Créer des programmes de mentorat

Sélectionnez les boutons pour en savoir plus sur les types de programmes de mentorat.

Trois options de programmes de mentorat sont proposées à un administrateur système lors de la création d’un nouveau programme de mentorat.

1. Supervisé : cela donne à l'administrateur une structure et un contrôle élevés sur le programme, les calendriers et l'expérience de mise en correspondance. Ce type de programme nécessite davantage d'interaction et de gestion de la part de l'administrateur.
2. Non supervisé : cela offre à l'administrateur plus de flexibilité tout en conservant une certaine structure autour du processus de correspondance. Les assistants de mentorat pour ce type fonctionnent de la même manière que ceux du type supervisé, mais ils ne nécessitent pas autant de supervision.
3. Inscription ouverte : il s’agit du type de programme le plus flexible pour tous. Ce type de programme permet à l'administrateur de fournir des paramètres généraux autour du programme, puis de sortir du processus de comparaison. L'inscription ouverte donne aux mentors et aux mentorés la liberté de s'associer et de participer plus facilement.

Selon le programme et le public souhaités, l'organisation peut choisir d'utiliser un ou tous les types à un moment ou à un autre.

Pour créer un programme de mentorat, utilisez la recherche d’actions pour accéder à Gérer les programmes de mentorat.

Tout d’abord, le type de programme de mentorat doit être sélectionné. L’administrateur peut indiquer si la mise en correspondance des programmes est supervisée ou non supervisée en sélectionnant le programme de mentorat supervisé ou non supervisé. La mise en correspondance supervisée signifie que l'administrateur lance la mise en correspondance et apporte les modifications souhaitées. La mise en correspondance non supervisée signifie que les personnes mentorées doivent choisir des mentors privilégiés lors de leur inscription. Les mentors approuvent/refusent les demandes de correspondance des mentorés.

Suivez l'assistant et commencez à renseigner les informations nécessaires telles que :

• Nom du programme

• Description du programme

• Propriétaire du programme : les propriétaires de programme peuvent administrer des programmes de mentorat, mais ne peuvent pas les créer.

Vous pouvez également marquer votre programme et télécharger une image si vous le souhaitez.

Les administrateurs peuvent définir un nombre maximal de personnes mentorées par mentor et un nombre maximal de mentors par personne mentorée.

Une fois le programme créé et en cours, les administrateurs et les propriétaires de programmes peuvent toujours modifier les limites dans les pages de synthèse du programme. En outre, lorsque les mentors s’inscrivent à un programme de mentorat, ils peuvent également ajuster le nombre de mentorés avec lesquels ils souhaitent être associés, jusqu’à la limite que vous avez définie pour le programme.

Cela signifie qu’un mentoré particulier, dans un programme de mentorat spécifique, peut avoir plus d’un mentor. De même, un mentor particulier, dans un programme de mentorat spécifique, peut avoir plusieurs mentorés.

Il existe également une option qui permet aux participants de mettre fin à la relation de mentorat si nécessaire. L'organisation peut décider si elle souhaite que les participants puissent mettre fin à la relation ou si l'administrateur/les propriétaires doivent avoir le contrôle de la relation de mentorat.

Lorsqu’un administrateur de programme de mentorat définit les paramètres dans Gérer les programmes de mentorat, un seuil maximal de mentors et de mentorés détermine le nombre de mentors par personne mentorée ou de personnes mentorées par mentor autorisé. Ces directives empêchent fortement le nombre de mentors ou de mentorés qu’un participant peut avoir dans le cadre de ce programme. Si l’option Autoriser les participants à mettre fin à la relation de mentorat est activée, le système n’inclura pas les relations de mentorat qui sont terminées lors du calcul des seuils.

Si vous souhaitez autoriser les mentors à gérer les objectifs de développement d’un mentoré, vous devez cocher la case « Autoriser les participants à gérer les objectifs de développement », puis sélectionner le modèle de plan d’objectifs de développement auquel ils auront accès. Les autorisations de lecture ou d’écriture des champs XML doivent également être accordées pour le rôle MT, au moins pour le champ du nom de l’objectif.

Les jours de référence du programme doivent être saisis et toutes les zones de date sont obligatoires.

• Pour les programmes de mentorat non supervisés, le système déclenche automatiquement l’étape ou le statut suivant(e) aux dates que vous spécifiez. Vous avez également la possibilité de pousser manuellement le programme à chaque étape.
• Pour les programmes de mentorat supervisés, vous devez pousser manuellement le programme à chaque étape.

En bas de chaque page, un bouton Suivant permet de passer à l’étape suivante de configuration du programme de mentorat. Vous pouvez également sélectionner Sauvegarder pour sauvegarder le programme et revenir au processus de configuration ultérieurement.

L’ajout de mentors et de personnes mentorées peut être effectué un par un ou par un groupe dynamique. Pour ajouter un mentor, commencez simplement à saisir le nom du collaborateur dans la zone de recherche.

Des groupes dynamiques peuvent être créés pour être utilisés dans plusieurs programmes de mentorat (et d’autres domaines de SAP SuccessFactors). Ces groupes peuvent également être partagés avec plusieurs administrateurs. Les groupes statiques peuvent également être créés par chargement CSV.

Pour créer un groupe dynamique central, utilisez la Recherche d’actions pour localiser Gérer les groupes de collaborateurs. Une fois le groupe créé, commencez simplement à saisir le nom du groupe dynamique pour le sélectionner.

Lors de la gestion de la participation des mentors à un programme, les options de filtre dans l’onglet Mentors permettent aux administrateurs de vérifier toutes les demandes en attente par statut et d’approuver facilement les demandes depuis cette zone. Les filtres permettent à l'administrateur de voir le statut des éléments suivants :

• En attente
• Refusé
• Accepté
  • Disponible
  • Non disponible

Pour chaque programme de mentorat que vous créez, vous concevez également le formulaire d’inscription. Le formulaire d’inscription permet à un administrateur de définir les questions présentées au mentor ou à la personne mentorée lors de l’inscription à un programme. Les réponses à ces questions peuvent ensuite être utilisées pour correspondre aux mentors et aux mentorés.

La première option des règles de correspondance est la Catégorie de question. La catégorie de question peut être une question à réponse libre. Vous pouvez effectuer une sélection dans la liste des listes de choix standard ou configurer des listes de choix personnalisées. Les listes de choix standard et personnalisées peuvent être utilisées plusieurs fois.

Si Liste déroulante est sélectionné pour le type de réponse, sélectionnez une catégorie dans la liste Valeur de sélection. Les zones suivantes sont prises en charge :

• Attribut/Compétence
• Site
• Pays/Région
• Service
• Secteur d'activité
• Sexe
• Famille d’emplois
• Rôle métier
• Code emploi
• Niveau d’emploi
• Titre
• Aptitude (le concepteur de profil d’emploi est requis)

Pour ajouter une liste de choix personnalisée pour le mentorat, sur la page principale Gérer les programmes de mentorat, il existe un lien permettant d’accéder aux paramètres en haut à droite. Une option Configuration de la liste de choix personnalisée sera utilisée pour le formulaire d’inscription au mentorat.

La liste de choix doit d’abord être ajoutée dans le Centre de liste de choix. La liste de choix peut ensuite être sélectionnée dans Mentoring et dotée d’une étiquette personnalisée utilisée lors de l’ajout de questions correspondantes.

Les réponses en texte libre sont prises en charge, mais ne sont pas incluses dans les critères de correspondance. Ils sont une excellente option pour les mentors et les mentorés pour en savoir plus les uns sur les autres et pour aider dans le processus de sélection des programmes d’inscription non supervisés et ouverts.

Une fois que vous avez sélectionné votre catégorie de question, vous devez définir une règle de mise en correspondance pour chaque question.

Cliquez sur les boutons pour en savoir plus sur les règles de comparaison.

La comparaison est basée sur les critères définis ci-dessous :

• Préférences : vous définissez des questions à la fois pour les mentors et les personnes mentorées. Ils sont mis en correspondance en fonction des réponses aux questions.
• Préférence de la personne mentorée : vous définissez des questions pour les personnes mentorées uniquement. Les mentors et les mentorés sont mis en correspondance en fonction des réponses des mentorés et du profil des employés mentors.
• Préférence du mentor : vous définissez des questions pour les mentors uniquement. Les mentors et les mentorés sont mis en correspondance en fonction des réponses des mentors et du profil des employés mentorés.
• Profils : vous ne définissez pas de questions pour les mentors et les personnes mentorées. Ils sont mis en correspondance en fonction des profils des employés.

Si votre mise en correspondance est basée sur du texte libre ou des préférences, vous devrez définir des questions pour les mentors et les personnes mentorées. Vos questions peuvent être identiques ou différentes entre les mentors et les mentorés.

Les questions clés peuvent également être configurées dans le formulaire d'inscription de l'assistant. L'activation de questions clés est aussi simple qu'une case à cocher. Cependant, cette fonctionnalité joue un rôle important dans le processus de correspondance. Si les mentors et les personnes mentorées ne satisfont pas à la règle de correspondance de la question clé, ils ne seront pas mis en correspondance. Pour vous assurer que les mentors sont recommandés aux personnes mentorées, vous ne pouvez pas définir toutes les questions comme questions clés.

Les administrateurs peuvent également décider du type de correspondance. La plupart des correspondances sont effectuées lorsque les réponses correspondent entre les mentors et les personnes mentorées. Mais il peut arriver que vous souhaitiez avoir des mentors et des mentorés « assortis » lorsque leurs réponses ne correspondent PAS. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que les mentors et les personnes mentorées fassent partie du même service, vous devez utiliser le type de correspondance Non mis en correspondance avec la catégorie de question Service et utiliser les profils de l’employé.

Les questions de pondération permettent aux administrateurs d'accorder plus ou moins d'importance en fonction de l'importance. Vous ne pouvez pas attribuer de pondérations aux questions clés ou aux questions auxquelles une réponse est apportée par du texte libre. Si vous souhaitez appliquer des pondérations différentes et ne voulez pas qu’une question spécifique soit incluse pour la mise en correspondance, laissez le champ Pondération de la question vide. Assurez-vous que la somme des pondérations de toutes les questions pondérées est égale à 100 %.

Lorsque vous avez deux questions ou plus, vous pouvez modifier l’ordre des questions à l’aide des flèches à la fin de la ligne de question.

Lorsque le système commence la comparaison, il trouve la meilleure correspondance entre les mentors et les personnes mentorées en fonction de ces règles de correspondance.

À l’aide de la recherche d’actions, accédez à Gérer les programmes→de mentorat Créer un programme de mentorat. Sélectionnez l’option Inscription ouverte et terminez l’assistant.

La plupart des options disponibles pour les programmes d’affiliation ouverte sont les mêmes que les programmes supervisés et non supervisés, tels que les détails, la description et l’image de marque. Cependant, d’autres choix, tels que Méthode d’approbation par mentor et Participants cibles permettent à l’administrateur de définir la flexibilité et l’audience du programme.

Avec les programmes d’inscription ouverte, les administrateurs peuvent avoir besoin d’un mentor pour obtenir l’approbation de l’administrateur/propriétaire du programme de mentorat ou de leur responsable avant de pouvoir participer au programme.

• Si l'approbation est donnée par le manager, les managers reçoivent un e-mail et une notification À faire sur leur page d'accueil chaque fois que l'un de leurs salariés s'inscrit en tant que mentor. Si le responsable refuse la demande de participation du mentor, le mentor reçoit une notification et il est supprimé du programme. Leurs préférences de mentorat et d’autres informations ne sont pas enregistrées. L'utilisateur peut, s'il le souhaite, s'inscrire à nouveau au même programme.
• Si l’approbation est effectuée par l’administrateur ou le propriétaire, les mentors doivent charger les documents justificatifs avec leurs demandes. L'administrateur ou le propriétaire peut filtrer les mentors en fonction de leur statut de participation et approuver les demandes de participation une par une.

Lors de la création d’un programme d’affiliation ouverte, le comportement par défaut est d’inviter tous les employés à participer. Avec le champ Participants cibles, vous pouvez limiter la participation au programme de mentorat en sélectionnant des groupes dynamiques spécifiques.

Après avoir effectué des sélections, l'assistant offre la possibilité de définir les questions correspondantes comme dans les programmes supervisés et non supervisés.

Les liens profonds permettent aux administrateurs de partager facilement des programmes d’inscription ouverts avec des participants potentiels. Vous pouvez inclure un lien profond vers le programme de mentorat spécifique dans la communication à utiliser dans un e-mail, une page intranet, même un élément LMS ou tout autre support. En sélectionnant ce lien ciblé, l’utilisateur accède directement à la page d’inscription à un programme de mentorat. Des liens peuvent également être générés pour les pages d’inscription des mentorés et des mentors. Cependant, les liens ne seront visibles dans cette zone qu'après le passage du programme à l'état En cours.

Une fois tous les détails et questions complétés pour votre programme de mentorat, le formulaire Résumé apparaît avec toutes les informations du programme. Assurez-vous de vérifier les informations avant de lancer le programme. Une fois le programme lancé, il est difficile de modifier le programme.

Une fois lancé, le programme de mentorat est désormais actif et disponible à titre de référence dans la vue Administrateur de la section Gérer les programmes de mentorat. Si aucun processus d'approbation n'est sélectionné, le programme passe automatiquement au statut EN COURS.

Après le lancement du programme, le mentoré voit les détails du programme et décide de participer ou non. Si le programme de mentorat est une inscription ouverte, il n’aura pas de date de début ou de fin et l’avis indique cela.

Lorsqu’il rejoint le programme, le mentoré donne des préférences aux questions et aux mentors potentiels.

La personne mentorée peut effectuer une sélection parmi les mentors recommandés ou rechercher une personne en particulier.

Une fois les étapes finalisées, le mentoré reçoit un message dans le système et attend la confirmation ou le refus du mentor.

Simultanément, le mentor reçoit un avis de la demande du mentoré. En fonction de la configuration du programme, un mentor peut avoir plusieurs demandes de mentorés ou une seule.

À ce stade, c’est au mentor d’accepter ou de refuser la demande du mentoré. Le système fournit des informations supplémentaires, telles que le nombre de postes vacants restants pour les personnes mentorées et leurs préférences. Cela aide le mentor à prendre une décision plus éclairée, qui est enregistrée électroniquement dans le système.

Si le mentor accepte la demande du mentoré, la relation de mentorat est entièrement confirmée dans le système et des activités peuvent être ajoutées pour le mentoré. Ces activités peuvent inclure des réunions hebdomadaires ou mensuelles, des affectations spéciales et un simple suivi des tâches. Jusqu’à 200 activités de mentorat peuvent être créées par le mentor ou le mentoré. Le plan d'activités inclut également un lien permettant d'accéder à la performance continue afin de créer un canal 1:1 pour les réunions et activités en cours. Pour accéder aux activités en tant que mentor, accédez à Afficher les détails du mentorat à partir du menu Actions de la carte Personne mentorée.

Sélectionnez Créer activité pour ajouter des activités. Cela permet de communiquer les actions nécessaires pour créer et suivre une relation de mentor productive. Il fournit également une voie pour mettre fin à la relation si celle-ci devient inutile, ce qui peut se produire pour diverses raisons, telles que des contraintes de temps, l'absence de suivi des actions, ou un membre de la relation quittant l'organisation.

Pour les personnes mentorées, des activités sont disponibles lorsque le programme de mentorat est ouvert en tant que mentoré. Les préférences de mentorat saisies lors de l’adhésion au programme et la liste des activités sont disponibles via les onglets sous le nom du programme. La liste des activités permet à un mentoré de modifier ou de supprimer les activités qu’il a ajoutées ; toutes les activités ajoutées par le mentor peuvent être affichées avec l’icône en forme d’œil ; et le mentor avec lequel l’activité est planifiée s’affiche pour que toutes les activités se trouvent dans une liste unique.