Configuración de conectores

Para integrar datos en SAP SuccessFactors Learning, se debe seguir un proceso específico para garantizar una transferencia de datos fluida y segura. Este proceso implica:

1. Generar un archivo ejecutando una consulta en el sistema de origen.
2. Cargando el archivo en una ubicación SFTP segura.
3. Configurar el Sistema de gestión de aprendizaje (LMS) para saber dónde se encuentra el archivo y especificar las reglas que se le deben aplicar.
4. Programar el LMS para recuperar automáticamente el archivo desde la ubicación SFTP e importar los datos a su base de datos.

Para transferir datos de usuario de SAP SuccessFactors HCM al sistema de gestión de aprendizaje (LMS), siga estos pasos:

1. Crear un trabajo programado: en Aprovisionamiento, configure un trabajo programado que exporte datos de empleados desde HCM. Este trabajo creará un archivo que contiene los datos del usuario.
2. Guardar el archivo: el trabajo guardará el archivo en una ubicación específica.
3. Configure el LMS: configure el LMS para recuperar regularmente el archivo de la ubicación designada. Por lo general, esto se realiza cada noche.
4. Importar los datos: el LMS importará los datos de usuario del archivo a su propia base de datos.

Es importante tener en cuenta que HCM y LMS tienen bases de datos separadas. Un usuario en HCM no puede ser automáticamente un usuario en LMS. Siguiendo este proceso, puede asegurarse de que los datos de usuario se transfieran de HCM a LMS según sea necesario.

La programación de conectores dentro de la aplicación LMS requiere que se asigne el rol ALL_CONNECTOR a la cuenta del administrador del consultor o socio que los programará. Además, deben tener el permiso Editar incluido en el rol ALL_CONNECTOR.

El proceso en sí consta de cinco pasos:

1. Configurar el archivo de propiedades de conectores
2. Crear el archivo de entrada de datos
3. Cargar archivos de datos
4. Programación
5. Validación de datos y resolución de problemas

En nuestro entorno de prueba del LMS, debemos configurar el archivo de propiedades Conectores. Este archivo contiene configuraciones comunes para todos los conectores, así como configuraciones individuales específicas del conector.

Para empezar a utilizar conectores, debe configurar el archivo de propiedades Conectores.

1. En Administración de aprendizaje, vaya aSistema Administración→Configuración→Configuración del sistema y seleccione el icono Editar junto al archivo de propiedades CONNECTORS.
2. Copie todo el archivo de propiedades y guárdelo como un archivo de texto local.

   Nota

   Se recomienda copiar y pegar el archivo en su editor de texto, como Notepad++ y editar el archivo en su editor. Guarde primero el archivo no editado y el control de versión.
3. Proporcione la información necesaria del sistema sobre dónde encontrar los archivos de datos cargados y dónde generar un informe de salida para la descarga y el correo electrónico. Complete las actualizaciones necesarias para habilitar los conectores. A continuación se muestra una muestra de las actualizaciones necesarias.
   • Ubicación del archivo FTP: /FEED/UPLOAD/XX/
   • Sustitución de sufijo de arrendatario LMS: TRAINXX
   • Activar informe de salida: connector.ftp.output.report.enable=true
   • FTP reporta a /FEED/DOWNLOAD/XX/
   • Enviar por correo electrónico informes detallados: true, you@yourcompany.com

   En la siguiente captura de pantalla, las ediciones de muestra se resaltan en amarillo. Deberá colocar el archivo en la ubicación deseada yendo a la ubicación SFTP, a la carpeta FEED, a la carpeta UPLOAD y, a continuación, a la carpeta correspondiente con su ID de arrendatario.

   
4. Introduzca la información de inicio de sesión en SFTP para que el sistema pueda acceder a los archivos de datos.

   Nota

   Esta información SFTP se proporcionará a los clientes para sus propias instancias. Esta es la información de ejemplo (se enumera a continuación).
   • Puerto SFTP: connector.ftp.server=sftp8.sapsf.com
   • Usuario FTP: kso-midmarket
   • Contraseña de FTP: krj09ufgdsf9ftg
   • Asignación de datos y reglas de negocio específicas del conector: recuperar del libro de trabajo del conector.
   
5. Después de editar el archivo de propiedades en su editor de texto, copie y vuelva a pegar el texto en su instancia de formación y seleccione Aplicar modificaciones para reflejar las modificaciones.
6. Después de guardar, la contraseña se cifrará cuando mire el archivo de propiedades CONNECTORS en el LMS.
7. Si desea activar el archivo de archivos de entrada, vaya a Sistema Administración→Conectores→Opciones de conector, marque la casilla de selección, introduzca el número de meses y seleccione Aplicar modificaciones.

Al crear los archivos de entrada necesarios para ejecutar los conectores estándar, es responsabilidad del cliente crear un proceso que consultará su sistema de origen, producir un archivo y luego colocarlo en una ubicación SFTP. A veces, el archivo de datos puede ser una exportación desde otro sistema, pero también podemos crear uno manualmente.

Trabaje con los gestores del sistema para desarrollar esta exportación y automatizar la ubicación en la ubicación FTP. Debe ser una consulta continua para colocar ese archivo en la ubicación SFTP.

Para todos los archivos de entrada del conector, los valores predeterminados del delimitador de columna son barras verticales con un delimitador de fin de fila de !##! de forma predeterminada. Es posible modificarlos por otros valores, pero se debe tener cuidado de garantizar que el tipo de valor aún no esté en los datos del cliente, lo que causará problemas al intentar importar el archivo. Se recomienda mantener el valor predeterminado que se identifica en el archivo de propiedades del conector.

La convención para fijar nombres para cada archivo de datos debe seguirse exactamente. Por ejemplo, para el conector de usuarios - SF, el nombre del archivo será user_data_train900.txt (donde train900 es el ID de arrendatario del cliente como se especifica en el archivo de propiedades CONNECTORS). Es importante recordar que el libro de trabajo del conector es muy estricto sobre esta convención para fijar nombres. Si nos desviamos de él y utilizamos una convención para fijar nombres diferente, el archivo completo no se importará correctamente.

Para los archivos creados y exportados desde otros sistemas, así como los archivos creados manualmente, tendremos que iniciar sesión en SFTP, navegar a la carpeta UPLOAD y crear una nueva carpeta con el ID de arrendatario. Una vez creados, es posible que deban configurarse otros sistemas para cargar sus archivos de exportación en la carpeta correcta, o los archivos de datos se pueden colocar manualmente en la nueva carpeta.

1. Inicie sesión en el servidor SFTP navegando a la URL especificada en el archivo de propiedades CONNECTORS y utilizando el ID y el inicio de sesión proporcionados al cliente.

   Por ejemplo, abra la URL para el sitio SFTP en un navegador: sftp8.sapsf.com y utilice la información de inicio de sesión de muestra como se muestra en la siguiente figura.

   

   Nota

   La contraseña aparecerá cifrada en el archivo, por lo que no podrá recuperarla desde allí.
2. Navegue a la carpeta FEED y, a continuación, a la subcarpeta UPLOAD y añada una nueva carpeta con el ID de arrendatario de la empresa. Para nuestro ejemplo, utilizamos TRAIN900.
3. En su nueva carpeta, utilice el botón Cargar para agregar sus archivos de datos, como los creados para los administradores y los conectores de elementos.
4. Compruebe que los archivos tengan los nombres de archivo correctos como se especifica en el libro de conectores.

   Nota

   Una vez que el archivo de datos se carga correctamente en el sitio FTP y se ejecuta el proceso de conector programado, volver a la carpeta de empresa de carga FTP mostrará que el archivo cargado se ha archivado. Si hay cambios en el archivo de datos, el administrador debe volver a cargarlo en la empresa Carga de FTP y programar el archivo del conector para que se ejecute de nuevo.

Una vez que el archivo de propiedades CONNECTORS se ha configurado correctamente, se crea un archivo de entrada de muestra y se coloca el archivo en la ubicación deseada dentro de la estructura de carpetas SFTP, el siguiente paso es programar los conectores. Esto desencadenará que el conector recupere el archivo de la ubicación SFTP e lo importe a la base de datos de LMS.

1. Vaya a Administración de aprendizaje→Administración del sistema→Conectores y busque el conector específico que desea programar. En este ejemplo, programaremos el conector de administrador.
2. Se recomienda probar la conexión FTP antes de programar un conector por primera vez. Seleccione el botón Probar conexión FTP. En unos momentos, las marcas de verificación deben aparecer junto a cada prueba. Si una prueba falla, es posible que deba solucionar el problema y solucionarlo.
3. Marque la casilla de selección junto a Programar este proceso y seleccione Diario y una hora del día. También puede ingresar una dirección de correo electrónico que recibirá un archivo de registro cada vez que se ejecute este conector.

   Normalmente, los clientes programarán conectores para que se ejecuten por la noche, pero para este ejemplo y dado que el conector se está probando por primera vez, se programa para unos minutos a partir de la hora actual. Seleccione Aplicar modificaciones y confirme que el campo Próxima ejecución de job muestra la fecha y la hora introducidas.

4. Programe el conector de artículos de la misma manera.

Al probar los conectores que se han programado, se recomienda examinar los resultados para determinar si se han producido excepciones. Para los conectores Administrador y Elementos, es importante asegurarse de que se hayan agregado todas las entidades como resultado de los conectores.

Para ello, puede confirmar:

1. El job de conector en sí se ejecutó correctamente en el momento en que se programó.
2. No hay errores. Seleccione Ver errores para revisarlos.
3. Las entidades se han añadido correctamente desde el archivo. Seleccione Ver resultados.

   En la lista de resultados, seleccione el icono Ver detalles para ver qué registros (si los hay) se han añadido. Se generará un informe para mostrar exactamente cuántos registros (entidades) se han procesado correctamente.

   

   El informe detallado notificará al administrador sobre el éxito o el error de la importación. Existen varios motivos potenciales para el error de importación y el informe ofrecerá información sobre esos motivos. En el ejemplo anterior, puede identificar claramente que la importación ha fallado porque un campo obligatorio se ha dejado en blanco (valor nulo) en el archivo de importación de datos de la línea 3.

   A veces, si hay un problema con el nombre del archivo o los campos de datos que no coinciden con los campos de cabecera del archivo de datos, el número de registros procesados será cero y puede haber un número en la columna Excepciones.

   Es importante confirmar que las entidades se han añadido correctamente. Para los administradores, vaya a Sistema Administración→Seguridad y busque los dos administradores. Para los artículos, vaya a Artículos→de actividades de aprendizaje y busque allí. Para el artículo en línea, debería poder ver el nuevo objeto de contenido desde la pestaña Contenido en línea del artículo.

   Si solo se han añadido algunos o ninguno, solucione los problemas verificando las carpetas Cargar y Descargar para el arrendatario (instancia).

Además de los pasos necesarios para los otros conectores, el Conector de usuario - SF (para datos de empleado) buscará archivos de datos de usuario que se colocaron en la carpeta SFTP como resultado de la exportación del empleado. Es importante que los clientes que tienen usuarios de empleados en HCM configuren ambos sistemas correctamente para que los usuarios de HCM se añadan a SAP SuccessFactors Learning.

Los campos importantes que se deben tener en cuenta incluyen:

• NOTACTIVE: se asigna a STATUS y es un campo obligatorio
• STUD_ID: se asigna a USERID en HXM y es un campo obligatorio
• DMN_ID: crítico para el modelo de seguridad en el LMS
• SUPER - mapas a MANAGER en HXM
• ORG_ID: se asigna a DEPARTMENT
• REGION_ID - se asigna a DIVISION
• CNTRY: se asigna a COUNTRY (pero el conector rechazará al usuario si el valor para CNTRY aún no existe en LMS)
• EMAIL_ADDR – asigna a EMAIL
• HIRE-DTE: se asigna a HIREDATE, pero debe tener un formato específico: MON-DD-YYYY HH24:MI:SS

Programe un trabajo de exportación de empleados recurrente en Aprovisionamiento y asegúrese de que la información de SFTP sea correcta para que la exportación agregue el archivo de datos de usuario a la carpeta adecuada en FEED/UPLOAD (p. ej., TRAIN900 o el ID de arrendatario de la empresa).

Programe el conector de usuarios - SF para que se ejecute regularmente. Por lo general, esto se establece para un horario de baja actividad, normalmente cada noche.

Al probarlo en el entorno de prueba o preparación del cliente, verifique que los usuarios se hayan añadido a SAP SuccessFactors Learning desde HCM.

• Siga un proceso seguro para integrar datos de SAP SuccessFactors HCM a SAP SuccessFactors Learning a través de SFTP y conectores.
• Configure trabajos programados en HCM para exportar datos, guardar archivos y configurar SAP SuccessFactors Learning para recuperarlos e importarlos.
• Configure, cargue y programe conectores en SAP SuccessFactors Learning mediante el archivo de propiedad Conectores para automatizar la transferencia de datos.
• Asegúrese de que los archivos de entrada cumplan con estrictas convenciones para fijar nombres, delimitadores y formatos para evitar errores de importación.
• Valide y resuelva las importaciones verificando registros, resultados e informes de errores en las carpetas SAP SuccessFactors Learning y SFTP.