Describing the key features and benefits of self-service transactions in SAP SuccessFactors Employee Central

Una transacción se produce cuando un empleado, gerente o administrador cambia la información de empleo o personal del registro de un empleado. Los eventos y los motivos de eventos son necesarios para las transacciones que implican información de trabajo y compensación.

SAP SuccessFactors proporciona un conjunto predefinido de eventos que representan hitos de trabajo clave a lo largo del ciclo de vida de un empleado. Estos eventos ayudan a realizar un seguimiento de los cambios importantes, como la contratación, los ascensos o las rescisiones. Para ofrecer más detalles, las empresas pueden personalizar los motivos de evento, que son subcategorías de estos eventos estándar. Por ejemplo, si bien el sistema incluye un evento Contratación general, una organización puede crear motivos de evento específicos como Nueva contratación para empleados a tiempo completo y Contratar contratación de incorporación para contratistas. Esta personalización permite a las empresas categorizar mejor para el cumplimiento y la generación de informes.

Se puede iniciar un flujo de trabajo de aprobación una vez que se realiza un cambio en los datos del empleado. SAP SuccessFactors Employee Central permite a su organización crear flujos de trabajo de aprobación y determinar qué transacciones inician flujos de trabajo.

Algunas organizaciones pueden tener permisos y reglas de negocio para desencadenar flujos de trabajo de aprobación. Esto puede afectar a las transacciones de los empleados, como aumentos de remuneración, cambios de puesto, importaciones de información del puesto, importaciones de compensación, importaciones de componentes de remuneración, solicitudes de baja y bonificaciones.

Su organización puede elegir diferentes flujos de trabajo para diferentes transacciones. El flujo de trabajo se implementa para garantizar que todos los involucrados en la transacción sepan que se está produciendo un cambio. Las personas involucradas en el proceso de flujo de trabajo reciben una notificación por correo electrónico y notificación del sistema. Los aprobadores pueden acceder fácilmente a las aprobaciones pendientes desde su página de inicio de SAP SuccessFactors.

Para ver la solicitud, el responsable de aprobación solo debe hacer clic en la notificación para ver los detalles de la solicitud de aprobación. La página Solicitud de aprobación incluye gran parte de la información que el aprobador necesita para tomar una decisión informada, incluyendo:

• Información de solicitud: el aprobador puede ver el motivo del evento (cambio de datos) y el cambio de información.
• Ver participantes del flujo de trabajo: el aprobador puede ver los otros participantes en el flujo de trabajo.
• Respuesta: el aprobador puede aprobar, delegar y devolver la solicitud.
• Actividad reciente: el aprobador puede ver las acciones realizadas en la solicitud, incluido el iniciador y otras aprobaciones.

Un administrador puede utilizar una herramienta separada, Gestionar solicitudes de flujo de trabajo, para gestionar todas las solicitudes enviadas.

Las reglas empresariales se utilizan para añadir lógica de aplicación al sistema. Las reglas de negocio se utilizan en diferentes escenarios en todas las soluciones de SAP SuccessFactors. En Employee Central, las reglas de negocio se utilizan para automatizar los procesos de RR. HH., como derivaciones de flujos de trabajo y motivos de eventos, notificaciones de alertas y muchos otros.

Las reglas empresariales se componen de lo siguiente:

• Condición (IF): la lógica que se debe cumplir antes de que el sistema tome medidas. Si desea que el sistema aplique la acción cada vez, fije la sentencia IF en Siempre verdadero.
• Acción (THEN): lógica que define cómo reacciona el sistema cuando se cumple la condición. Algunos escenarios específicos de aplicación no requieren una sentencia THEN.
• Desencadenador o evento de regla: el tipo de evento que activa el procesamiento de reglas.

Las reglas de negocio se pueden aplicar a cualquier aplicación de SAP SuccessFactors.

Para optimizar los procesos de RR. HH., las organizaciones deben implementar herramientas de autoservicio que permitan a los gerentes y empleados tomar medidas directas cuando sea necesario. Esto garantiza una gestión fluida y oportuna de las tareas relacionadas con HR.

Los empleados deben poder actualizar su información personal, como solicitar ausentismos o modificar detalles personales. Mientras tanto, los gerentes deben supervisar los cambios relacionados con el empleo, la compensación y los datos organizativos, como la creación de nuevos puestos o el manejo de ascensos.

Para mantener la seguridad y el control, se deben utilizar las autorizaciones basadas en rol para definir quién puede acceder y modificar datos específicos. Esto garantiza que los empleados y los gestores solo puedan realizar modificaciones relevantes para sus roles.

El equipo de operaciones de RR. HH. desempeña un papel clave en la revisión y aprobación de estos cambios. Mientras que los empleados y los gerentes son responsables de mantener sus datos precisos, Operaciones de RR. HH. sirve como copia de seguridad en caso de que no puedan realizar las actualizaciones necesarias. Este enfoque promueve la eficiencia al tiempo que mantiene la supervisión y el apoyo.

SAP SuccessFactors Employee Central mediante autorizaciones basadas en rol (RBP) ayuda a las organizaciones a empoderar a los empleados para que cambien la información de sus empleados. Employee Self-Service permite a los empleados iniciar y completar transacciones sin ayuda de RR. HH.

Estas transacciones de autoservicio son actualizaciones menores que se realizan en el registro de un empleado que no afectan la remuneración o el rol del empleado.

Esto puede incluir un cambio en la información de contacto, género, dirección, etc.

Manager Self-Service

A diferencia de los empleados, los gerentes no se limitan a realizar cambios solo en sí mismos. El autoservicio de gerente permite a los supervisores iniciar cambios de datos para sus empleados, como ascensos, transferencias, etc.

Para garantizar que los supervisores puedan iniciar cambios solo para sus subordinados directos, debe seguir el concepto básico de autorizaciones basadas en la función.

Se deben definir la población concedida, el rol y la población objetivo. Las transacciones de autoservicio del gerente, especialmente aquellas que afectan el trabajo y la compensación, normalmente se configuran con aprobación adicional.

El icono de reloj o el historial en las tarjetas de empleo permite que las transacciones se ejecuten sin un flujo de trabajo de aprobación. Mediante las autorizaciones basadas en la función, normalmente se concede a los administradores este acceso para corregir el registro de un empleado.

La función Acciones rápidas de Employee Central permite crear plantillas para las acciones de autoservicio de empleado y gerente más utilizadas.

Con las plantillas, puede personalizar los campos visualizados para cada acción de autoservicio, a diferencia del menú estándar Todas las acciones, que muestra todos los campos visibles en la tarjeta. Las plantillas simplifican la experiencia de autoservicio de gerente y empleado al mostrar suficientes campos para cumplir con la acción específica del caso de uso.

La plantilla debe utilizar un caso de uso específico de una lista de conjuntos proporcionada por SAP SuccessFactors. Estos son los casos de uso que puede utilizar para la plantilla Acciones rápidas:

• Cambiar el nombre elegido, las direcciones, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y los contactos de emergencia
• Modificar fecha de fin de contrato, centro de coste
• Cambiar puesto, relaciones entre puestos
• Cambiar nombre legal, pronombres, ubicación, período de prueba, tiempo de trabajo
• Traslado, Promoción, Descenso, Permiso y Retorno, Suspensión y Retorno
• Ver centro de costos, puesto, relaciones laborales, ubicación
• Ver estado civil, direcciones, direcciones de correo electrónico, contactos de emergencia, números de teléfono

Cada caso de uso incluye campos predefinidos para esa acción. Por ejemplo, la acción rápida Cambiar ubicación predetermina los campos Ubicación y Huso horario de Información del puesto. Cada plantilla de acción rápida permite un máximo de ocho campos estándar y personalizados, incluidos los campos específicos del país.

• Una transacción se produce cuando un empleado, gerente o administrador cambia la información de empleo o personal del registro de un empleado. Los eventos y los motivos del evento se utilizan para realizar un seguimiento de los cambios importantes, como la contratación, los ascensos y las rescisiones.
• Cuando se realiza un cambio en los datos del empleado, se puede iniciar un flujo de trabajo de aprobación; SAP SuccessFactors Employee Central permite a su organización crear flujos de trabajo de aprobación y determinar qué transacciones inician los flujos de trabajo.
• Las reglas empresariales se utilizan para añadir una lógica de aplicación al sistema. En Employee Central, las reglas de negocio se utilizan para automatizar los procesos de RR. HH., como derivaciones de flujos de trabajo y motivos de eventos, notificaciones de alertas, etc.
• Para optimizar los procesos de RR. HH., Employee Central ayuda a las organizaciones a implementar herramientas de autoservicio que permiten a los gerentes y empleados tomar medidas directas cuando es necesario.

Según el contenido de esta sección, revise la lista de decisiones de implementación que su empresa puede tener que tomar antes de que comience la implementación y consúltelas con las partes interesadas, el equipo del proyecto y los consultores de implementación de SAP SuccessFactors. De este modo, estará mejor preparado para iniciar la implementación.

• ¿Qué eventos (transacciones) de empleados suele completar? ¿Cómo registra actualmente estos eventos (transacciones)?
• ¿Existe un contexto específico para un evento (transacción)? ¿Qué motivos de evento se ajustan a las transacciones (eventos) que ha seleccionado?
• ¿Qué tipos de transacciones desea que los empleados puedan realizar como autoservicio?
• ¿Tiene información existente sobre los datos de RR. HH. que necesita importar? ¿Está contenido en varios sistemas?
• ¿Qué tipos de transacciones desea que los gerentes puedan realizar como autoservicio?
• ¿Qué tipos de transacciones desea que los gerentes de RR. HH. puedan realizar como autoservicio? ¿Existen requisitos específicos de cada país?
• ¿Cuáles son los flujos de trabajo comunes (procesos de negocio de RR. HH.) en su organización?
• ¿Qué flujos de trabajo (procesos de negocio de RR. HH.) le gustaría crear a su organización?
• Piense en eventos y motivos de eventos que sabe que utiliza su organización. ¿Qué flujos de trabajo desea vincular a eventos y motivos de eventos específicos?