Gestión del proceso de Revisiones 360

Revisión de programaciones de formularios de revisiones 360 y notificaciones por correo electrónico

Objective

After completing this lesson, you will be able to revisar Programar inicio de formulario y notificaciones por correo electrónico en Revisiones 360.

Correos electrónicos de recordatorio a los calificadores

En la etapa de ruta de evaluación, los propietarios y gerentes del proceso pueden acceder a una vista de resumen en la que todos los calificadores son visibles. Si se activó el anonimato mejorado en Configuración de plantilla de formulario y en la plantilla de formulario (Gestionar plantillas), los nombres no se utilizarán para ocultar a los calificadores y cada calificador será visible como Anónimo. Los propietarios y gerentes de procesos pueden enviar correos electrónicos de recordatorio a los calificadores que no hayan enviado sus formularios de revisión completados.

Durante las etapas Evaluación, Completado y Firma (si corresponde), los propietarios del proceso podrán seguir viendo información básica (nombre del empleado, correo electrónico, departamento y categoría) sobre los participantes en la sección Lista de calificadores incluso cuando la evaluación 360 sea anónima. El Resumen permanecerá anónimo. La opción Mostrar participantes en resumen de estado (solo para 360 anónimos) debe estar seleccionada en Configuración de plantilla de formulario.

Completar un formulario como calificador

Después de enviar formularios para calificaciones como gerente, sustituya a la cuenta de cada calificador para calificar los campos del formulario. En el menú Nombre (donde puede ver con quién ha iniciado sesión actualmente), seleccione Sustituir ahora y escriba el nombre de cada calificador para sustituir en la cuenta de cada usuario. Para encontrar el formulario de revisión 360 que debe completarse en la cuenta de cada usuario, vaya al menú principal en la esquina superior izquierda y seleccione Desempeño. Seleccione el botón debajo del itinerario para Enviar formulario finalizado cuando esté listo.

Todos los calificadores envían calificaciones de formulario completadas

Una vez que todos los calificadores hayan completado y enviado los formularios de revisión para el sujeto del formulario, el gerente y el propietario del proceso podrán ver información detallada de los informes si se activaron los informes detallados en Configuración de plantilla de formularios.

Para ver el formulario completado de un evaluado como gerente, vaya a Desempeño desde el menú de navegación principal y seleccione la carpeta Desempeño completado. Como gerente o propietario del proceso, elija un formulario completado para ver las calificaciones agregadas en el Informe 360 detallado o desglose cada formulario calificado individual haciendo clic en el enlace de la columna Nombre de usuario.

Para ver el formulario completado de cada evaluador o calificador, haga clic en el nombre de usuario específico y se le pedirá que lo imprima en formato HTML o PDF. Tenga en cuenta que si el anonimato está activado para el formulario de revisión 360, todos los nombres de usuario se leerán como Anónimos. Para generar o visualizar informes, seleccione el enlace Abrir informe 360 detallado.

Nota

El informe 360 detallado se explicará en detalle en la siguiente unidad con los ejercicios correspondientes.

Enviar recordatorios por correo electrónico a calificadores y completar calificaciones de formulario

Ejemplo empresarial

En este ejercicio, completará la evaluación 360 como participante, revisará el resumen como propietario del proceso y enviará recordatorios por correo electrónico para que los calificadores completen los formularios pendientes, a fin de asegurarse de que se envíen todos los formularios para completar el proceso de revisión 360.

ExerciseStart Exercise

Pasos

  1. Inicie sesión en la instancia como administrador y, en el menú Nombre, seleccione Sustituir ahora y sustituto en la cuenta del gerente (Joseph Tong, el usuario que envió formularios para calificaciones en el ejercicio anterior).

  2. Seleccione la tarjeta de compromiso Completar evaluación 360 para Janice Jones, que ahora muestra Evaluación como paso, o seleccione el formulario en su Bandeja de entrada.

  3. Verifique que Joseph pueda ver dos fichas, Vista de evaluación y Vista de resumen. Dado que Joseph envió los formularios a la etapa de Evaluación, se convierte en el Propietario del proceso y puede controlar el proceso general desde el Resumen, incluidas acciones como agregar/eliminar participantes o enviar recordatorios.

  4. Permanezca en la vista Evaluación y complete la revisión. Puede proporcionar las calificaciones para las competencias y habilidades y añadir comentarios mediante el Asistente de redacción o la Escritura asistida por IA.

  5. Pruebe a seleccionar un cuadro de comentarios en una competencia que acaba de calificar para mostrar las opciones de escritura asistida por IA. Observe que hay una opción disponible cuando no hay texto, que permite Generar comentarios desde cero. En función de la calificación proporcionada y los detalles de la competencia, la escritura asistida por IA sugerirá 6 temas para generar un nuevo comentario. Seleccione un tema de su elección.

  6. Una vez completada y enviada la evaluación, navegue a la Vista de resumen. Si ya cerró el formulario, puede encontrarlo en Inicio→Desempeño→En ruta. Dado que otros participantes aún deben completar sus evaluaciones, el formulario aún no se ha completado, pero está disponible en la carpeta En curso.

  7. Revise el Resumen y, para enviar recordatorios por correo electrónico a los calificadores que no hayan completado la evaluación, seleccione Enviar recordatorio.

  8. Para mover el formulario a la etapa Completado, necesitará un sustituto en las cuentas de todos los calificadores seleccionados para este formulario. Complete las calificaciones y seleccione Enviar formulario finalizado.

  9. Inicie sesión en la cuenta de correo electrónico que utilizó para crear el calificador externo.

  10. Para experimentar la calificación externa del formulario, seleccione el enlace de SAP SuccessFactors en su correo electrónico.

  11. Después de completar la calificación externa, inicie sesión en la instancia de SAP SuccessFactors como administrador.

  12. En el menú Nombre, seleccione Sustituir ahora y sustituto en la cuenta del supervisor.

  13. En el menú Navegación principal, vaya a Rendimiento y seleccione la carpeta Completado.

  14. Verifique que el formulario de revisión 360 esté en la carpeta Completado. De lo contrario, vuelva al sustituto en la cuenta de cada calificador y envíe el formulario al paso de itinerario completado después de completar todas las calificaciones.

Gestión de revisiones programadas

Si el formulario se inicia en una programación recurrente, la programación siempre se puede modificar o eliminar desde la opción Gestionar revisiones programadas, disponible en la Búsqueda de acciones o en el Centro de administración.

Captura de pantalla de Gestionar inicios programados de formularios.

Seleccione el enlace Realizar acción a la derecha de la plantilla de formulario que se ha programado y, a continuación, seleccione Editar. Los enlaces Cambiar que son visibles en la ventana de diálogo emergente le permitirán recorrer los pasos de inicio del formulario que completó para iniciar inicialmente todos los formularios en esta programación. Puede modificar el programa aquí y reenviar formularios en un nuevo programa, o cancelar el inicio y editar la plantilla de formulario de revisión 360.

Captura de pantalla de la sección Resumen con enlaces de cambio resaltados.

Crear y modificar un programa de inicio de formulario

Ejemplo empresarial

En este ejercicio, creará y modificará un inicio de formulario programado para Revisiones 360 a un grupo de usuarios.

ExerciseStart Exercise

Pasos

  1. Vaya a Iniciar revisiones 360 desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración.

  2. Verifique que Tipo ya esté seleccionado como 360.

  3. En la lista desplegable Plantilla de formulario, seleccione su formulario de revisión 360.

  4. Seleccione Siguiente.

  5. Para la Fecha de lanzamiento, en la sección Programa recurrente, seleccione el botón de selección 30 días después del aniversario de cada empleado.

  6. Inicie la programación recurrente en la fecha de hoy.

  7. Seleccione Siguiente.

  8. Para el Período de revisión, seleccione Año completo antes del aniversario.

  9. Establezca la fecha límite para los formularios completados: 60 días después de la fecha de inicio.

  10. Seleccione Siguiente.

  11. Seleccione los botones de selección Grupo de empleados y Buscar empleados por filtros.

  12. Seleccione Seleccionar criterios y elija cualquier departamento de la lista disponible.

  13. Seleccione Listo.

  14. Seleccione Siguiente.

  15. Revise el resumen final del formulario y seleccione Iniciar.

  16. Seleccione Cerrar.

    Nota

    Como alternativa, puede seleccionar el inicio único en una fecha posterior si no hay empleados coincidentes después de seleccionar el departamento y confirmar en el paso 13. Para ello, vuelva al paso Fecha de lanzamiento, seleccione el botón de selección Más tarde y fíjelo en el primer día del mes siguiente para modificar los criterios.

  17. Realice algunos cambios en la revisión programada.

  18. Vaya a Gestionar revisiones programadas desde la Búsqueda de acciones o el Centro de administración.

  19. Desde el formulario que ha iniciado hoy, localice el menú Acción y seleccione Realizar acción→Editar.

  20. En la sección Iniciar del formulario, seleccione Modificar.

  21. Para modificar la programación periódica, cambie los días posteriores al aniversario de cada empleado a 5 días.

  22. Seleccione Siguiente en todos los pasos hasta que vuelva a la página Resumen.

  23. Revise la página Resumen.

  24. Seleccione Grabar y cerrar.

Notificaciones por correo electrónico

Si se han activado las notificaciones por correo electrónico para el inicio del formulario, se enviarán inmediatamente a los usuarios para notificarles que se han iniciado los formularios de desempeño. Para activar las notificaciones por correo electrónico, vaya a Configuración de plantillas de notificación por correo electrónico. Verifique que la plantilla Notificación de creación de documento esté activada en el lado izquierdo de la página y, a continuación, edite la plantilla de correo electrónico que se enviará en el lado derecho de la página.

Para especificar plantillas únicas para cada tipo de formulario, marque la casilla de selección Especificar diferentes plantillas para cada formulario, seleccione su formulario de revisión 360 de la lista desplegable y elija Cambiar a.

Esta captura de pantalla resalta la plantilla de correo electrónico de Notificación de creación de documento y la opción Especificar diferentes plantillas para cada formulario.

Hay varias notificaciones por correo electrónico recordatorio que puede activar para sus Revisiones 360 en la Configuración de plantillas de notificación por correo electrónico.

En Parametrizaciones de plantilla de formulario, una opción Serie de fechas de notificación límite (días antes de la fecha límite) le permite programar varios recordatorios utilizando la plantilla de correo electrónico Notificación límite de paso. Para definir cuántos días de antelación se envían los recordatorios, introduzca números separados por comas. En la siguiente figura, puede ver la opción y un ejemplo 2,3,5,7 para fijar recordatorios que se enviarán dos, tres, cinco y siete días antes de la fecha de vencimiento del paso.

Nota

La configuración de fechas de notificación de vencimiento de serie (días antes de la fecha de vencimiento) anula la opción existente Fecha de notificación de vencimiento predeterminada (en días), que solo admite un recordatorio individual.
Esta captura de pantalla muestra la opción Fechas de notificación límite de serie (días antes de la fecha límite) en las Opciones de plantilla de formulario para definir varios correos electrónicos de notificación límite de paso.

Recuerde activar la plantilla de correo electrónico de notificación límite de paso en Configuración de plantillas de notificación por correo electrónico si desea utilizar la configuración Fechas de notificación límite de serie en Configuración de plantilla de formularios.

Esta captura de pantalla resalta la Notificación límite de paso, que se puede utilizar con la opción Fechas de notificación límite de serie en Configuración de plantilla de formulario.

También puede optar por agregar un enlace al Informe 360 detallado en la plantilla de correo electrónico de Notificación de finalización de documento 360 para que los usuarios tengan acceso inmediato al Informe 360 detallado desde su correo electrónico. Para añadir el enlace, inserte la etiqueta [[PM360_DETAILED_REPORT_URL]] y seleccione Guardar modificaciones. Consulte la siguiente figura para obtener más detalles.

Nota

La forma en que se renderiza la etiqueta depende de si la opción Activar notificaciones por correo electrónico HTML está seleccionada en Configuración de sistema y logotipo de la empresa. Si se selecciona, la etiqueta aparece como una frase en la que se puede hacer clic. Si no se selecciona, aparecerá como una URL en la que se puede hacer clic, precedida por un texto introductorio: Para obtener un resumen de los comentarios de los calificadores, consulte {URL}.

Esta captura de pantalla resalta la plantilla de correo electrónico de Notificación de finalización de documento 360 y la etiqueta que debe introducirse en la plantilla para agregar un enlace al Informe 360 detallado.

Resumen

  • Si se han activado las notificaciones por correo electrónico para el inicio del formulario, se enviarán inmediatamente a los usuarios para notificarles que se han iniciado los formularios de desempeño. Para activar las notificaciones por correo electrónico, vaya a Configuración de plantillas de notificación por correo electrónico.
  • Para iniciar formularios en una programación recurrente, vaya a Gestionar revisiones programadas en el Centro de administración. Las programaciones recurrentes se pueden modificar o eliminar después de programarlas.
Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn