管理 360 审阅流程

以管理员身份管理 360 审阅周期

Objective

After completing this lesson, you will be able to 以管理员身份管理 360 审阅周期。

表单（按用户管理）

管理员在系统中具有许多在审核周期内审批、删除、恢复、路由和签署表单的功能。整个课程中讨论的大多数功能都位于"管理中心"工具的"按用户管理表单"部分。

突出显示按用户管理表单的屏幕截图。

员工导入时自动经理转移

导出、修改用户数据文件，然后将其导入回系统时，管理员可以配置"自动经理转移"设置。当员工在 360 审阅周期中更改角色或离开组织时，此功能尤其有用。要配置自动传输，请从操作搜索或管理中心导航到员工导入。在上传修改的用户数据文件之前，选中 指定表单路由选项 中的复选框。

文档传输表单模板设置

表单模板设置允许文档传输设置，以确保在角色更改期间将员工的绩效审阅发送给正确的经理。从"表单模板设置"配置这些设置会验证表单到正确位置的路由。这些文档传输设置与更改引擎不兼容。

文档传输

通过文档传输，管理员可以将现有文档从员工的先前经理传输到新经理。系统具有多个凭证传输方法，用于验证是否已正确进行所有更改。

要进行文档传输，请从操作搜索或管理中心导航到将表单传输到新经理。使用查找用户搜索字段查找要调动的员工、原经理和新经理。选中所有适用的转账复选框，然后选择转移员工的单据按钮。

从主导航菜单检查公司信息中的组织结构图可能会有所帮助，以确保传输成功。

更改引擎

员工更改引擎允许您指定当员工数据发生更改时正在进行的绩效表单和 360 审阅表单会发生什么。例如，如果员工调到新部门，则可以在完成时将其旧绩效表的副本转发给新经理。要在变更引擎中创建规则，请从操作搜索或管理中心导航到配置变更引擎。

警告

  • 某些功能与 360 审阅表单不兼容。
  • 如果您希望在没有最终输入或表单完成的情况下将表单传输给新经理，则"自动经理传输"是更好的选择。
  • 如果在员工导入上配置了"自动经理转移"选项，则更改引擎规则将不适用。

凭证标识

以下许多操作都需要文档标识来处理请求。创建的每个表单都有一个唯一的系统分配标识符，可以在两个位置找到：

  • 从主菜单中导航到绩效，然后将鼠标悬停在任何表单的操作列中的蓝色圆圈图标上。此图标将显示文档标识。
  • 运行特定报表以查找系统中任何用户的文档标识。创建这些报表将在下一单元中进行讨论。

更改 360 审阅流程所有者

通过操作搜索或管理中心中提供的更改 360 审阅流程所有者选项，管理员可以更改表单的所有者。如果需要快速修复以更正数据导入文件中的错误信息，则可以使用此功能。此功能通常通过以下方式自动处理：

  • 文档传输表单模板设置
  • 在员工更改引擎中设置的规则
  • 员工导入时自动转移经理

输入文档标识并添加接收方以分配新流程负责人。

更改 360 审阅流程所有者

业务示例

在本练习中，您将更改 360 审阅表单的流程所有者。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从主导航菜单中，选择性能。

  2. 选择已启动的 360 审阅表单，然后在 操作 列中，将鼠标悬停在蓝色图标上。

  3. 记录该表单的文档标识。

  4. 从"操作搜索"或"管理中心"导航到"更改 360 审阅流程所有者"。

  5. 在文档标识字段中，输入您的文档标识。

  6. 选择查找用户链接。

  7. 选择搜索。

  8. 选择不是您当前登录的人员的经理的任何用户旁边的单选按钮。

  9. 选择选择用户。

  10. 选择更改流程负责人。

  11. 选择确定。

  12. 更改流程负责人后，您将收到确认窗口，并显示以下消息：流程负责人已成功更改。要关闭此窗口，请选择确定。

表单日期

作为将员工表单重新路由到新经理的一部分，可能还需要更改某些关联日期。从 更改表单日期 开始，管理员可以使用高级搜索字段查找员工。选择员工后，将显示员工收件箱中的所有表单，管理员可以一次更改单个表单或多个表单的开始、结束或到期日期。

更改表单日期

业务示例

在本练习中，您将更改已在进行中的表单上的日期。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从操作搜索或管理中心导航到更改表单日期。

  2. 使用搜索字段选择员工。

  3. 选中您所选择的任何表单旁边的复选框。

  4. 选择更改日期。

  5. 将到期日期延长一个月。

  6. 选择保存。

  7. 选择是。

更改参与者类别的流程

360 审阅评估者更改类别（例如，自己、经理、同级人员、直接下属）时使用此流程。要更改参与者类别，请从操作搜索或管理中心导航到更改参与者类别。在搜索字段中输入文档标识，选择查找文档，然后使用更改类别列中的下拉列表选择其他类别。

警告

  • 确保要更改参与者类别的 360 审阅表单已启动，而不是在修改阶段。
  • 如果 360 审阅表单模板增强了匿名性，则可能很难确定正确的评估者。这是预期行为。

填写或拒绝 360 审阅表单

可以管理员身份完成 360 审阅表单，以取消阻止特定用户的审阅流程。例如，在所有评估者完成表单之前，评估者可以休假，并将"详细 360 审阅报告"设置为"隐藏"。如果管理员填写了表单，任何评级和备注都将提取到最终报告中。还可以拒绝表单以取消冻结特定用户的审核流程；但是，报告中不会包括评级或反馈。

要完成或拒绝表单，请从"操作搜索"或"管理中心"导航到"完成/拒绝 360 审阅表单"。使用查找用户链接搜索用户，然后选择查找文档。选中任意可用表单旁边的框，然后选择完成或拒绝表单的按钮。

批量完成或拒绝表单

逐个完成或拒绝表单非常耗时，因此管理员还可以通过导入包含表单文档标识符的一列的 CSV 文件来批量完成或拒绝表单。

要访问此区域，请在完成/拒绝 360 审阅表单登录页面上选择批量拒绝/完成 360 审阅文档链接。使用选择操作菜单完成或拒绝表单，然后在第一列中上载包含所有文档标识符的 CSV 文件。

填写 360 审阅表单

业务示例

在本练习中，您将填写一份 360 度评估表单。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从"操作搜索"或"管理中心"导航到"完成/拒绝 360 审阅表单"。

  2. 选择查找用户链接。

  3. 选择搜索。

  4. 选择您已为其启动 360 审阅表单的员工旁边的单选按钮。

  5. 选择选择用户。

  6. 选择查找凭证。

  7. 选中搜索结果中返回的任何表单旁边的复选框，然后选择完成文档。

  8. 选择确定。

  9. 单据完成后，您将收到确认窗口，其中包含以下消息： _ documents has been completed。要关闭此窗口，请选择确定。

表单删除

删除表单会将其从系统的前端中移除，但管理员仍可以访问该表单并在稍后根据需要进行恢复。删除表单的场景示例包括以下内容：

  • 员工不再处于活动状态，您希望从报告或经理的收件箱/已完成的文件夹中删除该员工的表单。
  • 表单创建不正确。

从"操作搜索"或"管理中心"导航到"删除表单"，使用高级搜索字段并找到要删除的 360 审阅表单。

您可以在员工文件夹中搜索文档，或使用高级搜索根据一个或多个条件、用户属性（部门、位置、职位代码等）、表单属性（开始日期、表单模板、创建者等）或使用 CSV 上传（表单 ID）查找文档；检索到的文档将满足指定的所有条件。您可以一次删除多个表单。

显示用户属性、表单属性和 CSV 上载的删除文档的屏幕截图。

删除表单

业务示例

在本练习中，您将从员工文件夹中删除表单。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从"操作搜索"或"管理中心"导航到"删除表单"。

  2. 选择员工文档文件夹单选按钮。

  3. 选择查找用户。

  4. 选择搜索。

  5. 选择您在过去练习中为其启动表单的任何用户旁边的单选按钮。

  6. 选择完成。

  7. 选择搜索。

  8. 选中任意表单旁边的复选框。

  9. 记录要删除的表单的表单标识符。

  10. 选择删除。

  11. 要确认，请选择是。

已删除表单恢复

您可以随时恢复已删除的表单。表单将在删除时所在的路由步骤恢复到系统中。要恢复表单的场景示例包括以下内容：

  • 员工离开公司，但随后返回。
  • 表单被意外删除。

恢复表单与删除表单非常相似。从操作搜索或管理中心导航到恢复已删除的表单，以使用高级搜索字段根据用户或表单属性查找 360 审阅表单，然后恢复表单。您可以一次恢复多个表单。

恢复删除的表单

业务示例

在本练习中，您将恢复在上一练习中删除的表单。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从"操作搜索"或"管理中心"导航到"恢复删除的表单"。

  2. 在高级搜索部分，输入您在上一练习删除表单中记录的表单标识。

  3. 选择搜索。

  4. 选中表单旁边的复选框。

  5. 选择恢复。

  6. 要确认，请选择是。

文档可见性管理

此功能允许您限制对表单具有访问权限的人员的控制。表单必须已启动并与其他用户一起通过至少一个路线图步骤进行移动，才能启用可见性。用户无法删除自己的可见性，但如果经理在完成评分后无法再查看直接下属的表单，则可以删除经理的可见性。移除可见性后，始终可以恢复。

可通过"操作搜索"或"管理中心"中的"管理文档可见性"工具访问此功能。按用户或文档标识符搜索文档，然后选择可见性将被删除或恢复的用户。

表单流转步骤修改

管理员可以使用此功能在 360 审阅周期内修改表单路线图。要修改路线图，请从"操作搜索"或"管理中心"导航到"修改表单路线图"。

管理员可以使用表单模板名称、表单标识、员工搜索或在员工的绩效文件夹中搜索表单。在此，可以更改最初创建路线图时可用的所有功能。一次只能修改一个表单。

恢复已完成的 360 审阅表单

此流程将表单从 已完成 路由步骤移回要完成的评级的 评估 步骤。这可能是因为路线图配置为在特定日期自动路由表单，即使评分不完整。如果管理员批量路由表单转发步骤，但评估人未提交其评级，也会发生这种情况。

恢复表单时，可以将其恢复到流程所有者或参与者的评估步骤（流程所有者还将收到 360 表单以管理流程）。为参与者恢复表单时，您只能将表单恢复为最初被选作表单评估人的人，无论该评估人是内部评估者还是外部评级人。

从"操作搜索"或"管理中心"导航到"恢复已完成的 360"以使用文档标识符搜索表单，然后将表单恢复回"评估"路由步骤。

显示“文档标识符”和“恢复文档”按钮的“恢复已完成的 360”屏幕的屏幕截图。

恢复已完成的 360 审阅表单

业务示例

在本练习中，将 360 审阅表单从已完成路由步骤恢复到评估路由步骤。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从主导航菜单中，选择性能。

  2. 选择绩效表单的 已完成 文件夹。

  3. 在已完成 360 审阅的操作列中，将鼠标悬停在蓝色图标上。

  4. 记录凭证标识。

  5. 从"操作搜索"或"管理中心"导航到"恢复完成的 360"。

  6. 在文档标识符字段中，输入已完成的 360 审阅的文档标识符。

  7. 选择流程负责人单选按钮。

  8. 选择恢复文档。

  9. 在确认弹出对话框中选择 确定 。

  10. 要代理恢复表单的用户账户，请从名称菜单中选择立即代理。

  11. 从主导航菜单中，选择性能。

  12. 在主收件箱文件夹中，审阅所有表单的文档标识，并验证您恢复的表单是否已成功恢复回评估路由步骤。

表单路由

路由表单 允许管理员将单个表单或一组表单从当前路由步骤路由到路线图中的任何其他路由步骤。您可以使用表单标识、表单模板名称、员工姓名搜索表单，或搜索员工的绩效文件夹。

表单可以在路线图中向前或向后移动任意数量的步骤，包括从 已完成 步骤移回。移动表单时，系统可能会提示您验证或跳过验证。在将表单移出步骤之前，这将验证评分是否已完成。还可以收集注释以进行更改。

要路由表单，请从"操作搜索"或"管理中心"导航到"路由表单"。选择表单后，通过向前或向后移动一步或特定步骤来执行操作。

路线图中当前步骤标记为绿色的表单屏幕截图。

路由表单

业务示例

在本练习中，您将表单路由到路线图中的其他步骤。

ExerciseStart Exercise

步骤

  1. 从操作搜索或管理中心导航到路由表单。

  2. 要查找模板，请在搜索方式下拉菜单中选择表单模板。

  3. 在选择模板字段旁，选择选择。

  4. 选择已启动表单模板旁边的单选按钮，然后选择完成。

  5. 选择搜索。

  6. 通过单击表单标识符列旁边的复选框来选择文档，以在搜索结果中选择其中一个文档。

  7. 选择下一步。

  8. 在抬头下，您希望如何路由表单？，选择任意单选按钮。

  9. 选择下一步。

  10. 成功路由表单消息后，选择返回搜索表单。

  11. 重复步骤 2 到 10，但尝试一起路由一组表单，而不是路由单个表单。

  12. 完成后，选择返回管理中心。

表单签名

此功能允许管理员代表其他用户签署表单。表单必须处于签名路由阶段才能成功签署表单。这会将表单有效地路由到已完成路由步骤。

从"操作搜索"或"管理中心"导航到"签署表单"，搜索具有文档标识符的表单，然后签核。

此选项可用于 360 审阅表单以及绩效表单，但如前所述，360 审阅中不建议使用签名阶段，因此该工具与 360 审阅表单无关。

摘要

  • 在表单周期中，管理员具有多个系统功能，例如审批、删除、恢复、路由和签署表单。这些功能位于管理中心的"按用户管理表单"部分。
  • 管理员还可以更改 360 审阅流程所有者、更改参与者类别、管理文档可见性等。
  • 在"管理中心"签署表单允许管理员代表其他用户签署表单。要成功签署表单，它必须处于签名路由阶段。
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