Ajouter et modifier des enregistrements d’historique

Ajouter des enregistrements d’historique pour les éléments, les unités externes et les sessions

Objective

After completing this lesson, you will be able to ajoutez un enregistrement d’historique de formation pour un élément, une unité externe et une session.

Concepts principaux

Lorsqu'un utilisateur termine une unité de formation, il reçoit généralement un enregistrement d'historique.

Cependant, dans certains cas, un administrateur, un gestionnaire ou un formateur peut avoir besoin d'enregistrer une formation pour des unités ou des sessions auxquelles les utilisateurs n'étaient pas initialement inscrits. Les utilisateurs peuvent également être autorisés à enregistrer l’achèvement des unités de formation à partir de leur page d’accueil.

Les utilisateurs peuvent accéder à leur historique de formation dans la liste déroulante Activités de la page d’accueil de SAP SuccessFactors Learning.

Un enregistrement d’historique est l’enregistrement de :

  • Réussite de l'achèvement d'un élément
  • Tentative infructueuse de clôture d'un poste
  • Enregistrement de l'achèvement d'un événement externe
  • Fin d'une session
La liste déroulante du menu Activités s'affiche et l'historique de formation est mis en surbrillance.

Exemple : un administrateur ou un formateur peut choisir d’enregistrer les achèvements pour tous les utilisateurs inscrits à une session sélectionnée. Le système vous permet également d’enregistrer les achèvements pour les utilisateurs qui n’ont jamais été inscrits, mais qui ont assisté à la session. Cela est utile pour les inscrits de dernière minute qui n'étaient pas réellement inscrits dans la classe mais qui ont assisté. Cependant, il est recommandé d'enregistrer les utilisateurs dans la classe même après la date de livraison, à des fins de reporting.

Types d’enregistrements d’historique

Il existe deux types d’enregistrements d’historique dans Learning :

  • Événements basés sur les éléments – exemples : cours, examens et classes.
  • Unités externes : formation non associée à un élément, mais devant toujours apparaître dans l'historique de formation, comme un cours universitaire ou un séminaire en dehors de l'organisation.

Regardez cette vidéo pour savoir comment créer des enregistrements d’historique.

Résumé de la vidéo

Cette vidéo explique comment créer des enregistrements d'historique pour des éléments tels que les cours, les examens, les classes et les formations externes. Les administrateurs peuvent utiliser des outils tels que Ajouter l’historique de formation avec les informations financières et Ajouter l’historique de formation pour plusieurs cours pour gérer les enregistrements, tandis que les utilisateurs peuvent également être autorisés à créer des enregistrements. Les administrateurs peuvent également modifier ou supprimer des enregistrements d'historique si nécessaire.

Créer un enregistrement d’historique pour un élément et une unité externe en tant qu’utilisateur

Même si la plupart des organisations choisiront de faire de la création d’enregistrements d’historique de formation une fonction d’administrateur, les utilisateurs peuvent être autorisés à les ajouter à l’historique de formation depuis leur page d’accueil. Les utilisateurs qui souhaitent créer un enregistrement d’historique peuvent le faire depuis Accueil→Activités→Historique de formation.

Étapes

  1. Sélectionnez Historique de formation dans la liste déroulante Actions.

  2. Sélectionnez Ajouter.

  3. Sélectionnez cette option pour ajouter un événement basé sur les articles ou un événement externe.

  4. Capturez les informations dans l'unité de formation et enregistrez l'enregistrement.

    Remarque

    Vous pouvez activer ou désactiver les champs disponibles pour capturer les informations dans Administration de l’apprentissage→Configuration de l’entité→Sélectionner l’entité : unité externe et sélectionner ou désélectionner des champs.

Résultat

Une unité a été ajoutée à l’historique de formation.

Création d’un enregistrement d’historique

L’outil Ajouter à l’historique de formation dans Historique de formation→Gérer l’apprentissage de l’utilisateur permet aux administrateurs de capturer des enregistrements d’historique pour les éléments terminés ou les unités externes. Les administrateurs peuvent utiliser deux outils distincts pour ajouter des enregistrements d’historique de formation :

  • Ajouter l’historique de formation pour plusieurs cours : cet outil permet d’ajouter des enregistrements d’historique pour plusieurs éléments ou sessions en même temps. Il peut ajouter un enregistrement d'achèvement pour plusieurs éléments et plusieurs utilisateurs pour les unités de formation.
  • Ajouter l’historique de formation avec les informations financières : cet outil est utilisé si votre organisation effectue le suivi financier des éléments et des sessions et capture les informations de prix et de coût. La page financière peut être ignorée si les coûts et les prix ne sont pas applicables.
Les onglets Ajouter un historique d’apprentissage avec données financières et Ajouter un historique d’apprentissage pour plusieurs cours sont mis en surbrillance dans le menu déroulant Gérer l’apprentissage de l’utilisateur.

Considérations supplémentaires de l’historique de formation

Il est important de comprendre comment les éléments de la liste de contrôle basée sur les tâches, les éléments en ligne et les éléments nécessitant une nouvelle formation sont enregistrés.

Liste de contrôle des tâches et éléments en ligne

Bien que la liste de contrôle des tâches et les éléments en ligne soient également considérés comme basés sur les éléments, nous utilisons rarement ces outils pour les ajouter à l’historique de formation car ils ont leurs propres façons d’être ajoutés.

Les points de la liste de contrôle des tâches seront ajoutés à l’historique de formation une fois que l’observateur aura terminé leur observation et déterminera si l’achèvement a réussi ou échoué.

Pour les éléments en ligne, les enregistrements d’historique sont généralement ajoutés une fois que l’utilisateur a terminé l’intégralité du contenu, réussi une évaluation ou confirmé avoir lu un document.

Si l'administrateur devait utiliser l'un des outils disponibles pour ajouter des enregistrements d'historique pour ces types d'éléments, les détails de la liste de contrôle des tâches et la possibilité de réviser le contenu en ligne ne seraient pas disponibles.

Éléments nécessitant un recyclage

Les éléments d'un programme d'enseignement qui doivent être répétés de manière récurrente auront une assignation de rattrapage. Une fois que l'élément est terminé et qu'un enregistrement d'historique est ajouté à l'historique de formation de l'utilisateur, la prochaine date Requis par est calculée par le programme d'enseignement.

Les éléments récurrents peuvent ne pas apparaître dans le plan individuel de formation de l’utilisateur avant un nombre spécifié de jours avant leur prochaine date d’échéance, selon les paramètres de configuration globaux.

Création d'enregistrements pour les sessions

L’administrateur peut utiliser l’outil Ajouter un historique de formation pour plusieurs cours pour ajouter des enregistrements d’historique pour plusieurs sessions ayant la même inscription.

L’outil Ajouter un historique d’apprentissage avec Finance est le moyen le plus simple d’ajouter un historique pour une session à la fois. Cet outil est également accessible directement à partir de l’entité Session sous Actions→Ajouter à l’historique de formation. L’option est active lorsque la date de fin de la session se situe dans le passé.

Les formateurs peuvent également être autorisés à enregistrer des formations pour les cours à partir de leur page Mon cours.

Remarque

Les paramètres globaux peuvent être définis pour permettre aux administrateurs de créer un enregistrement d’historique à l’aide de l’outil Ajouter à l’historique de formation avant la date de fin de la session.

Ajouter des enregistrements d’historique pour les éléments en tant qu’administrateur

Scénario de gestion

Dans cet exercice, vous allez ajouter un enregistrement d'achèvement à l'historique pour un apprenant qui a terminé avec succès un cours désigné, en vous assurant que toutes les réalisations sont correctement documentées.

Étapes

  1. Ajoutez un enregistrement d'historique pour l'achèvement par Lyndsey Abel du cours de conduite d'urgence.

    1. Connectez-vous à SAP SuccessFactors HCM en tant qu'administrateur de formation et accédez à Administration de la formation → Gérer l'utilisateur Apprentissage → Ajouter un historique de formation pour plusieurs cours.

    2. Sélectionnez la case d'option Poste.

    3. Recherchez et ajoutez le cours Conduite de secours dans la section Rechercher et ajouter des éléments.

    4. Recherchez et ajoutez Lyndsey Abel dans la section Rechercher et ajouter des utilisateurs.

    5. Sélectionnez Suivant.

    6. Dans Modifier les détails, saisissez les détails du poste :

      • Date et heure d'achèvement
      • Fuseau horaire
      • Note ou statut d'achèvement (l'un de ces éléments est marqué comme requis)
      • Nombre total d'heures, heures de crédit, heures de contact et CPE

    7. Sélectionnez Appliquer les modifications pour appliquer les modifications à tous les utilisateurs.

    8. Sélectionnez Suivant.

    9. Sélectionnez Soumettre.

Ajout d’un enregistrement d’historique pour une unité externe en tant qu’administrateur

Scénario de gestion

Dans cet exercice, vous allez documenter un enregistrement historique d'un événement externe, en vous assurant que les accomplissements éducatifs d'une personne sont reflétés avec précision dans son historique d'apprentissage.

Étapes

  1. Documentez un enregistrement historique pour un événement externe. Créez un enregistrement d'historique pour Donna Director afin d'enregistrer l'obtention du baccalauréat en sciences.

    1. Connectez-vous à SAP SuccessFactors HCM en tant qu'administrateur de formation et accédez à Administration de la formation → Gérer l'utilisateur Apprentissage → Ajouter un historique de formation pour plusieurs cours.

    2. Sélectionnez la case d'option Événement externe.

    3. Saisissez [Vos initiales]_Bbaccalauréat ès sciences, dans Ajouter des événements externes.

    4. Sélectionnez Ajouter.

    5. Saisissez directeur dans la zone ID UTILISATEUR, dans Rechercher et ajouter des utilisateurs.

    6. Sélectionnez Ajouter.

    7. Sélectionnez Suivant.

    8. Dans Modifier les détails, saisissez les détails du poste :

      • Date et heure d'achèvement
      • Fuseau horaire
      • Échelon (le cas échéant)
      • Nombre total d'heures, heures de crédit, heures de contact et CPE

    9. Sélectionnez Plus d'options (icône en forme de flèche circulaire bleue) pour saisir les informations et les commentaires de l'instructeur.

    10. Saisissez JMARR dans la zone ID formateur.

    11. Saisissez Jonathan Marr dans la zone Nom de l'animateur.

    12. Sélectionnez Fermer.

    13. Sélectionnez Appliquer les modifications pour appliquer les modifications à tous les utilisateurs.

    14. Sélectionnez Suivant.

    15. Sélectionnez Soumettre.

    16. Connectez-vous à SAP SuccessFactors Learning en tant que Donna Director. Dans le menu principal, accédez à votre page d'accueil de formation.

    17. Sélectionnez Historique de formation dans la liste déroulante Activités.

    18. Vérifiez que l'enregistrement d'historique que vous avez ajouté précédemment s'affiche.

    19. Sélectionnez les détails (icône en forme de flèche) de l'enregistrement d'historique et affichez les détails.

Synthèse

  • Utilisez les enregistrements d’historique pour suivre les achèvements d’éléments, d’unités externes ou de sessions, y compris les tentatives réussies et infructueuses.
  • Les administrateurs et les formateurs peuvent ajouter des achèvements pour les utilisateurs inscrits et non inscrits à l’aide d’outils spécifiques ou de l’entité de la session.
  • Les types d'enregistrements d'historique comprennent les événements basés sur les éléments (par exemple, les cours, les examens) et les événements externes (par exemple, séminaires, cours collégiaux).
  • Si les utilisateurs sont autorisés, ils peuvent ajouter des enregistrements d’historique pour des éléments ou des unités externes directement depuis leur page Historique de formation.
  • Des outils tels que « Ajouter l’historique d’apprentissage pour plusieurs cours » et « Ajouter un historique d’apprentissage avec Finance » rationalisent la création d’enregistrements pour les administrateurs.
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