Utilisation des missions du Marché des opportunités

Les affectations sont des opportunités de travail internes qui durent une période donnée, généralement inférieure à 12 mois. Les affectations typiques sont les suivantes :

• Projets
• Bourses
• Formation professionnelle
• Stages

Le processus de création et d'utilisation des affectations comporte de nombreuses étapes :

1. Les propriétaires de la mission créent et publient la mission, ce qui déclenche les notifications de publication de la mission pour les gestionnaires. Statut : publication en attente d'approbation.
2. Une fois l'affectation approuvée, son statut passe à Publié et les salariés peuvent demander des affectations qui leur sont recommandées. Le statut Publié lance le processus d'embauche.
3. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser la demande de l'employé et, s'il est approuvé, l'employé verra le statut Postulé pour cette mission. Les salariés peuvent postuler à nouveau si leur demande n'est pas approuvée.
4. Une fois les candidatures reçues, les propriétaires de mission peuvent envoyer des offres aux employés qui correspondent aux attributs qu’ils recherchent. Les courriels de notification d’offre reçue et d’offre envoyée sont envoyés et le statut de mission du postulant passe à Offre reçue.
5. Les postulants peuvent accepter ou refuser leurs offres, ce qui déclenche des e-mails de notification en fonction de leur choix. Lorsque les offres sont acceptées, le statut de mission du postulant passe à Offre en attente d’approbation.
6. Les approbateurs peuvent choisir d'accepter ou de refuser des offres, ce qui déclenche des e-mails de notification supplémentaires. Une fois l’offre approuvée, le statut de mission du postulant passe à Offre acceptée. Si l’offre est refusée, les employés peuvent postuler à une date ultérieure.
7. Une mission commence automatiquement lorsque la date au plus tôt à laquelle les postulants commencent leur travail est atteinte et que le statut de mission du postulant passe à En cours. Les dates de début de la mission peuvent être modifiées par les propriétaires et les copropriétaires, même après le début de la mission.
8. Les missions peuvent être clôturées manuellement par les responsables des missions à tout moment ou automatiquement lorsque la dernière date à laquelle les postulants terminent leur travail est atteinte. Le statut serait Fermé pour les responsables de la mission ou Terminé pour les postulants. Le statut Annulé est utilisé pour les postulants qui ont accepté les offres, mais qui n’ont pas encore commencé la mission.

L’outil Configurer les missions du Centre d’administration permet aux administrateurs de définir les types d’affectations qui seront créées, les détails de chaque type d’affectation, tels que l’envoi d’e-mails du responsable et le workflow d’approbation à utiliser, les champs personnalisés et d’autres paramètres généraux d’affectation.

Les options suivantes sont disponibles dans Configurer les affectations :

1. Options générales : définir les options par défaut pour toutes les affectations, y compris :
   1. Sélection indiquant si la mesure de la participation à temps partiel doit être basée sur un pourcentage ou des heures par semaine. Lorsque l’option Heures par semaine est sélectionnée, un nombre maximal d’heures pour les missions à temps partiel doit être saisi.
   2. Sélectionner un propriétaire de mission par défaut en remplacement des propriétaires inactifs qui vont être supprimés définitivement.
   3. Sélectionner les paramètres de préférence de notification. Les administrateurs peuvent configurer des rappels pour les propriétaires, copropriétaires et postulants de la mission concernant les dates de début et de fin des missions.
2. Configurer les zones d'affectation (écran ci-dessous) :
   • Les zones standard peuvent avoir le statut configuré comme obligatoire, facultatif ou masqué. Certains champs tels que Type et Nom sont obligatoires par défaut.
   • Les champs personnalisés peuvent être définis et utilisés avec différents types de missions. Sélectionnez Zones personnalisées et cliquez sur + (Créer) pour ajouter des zones personnalisées.
3. Ajouter des types de missions : jusqu’à 50 types de missions peuvent être ajoutés pour répondre aux besoins métier.
4. Liste des types de missions : les types de missions qui ont été ajoutés sont répertoriés afin de pouvoir être sélectionnés et modifiés.
5. Modifiez les détails du type de mission en surbrillance.
6. Détails de base du type d'affectation en surbrillance.
7. Exiger des notifications ou des approbations : activez les notifications par e-mail et les approbations pour le type d'affectation en surbrillance afin que, pour ce type, les gestionnaires puissent recevoir des notifications par e-mail de certains scénarios et que les approbateurs puissent approuver ou refuser les demandes de publication, de candidature et d'offre. Les modèles d’e-mail se trouvent sous Centre d’administration→Paramètres des modèles de notification par e-mail.
   1. Les e-mails destinés aux gestionnaires peuvent être activés lorsqu’une mission est publiée, lorsqu’un utilisateur postule à une mission et lorsqu’une offre est acceptée. De nombreux modèles d’e-mail d’affectation sont disponibles dans Paramètres des modèles de notification par e-mail et les modèles peuvent être personnalisés pour différents types de missions.
   2. Des workflows peuvent être affectés à chaque scénario indiqué ci-dessus. Les workflows sont un processus à plusieurs étapes au cours duquel les approbateurs, les contributeurs et les rôles CC peuvent travailler ensemble pour traiter une demande. Les workflows d'approbation sont créés à l'aide du Centre d'administration→Gérer les structures d'organisation, de paiement et de poste. Pour plus d'informations sur l'utilisation des workflows d'approbation avancés, voir la rubrique d'aide "Workflows d'approbation avancés pour les affectations".
   
8. Demande de commentaires : choisissez de demander des commentaires aux postulants de la mission, au gestionnaire du postulant ou au propriétaire de la mission. Lorsque la demande de commentaires est activée pour un rôle particulier, le temporisateur peut être défini pour le nombre de jours après la fin de la mission pour envoyer la notification par e-mail de demande de commentaires. En outre, l'URL de l'enquête doit être saisie, qui est ensuite automatiquement incluse dans le modèle de notification par e-mail Notification de demande de commentaires d'affectation.
9. Configurer les champs : pour chaque type de mission, l’ordre d’affichage des champs standard et personnalisés peut être ajusté. Sélectionnez Modifier pour modifier l'ordre d'affichage.

Les attributions peuvent être créées, individuellement ou en masse, à tout moment par les utilisateurs disposant de l’autorisation Créer des missions.

Pour créer une mission, dans l’écran Marché des opportunités, sélectionnez Gérer les offres d’opportunité et cliquez sur Créer une mission. Les affectations peuvent être créées à l'aide de l'IA générative (licence d'unité d'IA requise), elles peuvent être créées à partir de zéro ou une affectation existante peut être copiée pour en créer une nouvelle. Si l'IA est utilisée pour créer une affectation, les détails de l'affectation peuvent être regénérés via l'écran Modifier l'affectation.

Les détails suivants sont disponibles lors de la création des affectations :

• Type : sélectionnez le type d'affectation. Les types de missions sont créés dans Configurer les missions.
• Nom et description de l'affectation : saisissez un nom et une description pour l'affectation. La zone de description prend en charge le format de texte enrichi et la rédaction assistée par l'IA avec les commentaires des utilisateurs est disponible pour vous aider à écrire des descriptions.
• Image : une image peut être chargée. Si une image par défaut a été définie pour le type d'affectation sous Options générales, elle sera affichée.
• Dates de début et de fin de l'affectation.

• Nombre total de postes vacants pour la mission.
• Participation : Sélectionnez temps plein ou temps partiel. Si le temps partiel est sélectionné, les heures ou le pourcentage de participation doivent être saisis.
• Modèle de travail : sélectionnez à distance, sur site ou flexible. Si l'option Sur site ou Flexible est sélectionnée, le(s) lieu(s) doit (doivent) être sélectionné(s).
• Équipe (facultatif) : si les équipes dynamiques sont activées, une équipe peut être sélectionnée pour la mission.
• Co-propriétaires (facultatif) : les copropriétaires de la mission peuvent être sélectionnés. Pour une mission publiée, les copropriétaires partagent les mêmes autorisations que les propriétaires de mission. Cependant, seuls les propriétaires de missions peuvent modifier l’équipe dynamique liée à une mission.
• Rôle métier (facultatif) : un rôle métier peut être lié à l'affectation. Si un rôle est affecté, les qualifications et les compétences associées au rôle métier sélectionné sont automatiquement renseignées dans le champ Attributs.
• Si des champs personnalisés ont été configurés pour le type de mission, ils s’afficheront après le rôle métier. Pour notre exemple d’écran, les champs Déplacement proposé et Détails du voyage sont des champs personnalisés.

• Attributs : sélectionnez les attributs à associer à cette affectation à l'aide de + (Créer). Une fois les attributs sélectionnés, le niveau de compétence peut être défini et si cet attribut est requis pour l'affectation. Si un rôle est affecté, les qualifications et les compétences associées au rôle métier sélectionné sont automatiquement renseignées dans le champ Attributs.

Une fois qu'une affectation est créée, elle peut être sauvegardée en tant que version préliminaire ou publiée. Lorsque la mission est publiée, elle passe au processus d'embauche.

L'écran Affectations dont je suis propriétaire sous Gérer mes opportunités répertorie toutes les affectations de l'utilisateur, avec les options du menu d'actions Modifier, Copier, Clôturer embauche et Terminer affectation.

La sélection d'une mission ouvre l'écran Détails de la mission avec les options permettant de modifier ou de copier la mission, de fermer l'embauche, de terminer la mission ou de partager un lien vers la mission. L'onglet Postulants permet de gérer tous les postulants à l'affectation.

Le processus d'embauche commence par le statut Embauche après la publication des affectations. Les utilisateurs peuvent postuler à la mission et les postulants peuvent être gérés à l’aide de l’écran Détails de la mission→Candidats.

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles à partir de l'écran Détails de l'affectation→Candidats :

1. Nom et période de l'affectation.
2. Filtres disponibles pour la liste des candidats.
3. Masquez le panneau Filtre. Un bouton Filtres affichera le panneau.
4. Modifiez l'affectation.
5. Copiez l'affectation pour créer une nouvelle affectation.
6. Clôturez l’embauche pour la mission.
7. Terminez l'affectation.
8. Partager un lien vers la mission.
9. Refuser les candidatures : les propriétaires et copropriétaires de la mission peuvent retirer des offres de mission même après que les postulants ont accepté l’offre. Sélectionnez au moins un postulant et choisissez l’option de refus. Les salariés peuvent postuler à nouveau à des affectations refusées.
10. Modifiez l'ordre de tri de la liste des candidats.
11. Sélectionnez un nom de postulant pour afficher plus de détails sur la candidature.

Dès qu’un postulant reçoit une offre, il a la possibilité d’accepter ou de refuser la mission. Cette opération peut être effectuée à partir de la page d’accueil du postulant via une carte d’approbation ou à partir de l’écran Détails de la mission du postulant.

Les propriétaires et copropriétaires de la mission peuvent ajouter des utilisateurs en tant que candidats et les inviter à postuler via l’onglet Candidats.

Les utilisateurs invités à postuler à une mission reçoivent des notifications par e-mail de l’invitation et une carte d’invitation est affichée en haut de la page d’accueil la plus récente. Les missions avec des informations d’invitation sont affichées comme principales recommandations pour les utilisateurs invités dans la section Élargir votre expérience de la page d’accueil du Marché des opportunités et dans la section Opportunités de développement du Portefeuille de croissance.

Une mission commence automatiquement, avec le statut de mission du postulant modifié en En cours, lorsque la date au plus tôt à laquelle les postulants commencent leur travail est atteinte. Le processus d'embauche pour mission reste ouvert jusqu'à sa clôture dans l'un des trois scénarios suivants :

• Les propriétaires de la mission clôturent l'embauche (en sélectionnant Clôturer l'embauche).
• Les responsables des missions terminent les affectations (en sélectionnant Terminer l'affectation).
• Tous les sièges sont pleins.

Lorsque les propriétaires ou copropriétaires de la mission clôturent le recrutement pour une mission :

• Les postulants existants qui n’ont pas accepté une offre ne seront pas automatiquement refusés lorsque les places ne sont pas pourvues. Les responsables et les copropriétaires de la mission peuvent continuer à travailler sur les applications existantes.
• La mission est retirée du Marché des opportunités. L'affectation ne sera pas recommandée ou sera trouvée via la recherche.
• Lorsqu’il y a encore des places ouvertes et que davantage de nouvelles candidatures sont nécessaires, les responsables et copropriétaires de la mission peuvent modifier et republier la mission.

Une affectation peut être clôturée manuellement par les responsables de la mission ou automatiquement lorsque la dernière date à laquelle les postulants terminent leur travail est atteinte. Les propriétaires de missions peuvent fermer manuellement les missions à tout moment après leur publication, ce qui se traduit par les statuts suivants :

• Pour les responsables de mission : Fermé.
• Pour les postulants qui ont déjà commencé des missions : terminés.
• Pour les postulants qui ont accepté les offres, mais qui n’ont pas commencé les missions : annulés.

Si les propriétaires de missions ne ferment pas manuellement les missions, celles-ci sont automatiquement fermées une fois que tous les postulants ont terminé leurs missions, ce qui donne les statuts suivants :

• Pour les responsables de mission : Fermé.
• Pour les postulants : Terminé.

• Les missions sont des opportunités de travail interne à court terme telles que des projets, des bourses, des stages et des formations professionnelles que les employés peuvent demander dans le Marché des opportunités.
• Le cycle de vie de l'affectation inclut la création, l'approbation, la publication, l'application, l'offre, l'acceptation et l'achèvement, avec des mises à jour de statut et des notifications à chaque étape.
• Les administrateurs configurent les types de missions, les champs personnalisés, les workflows d’approbation et les notifications dans le Centre d’administration, en prenant en charge jusqu’à 50 types de missions.
• Les propriétaires de missions peuvent gérer les missions via l’écran « Missions qui m’appartiennent », en gérant les postulants, les offres, la clôture du processus d’embauche et l’achèvement de la mission.
• Les affectations terminées mettent automatiquement à jour les attributs du portefeuille de croissance, reflétant les nouvelles qualifications et expériences acquises par les employés.