Pour rationaliser les processus RH, les entreprises doivent mettre en œuvre des initiatives en libre-service qui permettent aux responsables et aux salariés de prendre des mesures directes en cas de besoin. Cela garantit une gestion fluide et en temps opportun des tâches liées aux RH.
Les salariés doivent pouvoir mettre à jour leurs informations personnelles, telles que la demande de congé ou la modification des données personnelles. Pendant ce temps, les responsables doivent superviser les modifications liées aux données d'emploi, de rémunération et d'organisation, telles que la création de nouveaux postes ou la gestion des promotions.
Pour maintenir la sécurité et le contrôle, les autorisations basées sur les rôles doivent être utilisées pour définir qui peut accéder à des données spécifiques et les modifier. Cela garantit que les salariés et les responsables peuvent uniquement apporter des modifications pertinentes pour leurs rôles.
L’équipe des opérations RH joue un rôle clé dans l’examen et l’approbation de ces modifications. Bien que les employés et les responsables soient responsables de l'exactitude de leurs données, les opérations RH servent de sauvegarde s'ils ne peuvent pas effectuer les mises à jour nécessaires. Cette approche favorise l'efficacité tout en maintenant la surveillance et le soutien.
Vous connaissiez auparavant les autorisations basées sur les rôles pour les administrateurs. Dans cette leçon, vous apprendrez comment Employee Central utilise les autorisations basées sur les rôles pour gérer Employee Self-Service et Manager Self-Service.
Dans la figure « ABR pour Employee Self-Service », vous pouvez voir un exemple du fonctionnement de cette fonctionnalité. Employee Self-Service permet aux salariés de lancer et d'effectuer des transactions sans tickets RH. Par exemple, un salarié peut modifier son numéro de téléphone personnel. Les autorisations basées sur les rôles comportent généralement trois parties. Dans la figure, la population accordée correspond à tous les employés, le rôle est l’autorisation d’afficher et de modifier le numéro de téléphone et la population cible est elle-même.
Les options types en libre-service pour les employés sont les suivantes :
- Mettre à jour la situation de famille ou la modification du nom
- Mise à jour des informations d’adresse personnelle
- Mise à jour des informations sur les personnes à charge
- Mise à jour des coordonnées en cas d’urgence
Les autorisations contrôlent le niveau d'accès d'un utilisateur sur les blocs Employee Central. Dans la figure Employee Self-Service, Carla Grant peut afficher la section Informations personnelles du profil et a un accès en modification à ses blocs Adresse et Informations personnelles.
Remarque
Même si un employé a l'autorisation de modifier certaines informations, l'approbation peut être configurée en tant que garde-fous.
Accès à l’emploi inactif
Les employés actifs peuvent accéder à leurs enregistrements d’emploi inactifs via le libre-service. Par exemple, les salariés réembauchés peuvent afficher les données de leurs activités inactives passées dans le système. Autre exemple : les employés retournent d'une mission à l'étranger et peuvent accéder aux données de leur mission à l'étranger précédente.
Les administrateurs des autorisations basées sur les rôles peuvent utiliser le champ État de l’utilisateur dans l’étape Accorder l’accès à. Cette nouvelle zone vous permet d'indiquer si le rôle s'applique aux salariés actifs ou inactifs. Pour permettre aux employés d’accéder aux données de leurs emplois inactifs, sélectionnez Inactif dans la liste déroulante Statut de l’utilisateur.
La zone Statut utilisateur est réservée au type d'utilisateur d'accès Salarié. Les salariés ont besoin d'au moins un emploi actif pour accéder aux données de leurs activités inactives dans le système. Ils doivent également pouvoir se connecter au système.
Il est recommandé de créer de nouveaux rôles d'autorisation pour les utilisateurs inactifs. Assurez-vous également que les autorisations que vous accordez aux employés sont appropriées. Par exemple, vous pouvez les autoriser à afficher le profil des personnes de leurs emplois inactifs, mais pas à le modifier.
Pour s’assurer que les employés des groupes sélectionnés peuvent accéder à leurs enregistrements d’emploi inactifs, ils doivent faire partie des groupes d’autorisations pertinents. Sinon, l'option Utilisateurs inactifs ne fonctionnera pas.
