Configuration des activités de formation pour les clients LMS non SAP SuccessFactors

SAP propose deux options pour gérer les historiques de formation pour les utilisateurs. L'approche recommandée consiste à utiliser SAP SuccessFactors Learning Management System (LMS). Cependant, SAP fournit également un système hérité pour les clients. Les clients implémentant l'ancien système qui prévoient une mise à niveau future vers SuccessFactors LMS doivent savoir que toutes les informations d'une implémentation existante ne seront pas transférées vers un nouveau LMS SuccessFactors. Ce problème de transfert d'informations peut entraîner des complications lors des implémentations de SAP SuccessFactors LMS, ce qui peut avoir un impact négatif sur les clients. Pour cette raison, il est vivement conseillé aux clients d'utiliser SuccessFactors LMS.

Les anciennes procédures décrites dans ce sujet doivent uniquement être implémentées par les clients qui comprennent les inconvénients potentiels de cette approche. En outre, les clients qui prévoient d'effectuer une migration vers SAP SuccessFactors LMS doivent éviter d'utiliser les anciennes activités de formation. À titre de solution de contournement, les clients peuvent configurer une zone de table dans le plan de développement pour capturer les données de formation. Les clients peuvent également utiliser les activités et réalisations CPM pour saisir ces informations. Aucune de ces options n'est aussi robuste ou entièrement conforme, mais elles sont préférées à l'utilisation d'anciennes activités de formation.

L'ancien catalogue d'activités de formation est représenté dans la CDP sous la forme d'une liste des activités de formation (cours, livres, aides à la tâche, vidéo, formation animée par un formateur, etc.) que les employés peuvent associer aux objectifs de développement. En règle générale, les activités de formation sont gérées par un LMS tiers.

Le catalogue d'activités d'apprentissage dans SAP SuccessFactors est créé et géré via un fichier plat importé. Le fichier d'importation inclut une définition pour le catalogue lui-même et les activités de formation incluses dans un catalogue. Le fichier est importé au format CSV (séparé par des virgules) dans le Centre d’administration.

Une instance ne peut pas prendre en charge simultanément une intégration CDP avec SAP SuccessFactors LMS et un catalogue d’activités d’apprentissage existant pour les activités de formation personnalisées. Il ne s'agit pas d'une option de configuration prise en charge. Les deux types d'activités de formation, intégrées et héritées, ne sont pas conçues pour fonctionner ensemble. SAP SuccessFactors LMS dispose de son propre catalogue de formation.

Il existe une note importante pour les clients qui prévoient d'utiliser les anciennes activités de formation et d'implémenter SAP SuccessFactors LMS ultérieurement. Si la fonctionnalité de transcription (intégration LMS) est activée, les activités de formation existantes ne sont plus visibles. Les activités de formation existantes ne sont pas supprimées/perdues lorsque la fonctionnalité de transcription est activée. Si la fonctionnalité de transcription est désactivée, les activités de formation existantes réapparaissent (si vous utilisez le même modèle/le même modèle d’activités de formation d’origine).

Par conséquent, si un client a le LMS SF sur sa feuille de route pour l'implémentation et souhaite intégrer la formation LMS SF aux activités de formation CDP, il n'est pas recommandé d'activer les activités de formation héritées dans la CDP. Une fois le LMS implémenté (ou pendant l'implémentation du LMS), les activités d'apprentissage intégrées au LMS SF au sein de la CDP doivent être implémentées.

Le fichier d’importation du catalogue d’activités de formation décrit ici vous permet d’afficher, de rechercher et, dans certains cas, de lancer des activités de formation associées à des objectifs de développement.

• Le catalogue est défini par un identifiant numérique et un nom.

• Le catalogue contient des activités de formation décrites par :

  • Identificateur numérique global unique

  • Texte descriptif

  • Paramètres régionaux de la fiche info ou du contenu

  • Type d'actif ou d'activité

  • URL de détail ou de lancement

  • Identifiant du catalogue dans lequel cette activité de formation est incluse

  • Si l'activité est active ou inactive

• L'ensemble du catalogue est disponible pour tous les utilisateurs qui peuvent créer des objectifs de développement.

• Le catalogue est une structure mononiveau (pas de hiérarchies ni de catégories/sous-catégories).

• Le catalogue prend en charge les champs facultatifs qui peuvent être utilisés pour décrire des attributs d’activité de formation supplémentaires.

L’autorisation de gérer les catalogues d’activités de formation se trouve dans Autorisations basées sur les rôles.

Le catalogue est créé en important le fichier CSV de l'activité de formation dans le Centre d'administration. Accédez à Centre d'administration→Développement→Gérer les catalogues des activités de formation.

À partir de là, vous pouvez :

• Afficher les catalogues disponibles

• Importer un nouveau catalogue

• Exporter un catalogue existant

• Supprimer un catalogue existant

Bien que plusieurs catalogues puissent être spécifiés dans un seul fichier d'importation, il est recommandé que chaque fichier d'importation ne fasse référence qu'à un seul catalogue de formation.

Pour les organisations qui utilisent des compétences, les activités de formation doivent être mises en correspondance avec les compétences. Pour terminer la liaison, il doit également y avoir un mappage entre les postes et les compétences. Si des compétences sont spécifiées avec un objectif de développement, le système peut alors afficher initialement un sous-ensemble d'activités de formation (celles correspondant aux compétences) lors de l'ajout d'une activité de formation à un objectif de développement.

Toute mise à jour doit inclure le catalogue complet des activités de formation. Les mises à jour partielles ou incrémentielles des catalogues d’activités de formation ne sont pas prises en charge. Les activités de formation sont supprimées du catalogue si elles ne sont pas spécifiées dans le fichier d'importation.

Les activités de formation sont mises à jour en fonction du GUID de l’activité d’apprentissage. Si le GUID existe, l’activité de formation est mise à jour en fonction du fichier d’importation (l’un des champs de l’activité de formation peut être mis à jour – nom, description, URL, etc.). Si le GUID n'existe pas, une nouvelle activité de formation est créée dans le catalogue.

Lors de la mise à jour du catalogue d'activités de formation, nous vous recommandons de sauvegarder d'abord le catalogue d'activités de formation existant en exportant le catalogue actif, puis en important le nouveau fichier de catalogue.

Les mises à jour du catalogue d'activités de formation n'affectent pas les activités de formation déjà affectées à un plan de développement.

Il existe quelques restrictions concernant l’ancien catalogue d’activités de formation à garder à l’esprit :

• SAP SuccessFactors prend en charge plusieurs catalogues d'activités de formation. L'utilisation la plus courante de plusieurs catalogues est la prise en charge des catalogues pour différents paramètres régionaux. Chaque plan de développement ne peut être associé qu'à un seul catalogue d'activités de formation.

• Tout utilisateur autorisé à ajouter des activités de formation à un objectif de développement peut accéder à l’ensemble du catalogue d’activités de formation (tout ou rien). Il n'est pas possible de limiter l'accès à certaines parties du catalogue par sous-ensembles d'utilisateurs.

• Le catalogue d’activités de formation ne prend pas en charge les hiérarchies ; il s’agit d’un ensemble plat à un niveau d’activités de formation. Le catalogue ne prend pas en charge la possibilité d'indiquer des catégories et/ou des sous-catégories pour organiser hiérarchiquement les activités de formation.

• Les GUID doivent être uniques dans les catalogues d’activités de formation et les objectifs.

Le format du fichier d'importation est CSV et doit inclure les colonnes ci-dessous avec une ligne d'en-tête spécifiant les noms des colonnes comme dans la colonne Nom.

Les règles de mise en forme CSV communes s'appliquent. Par exemple, les chaînes de texte qui incluent des virgules doivent être entourées de guillemets doubles ("") et les guillemets dans les chaînes de texte doivent être échappés en les doublant.

Pour que les utilisateurs finaux puissent utiliser l’ancien catalogue d’activités de formation, le catalogue GUID défini dans le fichier CSV doit être mappé dans le modèle XML des activités de formation. Ceci se trouve dans le code obj-library.

Les utilisateurs finaux peuvent accéder à leur plan de développement et modifier un objectif. Dans la fenêtre de l’objectif, après la section Activités, ils pourront ajouter une activité de formation ou modifier et supprimer des activités de formation existantes liées à cet objectif.

Les mêmes options existent également directement à partir du plan de développement afin que les utilisateurs finaux n'aient pas à modifier les objectifs existants pour apporter des modifications aux activités de formation ou en ajouter un nouveau.

Lorsque nous sélectionnons Ajouter une formation à partir de l'un ou l'autre endroit, du plan de développement ou de la fenêtre contextuelle des objectifs, nous pouvons choisir entre une activité de formation personnalisée ou une sélection dans le catalogue des formations.

Lors de la sélection dans l'ancien catalogue, différents critères de recherche sont disponibles. Les utilisateurs finaux pourront effectuer une recherche par compétence si un mappage existe, par type ou par mot-clé. Ils peuvent également cliquer directement sur le bouton Rechercher sans sélectionner de critères pour afficher toutes les activités de formation disponibles dans le catalogue. Ils peuvent simplement cocher la case correspondant à l’activité de formation qu’ils souhaitent ajouter et cliquer sur le bouton Ajouter la sélection.

Il est possible de mapper les activités d'apprentissage aux compétences. Vous pouvez utiliser un fichier CSV. Il peut être importé depuis Centre d’administration→Développement→Gérer l’activité d’apprentissage vers les mises en correspondance des compétences. Ce fichier comprend :

• COMPETENCY_GUID : visible dans la bibliothèque de compétences

• ENTRY_ID : GUID de l'activité de formation défini dans le catalogue de formation

• ENTRY_TYPE : il s'agit toujours de 1.

Le mappage existant peut être exporté ou supprimé.

Vous pouvez également vérifier les associations de mappage de toutes les compétences aux activités de formation dans le système. Accédez à Centre d’administration→Développement→Mise en correspondance des activités de formation avec les compétences.

Le champ goto-url peut être défini dans le modèle d’activité de formation.

Cette zone est renseignée à partir du catalogue et masquée pour l'utilisateur, il n'est donc pas nécessaire de l'ajouter aux autorisations de lecture ou d'écriture. Tant que le catalogue contient des URL qui renseignent la zone goto-url, une icône apparaît dans le plan de développement et renvoie à l'URL indiquée.