Anlegen von Dokumentverteilungen, Klärungsfällen und Dashboards für die Kommunikation mit Ihren Zahlungsempfängern

Der Plan Communicator ist ein benutzerfreundliches Tool, mit dem der Vergütungsadministrator die wechselseitige Kommunikation über Vergütungspläne mit Zahlungsempfängern verwalten kann. Sie besteht aus zwei Modulen: Dokumentenverteilung und Dispute Management.

Die Belegverteilung besteht aus Planbelegen und anderen Belegen.

Beide Module umfassen die Möglichkeit, die Kommunikation anzupassen und einen grundlegenden Workflow zu erstellen.

Der Plan Communicator kann für Folgendes verwendet werden:

• Legen Sie Plandokumente an, und verteilen Sie sie.
• Legen Sie einen Belegverteilungs-Workflow an.
• Verfolgen Sie die Annahme von Plandokumenten.
• Klärungsfälle anlegen und verfolgen.

Dashboards sind eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Informationen abzurufen, die für den Endbenutzer am wichtigsten sind. Sie umfassen eine Sammlung von Widgets, die auf einem einzigen Bild angeordnet sind, um Zahlungsempfängern eine umfassende, interaktive Vergütungsübersicht zu bieten.

Jede dieser Funktionen ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch unter Sales Performance Startseite→Globale Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Mit dem Tool Dokumentenverteilung kann ein Administrator Dokumente anlegen und über einen grundlegenden Workflow an Zahlungsempfänger verteilen. Sie können zwei Arten von Dokumenten für die Verteilung anlegen:

• Plandokumente sind dynamische Dokumente, die an jeden einzelnen Zahlungsempfänger verteilt werden können, um Details zu seinem individualisierten Plan zu kommunizieren. Um ein Plandokument anzulegen, setzen Sie den Formulartyp auf Plan.
• Mit anderen Dokumenten können Sie statische Dokumente wie Mitarbeiterhandbücher oder Geheimhaltungsvereinbarungen zur Annahme an Ihre Zahlungsempfänger verteilen. In der Regel werden diese Dokumente als PDF-Dateien verteilt. Um ein statisches Dokument zu erstellen, setzen Sie den Formulartyp auf Sonstiges.

Die Abbildung oben zeigt ein Plandokument. Der Arbeitsbereich Dokument funktioniert ähnlich wie ein Texteditor. Verwenden Sie die Symbolleiste, um das Formular anzupassen, ein Logo einzufügen und die Formatierung zu ändern.

Sobald Sie einen Vergütungsplan ausgewählt haben, werden die in diesem Plan verwendeten Vergütungselemente gefüllt. Sie können diese Werte dann in den Beleg einfügen.

Nachdem Sie nun einen oder mehrere Belege angelegt haben, können Sie eine Verteilung einrichten. Eine Verteilung bündelt mehrere Belege und konfiguriert den Workflow, bevor sie an Ihre Zahlungsempfänger verteilt werden. Sie können einer Verteilung bis zu fünf Dokumente hinzufügen.

Mit der Workflow-Funktion im Plan-Communicator können Anwendungsbenutzer auf einfache Weise einen Prozess konfigurieren, in dem eine Reihe von Belegen genehmigt und zur Annahme an jeden Zahlungsempfänger verteilt wird, bevor ein Plan jedes Geschäftsjahr in Kraft gesetzt wird. In der Abbildung „Workflow-Funktion" wurden einige Anforderungen in den Workflow aufgenommen:

• Der direkte Vorgesetzte des Zahlungsempfängers (1 Genehmigungsstufe) muss den Plan akzeptieren, bevor er an den Zahlungsempfänger verteilt wird.
• Der Zahlungsempfänger muss den Plan innerhalb von drei Werktagen akzeptieren, ausgenommen Wochenenden und Feiertage. Wenn sie den Plan nicht akzeptieren, erhalten sie bis dahin eine tägliche Erinnerung.

Den Arbeitsbereich Distributions finden Sie unter Manage Plans→Plan Communicator Distributions.

Sobald die Verteilung angelegt wurde, kann das Plandokument an alle Zahlungsempfänger im Arbeitsbereich Verteilungen verteilt werden.

Der Zahlungsempfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu einem Plandokument, das er vor dem Akzeptieren anzeigen und in eine PDF-Datei herunterladen kann.

Wenn Sie den Link An Administrator senden wählen, wird ein Workflow mit dem Vergütungsteam gestartet, um Fragen zum Plan zu beantworten.

Administratoren können den Status im Arbeitsbereich Verteilungsverfolgung anzeigen. Diese Liste kann nach Verteilung, Status, Position oder Teilnehmer gefiltert werden. Diesen Arbeitsbereich finden Sie unter Plan Communicator→Distributions Tracking.

Die Funktion Klärungsfälle optimiert und automatisiert die Lösung von Klärungsfällen und Anfragen zwischen Zahlungsempfängern und dem Vergütungsadministrator. Zahlungsempfänger können Anfragen im Incentive-Management-Portal oder in einem Bericht oder Dashboard einreichen. Diese initiieren einen Workflow, der in allen Phasen sichtbar ist.

Die Funktion Klärungsfälle umfasst eine Reihe vorkonfigurierter Vorlagen, und der Administrator kann neue Vorlagen anlegen und benutzerdefinierte Workflows konfigurieren.

Dispute Management bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Optimierung des Klärungsfallprozesses.
• Transparenz schaffen.
• Alle Stakeholder können den Status in Echtzeit anzeigen.

Wenn der Zahlungsempfänger einen Fehler in seiner Entschädigungszahlung vermutet, kann er einen Klärungsfall elektronisch einreichen. Sobald er den Klärungsfall übermittelt, wird sein direkter Vorgesetzter oder ein anderer Genehmiger benachrichtigt.

Der Manager kann weitere Informationen entweder genehmigen, ablehnen oder anfordern, bevor er sie zur Lösung an das Vergütungsteam sendet. Zu jedem Zeitpunkt im Prozess kann der Zahlungsempfänger den Status des Klärungsfalls im Incentive-Management-Portal sehen, und der Administrator kann vorhandene Klärungsfälle im Arbeitsbereich Verfolgung von Klärungsfällen anzeigen.

Der Klärungsfall-Workflow ähnelt dem Belegverteilungs-Workflow, hat jedoch eine Bottom-Up-Struktur, die so optimiert ist, dass ein Zahlungsempfänger einen Klärungsfall zur Lieferung an das Vergütungsteam einreichen kann.

Wenn ein Zahlungsempfänger in der Abbildung „Klärungsfall-Workflow" einen Klärungsfall übermittelt, muss er zuerst von seinem Vorgesetzten der ersten Ebene genehmigt werden, bevor er dem Resolver zugeordnet wird, der in der Regel Mitglied des Vergütungsteams ist. Der Resolver hat dann drei Werktage Zeit, um den Streit zu recherchieren und zu lösen.

Dashboards sind eine einfache und intuitive Möglichkeit, Vergütungsergebnisse und andere Informationen an Zahlungsempfänger zu kommunizieren, sodass sie Zugriff auf die Informationen erhalten, die für sie am wichtigsten sind.

Der Vergütungsadministrator erstellt und pflegt verschiedene Dashboards über die Dashboard-Seite im Incentive-Management-Portal. Dashboards können für alle Zahlungsempfänger angelegt werden, die einen Plan teilen, oder für alle Zahlungsempfänger, die einen Titel haben. Darüber hinaus kann ein globales Dashboard von allen Zahlungsempfängern gemeinsam genutzt werden.

Die Abbildung Dashboard zeigt ein Dashboard, das die Ergebnisse für Terry Callahan für die ersten sechs Monate 2022 anzeigt.

Dashboards werden mithilfe von Widgets erstellt. Ein Widget ist ein Fenster, das ein einzelnes Datenelement zur Anzeige in einem Dashboard enthält. Beispiele für Widgets in der folgenden Abbildung sind Mein Profil, Produktumsatz und Team-Ranking.

Einer der Hauptvorteile von Dashboards besteht darin, dass sie es Zahlungsempfängern ermöglichen, ihre Daten dynamisch anzuzeigen, ohne dass sie die Widgets ändern können. Zahlungsempfänger können Diagrammbilder im PDF-, JPG-, PNG- und SVG-Format herunterladen, indem sie das Menü in der oberen rechten Ecke des Widgets auswählen.

• Der Plan Communicator ist ein benutzerfreundliches Tool, mit dem der Vergütungsadministrator die wechselseitige Kommunikation über Vergütungspläne mit Zahlungsempfängern verwalten kann. Es verfügt über zwei Module: Dokumentenverteilung und Dispute Management, die beide die Möglichkeit enthalten, die Kommunikation anzupassen und einen grundlegenden Workflow zu erstellen.
• Dashboards sind eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen aus einer Sammlung von Widgets abzurufen, die auf einem einzigen Bildschirm angeordnet sind, um Zahlungsempfängern eine umfassende, interaktive Vergütungsübersicht zu bieten.
• Mit dem Tool „Dokumentenverteilung" kann ein Administrator Dokumente (z. B. ein Plandokument) anlegen und über einen grundlegenden Workflow an Zahlungsempfänger verteilen.
• Die Funktion Klärungsfälle optimiert und automatisiert die Lösung von Klärungsfällen und Anfragen zwischen Zahlungsempfängern und dem Vergütungsadministrator.
• Administratoren können den Status von Verteilungen im Arbeitsbereich Verteilungsverfolgung unter Plan Communicator anzeigen.

Prüfen Sie auf der Grundlage des Inhalts in diesem Abschnitt die Liste der Implementierungsentscheidungen, die Ihr Unternehmen möglicherweise vor Beginn der Implementierung treffen muss, und besprechen Sie diese mit Ihren Stakeholdern, dem Projektteam und den SAP-Implementierungsberatern. Auf diese Weise sind Sie besser darauf vorbereitet, mit der Implementierung zu beginnen.

• Wird Ihr Unternehmen die Funktion Incentive Management Dispute Management verwenden?
• Wie viele Dashboards benötigen Sie, um sicherzustellen, dass allen Zahlungsempfängern angemessene Ergebnisse angezeigt werden?
• Welche Vergütungsergebnisinformationen werden in Ihren Dashboards angezeigt? Beispiele sind Provisionen und Boni, Anreizschätzer und Team-Ranking.