Configuración de opciones de clase

Muchas parametrizaciones de administrador en la ficha Detalles de la clase están disponibles para gestionar el comportamiento de la entidad de clase para los alumnos finales.

Campos de Configuración de registro y Proceso de aprobación

Los campos Configuración de registro y Proceso de aprobación se describen en la tabla:

Configuración de registro	Descripción
Mínimo/Máximo de inscripciones	Se pueden establecer límites de inscripción para garantizar un número mínimo y máximo de alumnos. Cuando la clase alcanza su capacidad, se le pedirá a cualquier estudiante que intente registrarse que se una a la lista de espera si se habilitan el autorregistro y la lista de espera. Se advierte a los administradores, pero no se les impide que superen el umbral máximo de inscripción.
El usuario puede autorregistrarse	Permite el autorregistro si la clase está en la biblioteca del alumno.
El supervisor puede registrar a otros	Permite a los supervisores registrar a sus subordinados directos e indirectos en esta clase si se encuentra en la biblioteca del supervisor.
El usuario puede añadir a la lista de espera	Si se alcanza la cantidad máxima de inscripciones, se agregarán estudiantes adicionales a la lista de espera para esta clase.
Inscripción automática desde la lista de espera	Si un alumno inscrito se retira (o es cancelado/eliminado por un administrador), el primer alumno en la lista de espera se añade a la inscripción. Se envían notificaciones por correo electrónico y se puede establecer una configuración para evitar que esto ocurra automáticamente después de la fecha de cierre del registro.
Anular la asignación del elemento cuando el administrador retira	Si el único motivo por el que el artículo está en el plan de aprendizaje es el registro en esta clase, se recomienda que el sistema anule la asignación cuando el administrador retire al alumno. Esto no lo eliminará si el artículo está asignado de otra manera (directamente, parte de un programa de estudios, etc.).
Campos del proceso de aprobación	Descripción
Aprobación necesaria	Esta opción desencadena el proceso de aprobación introducido en el campo Proceso de aprobación.
Procesos de aprobación	Esto evita que un alumno se autoinscriba hasta que se haya agotado el proceso de aprobación.
Aprobación requerida para retirarse	Esta opción desencadena el proceso de aprobación necesario para que los usuarios retiren su registro.
Retirar proceso de aprobación	Indica un proceso de aprobación que un alumno debe completar antes de poder retirarse.
Plantilla de certificado	Una clase podría utilizar el certificado global, un certificado personalizado para el artículo o, si se indica aquí, un certificado personalizado para la clase.

Si hay alumnos con un estado de lista de espera, el administrador puede modificar la posición de un alumno en la lista de espera modificando su inscripción e introduciendo un número diferente en el campo En lista de espera.

Los administradores pueden evitar que los gerentes registren a los estudiantes en una clase si el registro entra en conflicto con la configuración Evitar intervalo de registro de varias clases del artículo. El umbral de registro evita que un aprendiz se autoinscriba en dos clases para el mismo elemento dentro de una ventana de umbral como 90 días. Para forzar la configuración, desmarque la casilla de selección de Administrador o Gerente puede anular Evitar intervalo de registro de varias clases en Administración del sistema→Administración de la aplicación→Configuración de registro.

Cuando un alumno se autoinscribe, normalmente se envían notificaciones por correo electrónico al alumno y a su gerente, así como al instructor y a cualquier contacto que aparezca en la pestaña Contactos de la clase. Esto depende de las opciones de la ficha Detalles de la clase. Cada registro generará un correo electrónico separado para cada uno de los destinatarios. Cuando un administrador registra alumnos desde la pestaña Registros de la clase, los destinatarios están determinados por la configuración de Confirmación de correo electrónico seleccionada en la pestaña Detalles.

La configuración predeterminada de estas casillas de selección puede configurarse globalmente en Sistema Administración→Administración de la aplicación→Configuración de registro.

Cuando los estudiantes reciben correos electrónicos de registro de clase, se pueden enviar invitaciones de calendario estándar en lugar de archivos adjuntos de iCal. Esta función se puede activar en Sistema Administración→Configuración→Opciones globales de la aplicación→Correo electrónico.

Una forma de enviar un correo electrónico a los gerentes con una lista de los registros de sus empleados a cargo independientemente del método utilizado para registrarlos, incluido el autorregistro, es habilitar el proceso automático Notificaciones por correo electrónico de gerente para resumen de inscripción en Administración de aprendizaje. Esto enviará una notificación por correo electrónico independientemente de cualquier otra notificación por correo electrónico configurada, por lo que puede ser una buena idea borrar las casillas de verificación del gerente en la clase para evitar demasiadas notificaciones por correo electrónico.

La pestaña Notificaciones por correo electrónico muestra las notificaciones por correo electrónico que se enviarán a estudiantes, gerentes, instructores y otros contactos para cada uno de los estados o condiciones de registro. Hay diferentes notificaciones por correo electrónico sobre inscripción, cancelación, retiro y adición o eliminación de listas de espera.

La pestaña le permite crear un mensaje específico o adjuntar un archivo a los correos electrónicos de estado de registro para cada clase. Si no se modifica la notificación por correo electrónico específica de la clase, se envía la notificación por correo electrónico predeterminada para el artículo.

Puede introducir texto de registro que pueda ser exclusivo de esta clase y que se muestre el texto en algunas o todas las notificaciones por correo electrónico de inscripción. Este texto se puede introducir en diferentes idiomas para cada una de las configuraciones regionales que está utilizando.

Cuando es necesario solicitar asientos en una clase, pero una empresa o agencia no puede proporcionar los nombres de las personas que asistirán, puede reservar asientos en una clase sin tener que registrar aprendices específicos.

La función Reservas de asientos se utiliza para retener lugares en una clase sin nombrar inicialmente a asistentes específicos. Se pueden configurar plazas reservadas para organizaciones, lo que permite que solo sus miembros se autorregistren si el autorregistro está activado. Del mismo modo, puede crear y asignar grupos de usuarios a través de los perfiles de asignación, lo que permite plazas reservadas para diversos grupos.

Para reservar asientos para grupos de usuarios, cree primero el grupo y, a continuación, reserve los asientos.

Los administradores pueden ajustar el recuento de plazas reservadas y asignar cualquier aprendiz a estas plazas. Si una clase está llena, los estudiantes fuera de los grupos relevantes solo pueden unirse a la lista de espera.

En el lado del alumno, la disponibilidad de plazas reflejará las afiliaciones de su organización o grupo de estudiantes. Por ejemplo, si una clase con 15 plazas tiene cinco reservadas para Ventas, los miembros de Ventas verán esas plazas mientras que otras encontrarán la clase llena.

Al igual que los elementos, las clases se pueden poner a disposición de los alumnos a través de bibliotecas. Cuando se crea una nueva clase, el administrador tiene la opción de publicar la nueva clase en todas las bibliotecas asociadas. Puede eliminar clases de determinados catálogos y, por lo tanto, poner clases específicas a disposición de algunos estudiantes, pero no de otros; sin embargo, no se puede agregar una clase a un catálogo en el que no se encuentra el artículo.

Los contactos proporcionan al administrador la capacidad de añadir personas a la entidad de clase que recibirán notificaciones por correo electrónico con fines de supervisión o de realizar otras funciones administrativas relacionadas con la entidad de clase. Estos contactos se pueden agregar seleccionando el enlace Agregar uno o más usuarios de la lista o Agregar uno o más instructores de la lista.

La ficha Materiales le permite asignar materiales y designarlos como trabajo previo o posterior para alumnos o instructores. Los alumnos no ven las entidades materiales enumeradas aquí y no se incluyen en el coste de la clase. El uso de esta pestaña requiere que un alumno introduzca una dirección de envío al registrarse si esa información no está incluida en su entidad de alumno.

• Pestaña Detalles: Configure las fechas de registro, la configuración del retiro y los límites de inscripción para gestionar el comportamiento de la clase de manera efectiva.
• Pestaña Notificaciones por correo electrónico: configure alertas por correo electrónico para estudiantes, gerentes e instructores según las acciones y condiciones de registro.
• Pestaña Reservas de asientos: reserve asientos para grupos de usuarios u organizaciones a fin de garantizar un acceso de registro controlado y específico.
• Pestaña Bibliotecas: publique o elimine clases de las bibliotecas para controlar la visibilidad y el acceso del alumno.
• Pestaña Materiales: asigne materiales antes o después de la clase para proporcionar los recursos necesarios para los alumnos e instructores.