En SAP SuccessFactors Learning, se generan notificaciones por correo electrónico para informar a los destinatarios sobre una acción que deben realizar o sobre un evento que se ha producido. Todas las notificaciones por correo electrónico utilizarán la plantilla global estándar asociada cada vez que se desencadene un correo electrónico.
El formato y el contenido de las plantillas de notificación por correo electrónico se implementan de forma jerárquica. En la parte superior de la jerarquía se encuentra la plantilla global. Si la plantilla global baja en cascada hasta un nivel inferior, los cambios en la plantilla global afectan a las notificaciones por correo electrónico de nivel inferior.
Si se personaliza una plantilla de notificación, todas las notificaciones por correo electrónico futuras relevantes para esa plantilla reflejarán los cambios. El administrador tiene la opción de previsualizar y guardar la plantilla editada. Si es necesario, se puede utilizar el botón Ver predeterminado para volver a la plantilla original proporcionada por el sistema.
Si es necesario realizar cambios en una notificación por correo electrónico heredada por otra entidad, los cambios se pueden realizar en la entidad heredada sin afectar a la plantilla global en la que se basó la notificación por correo electrónico. Por ejemplo, una vez que se programa una clase, heredará la notificación por correo electrónico de la entidad del elemento en la que se basó la clase. Las modificaciones se pueden realizar en la notificación por correo electrónico heredada en la entidad de clase sin afectar a la plantilla global del elemento.
Cada notificación por correo electrónico se basa en una plantilla que incluye valores de marcador de posición, conocidos como tokens, que se rellenan en el momento en que se genera el correo electrónico. La imagen "Plantilla de configuración de correo electrónico" muestra un correo electrónico de notificación de registro de muestra. La información específica de la clase, como el nombre de la clase, la hora y la fecha, se rellena en función de los tokens utilizados.
Configuración de plantilla de correo electrónico
Los administradores con los permisos adecuados pueden modificar el contenido de las plantillas de notificación por correo electrónico, así como buscar y abrir una plantilla de notificación por correo electrónico. Utilice las pestañas de entidad para navegar y personalizar la plantilla de notificación por correo electrónico.
Pasos para acceder y editar una plantilla global
- Vaya a Administración de aprendizaje→Administración del sistema→Gestionar→plantillas de notificación por correo electrónico y busque una plantilla.
- Seleccione el icono de edición junto a la plantilla en los resultados de búsqueda y, a continuación, configure la plantilla en las pestañas Resumen, Mensajes y Anexos.
- Seleccione la ficha Resumen para cambiar el nombre de la plantilla e identificar el ID de conjunto de tokens.
- Seleccione la pestaña Mensajes para configurar el cuerpo y el asunto de la notificación por correo electrónico.
- Seleccione la ficha Anexos para cargar un anexo.
Ficha Resumen
En la ficha Resumen, se define el ID de conjunto de tokens. Un ID de conjunto de tokens es un identificador único que representa un conjunto de tokens de acceso que se pueden utilizar en una notificación por correo electrónico específica. Los tokens se utilizan en la mensajería para agregar información de forma dinámica a una notificación por correo electrónico. En otras palabras, los tokens recuperan campos de base de datos que son relevantes para el evento o la acción que ha desencadenado la notificación por correo electrónico.
Pestaña Mensajes
La pestaña Mensajes se utiliza para personalizar la apariencia de la notificación y definir la información que se presentará al usuario final. Los mensajes se suelen crear con un asunto y un cuerpo.
Cuerpo
El campo del cuerpo de una plantilla de notificación por correo electrónico contiene el contenido que define el mensaje que se muestra al usuario. Los mensajes se pueden personalizar utilizando uno o más de estos elementos:
- Etiquetas HTML: las etiquetas HTML se utilizan para dar formato al mensaje. Diferentes etiquetas sirven para diferentes propósitos y ayudan a definir los elementos visuales y funcionales de un mensaje. Las etiquetas HTML mejoran su mensajería, lo que le permite ir más allá del texto sin formato genérico. Con la capacidad de incorporar colores de fondo, líneas horizontales, texto en negrita, cursiva y texto subrayado, su mensajería puede resultar más atractiva visualmente para los usuarios.
Para permitir la personalización HTML y que el texto conserve espacios y saltos de línea, las etiquetas iniciales <html><pre> y finales </pre></html> deben añadirse al texto del cuerpo. El texto del cuerpo residirá entre estas etiquetas de inicio y fin.
- Texto estático: el texto estático se muestra cada vez que se genera la notificación por correo electrónico. Al trabajar con una plantilla existente, el texto estático debe introducirse con cuidado para evitar "romper" las etiquetas existentes. Siempre es seguro introducir texto estático en la parte superior del cuerpo del mensaje o en la parte inferior. Esto no se recomienda para los clientes que tienen instalados varios paquetes de idioma.
- Tokens: los tokens insertan datos dinámicos cada vez que se genera la notificación por correo electrónico. Los ejemplos incluyen la fecha de una clase y el nombre del instructor. Seleccione el enlace Tokens (Tokens) para ver los tokens disponibles. No es posible crear tokens nuevos ni utilizar tokens de otro conjunto de tokens.
- Claves de etiqueta: Las claves de etiqueta se utilizan para internacionalizar el texto de notificación por correo electrónico para cada configuración regional que su organización haya instalado. Si su organización solo utiliza la configuración local estándar en inglés, el uso de etiquetas en las plantillas de notificación por correo electrónico es opcional, pero se recomienda encarecidamente cambiar el valor de la etiqueta globalmente.
Para editar o ver las etiquetas que se utilizan actualmente dentro de una plantilla de notificación por correo electrónico, seleccione el botón Editar etiquetas. También puede editar etiquetas en Referencias→Gestionar etiquetas→Etiquetas.
- Etiquetas de bucle: las etiquetas de bucle resumen la lista de destinatarios que han recibido esta notificación por correo electrónico. La etiqueta <LOOP> entrega un correo electrónico abierto, en lugar de una copia de todos los correos electrónicos individuales. Solo el gerente, el instructor o el contacto ve la lista completa de destinatarios. Por ejemplo, un gestor tiene cuatro subordinados registrados en una clase. Cada usuario registrado recibe una notificación por correo electrónico de registro. El administrador recibe una notificación por correo electrónico de registro con los cuatro usuarios enumerados en el cuerpo del mensaje.
Nota
Si el administrador inscribió a los usuarios directamente desde la entidad de clase, los gerentes, instructores y contactos recibirán un mensaje de confirmación para cada uno de los usuarios inscritos. - Enlaces directos: los enlaces directos son una forma para que los administradores proporcionen a los usuarios un acceso directo a un lugar específico de la interfaz de usuario. Cuando un usuario selecciona el enlace directo de un correo electrónico, se le dirigirá directamente a la página de destino en la interfaz de usuario.
Un administrador con los privilegios adecuados puede generar un enlace directo navegando a Sistema Administración→Gestión del sistema Herramientas→Generar enlace directo.
Campos de asunto
El campo de asunto de una plantilla de notificación por correo electrónico contiene la línea de asunto de las notificaciones por correo electrónico que se envían a cada tipo de destinatario. Los destinatarios pueden incluir usuarios, gerentes, instructores, contactos, administradores u otros. También se pueden agregar tokens al asunto de una notificación por correo electrónico. Por ejemplo, al añadir el token <&SCHD-DESC> se añade el título del artículo al asunto de la notificación por correo electrónico.
