Managing Employee Records in SAP SuccessFactors Employee Central

Una de las transacciones más básicas de la organización en SAP SuccessFactors Employee Central es añadir un nuevo empleado. Cuando una organización implementa SAP SuccessFactors Employee Central, los empleados existentes se migran al sistema mediante una importación. Sin embargo, una vez que el sistema está activo, se pueden agregar nuevos empleados a través del Asistente de contratación.

Existen varias formas de iniciar la plantilla de contratación.

Dos de los más comunes son:

• Utilice el botón Añadir nuevo empleado en el organigrama.

• Vaya a la herramienta Centro de administración→Añadir nuevo empleado.

La plantilla de contratación se puede personalizar en función de su proceso de contratación.

El proceso estándar de nueva contratación tiene cuatro pasos. Estos pasos están definidos por el sistema:

• Identidad: el usuario completa los campos para el nombre del nuevo empleado, la información biográfica y el DNI. El usuario también fija la fecha de contratación y la empresa del nuevo empleado.
• Información personal: el usuario rellena los campos de la dirección particular del nuevo empleado, los números de contacto, etc. Esta información se muestra en el archivo del nuevo empleado en la sección Información personal.
• Información del puesto: el usuario completa los campos de la organización, el gerente, el código de puesto, etc. del nuevo empleado. Esta información se muestra en el archivo del nuevo empleado en la sección Información de empleo.
• Información de compensación: el usuario rellena los campos de salario, bonificación, etc. del nuevo empleado. Esta información se muestra en el archivo del nuevo empleado en la sección Información de empleo.

Durante el primer paso del proceso, el sistema verifica automáticamente si la nueva contratación es un empleado existente. Si se encuentra una coincidencia, una ventana emergente le pedirá que se sincronice con la persona existente en el sistema.

Según las autorizaciones del administrador, el usuario tiene la opción de seleccionar una de las variantes de recontratación: Aceptar coincidencia y volver a contratar y utilizar datos anteriores o Recontratar con nuevo empleo. Ahora también se puede recontratar al usuario con un nuevo ID de usuario, manteniendo el ID de usuario de su registro de empleo anterior sin cambios.

Después de completar los cuatro pasos del proceso de nueva contratación, el usuario hace clic en Enviar. Normalmente, se inicia un flujo de trabajo de aprobación.

El administrador que creó el nuevo registro de empleado puede ver la cadena de aprobación. Una vez que todos los aprobadores aceptan el cambio, el nuevo empleado se agrega al sistema.

Si desea una verificación para buscar empleados activos/inactivos existentes durante el proceso Nuevo empleado contratado, su consultor de implementación puede configurarlo según sus preferencias. Esta comprobación se basa en el objeto de fundamentos de configuración de Contratación/Recontratación. Puede decidir qué combinaciones de validación deben utilizarse y si desea utilizar la información personal, de puesto o de compensación existente de la recontratación. Si decide no realizar modificaciones, el sistema se comporta como antes de utilizar la verificación existente.

El cambio de empresa (especialmente entre países) puede causar problemas en áreas como Nómina (ya que la mayoría de las nóminas/países no toleran los cambios en la empresa), GDPR (ya que es posible que no se cumplan los tiempos de retención conflictivos) y Protección de datos (ya que las empresas desean proteger el historial del empleado del nuevo gerente).

Los clientes pueden solicitar un cese laboral y volver a contratar en un nuevo empleo con cualquier cambio de empresa en el sistema. Esta configuración es opcional.

Los clientes pueden configurar de forma flexible el proceso de contratación para satisfacer las diferentes necesidades de su personal. Cree plantillas en las que especifique solo los bloques necesarios para el tipo de empleo que está contratando, lo que significa que puede añadir, eliminar y reorganizar el orden de los bloques y añadir objetos MDF estándar y personalizados a la configuración. Esto le permite agregar contenido personalizado durante la contratación.

El objeto de fundamentos de plantilla de contratación permite a los administradores personalizar su proceso de contratación para que se ajuste a sus necesidades al tener solo esos bloques necesarios y permitir objetos MDF personalizados.

La herramienta Gestionar contrataciones pendientes le permite completar el proceso de contratación iniciado en SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting e Onboarding desde una única interfaz. Esto optimiza el proceso y mejora la productividad. La herramienta ayuda a realizar un seguimiento del flujo de trabajo de aprobación al mostrar el estado de las aprobaciones pendientes y mostrar directamente el estado del aprobador en la página. Esta función permite a los usuarios identificar rápidamente el estado actual y determinar si se requiere alguna acción.

Los registros de usuario en Gestionar contrataciones pendientes se clasifican en:

• Borradores: cualquier borrador guardado mediante Añadir nuevo empleado, lo que le permite continuar donde lo dejó fácilmente.
• Reclutamiento: para candidatos procedentes de Reclutamiento.
• Borradores (Reclutamiento): para candidatos de Reclutamiento en la etapa de borrador.
• Incorporación del personal: para candidatos procedentes de Incorporación del personal.
• Borradores (Incorporación del personal): para candidatos de incorporación del personal en la etapa de borrador.
• Borradores (trabajador temporal): para candidatos de trabajador temporal en la etapa de borrador.

Cuando las soluciones SAP SuccessFactors Recruiting and Onboarding implementan la contratación automática para el proceso de contratación regular, las nuevas contrataciones se añaden como empleados al sistema sin intervención manual. Las nuevas contrataciones no son visibles en Gestionar contrataciones pendientes a menos que haya un problema con la contratación automática, como la falta de datos necesarios en Employee Central.

Employee Central permite a los usuarios rescindir el contrato de los empleados y redistribuir sus subordinados directos a otros gerentes dentro de la organización. Esta función hace que la transición sea rápida y fácil.

Es posible rescindir el contrato de los empleados directamente desde el menú Todas las acciones, siempre que se hayan otorgado las autorizaciones basadas en rol correctas.

La pantalla de cese laboral (Finalizar empleo) permite al usuario especificar fechas de fin, motivos de cese laboral y si esa persona es elegible para recontratación o no. También puede desactivar la posición de la persona si la gestión de posiciones está activada.

Si el empleado despedido tiene subordinados directos, existen varias opciones para redistribuir estos informes. Puede enviar todos ellos al gerente superior o a un gerente separado, o puede redistribuir empleados individualmente.

El sistema desactivará automáticamente el usuario rescindido en función de la última fecha trabajada siempre que todos los procesos de aprobación se completen de antemano.

• SAP SuccessFactors Employee Central incluye localizaciones para más de 100 países, incluido el uso de campos específicos del país para información corporativa, de identidad, de dirección, de dependientes, de empleo, etc.
• Fechas efectivas significa que tiene un registro histórico de datos que almacena el historial de cambios a lo largo del tiempo; muchos de los registros en EC tienen una fecha efectiva.
• Una de las transacciones más básicas de una organización en SAP SuccessFactors Employee Central es añadir un nuevo empleado; la plantilla de contratación se puede personalizar en función de su proceso de contratación.
• La herramienta Gestionar contrataciones pendientes le permite completar el proceso de contratación iniciado en SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting e Onboarding desde una única interfaz.
• Employee Central permite a los usuarios rescindir el contrato de los empleados y redistribuir sus subordinados directos a otros gerentes dentro de la organización.

Según el contenido de esta sección, revise la lista de decisiones de implementación que su empresa puede tener que tomar antes de que comience la implementación y consúltelas con las partes interesadas, el equipo del proyecto y los consultores de implementación de SAP SuccessFactors. De este modo, estará mejor preparado para iniciar la implementación.

• Piense en cómo le gustaría gestionar la información de los empleados.
• ¿Qué datos personales y de empleo utiliza actualmente? ¿Qué datos se necesitan? ¿Qué datos desea recopilar?
• ¿Su empresa tiene datos personales y de empleo específicos de país?
• ¿Qué información personal desea incluir en el archivo de un empleado? ¿Qué información se requerirá?
• ¿Existen diferencias geográficas? (¿Se necesita información adicional para otras ubicaciones? ¿Los requisitos cambian en función de la ubicación?)
• ¿Qué información de empleo desea incluir en el archivo de un empleado? ¿Qué información se requerirá?