Création d'enquêtes de formation

Avant de créer une enquête, configurez les échelles de notation que vous utiliserez dans les questions du questionnaire. Il est recommandé d'utiliser la même échelle de notation pour la plupart des questions dans les questionnaires de feedback et d'évaluation de suivi afin d'obtenir des indicateurs cohérents. Les rapports de feedback sur les cours fourniront des moyennes pour chaque page de questionnaire et des moyennes individuelles pour les formateurs et les éléments. Si nécessaire, différentes échelles de notation peuvent être utilisées pour différents types de questionnaires. Par exemple, une échelle à cinq points peut être utilisée pour les enquêtes d'évaluation d'élément, tandis qu'une échelle de fréquence peut être utilisée pour les enquêtes d'évaluation de suivi.

Les échelles de notation peuvent être personnalisées en accédant à Administration de la formation→Références→Administration du système→Échelles de notation.

Lorsque vous créez des échelles de notation, veillez à indiquer le résultat le plus souhaitable ou préféré avec le nombre le plus élevé dans l’échelle et le choix le moins souhaitable avec le numéro 1. N’incluez pas N/A dans vos échelles de notation car le système inclura automatiquement N/A pour chaque question de l’échelle de notation lorsque l’utilisateur sélectionne son choix.

Une fois l’entité d’enquête créée, accédez à l’onglet Questions pour créer les questions.

Les questions peuvent être organisées en plusieurs pages ou vous pouvez choisir un format de page simple. Les pages multiples sont utiles pour séparer les évaluations pour différentes ressources.

La figure ci-dessous illustre une enquête d’une page. Ajoutez des questions à cette page en cliquant sur l'icône Ajouter une question.

Après avoir sélectionné l'icône Ajouter une question, quatre types de questions s'affichent :

• Échelle de notation : utilisez le type de question de l’échelle de notation lorsque vous souhaitez obtenir des résultats quantitatifs.
• Un choix : utilisez ce type de question lorsque vous souhaitez que l’utilisateur choisisse une réponse correcte dans un groupe. Des choix de réponse possibles supplémentaires peuvent être ajoutés en sélectionnant l’icône verte plus.
• Choix multiples : utilisez ce type de question lorsque vous souhaitez que l’utilisateur puisse choisir plusieurs réponses correctes dans un groupe. Des choix de réponse possibles supplémentaires peuvent être ajoutés en sélectionnant l’icône verte plus.
• Ouvert et terminé : utilisez ce type de question lorsque vous souhaitez que l'utilisateur saisisse une réponse (jusqu'à 3 990 caractères).

En fonction du type de question choisi, vous serez alors invité à saisir le système de questions et les choix de réponse possibles.

Lorsque vous avez terminé de créer des questions sur la Page 1, sélectionnez Enregistrer l'ébauche. Répétez ce processus pour toutes les pages de l’enquête.

Les pages aident à organiser les questions de votre enquête en sujets et permettent d’obtenir des scores moyens par page si vous utilisez des questions d’échelle de notation. Vous pouvez ajouter un titre et des instructions pour chaque page. Les pages peuvent être utilisées pour évaluer plusieurs ressources qui nécessitent une évaluation de formation. Par exemple, plusieurs animateurs peuvent être affectés à la même formation. Dans ce cas, plusieurs pages peuvent être utilisées pour évaluer chaque formateur séparément.

Pour ajouter des pages, cliquez sur l'icône Page.

L'onglet Utilisation des éléments dans l'entité de questionnaire vous permet d'associer votre questionnaire à un ou plusieurs éléments spécifiques. Voici ce que vous pouvez faire dans cet onglet :

Rechercher et sélectionner des éléments : vous pouvez rechercher et sélectionner les éléments auxquels vous souhaitez associer votre questionnaire.

Afficher les métriques : une fois qu'un élément est associé, vous pouvez afficher les métriques suivantes :

• Utilisateurs affectés : nombre d'utilisateurs qui ont terminé l'élément et qui ont été affectés au questionnaire.
• Enquêtes terminées : nombre total de questionnaires terminés.
• Enquêtes supprimées : nombre total d'enquêtes supprimées.
• Pourcentage d'achèvement : pourcentage de questionnaires affectés qui ont été complétés.
• Score moyen : évaluation moyenne de tous les questionnaires remplis pour cet élément. Ceci est calculé uniquement si toutes les questions de l’échelle de notation des questionnaires remplis utilisent la même échelle de notation que celle spécifiée dans le champ Échelle de notation.

Pour obtenir des options de configuration d’enquête supplémentaires, sélectionnez l’onglet Options. Les options disponibles dans cet onglet varient en fonction du type d’enquête sélectionné. Différents ensembles d’options seront présentés en fonction du type d’enquête choisi. Les options définiront le comportement de l’enquête du point de vue de l’utilisateur final.

Les enquêtes de suivi devraient idéalement être menées trois à six mois après le programme de formation. Ces questionnaires peuvent être affectés à la fois à l'apprenant et à son cadre dirigeant dans un nombre de jours spécifique après la fin de la formation. Le processus est automatiquement déclenché par un gestionnaire de processus automatique (APM).

Dans l'onglet Options, vous pouvez définir les éléments suivants :

• Périodes : indiquez la durée après laquelle l'enquête sera envoyée.
• Participants : sélectionnez qui recevra l'enquête (l'apprenant, son responsable ou les deux).

En outre, vous pouvez inclure un champ de commentaires pour chaque question de l’enquête afin de collecter des commentaires plus détaillés.

Vous pouvez modifier les e-mails de notification standard envoyés lorsqu'une enquête est affectée en sélectionnant l'onglet Notifications par e-mail.

Il existe deux modèles de notification par e-mail associés à la fonctionnalité d'enquête :

• Modèle d'e-mail de notification d'affectation de questionnaire
• Modèle d'e-mail de cumul de notification d'affectation de questionnaire de questionnaire

• Configurez des échelles de notation pour garantir des métriques cohérentes pour les commentaires sur les cours et les questionnaires de suivi, avec des échelles personnalisables adaptées aux besoins d'évaluation spécifiques.
• Créez et organisez des entités d’enquête en ajoutant plusieurs pages et en personnalisant les types de questions, tels que les échelles de notation, les choix multiples et les formats ouverts.
• Associez les enquêtes aux éléments de formation pour un déploiement automatisé et un suivi des indicateurs d'achèvement, y compris les taux de réponse et les scores moyens.
• Utilisez l’onglet Options pour personnaliser le comportement de l’enquête, y compris l’anonymat, l’achèvement obligatoire, les délais et les champs de commentaires facultatifs.
• Planifiez des enquêtes de suivi de trois à six mois après la formation pour évaluer l'application des connaissances, en impliquant des participants comme les apprenants et les gestionnaires.
• Exploitez les notifications automatiques (APM) pour affecter des enquêtes et envoyer des alertes par e-mail à l'aide de modèles configurables.