Describing the key features and benefits of self-service transactions in SAP SuccessFactors Employee Central

Une transaction se produit lorsqu'un employé, un responsable ou un administrateur modifie les informations professionnelles ou personnelles de l'enregistrement d'un employé. Les événements et les motifs d’événement sont requis pour les transactions impliquant des données emploi et des informations sur la rémunération.

SAP SuccessFactors fournit un ensemble prédéfini d'événements représentant les principaux jalons du poste tout au long du cycle de vie d'un employé. Ces événements permettent de suivre les modifications importantes, telles que l'embauche, les promotions ou les ruptures de contrat de travail. Pour offrir plus de détails, les entreprises peuvent personnaliser les motifs d'événement, qui sont des sous-catégories de ces événements standard. Par exemple, alors que le système inclut un événement d'embauche générale, une organisation peut créer des motifs d'événement spécifiques tels que Nouvelle embauche pour les employés à temps plein et Embauche d'intégration de contrats pour les intérimaires. Cette personnalisation permet aux entreprises de mieux classer pour la conformité et le reporting.

Un workflow d'approbation peut être lancé une fois qu'une modification est apportée aux données du salarié. SAP SuccessFactors Employee Central permet à votre organisation de créer des workflows d'approbation et de déterminer quelles transactions déclenchent des workflows.

Certaines organisations peuvent disposer d'autorisations et de règles métier pour déclencher des workflows d'approbation. Cela peut affecter les transactions des employés, telles que les augmentations de salaire, les changements de poste, les importations de données emploi, les importations de rémunérations, les importations de composants salariaux, les demandes de congés et les primes.

Votre organisation peut choisir différents workflows pour différentes transactions. Le workflow est mis en place pour s'assurer que toutes les personnes impliquées dans la transaction savent qu'une modification est en cours. Les personnes impliquées dans le processus de workflow sont informées par e-mail et par notification système. Les approbateurs peuvent facilement accéder aux approbations en attente à partir de leur page d’accueil SAP SuccessFactors.

Pour afficher la demande, l'approbateur doit uniquement cliquer sur la notification pour afficher les détails de la demande d'approbation. La page Demande d'approbation contient une grande partie des informations dont l'approbateur a besoin pour prendre une décision éclairée, notamment :

• Informations sur la demande : l'approbateur peut afficher le motif de l'événement (Modification des données) et la modification des informations.
• Afficher les participants au workflow : l’approbateur peut afficher les autres participants du workflow.
• Réponse : l'approbateur peut approuver, déléguer et renvoyer l'ordre de mission.
• Activité récente : l'approbateur peut afficher les actions effectuées sur la demande, y compris l'initiateur et d'autres approbations.

Un administrateur peut utiliser un outil distinct, Gérer les demandes de workflow, pour gérer toutes les demandes soumises.

Les règles de gestion sont utilisées pour ajouter une logique d'application au système. Les règles de gestion sont utilisées dans différents scénarios dans toutes les solutions SAP SuccessFactors. Dans Employee Central, les règles de gestion sont utilisées pour automatiser les processus RH, tels que les dérivations de workflow et de motif d’événement, les notifications d’alerte et bien d’autres encore.

Les règles de gestion comprennent les éléments suivants :

• Condition (IF) : logique qui doit être respectée avant que le système n'intervienne. Lorsque vous voulez que le système applique l'action à chaque fois, définissez l'instruction IF sur Toujours vrai.
• Action (ALORS) : logique qui définit la manière dont le système réagit lorsque la condition est remplie. Certains scénarios spécifiques de l'application ne nécessitent pas d'instruction THEN.
• Déclencheur ou événement de règle : type d'événement qui active le traitement de la règle.

Les règles de gestion peuvent être appliquées à n'importe quelle application de SAP SuccessFactors.

Pour rationaliser les processus RH, les entreprises doivent mettre en œuvre des outils en libre-service qui permettent aux responsables et aux employés de prendre des mesures directes en cas de besoin. Cela garantit une gestion fluide et en temps opportun des tâches liées aux RH.

Les salariés doivent pouvoir mettre à jour leurs informations personnelles, telles que la demande de congé ou la modification des données personnelles. Pendant ce temps, les responsables doivent superviser les modifications liées aux données d'emploi, de rémunération et d'organisation, telles que la création de nouveaux postes ou la gestion des promotions.

Pour maintenir la sécurité et le contrôle, les autorisations basées sur les rôles doivent être utilisées pour définir qui peut accéder à des données spécifiques et les modifier. Cela garantit que les salariés et les responsables peuvent uniquement apporter des modifications pertinentes pour leurs rôles.

L’équipe des opérations RH joue un rôle clé dans l’examen et l’approbation de ces modifications. Bien que les employés et les responsables soient responsables de l'exactitude de leurs données, les opérations RH servent de sauvegarde s'ils ne peuvent pas effectuer les mises à jour nécessaires. Cette approche favorise l'efficacité tout en maintenant la surveillance et le soutien.

SAP SuccessFactors Employee Central qui utilise les autorisations basées sur les rôles aide les entreprises à donner aux employés les moyens de modifier leurs informations. Employee Self-Service permet aux salariés de lancer et d'effectuer des transactions sans l'aide des RH.

Ces transactions en libre-service sont des mises à jour mineures apportées à un dossier d'employé qui n'affectent pas la rémunération ou le rôle de l'employé.

Cela peut inclure une modification des coordonnées, du sexe, de l'adresse, etc.

Manager Self-Service

Contrairement aux salariés, les responsables ne se limitent pas à apporter des modifications à eux-mêmes. Manager Self-Service permet aux superviseurs d'initier des modifications de données pour leurs salariés, telles que les promotions, les transferts, etc.

Pour vous assurer que les responsables peuvent initier des modifications uniquement pour leur subordonné direct, vous devez suivre le concept de base des autorisations basées sur les rôles.

La population accordée, le rôle et la population cible doivent être définis. Les transactions Manager Self-Service, en particulier celles qui affectent la fonction et la rémunération, sont généralement configurées avec une approbation supplémentaire.

L'icône d'horloge ou l'historique dans les cartes de travail permet d'exécuter des transactions sans workflow d'approbation. À l’aide des autorisations basées sur les rôles, les administrateurs disposent généralement de cet accès pour corriger l’enregistrement d’un employé.

La fonctionnalité Actions rapides d’Employee Central permet de créer des modèles pour les actions en libre-service les plus couramment utilisées par les employés et les responsables.

À l'aide des modèles, vous pouvez personnaliser les zones affichées pour chaque action en libre-service, contrairement au menu standard Toutes les actions, qui affiche toutes les zones visibles dans la carte. Les modèles simplifient l'expérience en libre-service pour les cadres dirigeants et les employés en affichant suffisamment de zones pour répondre à l'action spécifique au cas d'utilisation.

Le modèle doit utiliser un cas d'utilisation spécifique issu d'une liste définie fournie par SAP SuccessFactors. Voici les cas d'utilisation que vous pouvez utiliser pour le modèle Actions rapides :

• Modifier le nom sélectionné, les adresses, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les contacts en cas d'urgence
• Modifier la date de fin du contrat, le centre de coûts
• Modifier le poste, les relations professionnelles
• Modifier le nom légal, les pronoms, le lieu, la période d'essai, le temps de travail
• Transfert, Promotion, Rétrogradation, Chômage partiel et retour, Suspension et Retour
• Afficher le centre de coûts, la fonction, les relations professionnelles, le site
• Afficher la situation de famille, les adresses, les adresses e-mail, les contacts en cas d'urgence, les numéros de téléphone

Chaque cas d'utilisation inclut des zones prédéfinies pour cette action. Par exemple, l’action rapide Modifier le lieu définit par défaut les champs Lieu et Fuseau horaire à partir des données emploi. Chaque modèle Action rapide autorise un maximum de huit champs standard et personnalisés, y compris des champs spécifiques au pays.

• Une transaction se produit lorsqu'un employé, un responsable ou un administrateur modifie les informations professionnelles ou personnelles de l'enregistrement d'un employé. Les événements et les motifs d'événements sont utilisés pour suivre les modifications importantes, telles que l'embauche, les promotions et les ruptures de contrat de travail.
• Lorsqu'une modification est apportée aux données de l'employé, un workflow d'approbation peut être lancé. SAP SuccessFactors Employee Central permet à votre organisation de créer des workflows d'approbation et de déterminer quelles transactions déclenchent des workflows.
• Les règles de gestion sont utilisées pour ajouter une logique d'application au système. Dans Employee Central, les règles de gestion sont utilisées pour automatiser les processus RH, tels que les dérivations de workflow et de motif d’événement, les notifications d’alerte, etc.
• Pour rationaliser les processus RH, Employee Central aide les entreprises à mettre en œuvre des outils en libre-service qui permettent aux responsables et aux employés de prendre des mesures directes si nécessaire.

En fonction du contenu de cette section, consultez la liste des décisions d'implémentation que votre entreprise peut être amenée à prendre avant le début de l'implémentation et discutez-en avec vos parties prenantes, l'équipe de projet et les consultants en implémentation SAP SuccessFactors. De cette façon, vous serez mieux préparé pour commencer l'implémentation.

• Quels événements employés (transactions) réalisez-vous couramment ? Comment enregistrez-vous actuellement ces événements (transactions) ?
• Existe-t-il un contexte spécifique pour un événement (transaction) ? Quels motifs d'événement correspondent aux transactions (événements) que vous avez sélectionnées ?
• Quels types de transactions souhaitez-vous que les collaborateurs puissent effectuer en libre-service ?
• Disposez-vous d'informations de données RH existantes que vous devez importer ? Est-ce qu'il est contenu dans plusieurs systèmes ?
• Quels types de transactions souhaitez-vous que les responsables puissent effectuer en libre-service ?
• Quels types de transactions souhaitez-vous que les responsables RH puissent effectuer en libre-service ? Existe-t-il des exigences spécifiques au pays ?
• Quels sont les workflows courants (processus de gestion RH) dans votre entreprise ?
• Quels workflows (processus de gestion RH) votre entreprise souhaite-t-elle créer ?
• Réfléchissez aux événements et aux raisons d'événements que votre organisation utilise. Quels flux de travail voulez-vous lier à des événements et des motifs d'événements spécifiques ?