Inscription aux sessions

Le processus d’inscription aux sessions varie en fonction de la session. Les apprenants peuvent s'inscrire aux sessions si cette option est activée. Les responsables peuvent également avoir la possibilité d’enregistrer leurs subordonnés directs pour les sessions. Dans les cas où ces options ne sont pas disponibles, les administrateurs sont responsables de l'inscription des apprenants aux sessions.

Les apprenants et les gestionnaires doivent tous deux disposer de l'accès approprié à la bibliothèque pour s'inscrire à certaines classes. Permettre aux apprenants de s'auto-inscrire peut simplifier le processus d'inscription. Les responsables peuvent avoir la possibilité d'enregistrer leurs subordonnés directs même si la classe n'est pas dans la bibliothèque de l'apprenant.

Une fois que les apprenants sont officiellement inscrits et marqués comme inscrits, le système peut envoyer automatiquement des notifications par e-mail à l'apprenant, à son responsable, à l'animateur et à tout autre contact pertinent associé à la classe.

Un apprenant peut avoir l'un des statuts d'inscription suivants :

• Inscrit : l’apprenant a une place dans la session.

• Mis sur liste d'attente : l'apprenant attend l'ouverture d'une place. Si l'option Inscription automatique depuis la liste d'attente est cochée, l'apprenant sur liste d'attente est automatiquement enregistré lorsqu'un apprenant précédemment inscrit annule/désinscrit. Les apprenants sur liste d’attente sont classés par ordre de priorité dans l’ordre dans lequel ils ont été placés sur la liste d’attente.

• Annulé : l'apprenant n'a pas de place.

• En attente : l'apprenant est en attente d'approbation pour pouvoir s'inscrire.

Dans l’onglet Inscriptions à une session, un administrateur disposant des rôles et autorisations appropriés peut ajouter des utilisateurs à une session directement à l’aide du bouton Ajouter des utilisateurs. Les apprenants peuvent être sélectionnés à l'aide de critères de recherche ou dans la liste de demandes pour l'élément planifié. La liste des demandes est disponible si l’administrateur a activé l’option de demandes de formation pour les sessions. Il est recommandé de vérifier la liste des demandes pour voir si les apprenants ont demandé une classe.

L'outil d'importation de données peut également être utilisé pour enregistrer des apprenants. Téléchargez le modèle d'inscription Importer données, ajoutez les apprenants à enregistrer et importez-les dans le système. Cette méthode d'inscription des utilisateurs est la meilleure pour les inscriptions en masse.

Un administrateur peut modifier l'inscription d'un apprenant et sélectionner un autre statut d'inscription dans le menu déroulant Statut.

Une fois la classe créée et les apprenants inscrits, vous devez configurer des options supplémentaires. Vous pouvez ajuster ces options dans les onglets d'entité de classe.

Il s'agit notamment des onglets suivants :

• Détails

• Notifications par e-mail

• Réservations de places

• Bibliothèques

• Contacts

• Articles

• Gérez les inscriptions en autorisant l’auto-inscription, l’inscription des responsables ou l’inscription dirigée par l’administrateur pour les sessions.
• Suivez la participation de l'apprenant à l'aide des statuts d'inscription tels que Inscrit, Sur liste d'attente, En attente ou Annulé.
• Rationalisez les enregistrements en masse à l'aide d'outils tels que la fonctionnalité d'importation de données ou les listes de demandes.
• Configurez des paramètres de session supplémentaires tels que les notifications par e-mail, les réservations de places et les articles après l’inscription.