Configuration des options globales

La section Paramètres généraux permet à l'administrateur d'établir une variété de valeurs par défaut globales qui dictent le comportement du logiciel du point de vue de l'utilisateur final. Voici quelques-unes des options les plus couramment utilisées :

• Devise par défaut
• Panneau d'introduction de la page d'accueil de l'administrateur
• Date de base par défaut - pour les options de base du calendrier dans les programmes d'enseignement
• Utilisation de suppléant - en général et dans le cadre des exigences du programme d'enseignement
• Prévention des conflits de ressources
• Saisie anticipée de l’enregistrement d’historique pour les sessions
• Paramètres du modèle de certificat par défaut
• Aperçu de la liste de contrôle de tâches pour les utilisateurs

Bien que la plupart des organisations n’aient pas besoin de signatures électroniques (e-sigs), celles qui le font doivent configurer les paramètres en fonction de leurs besoins spécifiques. Lorsque les signataires électroniques sont activés globalement, ils peuvent être nécessaires pour ajouter des enregistrements à l’historique de formation. Certaines organisations peuvent choisir d’exiger des sigs pour toutes les unités externes et éventuellement pour certains enregistrements d’historique basés sur les éléments.

• Gestion des signatures électroniques

  Ces options déterminent si les connexions électroniques sont utilisées. Si cette option est activée, le système de gestion de la formation (LMS) invite tous les utilisateurs et administrateurs à sélectionner un code PIN lors de leur première connexion. Les utilisateurs peuvent choisir un code PIN identique à leur code PIN d'accès administratif, mais ils doivent les définir séparément. Les organisations peuvent personnaliser le message affiché pour les utilisateurs et les administrateurs avant de saisir leur code PIN et définir des règles pour l'expiration du code PIN. Dans certains cas, un processus d'approbation peut être requis après la saisie du code PIN ; ce processus par défaut peut être configuré ici. Pour réinitialiser le code PIN, les utilisateurs peuvent demander un lien de réinitialisation sécurisé via le menu Activités > Options et paramètres > Code PIN > Code PIN oublié, qui est envoyé à leur adresse e-mail enregistrée pour créer un nouveau code PIN.

• Codes de signification pour les signatures électroniques

  Lors de l’ajout d’un enregistrement d’historique, un code de signification e-sig approprié doit être sélectionné en fonction de la personne qui ajoute l’enregistrement. Ce code indique si l’unité a été auto-ajoutée par l’utilisateur, ajoutée par un formateur, ajoutée par un administrateur ou modifiée/supprimée par un administrateur à l’aide de l’outil Modifier l’historique de formation. Cette version conserve la signification originale tout en améliorant la clarté et la concision.

Cette section définit le texte et les boutons du message de clause de non-responsabilité. Notez que ces champs sont localisés, ce qui permet une personnalisation pour différentes langues et régions.

Dans cette section, vous pouvez lier des processus d'approbation et des messages par défaut à des demandes d'apprenant externes. En outre, vous pouvez définir une entité de contrôle par défaut pour les rôles d'approbation, ainsi qu'un processus d'approbation standard pour les comptes créés par l'utilisateur.

Dans un environnement intégré, les utilisateurs externes se connecteront à Identity Authentication Services (IAS) pour accéder à SuccessFactors HCM, suivi de l’authentification au LMS. Des règles de connexion ou de mot de passe distinctes ne sont pas nécessaires.

SuccessFactors LMS (Learning Management System) inclut des paramètres de verrouillage de connexion configurables pour renforcer la sécurité et empêcher tout accès non autorisé. Ces paramètres permettent généralement aux administrateurs de spécifier des paramètres tels que le nombre d'échecs de tentatives de connexion avant le verrouillage d'un compte, la durée de la période de verrouillage et le processus de déverrouillage d'un compte. Par exemple, un administrateur peut configurer le système pour verrouiller un compte après cinq échecs de tentatives de connexion, le verrouillage pouvant durer 30 minutes. Ces mesures contribuent à protéger les données utilisateur sensibles et à maintenir l'intégrité de la plateforme de formation.

Les responsables peuvent identifier et déléguer des tâches à d'autres responsables en sélectionnant l'une des options suivantes ou les deux :

1. Permissions prédéfinies - Cochez cette case s'il existe une liste prédéfinie d'autorisations stockées dans le ROLE PROXY UTILISATEUR que les gestionnaires peuvent déléguer.
2. Autorisations sélectionnées : cochez cette case si vous souhaitez que les responsables aient la possibilité de choisir les autorisations qu'ils souhaitent déléguer.

Au moins une case doit être cochée pour que les gestionnaires disposent de droits de délégation.

Dans l'onglet E-mail, les notifications par e-mail peuvent être activées globalement. Le champ E-mail de l’administrateur pour la notification de la candidature doit être renseigné avec une adresse e-mail pour permettre au système de générer des e-mails d’inscription. Les champs Nom d’affichage de l’e-mail de l’administrateur et Nom d’affichage de l’e-mail de l’utilisateur peuvent être utilisés pour fournir des noms d’affichage d’e-mail aux administrateurs et aux utilisateurs. En outre, les paramètres VCalendar et les adresses e-mail qui doivent être bloquées pour recevoir des e-mails sont configurés ici.

Validation du domaine de messagerie : la validation du domaine a lieu quotidiennement. Par conséquent, toute modification apportée aux domaines vérifiés sur la plateforme SuccessFactors peut ne pas être reflétée dans votre instance Learning avant la prochaine exécution de la tâche planifiée. Pour vérifier le statut des jobs de validation, sélectionnez Afficher détails du job.

Les paramètres globaux d'inscription rationalisent le processus d'inscription pour les utilisateurs et les administrateurs en proposant des options telles que l'auto-inscription des utilisateurs, l'inscription des gestionnaires et les motifs d'annulation par défaut. Ces paramètres permettent également d’appliquer les dates limites d’inscription aux sessions et permettent aux gestionnaires de remplacer des valeurs par défaut spécifiques, garantissant ainsi de la flexibilité dans des situations uniques. En outre, les notifications intégrées tiennent les parties prenantes informées des inscriptions automatiques et de toute modification du statut d'inscription. Bien que ces paramètres globaux créent un cadre solide, ils peuvent également être personnalisés au niveau de la classe individuelle pour répondre aux besoins spécifiques des différentes organisations.

Pour accéder aux options d'enregistrement, accédez à Système Administration→Administration d'application→Options d'enregistrement.

Options clés à prendre en compte :

• L’utilisateur peut se désinscrire lorsque la session est attribuée par le gestionnaire.
  • Cochez cette case si vous souhaitez que les utilisateurs puissent se désinscrire des sessions qui leur sont attribuées par leurs responsables.
  • Décochez cette case si vous préférez que les utilisateurs ne puissent pas se désinscrire de ces sessions.
• Valeurs par défaut de confirmation par e-mail pour les actions de l'administrateur et de l'utilisateur
  • Cochez les cases des destinataires par défaut des notifications par e-mail.
• Paramètres d’inscription
  • Cette section vous permet de définir des libellés par défaut pour la gestion des inscriptions aux sessions.

Les options utilisateur peuvent être utilisées pour déterminer si les conflits de planification entraîneront des erreurs de validation ou afficheront simplement des messages d'avertissement. En outre, il vous permet d’activer ou de désactiver l’option permettant aux utilisateurs de cocher une case de remplacement qui affiche toutes les sessions dans leur fuseau horaire préféré. La meilleure pratique pour cette option est de laisser cette case décochée et de laisser l’administrateur créer la session décider si les heures doivent être affichées dans le fuseau horaire de la session ou converties dans les fuseaux horaires des utilisateurs pour cette session spécifique.

Les autres options utilisateur utiles sont les suivantes :

• Permettre aux utilisateurs de s’inscrire à une session avec un élément préalable dépendant du fait que le prérequis sera terminé avant la session du calendrier.
• Permettre aux utilisateurs et aux gestionnaires d'évaluer les compétences.
• Permettre aux utilisateurs d'accéder au contenu en ligne sans inscription.
• Autoriser le responsable à supprimer un responsable alternatif.
• Permettre aux responsables de supprimer des éléments, des parcours de formation et des programmes attribués par un administrateur.
• Activer la renonciation à l’approbation lorsque le responsable ou le partenaire RH attribue un élément en ligne, un élément animé par un formateur avec contenu en ligne ou un cours externe.

Pour accéder aux Options utilisateur, accédez à Système Administration→Administration de l'application→Options utilisateur.

Certaines sections de l’écran Paramètres utilisateur peuvent contenir d’anciens paramètres qui ne sont pas recommandés pour les nouveaux clients ou qui sont supprimés progressivement pour les nouveaux clients. Par exemple, les panneaux Paramètres des questions de sécurité et Connexion utilisateur ne sont pas pertinents pour les clients dont les utilisateurs accèdent au LMS depuis SAP SuccessFactors HCM. Les compétences sont maintenant évaluées en dehors du LMS à l'aide des méthodes disponibles dans HCM.

Les clients peuvent décider d'autoriser les utilisateurs et/ou les gestionnaires à ajouter des enregistrements d'historique pour les éléments par défaut. En règle générale, ces options ne sont pas cochées, mais peuvent être remplacées au niveau du poste. En outre, les clients peuvent choisir d'implémenter un processus d'approbation lorsque les utilisateurs ajoutent des enregistrements d'historique pour des événements internes ou externes.

Certains paramètres utilisateur gèrent le processus de notification pour les plans d’apprentissage. Les mises à jour du plan individuel de formation sont déclenchées par une unité de processus automatisé (APM) et les utilisateurs reçoivent des notifications lorsque des éléments sont ajoutés, modifiés ou supprimés de leurs plans d’apprentissage. Les responsables peuvent également être informés lorsque leurs subordonnés directs terminent des éléments, qu’ils aient réussi ou échoué. Ces paramètres de plan individuel de formation peuvent être corrigés par un administrateur global et verrouillés pour empêcher les utilisateurs de les modifier, ou les utilisateurs peuvent avoir la possibilité de modifier eux-mêmes ces paramètres.