Mit dem Tool Dokumentenverteilung kann ein Administrator Dokumente anlegen und über einen grundlegenden Workflow an Zahlungsempfänger verteilen. Sie können zwei Arten von Dokumenten für die Verteilung anlegen:
- Plandokumente sind dynamische Dokumente, die an jeden einzelnen Zahlungsempfänger verteilt werden können, um Details zu seinem individualisierten Plan zu kommunizieren. Um ein Plandokument anzulegen, setzen Sie den Formulartyp auf Plan. Dadurch können sie Plandaten in den Beleg übernehmen, um den Belegerstellungsprozess einfacher, schneller und genauer zu gestalten.
- Mit anderen Dokumenten können Sie statische Dokumente wie Mitarbeiterhandbücher oder Geheimhaltungsvereinbarungen zur Annahme an Ihre Zahlungsempfänger verteilen. In der Regel werden diese Dokumente als PDF-Dateien verteilt. Um ein statisches Dokument zu erstellen, setzen Sie den Formulartyp auf Sonstiges. Dadurch wird der Benutzer aufgefordert, eine PDF-Datei oder eine andere statische Datei anzuhängen. Verwenden Sie diese Option, um statische Dokumente wie Vertraulichkeitsvereinbarungen zu senden.
Die Dokumentenverteilung besteht aus drei Abschnitten:
- Dokumente
- Verteilungen
- Verteilungsverfolgung
So legen Sie eine Dokumentenverteilung an:
- Legen Sie das Dokument an.
- Verteilungs- und Workflow-Einstellungen anlegen
- Dokument verteilen
- Verteilung verfolgen
Plandokument anlegen
Wenn Sie ein Dokument mit dem Formulartyp Plan erstellen, funktioniert der Arbeitsbereich Dokument ähnlich wie ein Texteditor.
- Verwenden Sie die Symbolleiste, um das Formular anzupassen, ein Logo einzufügen und die Formatierung zu ändern.
- Sobald Sie einen Vergütungsplan ausgewählt haben, werden die Vergütungselemente gefüllt, die in diesem Plan verwendet werden. Der Administrator kann diese Werte dann in das Dokument einfügen.
