Configuration des connecteurs

Pour intégrer les données dans SAP SuccessFactors Learning, un processus spécifique doit être suivi afin de garantir un transfert de données fluide et sécurisé. Ce processus implique :

1. Génération d'un fichier en exécutant une requête sur le système source.
2. Chargement du fichier vers un emplacement SFTP sécurisé.
3. Configuration du système de gestion de la formation (LMS) pour savoir où se trouve le fichier et spécifier les règles qui doivent lui être appliquées.
4. Planification du LMS pour récupérer automatiquement le fichier à partir de l'emplacement SFTP et importer les données dans sa base de données.

Pour transférer des données utilisateur de SAP SuccessFactors HCM vers le système de gestion de la formation (LMS), procédez comme suit :

1. Créer une tâche planifiée : dans Provisioning, configurez une tâche planifiée qui exporte les données des employés depuis HCM. Ce job créera un fichier contenant les données utilisateur.
2. Enregistrer le fichier : le job enregistrera le fichier à un emplacement spécifique.
3. Configurer le LMS : configurez le LMS pour récupérer régulièrement le fichier à partir de l'emplacement désigné. Cela est généralement fait sur une base nocturne.
4. Importer les données : le LMS importera les données utilisateur du fichier dans sa propre base de données.

Il est important de noter que HCM et LMS ont des bases de données distinctes. Un utilisateur dans HCM peut ne pas être automatiquement un utilisateur dans le LMS. En suivant ce processus, vous pouvez vous assurer que les données utilisateur sont transférées de HCM vers LMS si nécessaire.

La planification des connecteurs dans l'application LMS nécessite que le rôle ALL_CONNECTOR soit affecté au compte administrateur du consultant ou du partenaire qui les planifiera. En outre, ils doivent disposer de l'autorisation Modifier contenue dans le rôle ALL_CONNECTOR.

Le processus lui-même se compose de cinq étapes :

1. Configurer le fichier de propriétés des connecteurs
2. Créer le fichier d'entrée de données
3. Charger des fichiers de données
4. Planification
5. Validation des données et correction des erreurs

Dans notre environnement de test du LMS, nous devons configurer le fichier de propriétés des connecteurs. Ce fichier contient des paramètres communs pour tous les connecteurs ainsi que des paramètres spécifiques au connecteur.

Pour commencer à utiliser des connecteurs, vous devez configurer le fichier de propriétés des connecteurs.

1. Dans Administration de la formation, accédez àSystème Administration→Configuration→Configuration système et cliquez sur l'icône Traiter en regard du fichier de propriétés CONNECTEURS.
2. Copiez l'intégralité du fichier de propriétés et enregistrez-le en tant que fichier texte local.

   Remarque

   Il est recommandé de copier et coller le fichier dans votre éditeur de texte, tel que Notepad++ et de modifier le fichier dans votre éditeur. Sauvegardez d'abord le fichier non modifié et le contrôle de version.
3. Indiquez le système requis pour trouver le(s) fichier(s) de données chargé(s) et générer un rapport d'édition à télécharger et par e-mail. Effectuez les mises à jour nécessaires pour activer les connecteurs. Vous trouverez ci-dessous un exemple des mises à jour nécessaires.
   • Emplacement du fichier FTP : /FEED/UPLOAD/XX/
   • Remplacement du suffixe du locataire LMS : TRAINXX
   • Activer le rapport d'édition : connector.ftp.output.report.enable=true
   • Le FTP rend compte à /FEED/DOWNLOAD/XX/
   • Envoyer les rapports détaillés par e-mail : true, you@yourcompany.com

   Dans la capture d'écran ci-dessous, les exemples de modifications sont surlignés en jaune. Vous devrez placer le fichier à l'emplacement souhaité en accédant à l'emplacement SFTP, au dossier FEED, au dossier UPLOAD, puis dans votre dossier correspondant avec votre ID de locataire.

   
4. Saisissez les informations de connexion SFTP pour que le système puisse accéder aux fichiers de données.

   Remarque

   Ces informations SFTP seront fournies aux clients pour leurs propres instances. Il s'agit d'exemples d'informations (répertoriés ci-dessous).
   • Port SFTP : connector.ftp.server=sftp8.sapsf.com
   • Utilisateur FTP : kso-midmarket
   • Mot de passe FTP : krj09ufgdsf9ftg
   • Règles de gestion et mappage de données spécifiques au connecteur – Récupérer à partir du classeur de connecteur.
   
5. Après avoir modifié le fichier de propriétés dans votre éditeur de texte, copiez et collez le texte dans votre instance de formation et sélectionnez Appliquer les modifications pour refléter les modifications.
6. Après la sauvegarde, le mot de passe est crypté lorsque vous consultez le fichier de propriétés CONNECTEURS dans le LMS.
7. Si vous voulez activer l'archivage des fichiers d'entrée, accédez à Système Administration→Connecteurs→Options du connecteur, cochez la case, saisissez le nombre de mois et sélectionnez Appliquer les modifications.

Lors de la création des fichiers d'entrée nécessaires à l'exécution des connecteurs standard, il incombe au client de créer un processus qui interroge son système source, puis de produire un fichier, puis de le placer dans un emplacement SFTP. Parfois, le fichier de données peut être une exportation à partir d'un autre système, mais nous pouvons également en créer un manuellement.

Travaillez avec les gestionnaires de systèmes pour développer cette exportation et automatisez le placement sur l'emplacement FTP. Il doit s'agir d'une requête en cours pour placer ensuite ce fichier à l'emplacement SFTP.

Pour tous les fichiers d'entrée du connecteur, le séparateur de colonnes par défaut est le canal avec un séparateur de fin de ligne de !##! par défaut. Il est possible de les remplacer par d'autres valeurs, mais veillez à ce que le type de valeur ne figure pas déjà dans les données du client, ce qui entraînera des problèmes lors de la tentative d'importation du fichier. Il est recommandé de conserver la valeur par défaut identifiée dans le fichier de propriétés du connecteur.

La convention d'appellation de chaque fichier de données doit être exactement respectée. Par exemple, pour User Connector – SF, le nom de fichier sera user_data_train900.txt (où train900 est l'ID locataire du client comme indiqué dans le fichier de propriétés CONNECTORS). Il est important de se rappeler que le manuel de connecteur est très strict concernant cette convention d'appellation. Si nous nous en écartons et que nous utilisons une convention d'appellation différente, l'ensemble du fichier ne sera pas importé correctement.

Pour les fichiers créés et exportés à partir d'autres systèmes, ainsi que pour les fichiers créés manuellement, nous devrons nous connecter à SFTP, accéder au dossier UPLOAD et créer un dossier avec l'ID de locataire. Une fois créés, d'autres systèmes peuvent avoir besoin d'être configurés pour charger leurs fichiers d'exportation dans le dossier approprié, ou les fichiers de données peuvent être placés manuellement dans le nouveau dossier.

1. Connectez-vous au serveur SFTP en accédant à l'URL indiquée dans le fichier de propriétés CONNECTEURS et en utilisant l'ID et la connexion fournis au client.

   Par exemple, ouvrez l'URL du site SFTP dans un navigateur : sftp8.sapsf.com et utilisez les exemples d'informations de connexion comme illustré dans la figure ci-dessous.

   

   Remarque

   Le mot de passe apparaîtra crypté dans le fichier afin que vous ne puissiez pas le récupérer à partir de là.
2. Accédez au dossier FEED, puis au sous-dossier UPLOAD et ajoutez un nouveau dossier avec l'ID locataire de l'entreprise. Pour notre exemple, nous utilisons TRAIN900.
3. Dans votre nouveau dossier, utilisez le bouton Charger pour ajouter vos fichiers de données, tels que ceux créés pour les administrateurs et les connecteurs d'élément.
4. Vérifiez que les fichiers ont les noms de fichiers corrects comme indiqué dans le classeur de connecteurs.

   Remarque

   Une fois que le fichier de données est correctement chargé sur le site FTP et que le processus de connecteur planifié est exécuté, le retour au dossier d’entreprise Chargement FTP indique que le fichier chargé a été archivé. En cas de modifications apportées au fichier de données, l’administrateur doit le recharger dans la société de chargement FTP et planifier la nouvelle exécution du fichier de connecteur.

Une fois le fichier de propriétés CONNECTORS correctement configuré, un exemple de fichier d'entrée créé et un fichier placé à l'emplacement souhaité dans la structure de dossiers SFTP, l'étape suivante consiste à planifier les connecteurs. Cela déclenchera le connecteur pour récupérer le fichier à partir de l'emplacement SFTP et l'importer dans la base de données LMS.

1. Accédez à Learning Administration→Administration du système→Connecteurs et recherchez le connecteur spécifique que vous souhaitez planifier. Dans cet exemple, nous allons planifier le connecteur Administrateur.
2. Il est recommandé de tester la connexion FTP avant de planifier un connecteur pour la première fois. Cliquez sur le bouton Tester la connexion FTP. Dans quelques instants, des coches doivent apparaître à côté de chaque test. Si un test échoue, vous devrez peut-être corriger le problème.
3. Cochez la case en regard de Planifier ce processus et sélectionnez Quotidienne et une heure de la journée. Vous pouvez également saisir une adresse e-mail qui recevra un fichier journal à chaque exécution de ce connecteur.

   En règle générale, les clients planifient l'exécution des connecteurs la nuit, mais pour cet exemple et comme le connecteur est en cours de test pour la première fois, il est planifié à quelques minutes de l'heure actuelle. Sélectionnez Appliquer les modifications et confirmez que la zone Prochaine exécution du job affiche la date et l'heure saisies.

4. Planifiez le connecteur d'éléments de la même manière.

Lors du test des connecteurs qui ont été planifiés, il est recommandé d'examiner les résultats pour déterminer si des exceptions se sont produites. Pour les connecteurs Administrateur et Éléments, il est important de s'assurer que toutes les entités ont été ajoutées suite aux connecteurs.

Pour ce faire, vous pouvez confirmer :

1. Le job de connecteur lui-même a été exécuté correctement au moment où il a été planifié.
2. Il n'y a aucune erreur. Sélectionnez Afficher les erreurs pour les vérifier.
3. Les entités ont été correctement ajoutées à partir du fichier. Sélectionnez Afficher les résultats.

   Dans la liste des résultats, cliquez sur l'icône Afficher les détails pour voir quels enregistrements (le cas échéant) ont été ajoutés. Un rapport sera généré pour vous montrer exactement combien d'enregistrements (entités) ont été traités correctement.

   

   Le rapport détaillé informera l’administrateur de la réussite ou de l’échec de l’importation. Il existe différentes raisons potentielles à l'échec de l'importation et le rapport fournira des informations sur ces motifs. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez clairement identifier l'importation qui a échoué car un champ obligatoire a été laissé vide (valeur nulle) dans le fichier d'importation de données à la ligne 3.

   Parfois, en cas de problème avec le nom du fichier ou si les champs de données ne correspondent pas aux champs d'en-tête du fichier de données, le nombre d'enregistrements traités sera égal à zéro et il peut y avoir un nombre dans la colonne Exceptions.

   Il est important de confirmer que les entités ont été ajoutées correctement. Pour les administrateurs, accédez à Système Administration→Sécurité et recherchez les deux administrateurs. Pour les éléments, accédez aux →éléments des activités de formation et recherchez-les. Pour l’élément en ligne, vous devez être en mesure de voir la nouvelle définition de contenu à partir de l’onglet Contenu en ligne de l’élément.

   Si seules certaines d'entre elles ont été ajoutées ou qu'aucune n'a été ajoutée, dépannez en cochant les dossiers Charger et Télécharger pour le locataire (instance).

Outre les étapes nécessaires pour les autres connecteurs, le connecteur d'utilisateur – SF (pour les données d'employé) recherchera les fichiers de données utilisateur qui ont été placés dans le dossier SFTP suite à l'exportation de l'employé. Il est important que les clients qui ont des utilisateurs salariés dans HCM configurent correctement les deux systèmes afin que les utilisateurs de HCM soient ajoutés à SAP SuccessFactors Learning.

Zones importantes à prendre en compte pour inclure :

• NOTACTIVE : mappe sur STATUT et est une zone obligatoire.
• STUD_ID - mappe vers USERID dans HXM et est une zone obligatoire.
• DMN_ID - critique pour le modèle de sécurité dans le LMS
• SUPER - mappe vers MANAGER dans HXM
• ORG_ID – mappe vers DEPARTMENT
• REGION_ID - mappe vers DIVISION
• CNTRY – mappe vers COUNTRY (mais le connecteur rejettera l'utilisateur si la valeur pour CNTRY n'existe pas déjà dans le LMS)
• EMAIL_ADDR – mappe à E-MAIL
• HIRE-DTE – correspond à HIREDATE mais doit être dans un format spécifique : MON-DD-YYYY HH24:MI:SS

Planifiez une tâche d’exportation récurrente d’employés dans Provisioning et assurez-vous que les informations SFTP sont correctes afin que l’exportation ajoute le fichier de données utilisateur au dossier approprié dans FEED/UPLOAD (p. ex. TRAIN900 ou l'ID locataire de l'entreprise).

Planifiez l’exécution régulière du connecteur d’utilisateur – SF. Cette option est généralement définie pour les heures creuses, généralement pendant la nuit.

Lors du test dans l'environnement intermédiaire ou de test du client, vérifiez que les utilisateurs ont été ajoutés à SAP SuccessFactors Learning à partir de HCM.

• Suivez un processus sécurisé pour intégrer les données de SAP SuccessFactors HCM à SAP SuccessFactors Learning via SFTP et des connecteurs.
• Configurez des tâches planifiées dans HCM pour exporter des données, enregistrer des fichiers et configurer SAP SuccessFactors Learning pour les récupérer et les importer.
• Configurez, chargez et planifiez des connecteurs dans SAP SuccessFactors Learning à l'aide du fichier de propriétés des connecteurs pour automatiser le transfert de données.
• Assurez-vous que les fichiers d'entrée respectent les conventions d'appellation, les séparateurs et la mise en forme stricts pour éviter les erreurs d'importation.
• Validez et corrigez les importations en vérifiant les journaux, les résultats et les rapports d'erreurs dans les dossiers SAP SuccessFactors Learning et SFTP.