프로젝트 관리 검토

프로젝트 관리자 는 관리자가 사이트에서 프로젝트를 작업하고 관리할 수 있는 Ariba 관리자 메뉴 영역입니다.

• 이 영역에는 다음과 같은 기능이 있습니다.
  • 키워드 관리
  • 프로젝트 일괄 편집/삭제
  • 일괄 편집/삭제 상태
  • 프로젝트 전자우편 템플릿
  • 구 계약 가져오기 *
  • 서명 제공자 *

* 구 계약 및 서명 공급자 가져오기는 SAP Ariba Contracts에만 적용됩니다.

관리 메뉴의 프로젝트 관리자 영역에서는 관리자가 개별 프로젝트 기준이 아닌 사이트 레벨에서 프로젝트를 작업할 수 있습니다. 키워드 관리 영역을 사용하여 지식 프로젝트의 관련 지식을 설정할 수 있을 뿐만 아니라 대량 편집 기능을 사용하여 여러 프로젝트를 한 번에 편집하거나 삭제할 수도 있습니다.

프로젝트 전자우편 템플릿 은 관리자에게 프로젝트 템플릿 및 프로젝트 내 작업에 사용되는 메시지를 사용자 정의할 수 있는 기능을 제공합니다.

이 과정에서는 프로젝트 관리자의 다음 영역에 대해 설명합니다.

• 키워드 관리
• 일괄 편집/삭제 및 상태
• 프로젝트 전자우편 템플릿
• 모든 프로젝트의 사용자 교체

• 관련 지식으로 제공하려는 문서 및 정보의 저장소로 사용되는 특수 프로젝트 유형
• 문서를 포함하고 구성하는 데 초점을 맞춥니다.
  • 단계를 포함할 수 없음
  • 태스크를 포함할 수 없음
• 다른 템플릿을 사용하는 다른 프로젝트와 동일한 생성 프로세스

지식 프로젝트의 기능이 일반 프로젝트의 기능과 다르기 때문에 다른 유형의 프로젝트에서 확인한 주요 요소 중 일부가 누락되어 있습니다.

지식 문서를 발행하기 전에 검토하려는 경우 지식 프로젝트에 작업을 배치하는 것이 유용하지만 필수는 아닙니다.

• SAP Ariba에서 지식 공유를 지원하는 가장 중요한 기능 중 하나
• 유용한 정보에 대한 링크를 표시하는 데 사용되는 사용자 인터페이스 섹션
• 지식 매칭을 통해 가장 관련성이 높은 링크를 동적으로 표시
• 관련 지식 영역에 표시되는 링크는 지식 프로젝트에 포함된 문서와 관련이 있습니다.

표시되는 링크는 사용자 인터페이스에서 표시되는 내용, 프로젝트의 특정 단계인지 또는 특정 문서인지에 따라 동적으로 생성됩니다.

프로젝트가 조회되면 시스템은 프로젝트의 현재 단계를 살펴보고 해당 특정 프로젝트 및 단계에 적합한 지식 링크를 표시합니다. 이 매칭은 키워드를 사용하여 수행됩니다.

공간이 제한되어 있기 때문에 관련 지식 영역에는 4개의 프로젝트와 6개의 게시된 문서만 표시됩니다. 문서 또는 프로젝트 수에 제한이 없으므로 프로젝트의 특정 영역에 대한 관련 지식으로 나열할 수 있으므로 추가 문서는 지식 검색 을 클릭하여 액세스할 수 있는 별도의 페이지에 표시됩니다. 지식 검색 링크를 클릭하면 미리 입력된 문서 검색으로 이동합니다. 추가... 링크를 클릭하면 추가 관련 지식 프로젝트 및 문서가 포함된 풀다운 메뉴가 표시됩니다.

관련 지식 영역의 맨 위에 가장 관련성이 높은 정보가 표시됩니다. 예를 들어, 프로젝트가 중국에 관련된 경우 중국 고유의 지식이 맨 위에 나타나고 APAC에 대한 지식 다음에 일반 지식이 나타납니다.

• 지식 프로젝트 매칭
  • 지역
  • 부서
  • 상품
• 지식 문서 일치
  • 지식 프로젝트 문서 키워드 발행
  • 프로젝트 단계가 키워드에 가입됩니다.
• 사용자가 사용할 수 있는 키워드는 관리자가 제어합니다.

키워드를 사용한 매칭은 구독-게시 관계입니다. 지식 프로젝트에서 문서를 작성하면 소유자가 키워드를 발행할 수 있는 추가 옵션이 편집 화면에 표시됩니다. 이러한 키워드는 시스템 레벨에서 설정된 표준 리스트에서 가져옵니다. 프로젝트 단계는 키워드를 구독할 수 있습니다. 이 작업은 템플릿에서 사전 구성하거나 프로젝트 단계를 편집하여 프로젝트 소유자가 수동으로 수행할 수 있습니다. 프로젝트 단계가 키워드에 가입되면 해당 키워드를 발행한 모든 문서는 해당 프로젝트 단계가 활성 상태일 때 탐색 패널의 지식 영역에 링크로 표시됩니다.

전자메일 템플릿을 사용하여 시스템에서 보내는 전자메일 통지 메시지가 생성됩니다.

• 프로젝트 전자우편 템플릿 관리자 역할이 있는 그룹의 멤버인 사용자는 이러한 템플릿을 사용자 지정할 수 있습니다. 이러한 그룹에는 다음이 포함됩니다.
  • 프로젝트 전자우편 템플릿 관리자
  • 계약 관리자
  • 프로젝트 관리자
  • 고객 관리자
• 사용자는 다음을 수행할 수 있습니다.
  • 이메일 알림 메시지의 제목 및 본문 수정
  • 프로젝트 유형에 따라 텍스트 서식을 지정하고 다양한 버전의 전자메일 템플릿 생성
  • 템플릿에서 생성된 이메일이 전송될 때 시스템에서 제공하는 정보에 대한 참조 또는 자리 표시자인 이메일 템플릿 토큰 추가
  • 전자메일 제목 또는 텍스트에 번역된 텍스트를 입력합니다.

위 그룹의 모든 사용자는 기존 프로젝트 전자우편 템플릿을 수정할 수 있습니다. 여기에 포함된 전자우편 유형은 만료 알림 또는 프로젝트 상태 갱신과 같이 프로젝트에서 전송되는 다른 전자우편뿐만 아니라 다양한 유형의 작업에 대해 전송되는 전자우편 알림입니다.

프로젝트 전자우편 템플릿은 프로젝트 유형:

• 적용 가능한 모든 유형
• SPM/SQM 프로젝트
• 공급자 작업 영역
• 소싱 프로젝트
• 소싱 요청
• 계약 작업 영역

사용자 정의 알림을 생성한 각 프로젝트 유형에 대한 프로젝트 유형 이 표시됩니다. 예를 들어 검토자/결재자가 할당되거나 사용자가 할 일 작업의 소유자로 지정된 경우 작업 - 작업 소유자에게 전송됩니다 알림 템플릿이 있습니다. 알림의 일부로 계약 작업 영역의 할 일 작업이 다른 텍스트를 가질 수 있는 동안 소싱 프로젝트의 전자우편 알림에 하나의 메시지가 포함되도록 할 수 있습니다. SAP Ariba를 사용하면 다양한 유형의 작업 영역에서 작업 수신인에게 다양한 메시지를 전달할 수 있도록 다양한 프로젝트 유형에 대한 템플릿을 설정할 수 있습니다.

• 한 사용자가 SAP Ariba의 모든 인스턴스에서 다른 사용자를 대체할 수 있도록 허용
• 영구 변경에 사용:
  • 사용자가 퇴사함
  • 사용자 변경 작업
  • 사용자 변경 이름
• 임시 변경에 위임 기능 사용

이 기능은 사용자가 퇴사할 때 관리자가 시스템을 업데이트하거나, 조직 내의 역할을 변경하거나, 다른 사용자를 대신할 수 있도록 합니다. 혼인 등의 경우 사용자의 이름이 변경되면 새로운 사용자 ID로 전환하는 데에도 사용할 수 있습니다.

사용자 ID는 생성된 후에는 편집하거나 변경할 수 없으므로 신규 사용자를 생성하여 변경해야 합니다. 이전 사용자의 로그인 정보를 신규 사용자와 공유하는 대신, 이 기능을 사용하여 이전 사용자가 소유한 문서와 프로젝트를 신규 사용자 ID로 전송할 수 있습니다.

사용자 바꾸기 기능을 수행할 때 시스템에서 사용자 교체를 처리하는 방법을 선택할 수 있는 몇 가지 필드가 있습니다. 사용자 대체 이벤트를 생성할 때 관리자에게 제시되는 두 가지 옵션은 이력 포함 과 경고로 바꾸기 입니다. 이력 포함 을 설정하면 사용자가 전체 시스템에서 대체될지, 아니면 현재 활성 상태인 프로젝트 및 작업에 대해서만 대체될지 제어할 수 있습니다. 이력 포함은 운영상의 이유로 사용자 ID가 변경된 경우에 사용됩니다. 활성 프로젝트 및 작업에서만 사용자를 교체하는 것은 사용자의 책임을 다른 사용자가 인수할 때 사용됩니다. 경고로 바꾸기 에 대해 아니요 를 선택하면 오류 조건이 발견된 경우 사용자가 교체되지 않습니다. 예 를 선택하면 시스템에서 오류 조건이 발견되면 시스템은 계속하여 가능한 사용자 인스턴스를 대체합니다.

두 옵션을 모두 선택했으면 사용자 추가 버튼을 클릭할 수 있습니다. 사용자 추가 를 클릭하면 화면이 자동으로 새로 고침되어 시작 사용자 및 대상 사용자 필드가 표시됩니다. 시작 사용자 에 대해 대체 중인 기존 사용자를 선택하고 이전 사용자 문서를 모두 상속할 신규 사용자를 대상 사용자 로 선택합니다. 사용자 대체 를 클릭합니다. 그러면 사용자 A의 모든 인스턴스가 사용자 B로 교체됩니다.

이력 탭을 클릭하여 대체 사용자의 진행 상태와 경고나 오류가 있었는지 확인할 수 있습니다.

• 여러 프로젝트를 한 번에 수정:
  • 기존 필드에서 값 추가, 바꾸기 또는 삭제
  • 기존 사용자 또는 프로젝트 그룹 수정
• 4단계 프로세스:
  1. 프로젝트 선택
  2. 필드 선택
  3. 프로젝트 그룹 필드 선택
  4. 편집 내용 검토
• 한 번에 하나의 프로젝트 유형 검색 및 편집

팀 그룹이 아직 없는 작업 공간에는 새로운 팀 그룹을 일괄적으로 추가할 수 없습니다. SPM 프로젝트, 계약 작업 영역 또는 공급자 작업 영역인 경우 템플릿 업그레이드 기능을 사용하여 새 그룹을 추가할 수 있습니다. 소싱 프로젝트 템플릿에는 템플릿 업그레이드가 지원되지 않습니다.

일괄 편집 마법사는 일괄 편집 프로세스를 단계별로 안내합니다. 먼저 일괄 편집에 포함될 프로젝트를 선택해야 합니다. 사용 가능한 검색 필터를 사용하여 일괄 편집에 포함되어야 하는 프로젝트를 찾을 수 있습니다. 대량 편집에 포함할 프로젝트를 찾으면 프로젝트 왼쪽에 있는 상자를 선택하고 추가 버튼을 클릭합니다. 편집할 모든 프로젝트가 포함될 때까지 이 프로세스를 필요에 따라 반복합니다. 다음으로 편집할 프로젝트 필드를 선택할 수 있습니다. 프로젝트 필드에는 액세스 제어 와 같은 항목과 지역 및 상품 등의 기타 헤더 필드가 포함됩니다. 여기서 프로젝트 소유자 필드를 찾을 수 있습니다.

이 경우 프로젝트 팀 프로젝트 소유자 그룹은 업데이트되지 않습니다. 프로젝트 개요의 프로젝트 소유자 필드용입니다.

선택하는 필드에 따라 업데이트 유형 에 대해 다양한 옵션이 표시될 수 있습니다. 프로젝트 필드 단계에서 소유자 를 선택하면 이 필드에는 하나의 값만 포함될 수 있으므로 갱신 유형은 바꾸기 뿐입니다. 지역과 같이 여러 값을 허용하는 필드에는 바꾸기, 추가, 삭제 와 같은 업데이트 유형이 있습니다. 업데이트 유형 이 추가 인 경우 이전 값을 지정할 필요가 없습니다. 바꾸기 또는 삭제 인 경우 시스템에서 대체 또는 삭제할 항목을 알 수 있도록 이전 값을 제공해야 합니다.

다음 단계에서는 프로젝트 그룹 필드 를 선택합니다. 프로젝트의 팀 탭을 수정할 수 있는 단계입니다. 예를 들어, 가시성을 위해 모든 작업 영역에 감사 그룹을 추가해야 하는 경우 기존 프로젝트 그룹을 선택하여 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 계약 작업 영역에 관찰자 그룹이 있는 경우 대량 편집을 사용하여 모든 계약 작업 영역의 관찰자 그룹에 감사 그룹을 추가할 수 있습니다. 대량 편집 도구를 사용하여 계약 작업 영역에 새 프로젝트 그룹을 추가할 수 없습니다. 일괄 편집 툴이므로 작업 공간 내에 이미 포함된 정보만 추가하거나 업데이트할 수 있습니다. 해당 정보가 작업 공간의 팀 탭에 이미 있는 그룹에 추가되는 팀 멤버가 아니면 새 정보를 추가할 수 없습니다.

모든 필드를 선택하면 다음 단계인 편집 내용 검토 로 이동할 수 있습니다. 이 페이지에는 선택한 필드와 선택한 프로젝트 그룹 필드 및 수정 사항이 표시됩니다. 대량 편집을 제출하기 전에 이 페이지를 철저히 검토하십시오. 실수가 있는 경우 시스템에서 해당 실수로 작업 공간을 업데이트하고 문제를 수정하기 위해 다른 일괄 편집을 수행해야 할 수 있습니다.

서로 다른 프로젝트 유형의 필드 레이아웃이 다르기 때문에 동일한 일괄 편집에 서로 다른 프로젝트 유형을 추가할 수 없습니다. 따라서 한 번에 하나의 프로젝트 유형만 일괄 편집할 수 있습니다.

• 여러 프로젝트를 한 번에 삭제
• 투 스텝 프로세스:
  1. 프로젝트 선택
  2. 검토 삭제
• 한 번에 하나의 프로젝트 유형을 검색하고 삭제합니다.

*프로젝트를 삭제한 후에는 실행 취소할 수 없으므로 주의해서 검토하십시오.

대량 편집과 마찬가지로 대량 삭제 마법사는 삭제할 프로젝트를 선택한 후 작업을 제출하여 프로젝트를 삭제하는 과정을 안내합니다. 또한 일괄 편집 을 사용하면 일괄 삭제 가 한 번에 하나의 프로젝트 유형으로 제한됩니다. 동일한 대량 삭제 작업에서 소싱 프로젝트 및 계약 작업 영역을 삭제할 수 없습니다.

• 제출된 대량 편집 또는 대량 삭제 작업의 진행 상태와 사이트 내 이전 대량 편집 상태를 검토하는 데 사용됩니다.
• 오류 및 경고에 대한 세부사항 제공
• 편집 또는 삭제 상태

리스트를 보려면 일괄 편집 상태 를 클릭합니다. 시작 시간, 완료 시간 및 상태를 제공합니다. 대량 편집을 완료하는 데 걸리는 시간은 대량 편집 작업에 포함된 프로젝트 수에 따라 달라집니다. 상태 새로 고침 버튼을 클릭하여 화면에 가장 정확한 상태가 표시되는지 확인할 수 있습니다(특히 변경 확인 대기 중인 경우).

• SAP Ariba를 구현할 때 사용자는 계약 저장소 내에서 새 계약을 생성하기 시작합니다.
• 일괄 로드 프로세스를 통해 오래된 계약을 시스템에 별도로 임포트할 수 있습니다.
• 이를 통해 다음을 포함한 계약 속성을 검색하고 보고할 수 있습니다.
  • 이름, ID, 소유자, 공급자, 계약 금액, 발효일 및 만료일과 같은 계약 메타데이터
  • 계약과 연관된 문서
  • 계약과 연관된 팀 멤버(그룹 또는 사용자)
• 기존 계약에서도 알림 자동화 가능

준비 중

• 벌크 로드 템플릿을 생성합니다. 이 템플릿에는 태스크가 없는 것이 가장 좋습니다.
• SAP Ariba Connect에서 계약 리포지토리 템플릿을 가져옵니다.

.xls 입력

• 로드해야 하는 계약의 하위 집합으로 시작합니다(잠재적으로 10개의 작업 영역만 로드될 수 있음). 이렇게 하면 초기 문제 해결이 더 쉬워집니다.
• 편안해지면 한 번에 더 많은 계약을 로드할 수 있습니다.

• 마스터 계약은 하위 계약 앞에 나열되어야 합니다.

.csv로 변환

• 다음에 대해 별도의 .csv 파일 생성:
  • 계약
  • 계약 문서
  • ContractTeams
  • ImportProjectsParameters
• 각 .csv를 해당 문서와 함께 폴더에 배치합니다.
• .csv 파일 이름은 탭 이름과 일치해야 합니다.

.zip 업로드

• 네 개의 .csv 파일과 이들 파일이 참조하는 모든 문서를 하나의 .zip 파일로 압축합니다.
• ContractDocuments에서 참조하지 않는 .zip에 문서를 포함할 수 있지만 .zip은 100MB 미만으로 유지해야 합니다.
• 구 계약 가져오기 작업 영역을 사용하여 .zip을 업로드합니다.

• 작은 배치로 시작하고 각 로드가 완전한지 검토합니다.
• 일괄 편집에는 벌크 로드를 사용하지 말고 시스템에 신규 계약을 추가하는 데만 사용하십시오.
• 파일에서 문자, 숫자, 하이픈, 밑줄만 참조할 수 있습니다().@#$%^&*?/|\ 등을 제거해야 합니다.
• 마스터 및 하위 계약을 로드할 때:
  • 마스터 계약을 하위 계약 앞에 배치하지 않으면 오류가 표시됩니다.
  • 하위 계약은 마스터를 이전에 로드한 경우 나중에 .zip 파일로 로드할 수 있습니다.
  • 상위 하위 계약이 먼저 로드되는 한 하위 계약에 대한 하위 계약을 가질 수 있습니다.

• 기존 계약 로드는 사용자 및 부서와 같은 마스터 데이터에 따라 달라지므로 사이트에서 초기 마스터 데이터를 로드한 후 기존 계약 로드를 수행해야 합니다.
• 로드에 사용되는 계약 탭에서 부서 라는 제목이 있으면 클라이언트 로 변경해야 합니다.
• 로드에 사용되는 계약 탭에서 기본 언어 라는 제목이 있으면 기본 언어 로 변경해야 합니다.
• 여러 문서를 동일한 작업 영역에 업로드할 수 있습니다. 계약 문서 탭에서 적절한 계약 ID만 있으면 됩니다.
• 중간에 어느 시점에 로드가 실패하면 해당 지점까지의 작업 공간이 로드되므로 다시 로드할 필요가 없습니다. 이미 로드한 작업 영역 또는 문서를 다시 로드하면 작업 영역 또는 문서의 버전 번호가 증가합니다.
• 로그→뷰 세부사항 은 성공한 실행에 대한 설명을 제공하거나 오류를 설명합니다.

• 서명 작업을 통해 SAP Ariba Contracts 작업 영역의 문서에 대한 내부 및 외부 서명자로부터 전자 서명을 수집할 수 있습니다.
  • 전자 서명된 계약은 모든 당사자가 유효한 버전으로 이해한 특정 버전을 공식, 합의된 버전으로 지정할 수 있습니다.
  • 문서에 전자 서명한 후에는 전자 서명을 무효화하지 않고 문서를 수정할 수 없으며, 수정 시 필요한 모든 서명자가 다시 서명해야 합니다.
• 서명 작업이 계약 작업 영역에서 제출되면:
  • DocuSign을 사용하는 경우 DocuSign 웹 사이트로 전송됩니다.
  • Adobe Document Cloud eSign 서비스를 사용하는 경우 Adobe Document Cloud eSign 서비스 웹 사이트에 새 브라우저 창이 열립니다.
• DocuSign 또는 Adobe Document Cloud eSign 서비스 웹 사이트에서 서명자가 서명 또는 이니셜을 배치하는 위치를 지정할 수 있습니다.

• 설치 시 고객은 Adobe Document Cloud eSign 서비스 또는 Docusign에 대한 별도의 라이센스를 구매해야 합니다.
  • SAP Ariba는 재판매자이므로 CEE(Customer Engagement Executives)는 DocuSign 자격을 획득하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 자격 증명은 프로젝트 관리자→서명 제공자 에 입력됩니다.

1. SAP Ariba Contracts에 로그인하고 관리→관리→프로젝트 관리자→서명 제공자 를 클릭합니다. 페이지의 DocuSign 영역으로 이동하여 계정 ID(GUID) 텍스트 필드에 영숫자 ID를 입력합니다.
2. 동의 부여 옵션을 클릭하면 관리 사용자가 DocuSign 로그인 페이지로 리디렉션됩니다.
3. SAP Ariba에 대한 DocuSign 동의 페이지가 표시됩니다. 수락 을 클릭합니다.

관리자 동의는 사용자가 SAP Ariba Contracts에서 서명 작업을 제출하기 위한 필수 단계입니다. 사용자가 OAuth에 대한 관리자 사용자 동의 없이 계약에 대한 서명 작업을 제출하려고 하면 "관리자 동의가 필요합니다."라는 오류가 표시됩니다.

관리자가 OAuth 인증 방법을 활성화하면 SAP Ariba에서 (계약 작업 영역 또는 NDA 계약을 통해) 서명 작업을 시작하는 모든 사용자는 DocuSign 동의 페이지로 리디렉션됩니다.