Configurer le fichier XML du modèle de fiche Carrière

Il existe sept champs standard associés à la fiche Carrière, répertoriés dans le tableau ci-dessous. Toutes les configurations de zones sont effectuées via Provisioning in XML, ce qui vous donne un contrôle total de la configuration. La configuration du modèle de fiche Carrière n’est pas disponible dans le Centre d’administration.

Tous les champs auront une étiquette, un identifiant de champ et un type de champ. Les étiquettes peuvent être localisées dans n'importe quelle langue que vous avez activée dans le système. Les éléments configurables pour les champs standard sont les suivants :

• Modifications du descripteur de zone.
• Inclusion ou exclusion de zones : par exemple, vous pouvez supprimer la zone gap_graph si vous ne voulez pas inclure l'analyse du graphique d'écart. Si vous supprimez des champs, assurez-vous qu’ils sont supprimés des autorisations de champ et des sections de mise en forme de plan ou que le fichier XML ne sera pas validé.
• Identifiant d’échelle de notation dans la définition du champ last_rating (il s’agit de l’échelle normalisée utilisée pour afficher les comparaisons de notation.)
• Autorisations pour les fonctions et les zones.
• Nombre maximal de rôles qu'un utilisateur peut ajouter, avec l'attribut max. par catégorie (maximum recommandé : 20)
• Instructions pour le haut de la page avec la balise de remplacement de texte. Les instructions sont utilisées uniquement dans l’ancienne fiche Carrière. Elles peuvent être supprimées ou simplement ignorées pour la fiche Carrière la plus récente.

Le modèle de fiche Carrière a les mêmes attributs et éléments que le modèle de plan de développement car ils partagent le même fichier objective-template_4_0.dtd. Par conséquent, la configuration d'élément et d'attribut est syntaxiquement la même. Les détails tels que les ID de zone peuvent être différents.

L'ajout de nouvelles zones dans XML via Provisioning suit un processus en deux étapes :

1. Définissez la zone.
2. Autorisez le champ.

Le fichier XML d'un champ standard suit un modèle répétable. Voici un exemple de champ competency_name que nous pouvons décomposer pour voir les différents attributs.

12345678

<field-definition id="competency_name" type="text" 
required="true" detail="false" viewdefault="on" showlabel="false" 
field-show-coaching-advisor="false" cascade-update="push-down">
    <field-label>Required Competencies</field-label>
    <field-description></field-description>
  </field-definition>

Certains attributs sont requis pour toute définition de zone. Par exemple, l'attribut id et l'attribut type doivent être définis ou la validation du fichier par rapport à la DTD échouera. Certains attributs ne sont pas requis, par exemple detail ou showlabel.

Il existe également un élément enfant requis : field-label. Tous les autres éléments subordonnés sont facultatifs.

En plus de configurer les champs de la fiche Carrière, le client doit décider quels rôles utilisateur peuvent utiliser la fiche. Les autorisations de fiche Carrière sont différentes des autorisations basées sur les rôles, mais les deux sont utilisées pour accorder l’accès aux utilisateurs.

Les autorisations basées sur les rôles permettent d’accéder à la fiche Carrière. Une fois que les utilisateurs ont accès à la feuille de calcul, toutes les autres autorisations sont régies par les autorisations du modèle XML.

Les autorisations du modèle de fiche Carrière sont attribuées en fonction des rôles et les rôles courants que vous pouvez utiliser sont les suivants :

• E : Salarié

• EM : responsable du salarié, y compris tous les responsables de la ligne hiérarchique

• EM+ : responsable du salarié, y compris tous les responsables dans la hiérarchie de reporting

• EH : responsable RH du salarié

• EX : Responsable matriciel de l’employé

• * : tous les utilisateurs dans le système

Il existe deux types d’autorisations de modèle : les autorisations d’action et les autorisations de champ.

Les autorisations d’action définissent les rôles qui ont la possibilité d’effectuer des actions spécifiques sur une fiche Carrière, telles que l’ajout ou l’affichage de rôles.

Les seules autorisations d’accès disponibles pour les fiches Carrière sont les suivantes :

• Accès privé : autorisation d'afficher les rôles cibles disponibles d'un employé.
• créer : autorisation d’ajouter des rôles métier cibles pour l’employé.
• supprimer : autorisation de supprimer des rôles métier cibles de la section.
• launch-assessment ment-form : permet à d’autres rôles, tels que le responsable et les RH, de lancer des formulaires de niveau de préparation pour le rôle cible d’un employé. Si cette autorisation est définie, l’employé (E) doit également disposer de cette autorisation pour pouvoir continuer à lancer ses formulaires de niveau de préparation au rôle.

Pour que les champs soient visibles ou modifiables, des autorisations de champ doivent être mises en place.

Les autorisations de champ disponibles pour les fiches Carrière sont les suivantes :

• Lecture : l'utilisateur disposant de l'autorisation Lire peut voir le champ, mais pas le modifier.
• Aucun : l'utilisateur ne peut pas du tout voir (ou modifier) le champ.

Des informations supplémentaires sur les autorisations d’action et de champ sont disponibles dans l’unité Plan d’objectifs de développement.

Pour les fiches Carrière, la présentation du plan n’a pas d’impact sur l’écran Fiche Carrière. La mise en page de l’écran Fiche Carrière ne peut pas être modifiée, il n’est donc pas nécessaire d’apporter des modifications à la mise en page du plan dans le modèle. Cependant, si vous supprimez des champs (la définition de champ), vous devez vous assurer qu'ils sont supprimés des autorisations et de la mise en forme du plan pour que le fichier XML soit validé.

La fiche Carrière comprend un compteur de niveau de préparation pour les rôles cibles.

Le compteur de niveau de préparation est facultatif. Pour l'inclure, assurez-vous que cette zone est définie dans votre modèle et référencée dans les autorisations de zone.

Le score de niveau de préparation pour le rôle est calculé sous forme de pourcentage basé sur le nombre d’attributs atteints pour un rôle futur par rapport au nombre total d’attributs requis pour ce rôle. Un attribut atteint vaut un point complet et chaque attribut qui n'est pas atteint vaut zéro.

La valeur du niveau de préparation est calculée comme A/B lorsque ce critère est utilisé comme indiqué dans la table Critères de disponibilité.

Il existe deux options pour calculer le niveau de préparation pour le rôle dans la fiche Carrière :

• Totalisation du nombre d'attributs prêts (ancien score)
• Disponibilité de l'attribut de détermination de la moyenne (nouveau score)

Les deux options de calcul requièrent les évaluations d'attributs actuelles des employés, qui peuvent provenir des éléments suivants :

• Dernière notation de l’évaluation des performances
• Note moyenne dans les évaluations 360

Par défaut, le système utilise les dernières informations de notation du portefeuille de croissance. Vous pouvez également indiquer un formulaire spécifique ou quelques formulaires comme source des notations existantes.

Les clients peuvent sélectionner le calcul proportionnel le plus récent dans lequel chaque évaluation d'attribut est pondérée en pourcentage de l'évaluation attendue. Un score de niveau de préparation du rôle calculé proportionnellement peut montrer plus précisément à quel point un utilisateur est proche du niveau de préparation complet pour un rôle.

Un commutateur doit être inclus dans la configuration du modèle XML Fiche Carrière pour le calcul proportionnel (nouveau). Les commutateurs sont utilisés pour activer ou désactiver des fonctions dans un modèle de fiche Carrière et sont placés après le <obj-plan-due> dans le fichier XML (l'emplacement du code importe). Le commutateur affiché dans l'écran ci-dessous peut être utilisé pour activer le nouveau calcul du niveau de préparation du nouveau rôle.

Selon que la nouvelle option de calcul est utilisée ou non, le résultat du niveau de préparation du rôle peut être très différent. Le tableau ci-dessous montre la différence entre les deux façons de calculer l'état de préparation pour le rôle : donner du crédit uniquement aux attributs atteints (ancienne note) ou donner le crédit total aux attributs atteints plus le crédit proportionnel aux attributs partiellement atteints (nouvelle note).

Pour joindre un formulaire de niveau de préparation au rôle à la fiche Carrière, l’élément XML suivant doit être ajouté à votre modèle de fiche Carrière : <self-assessment>. Il est placé après la section de remplacement de texte et avant la première <field­-definition>.

L'écran ci-dessus affiche deux exemples de code. Le code en rouge n'a pas encore saisi d'ID de formulaire, mais il indique où le code serait placé dans le fichier XML. Le deuxième échantillon de code montre que l’ID de formulaire 22 sera lancé pour les utilisateurs américains et que l’ID de formulaire 23 sera lancé pour les utilisateurs français canadiens, démontrant ainsi que vous pouvez lancer différents formulaires de niveau de préparation pour le rôle pour différents paramètres régionaux.

Pour localiser l’ID du modèle de formulaire, accédez à Administration des modèles de formulaires dans Provisioning. Une fois que vous avez trouvé votre formulaire État de préparation au rôle dans la liste Nom du modèle, l’ID du formulaire se trouve dans la colonne ID du type.

Pour en savoir plus sur l’identifiant du formulaire de niveau de préparation pour le rôle, regardez cette vidéo :

Le formulaire doit être autorisé pour que l’employé puisse le créer et s’auto-évaluer. Lorsqu'il est correctement codé et autorisé, l'utilisateur voit un lien vers le formulaire dans les détails du rôle d'un rôle cible.

Une fenêtre s'ouvre pour créer le formulaire. Le formulaire sera disponible dans la section du formulaire de performances de l’utilisateur, ou si l’utilisateur sélectionne à nouveau Évaluer le niveau de préparation pour le rôle, il sera dirigé directement vers le formulaire.

Une fois le formulaire rempli, les notations mises à jour sont copiées dans le portefeuille de croissance et utilisées dans la fiche Carrière. Les utilisateurs peuvent lancer à nouveau les formulaires de niveau de préparation au rôle pour le même rôle autant de fois qu’ils le souhaitent.

• Il est essentiel que les clients aient une compréhension complète de la manière dont la fiche Carrière et d’autres parties du système gèrent les notations d’attributs de l’enregistrement avant d’implémenter cette fonctionnalité.
• La dernière notation enregistrée dans le portefeuille de croissance correspond à l’évaluation utilisée sur la fiche Carrière (en supposant que les filtres d’évaluation ne sont pas inclus - les nouvelles notations éclipsent les anciennes).
• Les évaluations d'attributs ne sont pas différenciées par rôle, c'est-à-dire qu'une évaluation de 5 sur Communications s'appliquera à la fois au rôle actuel et aux rôles cibles, s'ils partagent cet attribut.
• Certaines fonctions peuvent différencier les évaluations par formulaire, telles que les tableaux de bord, les affichages Liste, le scorecard de l’employé et le profil actif.
• D'autres fonctions, cependant, ne peuvent pas se différencier par forme. Il s’agit notamment de la fiche Carrière, de la Recherche de talents et de la Comparaison côte à côte.

Même si le système autorise une variété de configurations de formulaire, la configuration suivante est fortement recommandée :

• Ne calculez pas une notation globale des performances avec ce formulaire de niveau de préparation.
• Transmettez le formulaire à un responsable pour obtenir une évaluation finale manuelle (ne vous fiez pas à l’employé pour saisir une notation record). Le cycle d’évaluation doit être E→EM→complet.
• Exclure ce formulaire des processus de tableau de bord utilisés pour le reporting des performances actuel.
• Assurez-vous que les planificateurs de succession comprennent que ce formulaire peut fournir des notations de compétences qui remplacent la dernière évaluation des performances.

Les autres configurations peuvent ne pas être prises en charge et doivent être déployées avec une extrême prudence.

Il existe deux façons différentes d'afficher les noms des formulaires. Une option prend en charge les traductions, et l'autre non. L'option qui n'inclut pas de traductions permet d'inclure le futur nom de rôle.

Ces paramètres sont contrôlés dans les paramètres du système et du logo de l’entreprise et ont un impact sur tous les formulaires de gestion des performances, y compris les formulaires de niveau de préparation au rôle. Pour cette raison, les consultants en gestion des performances et les consultants CDP devront coordonner leurs options de formulaire.

Le comportement par défaut consiste à ce que l’évaluation de la fiche Carrière provienne de la dernière notation du portefeuille de croissance, qui est mise à jour à partir des formulaires de niveau de préparation du rôle, des formulaires d’évaluation des performances ou des formulaires d’évaluation 360.

Il est possible d'identifier un formulaire spécifique ou un certain nombre de formulaires comme la seule source des notations existantes. Par exemple, les clients peuvent ne pas souhaiter que les évaluations de performances soient prises en compte pour les évaluations sur la fiche Carrière. Cet ID de formulaire NE SERA PAS inclus dans le code ci-dessous.

La figure ci-dessus illustre un exemple de code à ajouter en rouge (placé juste avant la première définition de champ). Ce code indique exactement les formulaires à utiliser, par identifiant de formulaire, pour les notations des compétences sur la fiche Carrière.

Si vous devez supprimer les formulaires de niveau de préparation au rôle terminés et recommencer, utilisez la recherche d’actions pour accéder à Supprimer le formulaire. Sélectionnez la case d'option Recherche étendue et, dans la zone Modèle de formulaire, sélectionnez le lien Sélectionner. Cochez la case THR95 Future Role Readiness Form Template et cliquez sur Terminé pour fermer cette fenêtre. Cliquez ensuite sur Rechercher et sélectionnez et supprimez les formulaires qui s'affichent.

Le graphique Écart de la fiche Carrière est un graphique illustrant l’écart entre l’évaluation de l’attribut d’un employé et l’évaluation attendue pour le rôle. Dans la figure ci-dessous, si la notation de l’employé correspond ou dépasse la notation attendue du rôle, l’attribut est répertorié dans la section « Qualifications et attributs que vous avez ». Si la notation du rôle dépasse la notation de l’employé, l’attribut est répertorié dans la section « Qualifications et attributs à améliorer ». Si le rôle n’a pas de notation attendue définie, les attributs seront répertoriés dans la section « À améliorer » sans qu’aucun écart ne soit affiché.

Pour s’assurer que le graphique d’écart s’affiche sur la fiche Carrière, il est important que le champ last_rating du fichier XML pointe vers une échelle de notation existante dans le Centre d’administration. Dans le fichier XML, la syntaxe doit être exactement identique au nom de l'échelle de notation dans le Centre d'administration. Cette référence à une échelle de notation valide est également une condition pour le Readiness Meter.

Les notations de l’employé proviennent du portefeuille de croissance, qui obtient ses évaluations à partir des formulaires de gestion du rendement, des formulaires 360 ou d’un formulaire de gestion du rendement modifié appelé formulaire de niveau de préparation pour le rôle. La dernière notation est utilisée dans la fiche Carrière.

Les écarts sont calculés à l’aide de la notation attendue du rôle configurée dans le concepteur de profil d’emploi.

Pour configurer les notations attendues, procédez comme suit :

1. Accédez à Gérer le contenu du profil d’emploi dans Concepteur de profil d’emploi.
2. Sélectionnez Configurer les familles et les rôles.
3. Accédez à la famille du rôle souhaité, puis au rôle.
4. Modifier la notation attendue.
   1. Sélectionnez l'onglet Compétences mappées, puis cliquez sur l'icône représentant un crayon en regard de la compétence pour sélectionner un niveau de compétence.
   2. Sélectionnez l’onglet Compétences mises en correspondance, puis choisissez la calculatrice en regard de l’évaluation pour calculer une notation attendue.
5. Sélectionnez Sauvegarder rôle.

Les informations sur les objectifs de développement peuvent être incluses dans la fiche Carrière pour aider les employés à jouer leur rôle futur. Les objectifs de développement sont renseignés en fonction des attributs associés au rôle.

Aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire pour lier les objectifs de développement aux rôles dans la fiche Carrière. Si les utilisateurs disposent des autorisations appropriées dans le modèle de plan d’objectifs de développement par défaut, ils peuvent afficher et créer des objectifs de développement sur la page de détails d’un rôle dans la dernière fiche Carrière.

D'autres configurations doivent être effectuées comme suit :

• Les autorisations de lecture et d’écriture de l’utilisateur sont dérivées de la configuration du modèle de plan de développement.

• La fiche Carrière ajoute toujours des objectifs au plan d’objectifs de développement par défaut.

• Le plan de développement doit inclure un champ Compétences, qui lie les objectifs de développement à des attributs spécifiques. Étant donné qu’un objectif peut être lié à plusieurs attributs, le même objectif de développement peut être répertorié plusieurs fois dans la fiche Carrière. Le même objectif peut également être représenté dans plusieurs rôles métier.

Lorsque des attributs sont ajoutés à un objectif de développement à l’aide du champ Compétences, les objectifs de développement associés sont également disponibles sur la page de détails de l’attribut dans le portefeuille de croissance.