Accès aux informations spécifiques à la paie

Une partie importante du paiement correct des employés consiste à disposer des composants salariaux appropriés disponibles dans le système pour les ressources humaines et la paie à utiliser sur les données des employés. Exemples de composants salariaux :

• Salaire de base – Paiement principal
• Prime exceptionnelle – Paiement unique
• Ajustement du coût de la vie - Récurrent
• Retenue médicale - Récurrent

Un composant salarial différent est nécessaire pour différents types de paiements.

Une partie importante des salariés payeurs consiste à placer les salariés dans des groupes de paie qui déterminent la fréquence et les dates de paie. Certaines organisations paient tous leurs employés sur la même paie et la même fréquence (par exemple, Mensuelle), tandis que d'autres la fractionnent en fonction de facteurs (par exemple, Horaire dans un cycle et Salaire dans un autre cycle).

Dans SAP SuccessFactors, le groupe de paie du salarié se trouve dans Informations sur la rémunération, dans la section Informations professionnelles du fichier de l'employé.

Une fois qu'un salarié a été embauché dans SAP SuccessFactors Employee Central, il est automatiquement répliqué dans SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.

Pour afficher ces informations, accédez au Suivi de la réplication de données.

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll assure le suivi des modifications de données pour permettre à la paie de créer/vérifier/mettre à jour des données spécifiques à la paie. Ces modifications sont affichées dans la paie via une vignette de la page d’accueil appelée Terminer les tâches de paie. Les trois types de modifications de données suivis sont les suivants :

• Nouvelle embauche
• Modification d'adresse
• Résiliations

Vous pouvez également trouver l'option Terminer les tâches de paie dans votre liste À faire en cliquant sur l'icône de notification dans le coin supérieur droit de la page d'accueil de SAP SuccessFactors.

Sélectionnez le salarié concerné et saisissez les informations pertinentes pour la paie sur la page Terminer les tâches de paie. Cette page répertorie les salariés et les infotypes pertinents requis pour terminer le processus, en fonction du type de tâche de paie sélectionné et de la configuration.

Auparavant, il n’était pas possible d’enregistrer les sélections de filtres sur la page Terminer les tâches de paie. Vous deviez sélectionner les filtres requis chaque fois que vous accédiez à la page. Avec la mise à jour 2H 2025, le système sauvegarde vos sélections de filtre. Cette modification réduit le temps et les efforts nécessaires pour vos tâches.

Cette fonctionnalité utilise la fonctionnalité de gestion des variantes, qui vous permet de sauvegarder vos sélections de filtres dans la boîte de dialogue Mes vues sur la page Terminer les tâches de paie. Vous pouvez également modifier, renommer et supprimer les sélections de filtre sauvegardées si nécessaire.

Une fois les salariés embauchés dans le système, les informations sur les salariés spécifiques à la paie sont regroupées dans leur propre section du profil du salarié appelée Données de paie.

Cela inclura de nombreuses informations spécifiques au pays et des informations clés, telles que le statut de la paie du salarié et la possibilité d'afficher les bulletins de paie.

Les champs affichés dans la vignette Terminer la tâche de paie et les informations sur la paie dans le profil de l’employé sont configurables à l’aide de la configuration appelée Configuration unifiée de la paie. C'est unique pour chaque pays.

L’accès aux anciens employés permet aux anciens employés de continuer à utiliser le système après leur départ de l’entreprise. Vous pouvez désormais créer des liens en libre-service accessibles uniquement aux anciens utilisateurs. Les règles métier définissent l’admissibilité et la durée de ce/cet(te) et peuvent être personnalisées ou révoquées manuellement.

Le salarié ayant le rôle d'ancien employé peut accéder aux fonctionnalités Employee Self-Service et les utiliser dans l'écran Informations sur la paie et la carte Informations sur la paie dans le Profil complet.

Cette fonctionnalité profite aux gestionnaires RH et de paie en minimisant leurs tâches administratives et en réduisant les coûts associés à la gestion des salariés dont le contrat de travail a été rompu. Cette fonctionnalité profite également aux anciens employés en leur offrant un accès fluide à leurs systèmes et RBP une fois qu’ils ont terminé leur emploi initial dans l’entreprise.

Fonctionnalités clés

• Les anciens utilisateurs reçoivent un e-mail d’activation et utilisent une méthode d’authentification d’identité pour se connecter.
• Accès aux documents relatifs à la paie et à la fiscalité (par exemple, bulletins de paie, formulaires W-2 ou d’assurance-vieillesse) via l’onglet Profil des personnes « Paie ».
• Expiration configurable de l’accès des anciens employés : le système peut alerter les utilisateurs avant la résiliation de l’accès.

Avantages pour l'entreprise

• Réduit les requêtes du back-office RH et de la paie des anciens employés à la recherche de documents historiques.
• Améliore la marque de l’employeur en permettant aux anciens employés d’accéder à leurs propres dossiers.

Considérations

• Déterminez la durée pendant laquelle l’accès des anciens employés doit rester actif et implémentez les règles d’expiration ou de purge en conséquence.
• Assurez-vous que seules les données autorisées sont visibles ou téléchargeables sur le portail des anciens employés, afin de respecter les réglementations en matière de confidentialité et de conservation.
• Se coordonne avec les équipes informatiques/de sécurité pour la gestion des utilisateurs externes, les considérations liées aux licences et le cycle de vie des comptes.

L’accès des employés à leurs données d’emploi inactives ressemble à l’accès des anciens employés ; cependant, il est essentiel de comprendre qu’il s’agit d’un cas d’utilisation différent. Le contrat de travail du salarié n'est pas rompu : il travaille toujours au sein de l'entreprise et a donc un emploi actif. Cependant, le salarié a également eu un emploi inactif, par exemple, un transfert international des États-Unis vers l'Allemagne le 1er octobre. Le salarié a donc des emplois actifs en Allemagne et des emplois inactifs aux États-Unis. Le transfert interne a été géré par la création d'une nouvelle opportunité d'emploi.

Auparavant, les salariés ne pouvaient pas accéder aux salariés inactifs, mais désormais, avec la version 2H 2025, cela est possible. Le salarié peut, par exemple, accéder à son ancien profil d'emploi ou vérifier les bulletins de paie de son emploi aux États-Unis.

Cette innovation est non seulement spécifique à la paie, mais le salarié peut également accéder à d'autres données non liées à la paie liées à son emploi inactif. Cependant, nous avions un aspect critique : l’accès aux bulletins de paie pour les employés inactifs. En tant qu’administrateur des autorisations basées sur les rôles, vous pouvez désormais autoriser les employés à accéder aux données des enregistrements d’emploi inactifs. Une zone Statut utilisateur a été ajoutée à l’étape Accorder l’accès du processus de création d’affectation de rôle. Cette nouvelle zone permet aux administrateurs d'indiquer si le rôle s'applique aux salariés actifs ou inactifs.

Fonctionnalités clés

• Les employés peuvent basculer entre les profils d’emploi actifs et inactifs pour afficher les données existantes.

• Les informations sur les emplois inactifs (par exemple, bulletins de paie) sont accessibles le cas échéant.
• Les données d'emploi historiques restent disponibles à titre de référence, d'audit ou de processus internes tels que la réembauche.

Avantages pour l'entreprise

• Assure la continuité des informations sur l'ensemble des épisodes liés à l'emploi
• Réduit la perte de visibilité lorsqu'un employé change de rôle, quitte et retourne, ou détient plusieurs enregistrements d'emploi.
• Améliore le reporting RH et le libre-service des collaborateurs en offrant un contexte plus riche à l'historique professionnel.

Considérations

• Assurez-vous que l'accès aux données inactives est conforme aux politiques de confidentialité et de conservation des données.
• Définissez les parties de l'activité inactive qui doivent être visibles pour éviter une exposition inutile ou une confusion.
• Les utilisateurs doivent être informés sur l'utilisation du sélecteur d'emploi et comprendre l'enregistrement qu'ils consultent.

Groupes de paie :

• Déterminez la fréquence et les dates de paie des salariés.

• Configuré dans la section Informations sur la rémunération du fichier de l’employé.

Réplication des données des employés :

• Réplication automatique des salariés embauchés de SAP SuccessFactors Employee Central vers Employee Central Payroll.

• Surveillez la réplication via le Suivi de la réplication de données.

Terminer les tâches de paie :

• Suivre les modifications de données pour le traitement de la paie (nouvelle embauche, modification d'adresse, ruptures de contrat de travail).

• Accessible via la vignette de la page d’accueil ou la liste À faire.

• Saisissez les informations pertinentes pour la paie sur la page Terminer les tâches de paie.

Informations sur la paie :

• Regroupé dans la section Données de paie du profil du salarié.

• Inclut des informations spécifiques au pays et des détails clés tels que le statut de la paie et les bulletins de paie.

Configuration :

• Les champs de la vignette Terminer la tâche de paie et Informations sur la paie sont configurables à l’aide de la configuration unifiée de la paie.

• La configuration est unique pour chaque pays.