Certaines fonctions système et notifications sont déclenchées par des gestionnaires de processus automatiques (APM) spécifiques. Chaque APM est planifié pour être exécuté à intervalles réguliers (généralement tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois, bien que certains puissent être exécutés toutes les heures). Chaque fois qu'un APM s'exécute, il crée généralement un fichier journal et l'envoie à une adresse e-mail de contact spécifiée. Selon le processus, il peut générer des notifications par e-mail lorsque certaines conditions sont remplies, apporter des modifications à des entités spécifiques dans le système ou nettoyer des processus obsolètes.
Pour configurer chaque APM nécessaire :
- Accédez à Administration de la formation→Administration du système→Processus automatiques→Réseau de contenu ouvert Synchronisation du contenu.
- Planifiez le processus : cochez la case Planifier ce processus.
- Définissez la Fréquence : sélectionnez l'heure de la journée et la régularité/fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou horaire si disponible) et saisissez des détails spécifiques.
- Fournir une adresse e-mail de contact : saisissez une adresse e-mail pour recevoir le fichier journal.
- Saisir des informations supplémentaires : indiquez des détails supplémentaires, tels que les seuils ou les délais de rappel, qui peuvent être propres à certains APM.
Gestionnaires de processus automatiques (APM)
Cette table répertorie les processus automatiques les plus couramment configurés :
| Processus automatique | Description |
|---|---|
| Exécuter les mises à jour du profil d’attribution | Ce processus synchronise dynamiquement les adhésions des utilisateurs dans les profils d’attribution (AP) en fonction des modifications apportées aux attributs des utilisateurs. Au fur et à mesure que de nouveaux utilisateurs sont ajoutés au système de formation, ils seront ajoutés à tous les PA auxquels ils sont éligibles. Lorsque les attributs utilisateur changent afin qu'ils ne soient plus admissibles pour un compte fournisseur, ils sont supprimés de la comptabilité fournisseurs et les affectations qu'ils ont effectuées sont également supprimées. |
| Notification par e-mail de satisfaction de la demande de session | Ce processus notifiera l'e-mail de contact pour un élément lorsqu'un certain nombre de demandes a été atteint (comme déterminé par le champ d'inscription minimum de l'élément). |
| Notification par e-mail relative aux questionnaires de suivi et de feedback sur le cours | Bien que l'affectation d'une évaluation de feedback de cours soit effectuée immédiatement lorsqu'un enregistrement d'historique est ajouté, ce processus doit être exécuté pour envoyer une notification à l'utilisateur indiquant qu'il doit remplir des questionnaires. Cela affectera et informera également les utilisateurs lorsqu’ils ont des enquêtes de suivi. |
| Maintenance du parcours de formation/programme | Lorsque des éléments sont révisés, ce processus supprime la révision antérieure de l’élément des plans individuels de formation (s’il est attribué en tant qu’élément libre) et des programmes. Si l’élément fait partie d’un programme d’enseignement, l’ancienne révision de l’élément sera déplacée à nouveau à la date d’entrée en vigueur de la nouvelle révision. |
| Refuser les processus d’approbation expirés | Lorsque l'approbation n'a pas lieu avant le début d'un événement, ce processus informe l'utilisateur que la demande a expiré. |
| Notification par e-mail de dépassement du quota de pièces jointes | Lorsque la taille de toutes les pièces jointes atteint un certain pourcentage du maximum autorisé, cet APM en informe un administrateur. |
| Notification par e-mail d’expiration de la formation | Envoie des notifications aux utilisateurs et/ou gestionnaires lorsque des éléments approchent de leurs dates d’échéance dans le plan individuel de formation. Les valeurs par défaut globales peuvent être définies ici et elles peuvent être remplacées au niveau du poste afin que certains postes informent les utilisateurs plus ou moins fréquemment que la faute. Le seuil détermine le début des notifications (par exemple, si le poste est échu dans les 90 prochains jours) et le rappel définit la période pour la fréquence à laquelle les notifications se poursuivront (par exemple, tous les 7 jours). L'utilisateur cessera de recevoir des notifications une fois l'élément terminé avec succès. Le cas échéant, une notification de retard peut être envoyée une fois que l'article a dépassé la date d'échéance. |
| Notification par e-mail de plan individuel de formation | En fonction des valeurs par défaut globales (dans la section Paramètres utilisateur) ou des paramètres spécifiques pour chaque utilisateur (si les utilisateurs sont autorisés à remplacer les valeurs par défaut), ce processus enverra des notifications lorsque des éléments sont ajoutés, modifiés ou supprimés des plans de formation des utilisateurs et aux gestionnaires lorsque leurs subordonnés terminent avec succès ou sans succès des éléments. |
| Notifications par e-mail du responsable pour le résumé des inscriptions | Envoie des résumés périodiques des inscriptions aux responsables de formation (y compris les responsables alternatifs) afin qu’ils ne soient pas submergés de notifications individuelles. Le résumé contient jusqu'à 500 entrées, y compris celles que le gestionnaire a lui-même ajoutées. |
| Inscription/Désinscription au programme VLS | Cet APM inscrira (ou désinscrira) des utilisateurs aux créneaux horaires VLS des sessions attribuées par les programmes. |
| Supprimer définitivement les demandes de session | Ce processus supprimera les demandes encore en attente si elles sont antérieures à un certain nombre de jours. |
| Supprimer définitivement l’historique de contrôle de l’utilisateur supprimé | À ne pas utiliser dans les environnements intégrés SAP SuccessFactors HCM (BizX), cela concerne uniquement les clients LMS autonomes. Purgera les données d'audit pour les utilisateurs qui ont été supprimés depuis plus longtemps que le nombre de jours spécifié. |
| Notification par e-mail de disponibilité de la session demandée | Lorsque de nouvelles sessions ont été ajoutées aux bibliothèques des utilisateurs qui ont sélectionné l’option Demander une session pour effectuer une demande, ce processus les avertit et inclut le lien pour s’inscrire. Si l’utilisateur a spécifié une « date réception demandée » et/ou fait partie d’une région spécifique, l’APM vérifiera que la nouvelle session a lieu avant la date et se trouve dans la même région que l’utilisateur et ne l’informera que si elle répond aux critères. |
| Réinitialiser le progrès de l’élément en ligne | Si un administrateur saisit un nombre dans le champ Réinitialiser la progression de l’utilisateur après inactivité d’un élément en ligne, ce processus compare le nombre de jours depuis que l’utilisateur a commencé le cours en ligne à ce nombre (par exemple, 30) et s’il est égal ou supérieur, la progression de l’utilisateur (signets et indicateurs de progression pour les objets de contenu dans l’élément) sera réinitialisée et il devra recommencer le cours depuis le début. |
| Relancer ou arrêter le processus d’approbation | Pour les éléments en ligne ou dirigés par un formateur avec des processus d'approbation, cet APM arrêtera le processus lorsque l'utilisateur sera désattribué à l'élément. Si un utilisateur réattribue un élément en ligne, cet APM relancera le processus d’approbation. |
| Notification par e-mail de rappel des sessions à venir | Les utilisateurs déjà inscrits aux sessions recevront une notification unique un certain nombre de jours avant que leur classe ait lieu. Cette notification servira de rappel/alerte. |
| Déplacer les utilisateurs de la liste d’attente à la liste de demandes | Après l’ouverture d’une session, les utilisateurs sur liste d’attente (qui ne sont pas inscrits/inscrits) seront déplacés vers la liste des demandes pour l’élément. |