Dans SAP SuccessFactors Learning, des notifications par e-mail sont générées pour informer les destinataires d'une action qu'ils doivent effectuer ou d'un événement qui s'est produit. Toutes les notifications par e-mail utiliseront le modèle global standard associé chaque fois qu’un e-mail est déclenché.
La mise en forme et le contenu des modèles de notification par e-mail sont implémentés de manière hiérarchique. En haut de la hiérarchie se trouve le modèle global. Si le modèle global descend jusqu'à un niveau inférieur, les modifications apportées au modèle global ont un impact sur les notifications par e-mail de niveau inférieur.
Si un modèle de notification est personnalisé, toutes les futures notifications par e-mail pertinentes pour ce modèle refléteront les modifications. L'administrateur a la possibilité d'afficher un aperçu et de sauvegarder le modèle modifié. Si nécessaire, le bouton Afficher les valeurs par défaut peut être utilisé pour revenir au modèle d'origine fourni par le système.
Si des modifications doivent être apportées à une notification par e-mail qui a été héritée par une autre entité, les modifications peuvent être apportées dans l'entité d'héritage sans affecter le modèle global sur lequel la notification par e-mail était basée. Par exemple, une fois qu'une classe est planifiée, elle héritera de la notification par e-mail de l'entité d'élément sur laquelle la classe était basée. Des modifications peuvent être apportées à la notification par e-mail héritée dans l'entité de classe sans affecter le modèle global de l'élément.
Chaque notification par e-mail est basée sur un modèle qui inclut des valeurs d'espace réservé, appelées jetons, qui sont renseignées au moment de la génération de l'e-mail. La figure Modèle de configuration d'e-mail illustre un exemple d'e-mail de notification d'inscription. Les informations spécifiques à la classe, telles que le nom de la classe, l'heure et la date, sont renseignées en fonction des jetons utilisés.
Configuration du modèle d’e-mail
Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier le contenu des modèles de notification par e-mail ainsi que rechercher et ouvrir un modèle de notification par e-mail. Utilisez les onglets d’entité pour parcourir et personnaliser le modèle de notification par e-mail.
Étapes d'accès et de modification d'un modèle global
- Accédez à Administration de la formation→Administration du système→Gérer les→modèles de notification par e-mail et recherchez un modèle.
- Cliquez sur l'icône de modification en regard du modèle dans les résultats de la recherche, puis configurez le modèle dans les onglets Récapitulatif, Messages et Pièces jointes.
- Sélectionnez l'onglet Résumé pour modifier le nom du modèle et identifier l'ID d'ensemble de jetons.
- Sélectionnez l'onglet Messages pour configurer le corps et l'objet de la notification par e-mail.
- Sélectionnez l'onglet Pièces jointes pour charger une pièce jointe.
Onglet Synthèse
Dans l'onglet Synthèse, l' ID d'ensemble de jetons est défini. Un ID d'ensemble de jetons est un identifiant unique qui représente un ensemble de jetons d'accès pouvant être utilisés dans une notification par e-mail spécifique. Les jetons sont utilisés dans la messagerie pour ajouter dynamiquement des informations à une notification par e-mail. En d'autres termes, les jetons récupèrent les zones de base de données pertinentes pour l'événement ou l'action qui a déclenché la notification par e-mail.
Onglet Messages
L'onglet Messages permet de personnaliser l'apparence de la notification et de définir les informations qui seront présentées à l'utilisateur final. Les messages sont généralement créés avec un objet et un corps.
Corps
Le champ de corps d'un modèle de notification par e-mail contient le contenu qui définit le message affiché pour l'utilisateur. Les messages peuvent être personnalisés à l'aide d'un ou de plusieurs des éléments suivants :
- Balises HTML : les balises HTML sont utilisées pour mettre en forme le message. Différentes balises servent des objectifs différents et aident à définir les éléments visuels et fonctionnels d'un message. Les balises HTML améliorent votre messagerie, ce qui vous permet de dépasser le texte brut générique. Avec la possibilité d'incorporer des couleurs d'arrière-plan, des lignes horizontales, du texte en gras, des italiques et du texte souligné, votre messagerie peut devenir visuellement plus attrayante pour les utilisateurs.
Pour permettre la personnalisation HTML et pour que le texte conserve les espaces et les sauts de ligne, les balises de début <html><pre> et de fin </pre></html> doivent être ajoutées au corps du texte. Le corps du texte se trouve entre ces balises de début et de fin.
- Texte statique : le texte statique est affiché chaque fois que la notification par e-mail est générée. Lorsque vous utilisez un modèle existant, le texte statique doit être saisi avec précaution pour éviter de « casser » les balises existantes. Il est toujours sûr de saisir du texte statique en haut du corps du message ou en bas. Cela n'est pas recommandé pour les clients ayant plusieurs packs linguistiques installés.
- Jetons : les jetons insèrent des données dynamiques chaque fois que la notification par e-mail est générée. Par exemple, la date d'une classe et le nom de l'animateur. Sélectionnez le lien Jetons pour afficher les jetons disponibles. Il n'est pas possible de créer de nouveaux jetons ou d'utiliser des jetons à partir d'un autre ensemble de jetons.
- Clés d'étiquette : Les clés d'étiquette sont utilisées pour internationaliser le texte de notification par e-mail pour chaque paramètre régional installé par votre organisation. Si votre organisation utilise uniquement les paramètres régionaux anglais standard, l'utilisation d'étiquettes dans les modèles de notification par e-mail est facultative, mais il est fortement recommandé de modifier la valeur de l'intitulé globalement.
Pour modifier ou afficher les libellés actuellement utilisés dans un modèle de notification par e-mail, cliquez sur le bouton Modifier les libellés. Vous pouvez également modifier les étiquettes en accédant à Références→Gérer les étiquettes→Étiquettes.
- Balises de boucle : les balises de boucle résument la liste des destinataires qui ont reçu cette notification par e-mail. La balise <LOOP> délivre un e-mail récapitulatif, au lieu d'une copie de tous les e-mails individuels. Seul le responsable, l'animateur ou le contact voit la liste complète des destinataires. Par exemple, un gestionnaire a quatre subordonnés inscrits dans une classe. Chaque utilisateur inscrit reçoit une notification par e-mail d'inscription. Le gestionnaire reçoit une notification d'inscription par e-mail avec les quatre utilisateurs répertoriés dans le corps du message.
Remarque
Si l'administrateur a inscrit les utilisateurs directement à partir de l'entité de la session, les gestionnaires, les formateurs et le contact recevront un message de confirmation pour chacun des utilisateurs inscrits. - Liens directs : les liens directs sont un moyen pour les administrateurs de fournir aux utilisateurs un raccourci vers un emplacement spécifique dans l'interface utilisateur. Lorsqu'un utilisateur sélectionne le lien direct dans un e-mail, il accède directement à la page cible dans l'interface utilisateur.
Un administrateur disposant des droits appropriés peut générer un lien direct en accédant à Système Administration→Administration du système Outils→Générer un lien direct.
Champs d'objet
Le champ d'objet d'un modèle de notification par e-mail contient la ligne d'objet des notifications par e-mail envoyées à chaque type de destinataire. Les destinataires peuvent inclure des utilisateurs, des gestionnaires, des animateurs, des contacts, des administrateurs ou d'autres personnes. Des jetons peuvent également être ajoutés à l'objet d'une notification par e-mail. Par exemple, l'ajout du jeton <&SCHD-DESC> ajoute le titre de l'élément à l'objet de la notification par e-mail.
