Configuración de opciones globales

La sección Configuración general permite al administrador establecer una variedad de valores predeterminados globales que dictan cómo se comporta el software desde la perspectiva del usuario final. Algunas de las opciones más utilizadas son:

• Moneda predeterminada
• Panel de introducción de la página de inicio del administrador
• Fecha base predeterminada: para la configuración de la base del calendario en los programas de estudios
• Uso sustituto: en general y dentro de los requisitos del programa de estudios
• Prevención de conflictos de recursos
• Entrada temprana de registros históricos para clases
• Opciones de plantilla de certificado predeterminadas
• Vista previa de lista de verificación de tareas para usuarios

Si bien es posible que la mayoría de las organizaciones no requieran firmas electrónicas (e-signs), aquellas que sí deben configurar las opciones para que se ajusten a sus necesidades específicas. Cuando las firmas electrónicas están habilitadas globalmente, pueden ser necesarias para agregar registros al historial de aprendizaje. Algunas organizaciones pueden optar por solicitar firmas electrónicas para todos los eventos externos y, posiblemente, para determinados registros históricos basados en artículos.

• Gestión de firma electrónica

  Estas parametrizaciones determinan si se utilizan e-sigs. Si está habilitado, el sistema de gestión de aprendizaje (LMS) solicitará a todos los usuarios y administradores que seleccionen un PIN cuando inicien sesión por primera vez. Los usuarios pueden elegir un PIN idéntico a su PIN de acceso administrativo, pero deben configurarlo por separado. Las organizaciones pueden personalizar el mensaje que se muestra a los usuarios y administradores antes de que ingresen su PIN y establecer reglas para el vencimiento del PIN. En algunos casos, es posible que se requiera un proceso de aprobación después de introducir el PIN; este proceso predeterminado se puede configurar aquí. Para restablecer el PIN, los usuarios pueden solicitar un enlace de restablecimiento seguro a través del menú Actividades > Opciones y Configuración > PIN > He olvidado mi PIN, que se envía a su correo electrónico registrado para crear un PIN nuevo.

• Códigos de significado para firmas electrónicas

  Al agregar un registro de historial, se debe seleccionar un código de significado de firma electrónica adecuado según quién agrega el registro. Este código indica si el evento fue autoagregado por el usuario, agregado por un instructor, agregado por un administrador o editado/eliminado por un administrador mediante la herramienta Editar historial de aprendizaje. Esta versión mantiene el significado original al tiempo que mejora la claridad y la concisión.

Esta sección define el texto y los botones para el mensaje de descargo de responsabilidad. Tenga en cuenta que estos campos están localizados, lo que permite la personalización para diferentes idiomas y regiones.

En esta sección, puede enlazar procesos y mensajes de aprobación predeterminados a solicitudes de alumno externo. Además, puede fijar una entidad de control predeterminada para roles de aprobación, así como un proceso de aprobación estándar para cuentas creadas por el usuario.

En un entorno integrado, los usuarios externos iniciarán sesión en Identity Authentication Services (IAS) para acceder a SuccessFactors HCM, seguido de la autenticación en el LMS. No son necesarias reglas de inicio de sesión o contraseña independientes.

SuccessFactors LMS (Learning Management System) incluye configuraciones configurables de bloqueo de inicio de sesión para mejorar la seguridad y evitar el acceso no autorizado. Estas opciones normalmente permiten a los administradores especificar parámetros como el número de intentos de inicio de sesión fallidos antes de que se bloquee una cuenta, la duración del período de bloqueo y el proceso para desbloquear una cuenta. Por ejemplo, un administrador podría configurar el sistema para bloquear una cuenta después de cinco intentos de inicio de sesión fallidos, con el bloqueo de 30 minutos. Estas medidas ayudan a proteger los datos confidenciales de los usuarios y a mantener la integridad de la plataforma de aprendizaje.

Los gerentes pueden identificar y delegar tareas a otros gerentes seleccionando una de las siguientes opciones o ambas:

1. Permisos predefinidos: seleccione esta casilla si hay una lista predefinida de permisos almacenados en el ROL PROXY DEL USUARIO que los gerentes pueden delegar.
2. Permisos seleccionados: seleccione esta casilla si desea que los gerentes tengan la opción de elegir las autorizaciones que desean delegar.

Se debe marcar al menos una casilla para que los gerentes tengan derechos de delegación.

En la pestaña Correo, las notificaciones por correo electrónico se pueden activar globalmente. El campo Aplicación de notificación por correo electrónico del administrador debe rellenarse con una dirección de correo electrónico para permitir que el sistema genere correos electrónicos de registro. Los campos Nombre de visualización de correo electrónico del administrador y Nombre de visualización de correo electrónico de usuario se pueden utilizar para proporcionar nombres de visualización de correo electrónico para administradores y usuarios. Además, aquí se configuran los ajustes y las direcciones de correo electrónico que deben bloquearse para que no reciban correos electrónicos.

Validación de dominio de correo electrónico: La validación de dominio se realiza diariamente. Como resultado, es posible que los cambios realizados en los dominios verificados en la plataforma SuccessFactors no se reflejen en su instancia de Learning hasta la siguiente ejecución de trabajo programada. Para verificar el estado de los jobs de validación, seleccione Ver detalles de job.

La configuración de registro global simplifica el proceso de registro para usuarios y administradores al ofrecer opciones como el autorregistro de usuarios, el registro de gerente y los motivos de cancelación predeterminados. Esta configuración también permite la aplicación de fechas límite de registro de clases y permite a los gerentes anular valores predeterminados específicos, lo que garantiza flexibilidad en situaciones únicas. Además, las notificaciones integradas mantienen informadas a las partes interesadas sobre los autorregistros y cualquier cambio en el estado del registro. Si bien estas configuraciones globales crean un marco sólido, también se pueden personalizar a nivel de clase individual para adaptarse a las necesidades específicas de diferentes organizaciones.

Para acceder a Parametrizaciones de registro, vaya a Sistema Administración→Administración de la aplicación→Parametrizaciones de registro.

Opciones clave a tener en cuenta:

• Casilla de selección El usuario puede retirarse cuando el gerente asigna la clase.
  • Marque esta casilla si desea que los usuarios puedan retirarse de las clases que les han asignado sus supervisores.
  • Desmarque esta casilla si prefiere que los usuarios no puedan retirarse de estas clases.
• Valores predeterminados de confirmación por correo electrónico para acciones de administrador y usuario
  • Marque las casillas de selección para los destinatarios predeterminados de las notificaciones por correo electrónico.
• Configuración de registro
  • Esta sección le permite establecer etiquetas predeterminadas para gestionar registros de clases.

La configuración de usuario se puede utilizar para determinar si los conflictos de programación causarán errores de validación o simplemente mostrarán mensajes de advertencia. Además, le permite activar o desactivar la opción para que los usuarios seleccionen una casilla de selección de anulación que muestra todas las clases en su zona horaria preferida. La práctica recomendada para esta opción es dejar esta casilla sin marcar y dejar que el administrador que crea la clase decida si las horas deben mostrarse en la zona horaria de la clase o convertirse en las zonas horarias de los usuarios para esa clase específica.

Otras opciones de usuario útiles incluyen:

• Permitir que los usuarios se autorregistren en una clase con un artículo de requisito previo supeditado al hecho de que el requisito previo se completará antes de la clase de programa.
• Permitir a los usuarios y gerentes evaluar las competencias.
• Permitir a los usuarios acceder al contenido en línea sin registrarse.
• Permitir que el gerente elimine cualquier gerente secundario.
• Permitir que los gerentes eliminen artículos, programas de estudios y programas asignados por un administrador.
• Activación de la exención de aprobación cuando el supervisor o el socio comercial de RR. HH. asigna un artículo en línea, un artículo dirigido por profesor con contenido en línea o un curso externo.

Para acceder a Parametrizaciones de usuario, vaya a Sistema Administración→Administración de la aplicación→Parametrizaciones de usuario.

Algunas secciones de la pantalla Configuración de usuario pueden contener configuraciones heredadas que no se recomiendan para nuevos clientes o que se están eliminando gradualmente para los existentes. Por ejemplo, el panel Configuración de pregunta de seguridad e Inicio de sesión de usuario no es relevante para los clientes cuyos usuarios acceden al LMS desde SAP SuccessFactors HCM. Las competencias ahora se evalúan fuera del LMS utilizando métodos disponibles dentro de HCM.

Los clientes pueden decidir si desean permitir que los usuarios o gerentes agreguen registros de historial para artículos de forma predeterminada. Normalmente, estas opciones no están marcadas, pero se pueden sustituir en el nivel de posición. Además, los clientes pueden optar por implementar un proceso de aprobación cuando los usuarios agregan registros de historial para eventos internos o externos.

Hay opciones de usuario que gestionan el proceso de notificación de los planes de aprendizaje. Las actualizaciones del plan de aprendizaje se activan mediante un Módulo de procesos automatizados (APM) y los usuarios recibirán notificaciones cuando se agreguen, modifiquen o eliminen artículos de sus planes de aprendizaje. Los gerentes también pueden recibir notificaciones cuando sus empleados a cargo completan los elementos, ya sea con éxito o sin éxito. Un administrador global puede corregir esta configuración del plan de aprendizaje y bloquearla para evitar que los usuarios las modifiquen, o los usuarios pueden tener la opción de ajustar estas configuraciones ellos mismos.