Administration des programmes de mentorat

Un programme est à l'état d'ébauche lorsqu'il a été configuré mais pas encore « lancé » (pas la même chose que le lancement d'un programme, plus comme l'enregistrement d'un programme en lecture seule).

Vous laissez un programme à l'état de version préliminaire en sélectionnant Sauvegarder, plutôt que Sauvegarder et lancer. Dans ce statut, tous les éléments sont toujours modifiables.

Un programme est au statut Confirmé lorsqu’il a été lancé mais qu’aucune invitation n’a encore été envoyée. Le bouton d’action bleu affiche Envoyer un e-mail aux mentors maintenant.

Un programme a le statut d’inscription du mentor lorsqu’il a été lancé et que des invitations de mentor ont été envoyées. Vous pouvez voir combien de mentors invités se sont inscrits jusqu’à présent sur la carte du programme.

Un programme est au statut Inscription des mentorés lorsqu’il a été lancé, que les invitations des mentors sont envoyées, que les mentors sont inscrits, que les invitations des mentorés sont envoyées et que les mentorés peuvent s’inscrire.

Lorsque nous sélectionnons l’icône Détails du programme de mentorat, nous verrons si d’autres mentors se sont refusés ou se sont inscrits, et nous pouvons également voir le nombre de mentorés qui se sont inscrits ou qui ont refusé.

• Pour les programmes non supervisés, il existe un bouton Démarrer qui déplacera le programme vers En cours.

• Pour les programmes supervisés, il existe un bouton Match Now pour lancer le processus de mise en correspondance une fois que les mentors et les personnes mentorées se sont inscrits. Une fois que l'administrateur a lancé la mise en correspondance pour un programme, plus aucun mentoré ne peut s'inscrire. Les personnes mentorées qui tentent de s'inscrire après le début de la mise en correspondance sont redirigées vers une page d'arrivée expliquant qu'elles n'ont pas respecté la date limite d'inscription. L'algorithme de mise en correspondance passe par les enregistrements de mentor et de personne mentorée pour rechercher les correspondances qui sont d'abord basées sur les préférences, puis sur les données du profil. Une fois que les administrateurs ont confirmé les correspondances, ils auront la possibilité de démarrer le programme pour le déplacer vers En cours.

Pour garantir des performances système optimales lorsque le système fait correspondre les mentors et les personnes mentorées, n'ajoutez pas plus de 3 000 mentors ou 3 000 mentorés à un programme supervisé. Un assistant de programme valide le nombre d'invités et empêche la sauvegarde et le lancement d'un programme avec trop d'invités.

Le concept initial de programmes de mentorat supervisé supposait qu'ils seraient étroitement surveillés par les administrateurs et donc de petite taille. Cependant, certains clients souhaitent également utiliser ce type de programme avec un plus grand nombre de participants que prévu initialement. Comme la performance de l'algorithme est limitée, un message d'erreur s'affiche si l'utilisateur tente d'ajouter plus de 3 000 mentors ou 3 000 personnes mentorées dans des programmes supervisés.

Il est toutefois bien d'avoir plus de 3.000 participants au total s'ils sont répartis entre les mentors et les mentorés et respectent la limite de 3.000 dans chaque groupe.

Lorsque vous exécutez la mise en correspondance sur un programme de mentorat supervisé, le système utilise un algorithme pour comparer les préférences et les données de profil afin de suggérer des correspondances pour les mentors et les mentorés.

Une fois qu’un programme a des mentors et des personnes mentorées inscrits, vous pouvez sélectionner Associer maintenant et un job de mise en correspondance backend démarrera.

1. Accédez à Gérer les programmes de mentorat à l’aide de la recherche d’actions.
2. Recherchez le programme de mentorat dans la section Non commencé et sélectionnez Associer maintenant.
3. Un message pop-up s'affiche pour confirmer que nous voulons poursuivre et que le système doit lancer le job de comparaison. Cliquez sur Suite.
4. Un message très rapide indiquant Réussite s’affiche sur la carte du programme. Le job démarre. Le programme se trouve toujours dans la section Non lancé, mais le bouton Lancer n'est pas disponible.
5. Sélectionnez le nom du programme pour vérifier les correspondances.

   L'algorithme de mise en correspondance passe par les enregistrements de mentor et de personne mentorée pour rechercher des correspondances qui sont d'abord basées sur les préférences, puis sur les données de profil. Le système affecte les niveaux de correspondance suivants aux correspondances qui en résultent.

   • Préféré (quatre étoiles) : le mentoré a été mis en correspondance avec l’un des mentors privilégiés sélectionnés lors de l’inscription.
   • Excellent (trois étoiles) : le mentoré a été mis en correspondance avec un mentor avec lequel il a un score de correspondance de 75 % ou plus.
   • Bon (deux étoiles) : le mentoré a été mis en correspondance avec un mentor avec lequel il a un score de correspondance de 74,99 % à 50 %.
   • Moyenne (une étoile) : le mentoré a été mis en correspondance avec un mentor avec lequel il a un score de correspondance inférieur ou égal à 49,99 %.
   
6. Une fois le job de mise en correspondance terminé, vérifiez et modifiez les correspondances sur la page de synthèse du programme.

   Vous pouvez ajuster les correspondances à partir de la page de synthèse du programme après le lancement du programme de mentorat.

   1. Pour modifier une correspondance, accédez à la fiche de la personne mentorée et sélectionnez l’icône Supprimer pour supprimer une correspondance ou l’icône Affecter pour affecter un nouveau mentor. Le mentoré et le mentor passent à l’onglet Non mis en correspondance où vous pouvez affecter une nouvelle correspondance.

      Si le mentor est mis en correspondance avec plusieurs personnes mentorées, le mentor est déplacé vers Non mis en correspondance uniquement si vous supprimez toutes les correspondances de mentorés.

   2. Examinez l’onglet Non mis en correspondance pour voir les personnes mentorées qui n’ont pas encore de correspondance. L’algorithme de mise en correspondance peut renvoyer des résultats initiaux avec des personnes mentorées et des mentors sans correspondance. Les circonstances de ce résultat peuvent inclure :

      • Plus de mentors que de personnes mentorées se sont inscrits au programme.

      • Le nombre de mentors inscrits au programme est insuffisant.

7. Si nécessaire, actualisez la page et le bouton Démarrer devient disponible.
8. Lorsque vous êtes prêt, accédez à la carte du programme de mentorat et sélectionnez Démarrer. Dans la fenêtre pop-up de confirmation, sélectionnez Suite. Le statut du programme passe alors à En cours. L’e-mail de correspondance de mentorat est envoyé à tous les mentors et personnes mentorés mis en correspondance pour les informer de la correspondance. Ils peuvent afficher les détails de correspondance sur la page Mentorat.

Lors de l’attribution de mentors ou de mentorés, seuls 200 participants sont répertoriés dans la fenêtre contextuelle Affecter un nouveau mentor/mentoré. Si plus de 200 participants sont disponibles, l'administrateur peut affiner les critères de recherche pour trouver les participants cibles.

Lorsque l’administrateur affecte des mentors ou des personnes mentorées, ou supprime des personnes mentorées correspondantes, le système met automatiquement à jour vos modifications. Les ajustements sont enregistrés immédiatement avec une fonctionnalité de sauvegarde automatique.

La page Mis en correspondance affiche les 200 premières correspondances et la page Non mis en correspondance affiche les 500 premiers participants. L'administrateur peut ensuite rechercher des participants parmi toutes les listes correspondantes et non correspondantes par nom. Pour les programmes de mentorat supervisés, il est également possible de sélectionner un niveau de correspondance pour filtrer les résultats correspondants.

Les notifications d’invitation envoyées aux personnes mentorées et aux mentors dans les programmes supervisés et non supervisés peuvent être personnalisées dans le cadre du processus de configuration du programme. Dans le programme qui utilise des invitations, accédez à l'étape Formulaire d'inscription et, en regard de Modèle d'e-mail, sélectionnez le lien Configurer pour modifier les modèles d'invitation par e-mail.

Une fois que vous avez sélectionné le lien Configuration, les invitations peuvent être configurées avec du texte et des jetons spécifiques.

Lorsque vous utilisez un programme qui fait correspondre les mentors et les personnes mentorées, les e-mails automatiques sont déclenchés en fonction des actions effectuées pendant le processus de correspondance.

Les e-mails sont générés sur la base de plusieurs événements en plus des événements d'invitation. Les demandes de mise en correspondance, les confirmations correspondantes, les déclinaisons/rejets correspondants et d'autres événements déclenchent des notifications par e-mail dans Mentoring. Les notifications par e-mail peuvent être personnalisées dans Centre d’administration→Paramètres des modèles de notification par e-mail. Vous pouvez personnaliser l'objet et le corps de l'e-mail dans toutes les langues prises en charge ou désactiver certains types de notifications par e-mail.  Une liste complète des notifications par e-mail et des déclencheurs est fournie dans le Guide d'administration du mentorat disponible sur le SAP Help Portal.

Une fois que vous avez créé vos questions correspondantes, l’étape suivante affiche une page Récapitulatif. Après la page Résumé, vous êtes prêt à lancer votre programme de mentorat.