审核 360 审阅表单计划和电子邮件通知

Objective

After completing this lesson, you will be able to 审阅 360 审阅中的表单启动和电子邮件通知计划。

发送给评级人的提醒电子邮件

在评估路线阶段,流程所有者和管理者可以访问所有评级人可见的摘要视图。如果已在"表单模板设置"和表单模板("管理模板")上启用增强匿名性,则姓名将不会用于隐藏评估人,并且每个评估人都将显示为匿名。流程所有者和经理可以向尚未提交已完成审阅表单的评级人发送提醒电子邮件。

在"评估"、"已完成"和"签名"阶段(如果适用),即使 360 评估是匿名的,流程所有者仍能够查看有关评估者列表部分中参与者的基本信息(员工姓名、电子邮件、部门和类别)。"摘要"将保持匿名。应在表单模板设置中选择选项显示状态摘要中的参与者(仅适用于匿名 360)

作为评级人填写表单

以经理身份发送评分表单后,代理进入每个 rater 帐户以对表单上的字段进行评级。从名称菜单(可在其中查看您当前登录的用户)中,选择立即代理,然后在每个用户账户中键入要代理的每个评级人的名称。要查找必须在每个用户帐户中完成的 360 审阅表单,请导航到左上角的主菜单,然后选择绩效。准备好后,选择路线图下方的按钮以提交已完成的表单。

所有评级人提交已完成的表单评级

所有评估者完成并提交表单主题的审阅表单后,如果已在表单模板设置中启用详细报告,则经理和流程所有者将能够查看详细报告信息。

要以经理身份查看对象的已完成表单,请从主导航菜单导航至 绩效 ,然后选择 已完成 绩效文件夹。作为经理或流程所有者,选择填写好的表单以查看详细 360 报告中的汇总评级,或通过单击用户名列中的链接下钻到每个单独的已评级表单。

要查看每个评估者或评估者的已完成表单,请单击特定的用户名,系统将提示您以 HTML 或 PDF 格式打印该表单。请注意,如果为 360 审阅表单启用了匿名,则所有用户名都将读作"匿名"。要生成或查看报告,请选择 打开详细 360 报告 链接。

注意

详细的 360 报告将在下一单元详细介绍,并包含相应的练习。

向评级人发送电子邮件提醒,并完成表单评分

业务示例

在本练习中,您将作为参与者完成 360 评估,以流程负责人的身份审阅摘要,并为评估者发送电子邮件提醒以完成未完成的表单,以确保提交所有表单以完成 360 审阅流程。

步骤

  1. 以管理员身份登录实例,然后从名称菜单中选择立即代理并代理进入经理的帐户(Joseph Tong - 在上一练习中发出评级表单的用户)。

  2. 选择现在显示评估作为步骤的参与卡完成 Janice Jones 的 360 评估,或从收件箱中选择表单。

  3. 验证 Joseph 是否可以看到评估视图和摘要视图两个选项卡。由于 Joseph 已将表单发送到评估阶段,因此成为流程所有者,并且可以从摘要中控制整个流程,包括添加/删除参与者等操作,或发送提醒。

  4. 停留在评估视图并完成检查。可以使用书写助手或 AI 辅助写作提供能力和技能的评级并添加评论。

  5. 尝试选择刚刚评级的能力的评论框,以显示 AI 辅助写入选项。请注意,没有文本时有一个选项可用,允许从头开始生成注释。根据提供的评级和资格详细信息,AI 辅助编写将建议 6 个主题以生成新评论。选择您选择的一个主题。

  6. 完成并提交评估后,导航至摘要视图。如果您已关闭该表单,您可以在 主页绩效途中 中找到它。由于其他参与者仍需要完成其评估,因此表单尚未完成,但在 途中 文件夹中可用。

  7. 检查摘要,并向尚未完成评估的评级人发送电子邮件提醒,请选择发送提醒

  8. 要将表单移动到"已完成"阶段,您需要代理加入为此表单选择的所有评级人的帐户。完成评分并选择提交已完成的表单

  9. 登录用于创建外部评级人的电子邮件账户。

  10. 要在外部对表单进行评分,请在电子邮件中选择 SAP SuccessFactors 链接。

  11. 完成外部评级后,以管理员身份登录 SAP SuccessFactors 实例。

  12. 名称菜单中,选择立即代理,然后代理进入经理账户。

  13. 从主导航菜单中,导航到性能,然后选择已完成文件夹。

  14. 验证 360 审阅表单是否在"已完成"文件夹中。如果不是,请在完成所有评级后代理回每个评级人的账户,并将表单推送到完成的路由步骤。

预定审阅管理

如果表单按重复计划启动,则始终可以从操作搜索管理员中心提供的管理计划审核选项中修改或删除计划。

管理计划表单启动的屏幕截图。

选择已计划表单模板最右侧的采取操作链接,然后选择编辑。弹出对话框窗口中可见的更改链接将允许您完成表单启动步骤,以最初启动此计划上的所有表单。您可以在此处修改时间表并按新时间表重新发送表单,或者完全取消启动并编辑 360 审阅表单模板。

突出显示更改链接的摘要部分的屏幕截图。

创建和修改启动表单计划

业务示例

在本练习中,您将创建和修改针对一组用户的 360 审阅的计划表单启动。

步骤

  1. 操作搜索管理中心导航到启动 360 审阅

  2. 验证是否已将类型选择为 360。

  3. 表单模板下拉列表中,选择您的 360 审阅表单。

  4. 选择下一步

  5. 对于启动日期,在循环计划部分,选择每个员工入职年限后 30 天单选按钮。

  6. 在当天日期开始重复发生计划。

  7. 选择下一步

  8. 对于审核期间,选择入职年限之前的全年

  9. 设置已完成表单的截止日期:启动日期后 60 天。

  10. 选择下一步

  11. 选择员工组和按过滤器查找员工单选按钮。

  12. 选择选择条件,然后从可用清单中选择任意部门。

  13. 选择完成

  14. 选择下一步

  15. 审阅表单的最终摘要,然后选择启动

  16. 选择关闭

    注意

    或者,如果您在选择部门并在步骤 13(为此,导航回启动日期步骤)中确认后没有匹配的员工,也可以选择稍后的一次性启动,选择稍后单选按钮,并设置为下个月的第一天以更改条件。

  17. 对计划审核进行一些更改。

  18. 操作搜索管理中心导航到管理计划的审阅

  19. 在您今天启动的表单中,找到操作菜单并选择执行操作编辑

  20. 在表单的启动部分,选择更改

  21. 要修改重复性计划,请将每个员工入职年限后的几天更改为 5 天。

  22. 在所有步骤中选择 下一步 ,直到返回到 摘要 页面。

  23. 查看"摘要"页面。

  24. 选择 保存并关闭

电子邮件通知

如果已为表单启动启用电子邮件通知,则会立即将这些通知发送给用户,以通知他们绩效表单已启动。要启用电子邮件通知,请导航到电子邮件通知模板设置。验证页面左侧是否已启用文档创建通知模板,然后编辑将在页面右侧发送的电子邮件模板。

要为每种类型的表单指定唯一的模板,请选中为每个表单指定不同的模板复选框,从下拉列表中选择您的 360 审阅表单,然后选择切换到

此屏幕截图突出显示文档创建通知电子邮件模板,以及为每个表单指定不同模板设置。

您可以在电子邮件通知模板设置中选择为您的 360 审阅启用多个电子邮件提醒通知。

表单模板设置中系列到期通知日期(到期日期前的天数)选项允许您使用步骤到期通知电子邮件模板计划多个提醒。要定义发送提前提醒的天数,请输入以逗号分隔的数字。在下图中,您可以看到设置和示例 2,3,5,7,以设置要在步骤到期日期前两、三、五和七天发送的提醒。

注意

"系列到期通知日期(截止日期之前的天数)"设置将覆盖现有选项"默认到期通知日期(天)",该选项仅支持单个提醒。
此屏幕截图显示“表单模板设置”中的“系列到期通知日期(截止日期之前的天数)”设置,以设置多个步骤到期通知电子邮件。

如果要在"表单模板设置"中使用"系列到期通知日期"设置,请记得在"电子邮件通知模板设置"中启用"步骤到期通知"电子邮件模板

此屏幕截图突出显示步骤到期通知,该通知可用于表单模板设置中的系列到期通知日期设置。

您也可以选择添加指向 360 文档完成通知电子邮件模板中详细 360 报告的链接,以便用户可以从他们的电子邮件立即访问详细的 360 报告。要添加链接,请插入标签 [[PM360_DETAILED_REPORT_URL]] 并选择保存更改。有关详细信息,请参阅下图。

注意

如何渲染标签取决于是否在"公司系统和徽标设置"中选择了"启用 HTML 电子邮件通知"选项。如果选中,则标记将显示为可单击短语。如果未选择,将显示为可单击的 URL,前面带有介绍文本:有关评级人的反馈概览,请查看 {URL}

此屏幕截图突出显示 360 文档完成通知电子邮件模板,以及要在模板中输入以添加指向详细 360 报告的链接的标签。

摘要

  • 如果已为表单启动启用电子邮件通知,则会立即将这些通知发送给用户,以通知他们绩效表单已启动。要启用电子邮件通知,请导航到电子邮件通知模板设置
  • 要按重复计划启动表单,请导航到管理中心中的管理计划审阅。计划重复计划后,可以对其进行修改或删除。