Gestión del ciclo Revisiones 360 como administrador

Los administradores tienen muchas capacidades en el sistema para aprobar, eliminar, restaurar, enviar y firmar formularios durante el ciclo de revisión. La mayoría de las funciones que se analizan a lo largo de la lección se encuentran en la sección Gestionar formularios por usuario en las herramientas del Centro de administración.

El motor de cambio de empleado le permite especificar qué sucede con los formularios de desempeño en proceso y los formularios de revisión 360 cuando cambian los datos del empleado. Por ejemplo, si un empleado se traslada a un nuevo departamento, se puede reenviar una copia de su formulario de desempeño antiguo al nuevo gerente al finalizar. Para crear una regla en el motor de modificaciones, vaya a Configurar motor de modificación desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración.

Como parte del redireccionamiento de los formularios de un empleado a un nuevo gerente, es posible que también se deban cambiar algunas fechas asociadas. Desde Cambiar fecha de formulario, los administradores pueden utilizar campos de búsqueda avanzada para encontrar un empleado. Después de seleccionar un empleado, se mostrarán todos los formularios de la bandeja de entrada del empleado y el administrador podrá cambiar la fecha de inicio, de fin o de vencimiento de un solo formulario o de varios formularios a la vez.

Este proceso se utiliza cuando un calificador de revisión 360 cambia de categoría (por ejemplo, uno mismo, supervisor, compañero, subordinado directo). Para cambiar una categoría de participante, vaya a Cambiar categoría de participante desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración. Introduzca el ID de documento en el campo Buscar, seleccione Buscar documento y utilice la lista desplegable en la columna Modificar categorías para seleccionar una categoría diferente.

Borrar un formulario lo elimina del front end del sistema, pero los administradores aún pueden acceder al formulario y restaurarlo más tarde si es necesario. Entre los ejemplos de escenarios en los que borraría un formulario se incluyen los siguientes:

• Un empleado ya no está activo y desea eliminar el formulario del empleado de los informes o de la bandeja de entrada/carpeta completada de un gerente.
• Los formularios se han creado incorrectamente.

Vaya a Eliminar formulario desde la Búsqueda de acciones o al Centro de administración para utilizar campos de búsqueda avanzada y localizar formularios de Revisiones 360 para eliminarlos.

Puede buscar documentos en la carpeta del empleado o utilizar la Búsqueda avanzada para buscar documentos en función de uno o más criterios, atributos de usuario (división, ubicación, código de trabajo, etc., atributos de formulario (fecha de inicio, plantilla de formulario, autor, etc.) o mediante una carga CSV (ID de formulario); el documento recuperado cumplirá todos los criterios especificados. Puede eliminar varios formularios a la vez.

Puede restaurar los formularios eliminados en cualquier momento. El formulario se restaura en el sistema en el paso de envío en el que se encontraba cuando se eliminó. Entre los ejemplos de escenarios en los que restauraría un formulario se incluyen los siguientes:

• Un empleado deja la empresa, pero luego vuelve.
• El formulario se ha borrado accidentalmente.

La restauración de un formulario es muy similar a la eliminación de un formulario. Vaya a Restaurar formularios eliminados desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración, para utilizar los campos de búsqueda avanzada para encontrar formularios de Revisiones 360 basados en atributos de formulario o de usuario, y restaure un formulario. Puede restaurar varios formularios a la vez.

Esta función le permite restringir el control sobre quién tiene acceso a los formularios. Para activar la visibilidad, los formularios deben haberse iniciado y movido a través de al menos un paso de la hoja de ruta de formulario con otro usuario. Un usuario no puede eliminar la visibilidad para sí mismo, pero en el caso de que un gerente deje de tener visibilidad del formulario de un empleado a cargo una vez completadas las calificaciones, se podría eliminar la visibilidad para el gerente. Una vez eliminada la visibilidad, siempre se puede restaurar.

Se accede a esta función desde la herramienta Gestionar visibilidad de documentos, disponible desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración. Busque un documento por usuario o ID de documento y, a continuación, seleccione el usuario cuya visibilidad se eliminará o restaurará.

Restaurar un formulario de revisión 360 completado

Este proceso devuelve un formulario del paso de itinerario Completado al paso Evaluación para que se completen las calificaciones. Esto podría suceder porque el itinerario está configurado para enviar automáticamente formularios en una fecha determinada, incluso con calificaciones incompletas. Esto también podría suceder si el administrador envió formularios en masa hacia un paso y un evaluador no envió sus calificaciones.

Al restaurar un formulario, se puede restaurar al paso Evaluación para el propietario del proceso o para un participante (el propietario del proceso también recibirá el formulario 360 para gestionar el proceso). Al restaurar para un participante, solo puede restaurar el formulario a alguien que se seleccionó originalmente como calificador para el formulario, tanto si el calificador era interno como externo.

Vaya a Restaurar 360 completado desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración para buscar un formulario utilizando el ID de documento y, a continuación, restaure el formulario al paso de itinerario Evaluación.

Enviar formulario permite al administrador enviar un único formulario o un grupo de formularios del paso de itinerario actual a cualquier otro paso de itinerario dentro del itinerario. Puede buscar un formulario utilizando el ID de formulario, el nombre de la plantilla de formulario, el nombre del empleado o buscar en las carpetas de desempeño de un empleado.

Los formularios se pueden mover cualquier cantidad de pasos hacia adelante o hacia atrás dentro del itinerario, incluido el regreso del paso Completado. Al mover el formulario, el sistema puede pedirle que valide u omita la validación. Esto verifica que se hayan completado las calificaciones antes de sacar el formulario de un paso. Los comentarios también se pueden recopilar para los cambios.

Para enviar formularios, vaya a Enviar formulario desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración. Después de seleccionar un formulario, actúe moviéndolo un paso hacia adelante/hacia atrás, o a un paso específico.

Esta función permite a los administradores firmar formularios en nombre de otros usuarios. El formulario debe estar en la etapa de itinerario de firma para firmar el formulario correctamente. De este modo, el formulario se envía de forma efectiva al paso de itinerario Completado.

Vaya a Firmar formulario desde la Búsqueda de acciones o al Centro de administración para buscar un formulario con un ID de documento y, a continuación, cierre sesión.

Esta opción está disponible para los formularios de Revisiones 360, así como para los formularios de Desempeño, pero, como se mencionó anteriormente, la etapa de firma no se recomienda en Revisiones 360; por lo tanto, esta herramienta no es relevante para los formularios de Revisiones 360.

• Los administradores tienen varias capacidades del sistema durante el ciclo de formularios, como aprobar, eliminar, restaurar, enviar y firmar formularios. Estas capacidades se encuentran en la sección Gestionar formularios por usuario en el Centro de administración.
• Los administradores también pueden cambiar el propietario del proceso de revisión 360, cambiar la categoría del participante, gestionar la visibilidad del documento, etc.
• Firmar formulario en el Centro de administración permite a los administradores firmar formularios en nombre de otros usuarios. Para firmar un formulario correctamente, debe estar en la etapa de itinerario de firma.