios deben volver a firmarlo si se modifican.
• Una vez enviada la tarea de firma en el área de trabajo de contrato:
  • Si utiliza DocuSign, se le transferirá al sitio web de DocuSign.
  • Si utiliza Adobe Document Cloud eSign Services, se abre una nueva ventana del navegador en el sitio web de Adobe Document Cloud eSign Services.
• En el sitio web de DocuSign o Adobe Document Cloud eSign Services, puede especificar dónde colocarán los firmantes sus firmas o iniciales.

• La configuración requiere que el cliente compre una licencia independiente para los Servicios de firma electrónica de Adobe Document Cloud o Docusign.
  • Los ejecutivos de compromiso con el cliente (CEEs) pueden ayudar a adquirir derechos de DocuSign, ya que SAP Ariba es un revendedor.
• Las credenciales se introducen en los proveedores de firma→del gestor de proyectos.

1. Inicie sesión en SAP Ariba Contracts y haga clic en Gestionar→Administración→Administrador de proyecto Proveedores de→firma . Vaya al área DocuSign de la página e introduzca el ID alfanumérico en el campo de texto ID de cuenta (GUID).
2. Al hacer clic en la opción Otorgar consentimiento, el usuario administrador es redirigido a la página de inicio de sesión de DocuSign.
3. Se muestra la página de consentimiento de DocuSign para SAP Ariba. Haga clic en Aceptar.

El consentimiento del administrador es un paso de requisito previo para que los usuarios envíen tareas de firma en SAP Ariba Contracts. Si un usuario intenta enviar una tarea de firma para un contrato sin el consentimiento del usuario administrador para OAuth, se muestra el siguiente error: "Se requiere el consentimiento del administrador".

Cuando el administrador activa el método de autenticación OAuth, cualquier usuario que inicie una tarea de firma en SAP Ariba (mediante el área de trabajo de contratos o contratos de acuerdo de confidencialidad) por primera vez será redirigido a la página de consentimiento de DocuSign.