Introducción al curso de administración
Introducción a la administración de Revisiones 360 de SAP SuccessFactors
Configuración de plantillas de formulario de Revisiones 360
Configuración de plantillas de formulario de Revisiones 360
Gestión del proceso de Revisiones 360
Uso de la página Informe 360 detallado y Revisión ejecutiva
Configuración de otras opciones en Revisiones 360
Planificación de los siguientes pasos

Probar el formulario de Revisiones 360

Objective

After completing this lesson, you will be able to pruebe el formulario Revisiones 360.

Prueba de inicio de formularios de revisión 360

Verifique que se haya concedido la autorización basada en la función correcta al usuario que va a probar el formulario y, a continuación, vaya al área Desempeño desde el Menú de navegación principal. Seleccione Crear formulario para iniciar un formulario único con fines de prueba. Este método tiende a ser más rápido y más fácil de probar formularios que el segundo método de lanzamiento que se discutirá a continuación.

Captura de pantalla de la ventana Desempeño con una flecha que apunta hacia el botón Crear formulario.

Atención

A veces, iniciar un formulario individualmente mediante Crear formulario no funciona cuando la plantilla de formulario se ha creado/convertido recientemente.

Si eso ocurre, espere una hora antes de volver a intentarlo o utilice el segundo método de lanzamiento que se analizará más adelante en esta unidad.

Para fines de prueba, las fechas del formulario no son relevantes. Sin embargo, cuando se prepare para iniciar el ciclo de revisión 360 real, deberá configurar fechas predefinidas en Configuración de plantilla de formulario o al iniciar el formulario. Dado que las Parametrizaciones de plantilla de formulario están configuradas actualmente para Impedir que los usuarios cambien las fechas de Inicio/Fin/Vencimiento, estos campos aparecen atenuados. Seleccione Crear y abrir para ver el formulario de desempeño como usuario final.

Iniciar el formulario de Revisiones 360 para pruebas

Ejemplo empresarial

En este ejercicio, inicie el formulario Revisiones 360 para probar las configuraciones realizadas en ejercicios anteriores.

ExerciseStart Exercise

Pasos

  1. Cree un nuevo inicio de formulario para todos los empleados dentro del departamento de Gestión de candidatos utilizando la herramienta Iniciar revisiones 360. En el menú Navegación principal, vaya a Rendimiento.

    1. Vaya a Iniciar Revisiones 360 mediante Búsqueda de acciones.

    2. En la opción desplegable Plantilla de formulario, seleccione la plantilla de formulario Revisiones 360 en la que ha estado trabajando.

    3. Seleccione Siguiente.

    4. Deje las opciones tal cual para la Fecha de lanzamiento y seleccione Siguiente.

    5. Deje la opción Fechas configuradas para el formulario en el paso Período de revisión y seleccione Siguiente para continuar.

    6. En el paso Seleccionar empleados, seleccione la opción Grupo de empleados.

    7. Seleccione la opción Buscar empleados por filtros y seleccione Seleccionar criterios para continuar.

    8. En el filtro Departamento, seleccione Gestión de candidatos (TALENT).

    9. Seleccione Listo.

    10. Seleccione Siguiente.

    11. Seleccione Iniciar.

    12. En el diálogo de confirmación, seleccione OK.

    13. Para completar este paso, seleccione Cerrar en el último diálogo de confirmación que se muestra.

  2. Ejecute una Actualización de metadatos para evitar problemas al abrir un formulario de Revisiones 360 por primera vez.

    Consejo

    Este paso concreto es para evitar un mensaje como este ejemplo: Servicio OData FormConfiguration(formDataId=11473L,formContentId=18728L) Fallido, Estado del error: error, errorThrown, que podría mostrarse cuando se abre un formulario de Revisiones 360 recién creado. Se trata solo de una acción única y no es necesaria cada vez.

    1. Vaya a Actualización y exportación de metadatos de la API de OData mediante Búsqueda de acciones.

    2. Seleccione el botón Actualizar para actualizar la caché.

    3. Una vez completado, cierre la sesión y vuelva a iniciarla.

Modificación de participantes

Después del inicio, envíe el formulario a través de todos los pasos para verificar que todos los campos y secciones tengan el aspecto que usted desea. Las Revisiones 360 son únicas porque el primer paso del itinerario es la nominación de calificadores. Para ello, seleccione Modificar participantes en la sección Lista de calificadores del formulario y agregue o elimine usuarios. Algunos usuarios pueden configurarse en la plantilla para que no se puedan eliminar.

Calificadores externos

Los formularios de revisión 360 pueden recopilar calificaciones de empleados internos y calificadores externos. Esta función está activada y desactivada en Parametrizaciones de plantilla de formulario. Después de elegir el formulario de revisión 360, seleccione Activar revisión 360 Añadir sección de participantes externos.

A continuación, vaya a Parametrizaciones de plantillas de notificación por correo electrónico y active lo siguiente:

  • Notificación de evaluación de documento de revisión 360 para participante externo
  • Notificación de devolución de documento de revisión 360 para participante externo
  • Notificación de fecha límite de documento para participante externo
  • Notificación de entrega de documento fuera de plazo para participante externo
  • Notificación límite de paso para participante externo
  • Notificación de paso caducado para participante externo

Después de iniciar un formulario, seleccione Modificar participantes en la sección Lista de calificadores. Esto lo llevará a una ventana en la que puede agregar calificadores internos y externos adicionales. Se invitará a los calificadores externos mediante una notificación por correo electrónico con la dirección de correo electrónico proporcionada al agregar al calificador. Estas plantillas de notificación por correo electrónico son configurables, por lo que el texto es específico de la organización.

Nota

Los participantes internos se completarán como sugerencias en función de los resultados coincidentes de nombre y/o apellido. Para los participantes externos, seleccione el botón Agregar nuevo participante externo, donde indicará la dirección de correo electrónico y el nombre y apellido.

Se recomienda no añadir más de 500 participantes para evitar problemas de rendimiento.

Captura de pantalla de Añadir participantes con Añadir nuevo participante externo resaltada y una flecha que apunta hacia los campos.

Se le pedirá al evaluador externo que complete un código de verificación e inicie sesión en el sistema SAP SuccessFactors como usuario externo. Los calificadores externos verán el mismo formulario de Revisión 360 que un calificador interno.

Además, puede buscar empleados internos mediante una opción de búsqueda, incluidas las Opciones de búsqueda avanzadas, por Departamento, División, Ubicación o Tipo de coincidencia y seleccionar varios empleados a la vez para añadirlos como participantes.

Este ejemplo muestra una búsqueda de empleados del departamento de gestión de candidatos (TALENT).

Captura de pantalla de Opciones de búsqueda avanzada con el Departamento de Gestión de Talentos resaltado.
Captura de pantalla de Resultados de búsqueda que muestra una lista de empleados internos que pertenecen al departamento de gestión de candidatos.

Enviar para calificaciones

Una vez que el empleado ha determinado la lista de calificadores (el primer paso del itinerario suele ser para que el empleado designe a los calificadores, o si se utiliza un paso iterativo, el empleado será el usuario de entrada), el formulario se envía al gerente para aprobar la lista de calificadores (el segundo paso del itinerario es para que el gerente apruebe a los calificadores o el gerente es el usuario de salida en un paso iterativo). Los gerentes también pueden agregar y eliminar evaluadores en este paso del itinerario, aunque es posible que algunos roles no se puedan eliminar si se definen en la sección Lista de calificadores.

Nota

El rol responsable del envío de valoraciones (inicio de la evaluación 360) se considerará el propietario del proceso. Por ejemplo, si el itinerario tenía otro paso en la etapa de modificación, después del supervisor y antes de la evaluación 360, donde el representante de RR.HH. es el propietario del paso, el supervisor será un aprobador. El representante de RR. HH. se convertiría en el propietario del proceso.

Para revisar el formulario de revisión 360 como administrador, puede abrir la tarjeta de compromiso que se muestra en la página Inicio, ubicada en el área Para usted hoy. La tarjeta mostrará Evaluación 360 completa, así como el paso del itinerario (como El supervisor aprueba a los calificadores), la foto del empleado y la fecha límite del paso (si se define en el itinerario; de lo contrario, se mostrará como Sin fecha límite).

Captura de pantalla del área Para usted hoy con Evaluación 360 completa resaltada.

Como alternativa, puede navegar a Desempeño desde el menú principal y seleccionar el formulario Revisiones 360 para el empleado que se está evaluando. Después de abrir y revisar el contenido del formulario, elija Enviar para calificaciones, ubicado debajo del itinerario en la parte superior del formulario. Esto mueve el formulario a la etapa de hoja de ruta de formulario de evaluación, donde se iniciaron los formularios para todos los calificadores.

El formulario no pasará a la etapa de itinerario completada hasta que todos los calificadores envíen sus formularios de revisión. La etapa de ruta Completada es importante porque varios informes están disponibles después de recopilar todas las calificaciones.

Modificar la lista de calificadores y enviar para calificaciones

Ejemplo empresarial

En este ejercicio, modificará la lista de calificadores y enviará el formulario para las calificaciones.

ExerciseStart Exercise

Pasos

  1. Inicie sesión en la instancia y seleccione Sustituir ahora para sustituir como uno de los evaluados que recibieron el formulario Revisiones 360, según el departamento Gestión de candidatos (TALENT). Puede utilizar Janice Jones (gerente de HRIS).

  2. En la página de inicio, localice la sección Para usted hoy y seleccione la tarjeta de compromiso Completar su evaluación 360 que se muestra.

    Nota

    Si aún no puede visualizar esta tarjeta de compromiso, puede navegar a Inicio→Rendimiento y buscar el formulario en su bandeja de entrada.

  3. Abra su formulario Revisiones 360 y revise el contenido. ¿Puede visualizar las competencias y habilidades asignadas al rol del puesto de trabajo de Janice?

  4. Revise la sección Lista de calificadores. ¿Puede añadir empleados internos adicionales? ¿Se puede eliminar alguno de los empleados que se completaron en la lista? Pruebe la adición y eliminación de participantes de la lista de calificadores.

  5. Intente añadir un participante externo. Seleccione la opción Añadir participantes para empezar.

  6. Seleccione el botón Añadir un participante externo.

  7. Añada su correo electrónico, nombre y apellidos.

  8. Seleccione Añadir.

  9. En la lista desplegable Categoría, seleccione Externo.

  10. Seleccione Añadir a la lista.

  11. Realice una captura de pantalla o anote todos los calificadores en la sección Lista de calificadores del formulario, lo que será útil para completar las calificaciones de los otros participantes.

  12. Desplácese hasta la parte inferior del formulario y verifique que hay un botón que muestra Enviar a Joseph Tong según el parámetro Enviar a [nombre de usuario] que ha configurado en el itinerario asociado a esta plantilla de formulario para el texto Botón iterativo.

  13. Seleccione el botón para enviar el formulario al gerente de Janice.

  14. Seleccione Proxy Now para sustituir a Joseph Tong.

  15. Localice la tarjeta de compromiso Completar evaluación 360 para Janice Jones y selecciónela (si no puede verla, intente buscar el formulario Revisiones 360 en su Bandeja de entrada como se mencionó en la nota anteriormente.

  16. Revise el contenido del formulario y, cuando esté listo, seleccione el botón Iniciar evaluación 360. El formulario se enviará a la Etapa de evaluación y todos los participantes se distribuirán con su propio formulario de Revisiones 360 para evaluar al sujeto (Janice Jones). 

Resumen

  • Si el gerente de un empleado cambia mientras los formularios están en curso, puede especificar lo que sucede con esos formularios en Configuración de plantilla de formulario. Los formularios se pueden transferir al nuevo gerente y, si el gerente también es el propietario del proceso, el rol se puede reasignar al gerente nuevo.
  • Borrar un formulario lo elimina del front end del sistema, pero los administradores aún pueden acceder al formulario y restaurarlo más tarde si es necesario. Vaya a Eliminar formularios de la Búsqueda de acciones o al Centro de administración para utilizar campos de búsqueda avanzada y localizar formularios 360 para eliminarlos. Se pueden restaurar en cualquier momento con la herramienta Restaurar formularios eliminados.
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