检查项目管理

项目经理是 Ariba 管理员菜单的一个区域，允许管理员使用和管理站点中的项目。

• 此区域具有多个功能，包括：
  • 管理关键字
  • 批量编辑/删除项目
  • 批量编辑/删除状态
  • 项目电子邮件模板
  • 导入遗留合同 *
  • 签名提供商 *

* 导入遗留合同和签名提供商特定于 SAP Ariba Contracts。

"管理"菜单中的"项目经理"区域允许管理员在站点级别处理项目，而不是基于单个项目处理项目。您还可以使用管理关键字区域设置信息项目中的相关信息，并使用批量编辑功能一次编辑或删除多个项目。

通过项目电子邮件模板，管理员可以自定义项目模板中使用的消息以及项目内的任务。

本课程将涵盖项目经理中的以下领域：

• 管理关键字
• 批量编辑/删除和状态
• 项目电子邮件模板
• 替换所有项目中的用户

• 特殊类型的项目，用作您要作为相关知识提供的文档和信息的资源库
• 重点是包含和组织文档
  • 可能没有阶段
  • 不能包含任务
• 创建流程与其他具有不同模板的项目相同。

由于信息项目的功能不同于正常项目的功能，因此它们缺少我们在其他类型项目中看到的一些主要成分。

在某些情况下，如果要在发布信息文档之前对其进行审核，则信息项目中的任务很有用，但这不是必需的。

• 支持在 SAP Ariba 中共享知识的最重要功能之一
• 用户界面部分，专门用于显示有用信息的链接
• 通过知识匹配，实现最相关链接的动态显示
• 相关信息区域中显示的链接与"信息项目"中包含的文档相关

根据用户界面中查看的内容、项目的特定阶段还是特定文档，动态生成显示的链接。

查看项目时，系统会查看项目的当前阶段，并显示适用于该特定项目和阶段的信息链接。此匹配使用关键字完成。

由于空间有限，因此相关信息区域仅显示四个项目和六个已发布的文档。由于您可以列出的项目特定区域的文档或项目的数量没有限制，因此附加文档将显示在单独的页面上，可通过单击搜索知识进行访问。搜索知识链接会将您转到预填充的文档搜索。更多... 链接显示包含附加相关信息项目和文档的下拉菜单。

最相关的信息显示在相关信息区域的顶部。例如，如果您的项目涉及中国，则特定于中国的知识出现在顶部，然后是 APAC 的知识，然后是通用知识。

• 信息项目匹配
  • 地区
  • 部门
  • 商品
• 知识文档匹配
  • 信息项目文档发布关键字
  • 项目阶段订阅关键字
• 用户可使用的关键字由管理员控制

使用关键字匹配是预订发布关系。在信息项目中创建文档时，文档在编辑屏幕上具有允许所有者发布关键字的附加选项。这些关键字来自在系统级别设置的标准列表。项目阶段可以订阅关键字。这可以在模板中预配置，也可以由项目所有者通过编辑项目阶段手动完成。当项目阶段订阅关键字时，当该项目阶段处于活动状态时，已发布该关键字的所有文档都将在导航面板的信息区域中显示为链接。

系统使用电子邮件模板创建系统发送的电子邮件通知消息。

• 属于具有项目电子邮件模板管理员角色的组成员的用户可以自定义这些模板。这些组包括：
  • 项目电子邮件模板管理员
  • 合同管理员
  • 项目管理员
  • 客户管理员
• 用户可以：
  • 修改电子邮件通知消息的主题和正文
  • 根据项目类型设置文本格式，并创建不同版本的电子邮件模板
  • 添加电子邮件模板令牌，即发送从模板生成的电子邮件时系统提供的信息参考或占位符
  • 为电子邮件主题或文本提供翻译文本

上述任何组中的任何用户都将有权修改现有项目电子邮件模板。此处包含的电子邮件类型是为不同类型的任务发送的电子邮件通知，以及从项目发送的其他电子邮件，例如过期通知或项目状态更新。

项目电子邮件模板按项目类型：

• 所有适用类型
• SPM/SQM 项目
• 供应商工作区
• 货源确定项目
• 寻源请求
• 合同工作区

您将看到已创建自定义通知的每种项目类型的项目类型。例如，当分配了审阅者/审批人或者将用户分配为待办任务的所有者时，将显示通知模板任务 - 已发送至任务所有者。您可能希望寻源项目的电子邮件通知包含一条消息，而合同工作区中的待办任务可能具有不同的文本作为通知的一部分。SAP Ariba 允许您为不同的项目类型设置模板，以便您可以向来自不同类型工作区的任务接收方传达不同的消息。

• 允许一个用户在 SAP Ariba 的所有实例中替换另一个用户
• 用于永久更改：
  • 用户离开公司
  • 用户更改作业
  • 用户更改名称
• 使用委托功能进行临时更改

此功能供管理员在用户离开公司、更改组织内的角色或接管其他用户时更新系统。例如，在婚姻的情况下，如果用户名称发生更改，则还可用于切换到新的用户标识。

由于用户标识一旦创建便无法编辑或更改，因此必须通过创建新用户来完成所有需要进行的更改。使用此功能可以将先前用户拥有的文档和项目传输到新用户标识，而不是与新用户共享先前用户的登录信息。

执行替换用户功能时，可以选择几个字段来确定系统应如何处理用户替换。"包括历史记录"和"替换为警告"是在创建"替换用户"事件时向管理员显示的两个选项。通过设置 包括历史记录 ，您可以控制是在整个系统中替换用户，还是仅针对当前处于活动状态的项目和任务替换用户。包括历史记录用于在因管理原因更改用户标识时使用。当用户的责任被其他用户接管时，使用仅替换活动项目和任务中的用户。如果为 替换为警告 选择 否 ，则在检测到任何错误情况时，系统不会替换任何用户。如果选择 是 且系统检测到错误条件，系统将继续并替换可能的用户实例。

选择这两个选项后，可以单击"添加用户"按钮。单击添加用户后，屏幕将自动刷新以显示源用户和目标用户字段。选择将为源用户替换的现有用户，然后选择将继承所有旧用户文档的新用户作为目标用户。单击替换用户。然后，系统将开始将用户 A 的所有实例替换为用户 B。

您可以单击历史记录选项卡查看替换用户的进度，以及是否存在任何警告或错误。

• 一次修改多个项目：
  • 添加、替换或删除现有字段中的值
  • 修改现有用户或项目组
• 四步流程：
  1. 选择项目
  2. 选择字段
  3. 选择项目组字段
  4. 审阅编辑
• 一次搜索和编辑一个项目类型。

无法将新团队组批量添加到该团队组尚不存在的工作区。如果是 SPM 项目、合同工作区或供应商工作区，则可以使用模板升级功能添加新组。寻源项目模板不支持模板升级。

批量编辑向导将指导您逐步完成批量编辑流程。首先，您需要选择将包含在批量编辑中的项目。您可以使用任何可用的搜索筛选器，查找应包含在批量编辑中的项目。当您找到要包含在批量编辑中的项目时，请选中项目左侧的框并单击添加按钮。根据需要重复此流程，直到包含所有要编辑的项目。接下来，您可以选择要编辑的项目字段。项目字段包括访问控制和其他抬头字段（如地区和商品）等内容。您将在此处找到项目所有者字段。

请注意，这不会更新项目团队项目所有者组。这适用于项目概览上的项目所有者字段。

根据您选择的字段，可能会为更新类型显示各种选项。在项目字段步骤中选择所有者时，唯一更新类型为替换，因为此字段只能包含一个值。允许多个值（如地区）的字段将具有更新类型：替换、添加和删除。如果更新类型为添加，则无需指定旧值。如果是替换或删除，则需要提供旧值，以便系统知道要替换或删除的内容。

下一步是选择"项目组字段"。在此步骤中，您可以对项目的团队标签进行修改。例如，如果需要将审计组添加到所有工作区以供查看，则也可以选择现有项目组进行添加。例如，如果您的合同工作区具有观察者组，则可以使用批量编辑将审计组添加到所有合同工作区的观察员组中。请注意，您无法使用批量编辑工具向合同工作区添加全新的项目组。由于它是批量编辑工具，因此仅允许添加或更新工作区中已包含的信息。除非该信息是已添加到工作区 团队 选项卡上已有的组的团队成员，否则无法添加任何新信息。

选择所有字段后，您可以进入下一步，检查编辑。此页面将显示所选字段、所选项目组字段以及要进行的修改。在提交批量编辑之前，请务必彻底复查此页面。如果存在任何错误，系统将用这些错误更新工作区，并且可能需要执行另一个批量编辑来纠正问题。

系统将阻止您向同一批量编辑添加不同的项目类型，因为不同的项目类型具有不同的字段布局。因此，一次只能批量编辑一个项目类型。

• 一次删除多个项目
• 两步流程：
  1. 选择项目
  2. 检查删除*
• 一次搜索并删除一个项目类型。

*请务必仔细检查这一点，因为项目一旦删除，便无法撤销。

与批量编辑类似，存在批量删除向导，可帮助您完成选择要删除的项目，然后提交删除项目的任务的流程。此外，使用批量编辑时，批量删除一次限制为一种项目类型。无法在同一批量删除操作中删除寻源项目和合同工作区。

• 用于审核已提交的批量编辑或批量删除操作的进度，以及站点中先前批量编辑的状态
• 提供有关错误和警告的详细信息
• 编辑或删除状态

单击批量编辑状态以查看清单。它将提供开始时间、完成时间和状态。批量编辑完成所需的时间量将取决于批量编辑操作中包括的项目数。您可以单击刷新状态按钮确保屏幕显示最准确的状态，尤其是在等待确认更改的情况下。

• 实施 SAP Ariba 时，用户将开始在合同资源库中创建新合同
• 您可以通过批量加载流程将较早的合同单独导入到系统中。
• 这允许您搜索和报告合同属性，包括：
  • 合同元数据，如名称、标识符、所有者、供应商、合同金额、生效日期和失效日期
  • 与合同相关联的文档
  • 与合同相关联的团队成员（组或用户）
• 自动提醒处理遗留合同

准备

• 创建批量加载模板。最佳实践是此模板没有任务。
• 从 SAP Ariba Connect 获取合同资源库模板。

填充 .xls

• 从您需要加载的合同子集开始，可能只有 10 个工作区。这将使初始故障排除更容易。
• 随着您变得更加舒适，您可以一次加载更多合同。

• 主合约必须列在其子合约之前。

转换为 .csv

• 为以下各项创建单独的 .csv 文件：
  • 合同
  • ContractDocuments
  • ContractTeams
  • ImportProjectsParameters
• 将每个 .csv 连同相应文档一起放在文件夹中。
• .csv 文件名必须与选项卡名称匹配。

上载 .zip

• 将四个 .csv 文件及其引用的任何文档压缩到单个 .zip 文件中。
• 您可以将未被 ContractDocuments 引用的文档包含在 .zip 中，但 .zip 必须保持在 100 MB 以下。
• 使用导入遗留合同工作区上载 .zip。

• 小批量启动并检查每个加载的完整性。
• 不要使用批量加载进行批量编辑，仅用于向系统添加新合同。
• 只有字母、数字、连字符和下划线才能在文件中引用，所有其他字符 ()、.!@#$%^&*?/|\ 等。
• 加载主合约和子合约时：
  • 将主协议置于子协议之前，否则您将收到错误。
  • 只要之前加载了主协议，子合约本身就可以加载到稍后的 .zip 文件中。
  • 只要先加载父子协议，您就可以具有子协议的子协议。

• 遗留合同加载取决于用户和部门等主数据，因此应在站点中进行初始主数据加载后完成遗留合同加载。
• 在用于装货的合同选项卡上，如果存在部门标题，则必须将其更改为客户。
• 在用于加载的合同选项卡上，如果存在基本语言标题，则必须将其更改为基本语言。
• 可将多个文档上载到同一工作区。他们只需在 ContractDocuments 选项卡上使用适当的合同标识符。
• 如果在中间某个点加载失败，则会加载截至该点的工作区，并且不需要重新加载。如果重新加载已加载的工作区或文档，则工作区或文档的版本号将增加。
• 日志→视图详细信息将为您提供成功运行的描述或描述任何错误。

• 签名任务使您能够在 SAP Ariba Contracts 工作区中为文档收集内部和外部签署者的电子签名。
  • 电子签署的合同可以指定特定版本作为正式版本（协议版本），所有各方都将其理解为有效版本。
  • 文档经过电子签名后，任何人都不能在不使电子签名无效的情况下修改文档，如果修改，必须由所有必需的签署者重新签名。
• 在合同工作区中提交签名任务后：
  • 如果您正在使用 DocuSign，则会将您传输到 DocuSign 网站。
  • 如果您正在使用 Adobe Document Cloud eSign 服务，则会在 Adobe Document Cloud eSign 服务网站打开一个新的浏览器窗口。
• 在 DocuSign 或 Adobe Document Cloud eSign 服务网站，您可以指定签署者签名或草签的位置。

• 设置需要客户购买 Adobe Document Cloud eSign 服务或 Docusign 的单独许可。
  • 由于 SAP Ariba 是经销商，因此客户互动主管 (CEE) 可以帮助获取 DocuSign 权利。
• 凭据在项目经理→签名提供商中输入。

1. 登录 SAP Ariba Contracts 并单击 管理→管理→项目管理器→签名提供商 导航到页面的 DocuSign 区域，然后在帐户标识符 (GUID) 文本字段中输入字母数字标识符。
2. 单击授予许可选项后，管理员用户将重定向到 DocuSign 登录页面。
3. 随即显示 SAP Ariba 的 DocuSign 许可页面。单击接受。

管理员许可是在 SAP Ariba Contracts 中提交签名任务的前提步骤。如果用户尝试在未经 OAuth 的管理员用户许可的情况下提交合同的签名任务，则会显示以下错误："需要管理员同意"。

管理员启用 OAuth 验证方法后，首次在 SAP Ariba 中启动签名任务的任何用户（通过 Contracts Workspace 或 NDA Contracts）都将重定向到 DocuSign 许可页面。