Trabajar con entidades de usuario

Los administradores pueden agregar, editar o eliminar fácilmente registros de usuarios, asignar roles y permisos y supervisar el progreso de los usuarios. Con las pestañas de la entidad del usuario, las organizaciones pueden gestionar eficientemente las necesidades de capacitación de su fuerza laboral y garantizar el cumplimiento de los requisitos de capacitación.   

Hay varias pestañas de entidad de usuario disponibles para gestionar los datos de usuario.  Las pestañas más utilizadas son: Detalles del usuario, Artículos asignados, Artículos completados, Programas de estudios, Programas y Acceso a la biblioteca.  

Pestaña Detalles de usuario

La pestaña Detalles de usuario permite a los administradores gestionar y realizar un seguimiento de la información del usuario. Esta pestaña proporciona una vista completa de los detalles del usuario, incluida la información personal, los datos organizativos y el historial de formación. Los detalles de usuario contienen toda la información logística relevante para el usuario. 

Ficha Artículos asignados

La ficha Elementos asignados proporciona una vista completa de los elementos asignados al usuario, ya sea individualmente o como parte de un plan de formación. Esta ficha muestra los elementos que aún no se completaron, así como los elementos que ya se completaron pero que requieren una nueva capacitación como parte de un programa de estudios. Los administradores tienen acceso a información como el tipo de asignación y la fecha límite para completar cada elemento asignado. Además, los administradores pueden asignar elementos directamente a un usuario desde esta ficha. 

Es posible que los administradores encuentren elementos duplicados que se asignaron al usuario a través de diferentes métodos. También pueden encontrarse con artículos que se han ocultado desde la vista del usuario, como los artículos con requisitos de nueva capacitación o aquellos con fechas de vencimiento superiores a 90 días. Los administradores pueden utilizar el campo Buscar para localizar fácilmente los elementos asignados por su título o ID.  

El administrador puede filtrar los artículos asignados por tipo de asignación, como artículos de aprendizaje obligatorios u opcionales. Los tipos de asignación se pueden crear en Administración de aprendizaje→Referencias→Gestionar usuarios→Tipos de asignación de  aprendizaje

Ficha Artículos completados

La pestaña Posiciones completadas muestra una lista completa de las posiciones que ha completado el usuario. Esta pestaña también incluye eventos externos, como cursos universitarios o seminarios realizados fuera de la organización o para los que no hay ningún elemento específico en el sistema.   

Cada registro de historial en esta ficha proporciona información sobre el estado de finalización del artículo, incluyendo si se completó para obtener crédito o no. También incluye la fecha y hora de finalización, junto con cualquier detalle adicional que se ingresó cuando se creó el registro de historial. Estos detalles pueden incluir el nombre del instructor, la cantidad de horas de crédito ganadas, cualquier comentario o nota, y cualquier archivo adjunto que esté asociado con el registro de historial. 

Ficha Programas de estudios

La ficha Programas de estudios enumera cada programa de estudios que se ha asignado al usuario. Los administradores pueden ver el estado y los detalles de cada plan de formación asignado, incluidos los estados de finalización de artículos individuales y los requisitos del plan de formación, si los hubiera. Los administradores también pueden asignar un plan de formación a un usuario a través de esta ficha. 

Ficha Programas

La pestaña Programas enumera cada programa que se ha asignado al usuario. Los administradores pueden ver el estado y los detalles de cada programa asignado y asignar y eliminar programas de esta pestaña. 

Pestaña Acceso al catálogo 

Esta ficha Acceso a biblioteca enumera todas las bibliotecas a las que tiene acceso el usuario. Ofrece una lista de vista previa de todos los elementos y clases de esas bibliotecas. 

Nota

Consulte la Guía de administración de aprendizaje para obtener información adicional sobre otras pestañas de Entidad de usuario como: Registros, Estado de contenido, Encuestas, Aprobaciones, Solicitudes de aprendizaje externo, Solicitud de clase, Perfiles de asignación, Rol de aprobación, Grupos de usuarios, Finanzas, Código de cuenta, Preferencias, Informes gubernamentales, Códigos de trabajo alternativos y Números de teléfono.

Acciones en la cabecera de entidad de usuario

El enlace Acciones en el encabezado de la entidad del usuario contiene enlaces adicionales a las acciones que se pueden realizar en el registro del usuario, que incluyen: 

• Gestionar asignaciones
• Gestionar registro
• Iniciar proxy 
• Enviar notificación por correo electrónico 
• Asignar supervisores alternativos

Nota

Muchas de estas acciones se tratan en la guía Administrador de gestión de necesidades de aprendizaje.

Un usuario es cualquier persona de una organización para la que se debe realizar un seguimiento de las necesidades de aprendizaje y los registros históricos. Un usuario puede ser un empleado o un contratista. Los usuarios tienen acceso a SAP SuccessFactors Learning desde la aplicación SAP SuccessFactors Learning para ver su propia información de capacitación. El personal identificado como gerente puede ver la información de capacitación de sus empleados a cargo y otros usuarios de los que son responsables. Los interlocutores comerciales de recursos humanos (HRBP) son responsables de un grupo de usuarios que no están específicamente en la jerarquía de gestores. 

La información sobre los usuarios externos y el servicio Identity Authentication (IAS) se puede encontrar en el sistema de ayuda o en la Comunidad de clientes. 

Aunque los módulos de SAP SuccessFactors Suite pueden funcionar de forma independiente, pueden intercambiar información, como cuentas de usuario, con otros módulos integrados. En consecuencia, las entidades de usuario normalmente no se añaden directamente en el módulo de aprendizaje, a menos que funcionen por separado de los otros módulos. Los usuarios se pueden agregar manualmente al sistema de aprendizaje si hay un requisito para un usuario externo.

Si un usuario es un empleado, primero se incorpora a SAP SuccessFactors HCM. El conector de usuario se utiliza para transferir los datos de usuario de HCM al aprendizaje. Cualquier cambio realizado en los datos o la información de RR. HH. en HCM se actualizará en Aprendizaje la próxima vez que se ejecute el conector. Si hay campos específicos en el perfil de usuario que deben cambiarse y el conector no puede actualizarlos, un administrador puede realizar esos cambios.   

Si un usuario no es un empleado, pero existe en SAP SuccessFactors HCM, aún se puede incorporar a Aprendizaje mediante el conector. En este caso, pueden tener un tipo de empleado diferente, como contratista, proveedor o cliente.  Las asignaciones se pueden realizar automáticamente a grupos de usuarios en función de su tipo de empleado y otros atributos de usuario.  

Si un usuario se cancela, el conector actualizará su estado de activo a no activo.  

Para los usuarios que no son empleados y no están en SAP SuccessFactors HCM, como los usuarios externos, deben autenticarse mediante IAS (Identity Authentication Service) para acceder a Learning. A veces, un sitio web se utiliza para permitir que los usuarios externos creen su propia cuenta, rellenen un formulario que pase por un proceso de aprobación y, a continuación, el usuario se agregue a Learning.  

Encontrará más información sobre estos métodos en la documentación de ayuda. 

• Las pestañas de entidad de usuario permiten a los administradores gestionar los datos de usuario, el progreso de la formación, los roles, los permisos y el cumplimiento de forma eficiente.
• Las pestañas clave incluyen Detalles de usuario, Artículos asignados, Artículos completados, Programas de estudios, Programas y Acceso a biblioteca para una gestión de usuarios integral.
• La ficha Posiciones asignadas realiza un seguimiento de las asignaciones de formación, las fechas límite y permite las asignaciones de posiciones directas o el filtrado por tipo de asignación.
• Las pestañas Programas y Programas de estudios muestran el estado de los programas asignados y los programas de estudios, con opciones para asignarlos o eliminarlos.
• La integración de datos de usuario se realiza mediante conectores con SAP HCM o adiciones manuales para usuarios externos cuando es necesario.