Configuration des options de classe

De nombreuses options administrateur sous l'onglet Détails de la classe sont disponibles pour gérer le comportement de l'entité de classe pour les apprenants finaux.

Champs Paramètres d'inscription et Processus d'approbation

Les champs Paramètres d'inscription et Processus d'approbation sont décrits dans le tableau :

Paramètres d’inscription	Description
Inscriptions minimales/maximales	Des limites d'inscription peuvent être définies pour garantir un nombre minimum et maximum d'apprenants. Lorsque la session atteint sa capacité, tout apprenant qui tente de s'inscrire est invité à rejoindre la liste d'attente si l'auto-inscription et la mise sur liste d'attente sont activées. Les administrateurs sont avertis mais ne sont pas empêchés de dépasser le seuil maximal d’inscription.
L'utilisateur peut s'auto-inscrire	Autorise l'auto-inscription si la classe se trouve dans la bibliothèque de l'apprenant.
Le responsable peut inscrire d’autres personnes	Permet aux gestionnaires d’enregistrer leurs subordonnés directs et indirects dans cette classe s’ils se trouvent dans la bibliothèque du gestionnaire.
L’utilisateur peut mettre sur liste d’attente	Si le nombre maximum d’inscriptions est atteint, des apprenants supplémentaires seront ajoutés à la liste d’attente pour cette session.
Inscription automatique depuis la liste d’attente	Si un apprenant inscrit se désinscrit (ou est annulé/supprimé par un administrateur), le premier apprenant sur la liste d'attente est ajouté à l'inscription. Des notifications par e-mail sont envoyées et une configuration peut être définie pour empêcher que cela ne se produise automatiquement après la date de clôture des inscriptions.
Annuler l’attribution d’un élément en cas de désinscription de l’administrateur	Si le seul motif pour lequel l'élément se trouve dans le plan individuel de formation est dû à l'inscription à cette session, il est recommandé que le système annule l'attribution lorsque l'administrateur retire l'apprenant. Cela ne le supprimera pas si l’élément est attribué d’une autre manière (directement, faisant partie d’un parcours de formation ou d’un programme, etc.).
Champs Processus d’approbation	Description
Approbation requise	Cette option déclenche le processus d'approbation saisi dans la zone Processus d'approbation.
Processus d'approbation	Cela empêche un apprenant de s'auto-enregistrer jusqu'à ce que le processus d'approbation soit épuisé.
Approbation requise pour la désinscription	Cette option déclenche le processus d'approbation requis pour que les utilisateurs retirent leur inscription.
Retirer le processus d’approbation	Indique un processus d'approbation qu'un apprenant doit terminer avant de pouvoir se retirer.
Modèle de certificat	Une classe peut utiliser le certificat global, un certificat personnalisé pour l'élément ou, si indiqué ici, un certificat personnalisé pour la classe.

S'il existe des apprenants avec un statut de liste d'attente, l'administrateur peut modifier le poste d'un apprenant sur la liste d'attente en modifiant son inscription et en saisissant un numéro différent dans la zone Mis sur liste d'attente.

Les administrateurs peuvent empêcher les gestionnaires d’inscrire des apprenants à une session si l’inscription entre en conflit avec le paramètre Empêcher plusieurs intervalles d’inscription à la session de l’élément. Le seuil d'inscription empêche un apprenant de s'auto-inscrire à deux sessions pour le même élément dans une fenêtre seuil telle que 90 jours. Pour appliquer le paramètre, décochez la case pour l'administrateur ou le gestionnaire peut remplacer Empêcher l'intervalle d'inscription à plusieurs sessions dans Système Administration→Administration de l'application→Paramètres d'inscription.

Lorsqu'un apprenant s'inscrit lui-même, des notifications par e-mail sont généralement envoyées à l'apprenant et à son responsable, ainsi qu'à l'animateur et à tous les contacts répertoriés dans l'onglet Contacts de la classe. Cela dépend des options définies dans l'onglet Détails de la classe. Chaque inscription générera un e-mail distinct pour chacun des destinataires. Lorsqu'un administrateur inscrit des apprenants dans l'onglet Inscriptions de la session, les destinataires sont déterminés par les options Confirmation par e-mail sélectionnées dans l'onglet Détails.

Les options par défaut de ces cases à cocher peuvent être configurées globalement dans Système Administration Administration→d'application→Options d'enregistrement.

Lorsque les apprenants reçoivent des e-mails d'inscription à la classe, les invitations au calendrier standard peuvent être envoyées à la place des pièces jointes iCal. Cette fonctionnalité peut être activée dans Système Administration→Configuration→Options globales de l'application→Mail.

Pour envoyer un e-mail aux responsables avec une liste des inscriptions de leurs subordonnés, quelle que soit la méthode utilisée pour les enregistrer, y compris l’auto-inscription, il est possible d’activer le processus automatique Notifications par e-mail du responsable pour le résumé des inscriptions dans Administration de l’apprentissage. Cela enverra une notification par e-mail indépendamment de toute autre notification par e-mail définie. Il peut donc être judicieux de décocher les cases du responsable de la session pour éviter un trop grand nombre de notifications par e-mail.

L'onglet Notifications par e-mail affiche les notifications par e-mail qui seront envoyées aux apprenants, gestionnaires, instructeurs et autres contacts pour chacun des statuts ou conditions d'inscription. Il existe différentes notifications par e-mail pour l’ajout ou la suppression de l’inscription, de l’annulation, de la désinscription et de la liste d’attente.

Cet onglet vous permet de créer un message spécifique ou de joindre un fichier aux e-mails de statut d'inscription pour chaque session. Si la notification par e-mail spécifique à la session n'est pas modifiée, la notification par e-mail par défaut pour l'élément est envoyée.

Vous pouvez saisir un texte d’inscription qui peut être unique à cette session et afficher le texte dans tout ou partie des notifications par e-mail d’inscription. Ce texte peut être saisi dans différentes langues pour chacun des paramètres régionaux que vous utilisez.

Lorsqu'il est nécessaire de demander des places dans une classe, mais qu'une entreprise ou une agence ne peut pas fournir les noms des personnes qui assisteront, vous pouvez réserver des places dans une classe sans avoir à inscrire des apprenants spécifiques.

La fonctionnalité Réservations de places est utilisée pour conserver des places dans une classe sans nommer initialement des participants spécifiques. Les places réservées peuvent être configurées pour les organisations, ce qui permet uniquement à leurs membres de s’inscrire eux-mêmes si l’auto-inscription est activée. De même, vous pouvez créer et affecter des groupes d’utilisateurs via des profils d’attribution, en activant les places réservées pour divers groupes.

Pour réserver des places pour des groupes d’utilisateurs, créez d’abord le groupe, puis réservez les sièges.

Les administrateurs peuvent ajuster le nombre de places réservées et affecter n’importe quel apprenant à ces places. Si une session est complète, les apprenants en dehors des groupes pertinents peuvent uniquement rejoindre la liste d'attente.

Du côté des apprenants, la disponibilité des sièges reflétera leur organisation ou leurs affiliations au groupe d'apprenants. Par exemple, si une classe de 15 places a cinq places réservées aux ventes, les membres des ventes verront ces places tandis que les autres trouveront la classe complète.

Comme les éléments, les cours peuvent être mis à la disposition des apprenants via les bibliothèques. Lorsqu'une nouvelle classe est créée, l'administrateur a la possibilité de publier la nouvelle classe dans toutes les bibliothèques associées. Vous pouvez supprimer des sessions de certaines bibliothèques, rendant ainsi des sessions spécifiques accessibles à certains apprenants, mais pas à d’autres ; toutefois, une session ne peut pas être ajoutée à une bibliothèque dans laquelle l’élément n’est pas présent.

Les contacts permettent à l’administrateur d’ajouter des personnes à l’entité de la session qui recevront des notifications par e-mail à des fins de supervision ou pour effectuer d’autres fonctions administratives liées à l’entité de la session. Ces contacts peuvent être ajoutés en sélectionnant Ajouter un ou plusieurs utilisateurs dans la liste ou en ajoutant un ou plusieurs formateurs à partir du lien de liste.

L'onglet Supports vous permet d'affecter des supports et de les désigner comme pré-travail ou post-travail pour les apprenants ou les formateurs. Les entités matérielles répertoriées ici ne sont pas visibles par les apprenants et ne sont pas incluses dans le coût de la session. L'utilisation de cet onglet nécessite qu'un apprenant saisisse une adresse d'expédition lors de l'inscription si ces informations ne sont pas contenues dans son entité apprenante.

• Onglet Détails : configurez les dates d’inscription, les paramètres de désinscription et les limites d’inscription pour gérer efficacement le comportement des sessions.
• Onglet Notifications par e-mail : configurez des alertes par e-mail pour les apprenants, les responsables et les formateurs en fonction des actions et conditions d'inscription.
• Onglet Réservations de places : réservez des places pour des groupes d’utilisateurs ou des organisations afin de garantir un accès contrôlé et ciblé aux inscriptions.
• Onglet Bibliothèques : publiez ou supprimez des sessions des bibliothèques pour contrôler la visibilité et l’accès des apprenants.
• Onglet Matériel : affectez du matériel avant ou après la session afin de fournir les ressources nécessaires aux apprenants et aux formateurs.