Utilização de workflow flexível para gestão de contratos

O workflow flexível para contratos no SAP S/4HANA permite a automatização e a simplificação do processo de gestão de contratos. Ele permite que as empresas definam e personalizem seus próprios processos de aprovação de contrato, com base em seus requisitos e regras de negócios específicos.

Com fluxo de trabalho flexível para contratos, as empresas podem configurar regras de aprovação, regras de encaminhamento e regras de escalonamento para garantir que os contratos sejam revisados e aprovados pelos stakeholders apropriados em tempo hábil. Isso pode ajudar a reduzir gargalos e atrasos no processo de aprovação do contrato e também garantir a conformidade com as regulamentações internas e externas.

Além disso, o workflow flexível para contratos no SAP S/4HANA fornece visibilidade e transparência do status das aprovações de contrato, permitindo que as empresas monitorem o progresso dos contratos por meio do processo de aprovação e se mantenham informadas sobre atrasos ou problemas. Isso pode ajudar a melhorar a prestação de contas e a eficiência na gestão de contratos.

De modo geral, o workflow flexível para contratos no SAP S/4HANA fornece às empresas as ferramentas e os recursos para gerenciar aprovações de contratos de maneira flexível e eficiente, suportando melhores práticas de gestão de contratos.

Com o app, administrar workflows para pontos de compra/administrar workflows para programas de remessas das compras, você pode efetuar o seguinte:Verificado

• Crie um novo fluxo de trabalho.
• Definir o período de validade do workflow.
• Definir condições de execução para um workflow, como empresa, grupo de compradores, tipo de documento do contrato de compra, etc.
• Definir a ordem em que as condições de execução de workflows existentes são verificadas. Se você tiver definido vários workflows, as condições de execução são verificadas na ordem definida. Assim que as condições de execução para um workflow forem cumpridas, esse workflow é utilizado. Isso garante que somente um workflow na lista dos workflows que você definiu é iniciado, mesmo que vários workflows tenham condições de execução correspondentes.
• Defina a sequência de etapas adicionando e configurando as etapas de aprovação no workflow.
• Defina as etapas de revisão no workflow. Nas etapas de revisão, você pode definir os revisores ou pessoas responsáveis por monitorar o progresso do workflow. Quando um workflow é iniciado, todos os revisores são notificados. Em seguida, os revisores podem rastrear o progresso do workflow. Os itens de workflow relativos a etapas de revisão só podem ser monitorados e não podem ser aprovados, rejeitados ou enviados de volta para retrabalho.

A funcionalidade de workflow flexível permite a você criar workflows de aprovação baseados em condições para vários processos. Para contratos de compra e programas de remessas, você pode configurar workflows de aprovação automáticos, de uma etapa ou de várias etapas. Cada etapa pode ter um ou mais aprovadores, atribuídos por função ou como indivíduos ou equipes específicos. Os aprovadores podem, então, aprovar ou rejeitar os work items relacionados usando o app Minha caixa de entrada.

O workflow flexível para contratos de compra e programas de remessas pode ser ativado ou desativado por um especialista de configuração no cockpit de implementação. Você pode descobrir que outros apps podem ou devem ser utilizados para configurar o workflow flexível para contratos de compra e programa de remessas no SAP Help Portal: Como configurar o workflow flexível para contratos de compra ou Continuar como configurar o workflow flexível para programas de remessas das compras.

Por padrão, todos os contratos de compra e programas de remessas são aprovados automaticamente, desde que você não tenha definido nenhum workflow.

Os autorizadores recebem notificações sobre novos work items no launchpad do SAP Fiori. Se necessário, você também pode configurar notificações por e-mail para serem enviadas a elas. Os iniciadores do workflow são notificados, se o work item for aprovado ou rejeitado.

Se você não quiser que todos os contratos de compra e programas de remessas sejam aprovados automaticamente, precisa configurar o workflow flexível.

Com esta aplicação, administre workflows para contratos de compra/administre workflows para programas de remessas das compras, você pode efetuar o seguinte:

• Definir condições prévias para um workflow: as condições prévias dependem do tipo de liberação que você escolher.anic Para a liberação geral de um programa de remessas das compras, você pode definir condições de execução, como Tipo de documento, Grupo de compradores, Organização de compras, Empresa, Valor fixado, Valor do item, Grupo de mercadorias, Categoria da classificação contábil e Centro.
• Defina a ordem em que as condições de execução de workflows existentes são verificadas, selecionando Definir ordem. Se você tiver vários workflows ativos, as condições de execução são verificadas na ordem que você definiu. Assim que as condições de execução para um workflow forem cumpridas, esse workflow é utilizado. Isso garante que somente um workflow na lista dos seus workflows ativos seja iniciado, mesmo que vários workflows tenham condições de execução correspondentes.

  Defina a sequência de etapas adicionando e configurando as etapas de aprovação e revisão no workflow.

Segue-se um exemplo de um caso de utilização típico para a funcionalidade de workflow flexível.

Uma empresa pode utilizar o workflow flexível para um contrato de compra de alto valor que excede USD 100.000. O fluxo de trabalho pode ser configurado para exigir aprovações do gerente de compras, do diretor financeiro e, por fim, do CFO. Se o valor do contrato exceder $500.000, ele também pode precisar de aprovação do conselho de administração.