Criando processos de aprovação

Gerenciamento do processo de aprovação

Objective

After completing this lesson, you will be able to crie um processo de aprovação para um item.

Visão geral do processo de aprovação

Um processo de aprovação é um conjunto de etapas de autorização que um usuário deve percorrer antes de poder se inscrever em uma classe, retirar-se de uma classe, iniciar um item online ou adicionar um registro de histórico por conta própria. Se um item ou classe tiver um processo de aprovação obrigatório, cada usuário potencial deverá passar por todas as etapas do processo de aprovação antes de ter permissão para participar desse evento de aprendizado.

Quando um aluno tentar se inscrever em uma classe cuja aprovação é necessária, ele terá que concluir a solicitação de inscrição que ficará com status pendente até que o aprovador aprove ou recuse a solicitação. O aluno pode visualizar os detalhes da aprovação e retirar. Se permitido, os alunos podem se retirar das classes para as quais seu gerente as inscreveu. Se a última data e hora de retirada tiver passado, o administrador ainda poderá cancelar o registro.

O autorizador receberá uma notificação por e-mail e um cartão na seção Aprovações da home page HCM. A partir deste cartão, o autorizador pode aprovar ou recusar a aprovação e inserir comentários. Se a data e a hora limite da inscrição de uma classe estiverem no passado, o aprovador não verá mais a solicitação de aprovação. Se o aprovador for alterado (por exemplo, se o usuário agora se reportar a um gerente diferente), a aprovação pendente poderá ser reencaminhada para o novo gerente.

O cartão de aprovação é exibido e as opções de solicitação de aprovação ou recusa são destacadas.

Criação do processo de aprovação

A criação de aprovações é um processo de quatro etapas:

  1. Criar funções de aprovação.
  2. Associar funções a aprovadores.
  3. Crie o processo de aprovação.
  4. Associe o processo de aprovação a um item (atividade de aprendizado).

Nota

Os processos de aprovação só impedem o autorregistro. Gerentes ou parceiros de negócios de recursos humanos (HRBP) que registram alunos irão ignorar o processo de autorização.

Etapa 1: Criação de Funções de Aprovação

Antes de criar um processo de aprovação, crie funções de aprovação que você possa usar em seu processo de aprovação.

Uma função de aprovação é uma função que pode ser atribuída a um usuário para participação no processo de aprovação como autorizador. O SAP SuccessFactors Learning vem com seis funções de aprovação padrão prontas para uso:

  • Empregado: você pode ter um processo de aprovação para os empregados confirmarem as solicitações de inscrição antes de serem encaminhados aos gerentes.
  • Gerente Nível 1: a pessoa nessa função é sempre o gerente imediato do colaborador.
  • Gerente Nível 2: a pessoa nessa função é o gerente de segundo nível (o gerente do gerente do colaborador).
  • Instrutor: serve apenas para o processo de assinatura eletrónica. Esta função não deve ser adicionada a processos de aprovação para registro ou retirada.
  • RH e HRBP: um parceiro de negócios de recursos humanos (HRBP) para compartilhar algumas das responsabilidades gerenciais com um gerente.

Se forem necessárias funções de aprovação adicionais, como Aprovador financeiro ou Aprovador regional, elas poderão ser criadas na Administração de aprendizagem→Referências→Administração do sistema→Funções de aprovação→Adicionar novo. É altamente recomendável inserir descrições.

Etapa 2: Associação de funções com aprovadores

Depois de criada, uma função de aprovação deve ser aplicada a um usuário ou usuários. Um usuário pode ter várias funções de aprovação atribuídas a ele e cada função de aprovação atribuída deve ter organizações de controle ou domínios de segurança de controle aplicados para indicar onde o aprovador tem autoridade de aprovação para a função.

Para adicionar uma função de aprovação a um usuário, navegue até a aba Entidade de usuário→Funções de aprovação, procure e adicione uma função de aprovação e selecione um domínio de controle.

Há uma configuração global (em Sistema Administração→Configuração→Configurações globais do aplicativo) que determina se uma empresa está usando domínios ou organizações de segurança como entidade de controle para aprovações. O usuário atua apenas como aprovador no(s) domínio(s)/organização(ões) de segurança selecionado(s).

Por exemplo:

  • Joe é um domínio de segurança Aprovador de orçamento – VENDAS
  • Susan é um aprovador de orçamento – domínio de segurança de TI
  • Keith é um aprovador de orçamento – domínio de segurança de RH

Todas as três pessoas têm a mesma função de aprovação (aprovador de orçamento), mas cada uma delas tem direitos de aprovador para um conjunto diferente de usuários devido aos domínios de segurança selecionados quando a função foi adicionada ao registro de usuário.

Nota

Se mais de um usuário tiver atribuída uma função de aprovação e tiver acesso ao mesmo domínio de segurança, qualquer um desses indivíduos poderá atuar como aprovador de um usuário com aprovação pendente.

Etapa 3: Criação do processo de aprovação

O administrador pode criar um processo de aprovação definindo as etapas e os aprovadores para cada etapa. Os aprovadores podem ser usuários específicos ou pessoas em funções de aprovação específicas. O processo de aprovação pode ter um máximo de seis etapas.

Para criar um novo processo de aprovação, siga estas etapas:

  1. Vá para Administração de aprendizagem→Referências→Administração do sistema→Processo de aprovação e selecione Adicionar Novo.
  2. Insira a ID do processo, o Nome, o Domínio de segurança e clique em Avançar.
  3. Use a adição de uma ou mais da lista para procurar e adicionar funções de aprovação e/ou usuários.
  4. Selecione Etapa seguinte (se você quiser adicionar outra etapa).
  5. Selecione Concluir para concluir o processo.

Etapa 4: Associação do processo de aprovação a um item

Para aplicar um processo de aprovação a um item, navegue até Entidade de item →Detalhes do item→Processo de aprovação e aplique as configurações relevantes.

  • Para processos de aprovação: selecione Sim para ativar Aprovação necessária e escolha o Processo de aprovação a ser aplicado na lista suspensa.
  • Para processo de aprovação de retirada: selecione Sim para ativar Aprovação necessária para retirar e escolher o Processo de aprovação de retirada a ser aplicado na lista suspensa.
A seção Processo de aprovação é destacada no centro da tela.

Para classes, os administradores podem adicionar um processo de aprovação, se um não tiver sido adicionado no nível do item ou se for desejada uma aprovação de nível de classe diferente. O administrador também pode decidir que essa classe não precisa de aprovação definindo o campo Aprovação obrigatória como Não.

Nota

Embora um processo de aprovação possa estar visível na seção de aprovação do item, esse processo de aprovação não estará ativo a menos que o botão Aprovação obrigatória esteja definido como Sim.

Criar uma função de aprovador

Exemplo empresarial

Neste exercício, você adicionará uma nova função de aprovação no SAP SuccessFactors Learning.

Etapas

  1. Adicione uma nova função de aprovação com os detalhes abaixo:

    • ID da Função de Aprovação: [SeuIniciais]-FUNÇÃO.
    • Descrição: [YourInitials] Role.

    1. Efetue logon no SAP SuccessFactors HCM como Administrador de aprendizagem e navegue para Administração de aprendizagem → Referências → Administração do sistema → Funções de aprovação.

    2. Selecione Adicionar novo.

    3. Insira [SeuIniciais]-FUNÇÃO no campo ID da Função de Aprovação.

    4. Insira [SeuIniciais] Função no campo Descrição.

    5. Selecione Adicionar.

    6. Feche a janela Funções de Aprovação.

    7. Selecione Pesquisar e verifique se a função recém-criada está agora na lista.

Associar a função a aprovadores

Exemplo empresarial

Neste exercício, você atribuirá uma função de aprovação predefinida a um usuário.

Etapas

  1. Procure um registro de usuário e atribua uma função de aprovação predefinida.

    1. Efetue logon no SAP SuccessFactors HCM como Administrador de aprendizagem e navegue para Administração de aprendizagem → Pessoas → Usuários.

    2. Insira critérios para procurar o registro de usuário apropriado (por exemplo, seu próprio usuário) e selecione Pesquisar.

    3. Selecione a ID do usuário para acessar o registro do usuário.

    4. Selecione a guia Funções de aprovação.

    5. Selecione adicionar um ou mais da lista, pesquise e selecione uma ID de Função de Aprovação.

    6. Selecione Adicionar.

    7. Revise a atribuição na seção Atribuir funções de aprovador ao usuário.

    8. Para cada função de aprovação adicionada, você deve selecionar o domínio de segurança de controle e o subdomínio de segurança apropriados:

      • Selecione o link Controlar domínios de segurança.
      • Selecione o link adicionar um ou mais da lista para pesquisar e adicionar os domínios de segurança de controle (por exemplo, CORP).
      • Marque a caixa de seleção Incluir subdomínio de segurança se desejar que o usuário também possa aprovar solicitações para usuários nos subdomínios de segurança.
      • Selecione Adicionar.
      • Selecione Enviar e escolha Retornar à função de aprovador.

    9. Selecione Aplicar modificações.

      Nota

      Embora geralmente não seja necessário Aplicar alterações quando você já adicionou entidades a uma lista, é necessário aqui porque estamos aplicando os domínios de controle à função de aprovação antes que a função possa ser aplicada ao usuário.

Criar o processo de aprovação

Exemplo empresarial

Neste exercício, crie um novo processo de aprovação e atribua uma função de aprovação para simplificar a tomada de decisões e aumentar a responsabilidade.

Etapas

  1. Crie um processo de aprovação e adicione uma função de aprovação a esse novo processo.

    1. Efetue logon no SAP SuccessFactors HCM como Administrador de aprendizagem e navegue para Administração de aprendizagem → Referências → Administração do sistema → Processo de aprovação.

    2. Selecione Adicionar novo.

    3. Insira [YourInitials]_APPROVAL_PROCESS no campo ID do processo (por exemplo, suas iniciais e um número).

    4. Insira [YourInitials] Approval Process no campo Process Name.

    5. Selecione a ID do domínio de segurança CORP.

    6. Insira um e-mail de proprietário do processo.

      Nota

      O responsável pelo processo é o responsável individual pela atualização desse processo.

    7. Selecione Seguinte.

    8. Insira um Nome da etapa (por exemplo, Etapa 1).

    9. Para adicionar uma função de aprovação a esse processo, clique no link Adicionar um ou mais da lista na caixa cinza à esquerda.

    10. Insira critérios de pesquisa para pesquisar e selecione uma ID de Função de Aprovação (por exemplo, Supervisor 1).

    11. Certifique-se de marcar a caixa de seleção Adicionar antes de selecionar o botão Adicionar.

      Nota

      Um usuário específico também pode ser selecionado para ser o aprovador de uma determinada etapa de aprovação em vez de selecionar uma função de aprovação. Não é necessário selecionar Aplicar modificações a menos que você tenha adicionado uma função/usuário por engano e queira removê-la.

    12. Selecione Etapa seguinte.

    13. Insira um Nome da etapa.

    14. Para adicionar uma função de aprovação a este processo, selecione adicionar uma ou mais da lista na caixa cinza esquerda.

    15. Insira os critérios de pesquisa para pesquisar e selecione uma ID de Função de Aprovação.

    16. Selecione Concluir.

    17. Revise as etapas do processo conforme necessário.

    18. Selecione Criar processo.

    19. Selecione OK e feche a janela.

Associar um processo de aprovação a um item

Exemplo empresarial

Neste exercício, você navegará para um registro de item e atribuirá um processo de aprovação a esse item.

Etapas

  1. Procure um item existente e atribua um processo de aprovação na aba Detalhes do item.

    1. Efetue logon no SAP SuccessFactors HCM como Administrador de aprendizagem e navegue para Administração de aprendizagem → Atividades de aprendizagem → Itens.

    2. Insira critérios para pesquisar um item.

    3. Selecione Pesquisar.

    4. Selecione o link ID do item para acessar o registro do item no modo de edição.

    5. Na guia Detalhes do item, selecione um processo de aprovação na lista de opções Processo de aprovação.

    6. Selecione Sim para Aprovação obrigatória.

    7. Selecione Salvar.

Síntese

  • O processo de aprovação garante etapas de autorização antes que os alunos possam se inscrever, retirar, iniciar um item online ou adicionar um registro de histórico.
  • Os aprovadores recebem notificações para aprovar ou recusar solicitações, com comentários, da página inicial do SAP SuccessFactors HCM.
  • As solicitações de aprovação podem ser reencaminhadas se os aprovadores mudarem; os gerentes ou parceiros de RH ignoram os processos de aprovação.
  • Criação do processo de aprovação:
    • Criar funções de aprovação (por exemplo, gerente, HRBP; novas funções podem ser adicionadas por meio da administração de aprendizagem)
    • Atribuir funções a usuários com domínios/organizações de controle para definir a autoridade de aprovador.
    • Defina até 6 etapas de aprovação com aprovadores ou funções de aprovação específicos.
    • Associe o processo de aprovação a um item, classe ou configurações de retirada para ativá-lo.
Learning

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