Un utilisateur fait référence à toute personne pour laquelle une entité utilisateur a été créée dans le système. Cela inclut les employés, les sous-traitants et les autres membres du personnel. L'entité utilisateur est essentielle pour le suivi de l'historique de formation et l'inscription aux cours.
Dans le système SAP SuccessFactors Learning, tous les employés ont généralement un rôle utilisateur unique en raison du connecteur d'utilisateur SF. Cependant, si différents niveaux d'accès aux menus Formation sont nécessaires, plusieurs rôles utilisateur peuvent être créés et affectés aux utilisateurs. Il est important de noter que chaque utilisateur ne peut avoir qu'un seul rôle utilisateur à la fois.
Pour rationaliser le processus d’attribution des rôles utilisateur, vous pouvez utiliser un profil d’attribution. Par exemple, tous les utilisateurs classés comme Intérimaire peuvent recevoir automatiquement le rôle d'utilisateur Intérimaire.
Rôles utilisateur par défaut
Le système inclut deux rôles utilisateur par défaut : USER PAR DÉFAUT et LEARNING_USER. Ces rôles sont fournis avec des autorisations préconfigurées. Cependant, il est recommandé aux clients de créer des rôles utilisateur personnalisés au lieu de s'appuyer sur ces valeurs par défaut. Ce faisant, les clients peuvent contrôler les nouvelles fonctionnalités à activer à chaque mise à jour, plutôt que de choisir automatiquement de nouvelles fonctionnalités.
Meilleures pratiques pour la personnalisation des rôles
Le rôle utilisateur par défaut inclut tous les droits d'accès possibles. Il est donc recommandé de le copier pour créer un rôle utilisateur personnalisé. Une fois le rôle copié, l'administrateur peut supprimer les autorisations qui ne sont pas nécessaires pour les utilisateurs. Par exemple, si un client n'utilise pas de fonctionnalités telles que Commerce, le contenu généré par l'utilisateur ou les recommandations de pair à pair, ces autorisations peuvent être facilement supprimées du rôle utilisateur personnalisé. D'autre part, si un client souhaite activer des fonctionnalités spécifiques pour certains utilisateurs, telles que Recommandations personnalisées, Training Planner ou Ludification, les autorisations correspondantes doivent être ajoutées au rôle utilisateur pour ces personnes.
Remarque
Remarque : Il est important de noter que, contrairement aux rôles d’administrateur, les rôles d’utilisateur ne peuvent pas avoir de groupes de domaines de sécurité appliqués à leurs autorisations.
Pour intégrer les données utilisateur de SAP SuccessFactors HCM dans SAP SuccessFactors Learning, procédez comme suit :
- Assurez-vous que les données utilisateur sont déjà présentes dans SAP SuccessFactors HCM.
- Affectez les autorisations nécessaires dans HCM pour vous assurer que les utilisateurs peuvent accéder à l'unité de formation.
- Exécutez le processus SF du connecteur d’utilisateur. Ce processus transfère les données utilisateur de l'application SAP SuccessFactors HCM vers le système SAP SuccessFactors Learning.
Suite à ce processus, des entités utilisateur seront créées dans le système SAP SuccessFactors Learning. Ces utilisateurs auront alors accès à l'unité de formation en fonction des autorisations définies dans l'application HCM. Les utilisateurs peuvent facilement accéder au module Formation à partir d'un menu déroulant.
Affectation de rôle utilisateur
Il existe plusieurs façons d'affecter un rôle à l'entité utilisateur :
- Entité utilisateur : il s'agit d'une méthode manuelle d'affectation ou de modification d'un rôle utilisateur à partir de l'entité utilisateur. (Sélectionnez un rôle dans la liste déroulante Rôle de l'onglet Détails utilisateur).
- Connecteur : lors de l’importation d’utilisateurs dans le système SAP SuccessFactors Learning via la tâche Connecteur, il est possible d’affecter un ID de rôle aux entités utilisateur. Si l’identifiant du rôle n’est pas valide ou qu’aucun rôle n’est attribué à l’utilisateur, le connecteur utilise par défaut la valeur dans le fichier de configuration (Système Administration→Configuration→Configuration système→CONNECTEURS→sfuser.connector.defaultValue.studentRoleID ).
- Outil d’importation : lors de l’importation d’utilisateurs via l’outil d’importation, le champ Rôle est obligatoire. Par conséquent, il n'est pas possible d'importer les utilisateurs sans indiquer l'ID de rôle.
- Profil d’attribution : il s’agit d’une méthode automatisée d’attribution d’un rôle aux utilisateurs. Les profils d’attribution nous permettent de créer des groupes dynamiques d’utilisateurs en fonction de leurs attributs RH et de leur attribuer un rôle utilisateur spécifique.
Rôle utilisateur avec autorisations de gestionnaire
Le gestionnaire principal d’un utilisateur est identifié dans le champ Responsable principal de l’entité d’utilisateur. Ce processus d’attribution du responsable principal peut être effectué manuellement par un administrateur (entité utilisateur→, détails de l’utilisateur→, gestionnaire principal) ou par les connecteurs.
Contrairement aux administrateurs, aux utilisateurs et aux formateurs, il n'existe aucun rôle distinct spécifiquement pour les gestionnaires. Une fois qu’un utilisateur est sélectionné en tant que gestionnaire principal, le système SAP SuccessFactors Learning lui accorde automatiquement les autorisations de responsable qui se trouvent dans la section Mon équipe du rôle d’utilisateur de l’utilisateur. La section Mon équipe contient les autorisations pour les actions que le gestionnaire principal peut effectuer.
Rôle de mandataire de l’utilisateur
Le rôle de mandataire de l’utilisateur définit les autorisations qu’un responsable peut affecter à un délégué. Lorsqu'un responsable sélectionne un utilisateur pour agir en tant que délégué, il peut choisir :
- Affecter des autorisations spécifiques : le gestionnaire peut spécifier exactement les autorisations que le délégué aura.
- Utiliser les autorisations prédéfinies : le gestionnaire peut également choisir un ensemble standard d’autorisations qui sont déjà établies dans le rôle de remplaçant de l’utilisateur. Cela permet aux responsables de faire preuve de souplesse dans la façon dont ils habilitent leurs délégués.
