Utilisation des entités utilisateur

Les administrateurs peuvent facilement ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements utilisateur, affecter des rôles et des autorisations et suivre la progression des utilisateurs. Avec les onglets d'entité utilisateur, les organisations peuvent gérer efficacement les besoins en formation de leur personnel et garantir la conformité aux exigences de formation.   

Plusieurs onglets d'entité utilisateur sont disponibles pour gérer les données utilisateur.  Les onglets les plus couramment utilisés sont : Détails de l’utilisateur, Éléments attribués, Éléments terminés, Parcours de formation, Programmes et Accès à la bibliothèque.  

Onglet Détails utilisateur

L'onglet Détails utilisateur permet aux administrateurs de gérer et de suivre les informations utilisateur. Cet onglet fournit une vue complète des détails de l'utilisateur, y compris les informations personnelles, les données organisationnelles et l'historique de la formation. Les détails de l'utilisateur contiennent toutes les informations logistiques pertinentes pour l'utilisateur. 

Onglet Éléments attribués

L'onglet Éléments attribués fournit une vue complète des éléments attribués à l'utilisateur, individuellement ou dans le cadre d'un programme d'enseignement. Cet onglet affiche les éléments qui doivent encore être terminés, ainsi que les éléments qui ont déjà été terminés mais qui nécessitent un recyclage dans le cadre d'un programme d'enseignement. Les administrateurs ont accès à des informations telles que le type de mission et le délai pour terminer chaque élément affecté. En outre, les administrateurs peuvent affecter des éléments directement à un utilisateur à partir de cet onglet. 

Il est possible pour les administrateurs de rencontrer des éléments en double qui ont été affectés à l'utilisateur via différentes méthodes. Ils peuvent également rencontrer des éléments qui ont été masqués de la vue de l'utilisateur, tels que des éléments avec des exigences de recyclage ou ceux avec des dates d'échéance postérieures à 90 jours. Le champ Rechercher peut être utilisé par les administrateurs pour localiser facilement les éléments attribués par leur titre ou leur identifiant.  

L’administrateur peut filtrer les éléments attribués par type d’attribution, comme les éléments de formation obligatoires ou facultatifs. Les types d’attribution peuvent être créés dans Administration de la formation→Références→Gérer les utilisateurs→Types d’attribution de  formation

Onglet Éléments terminés

L'onglet Éléments terminés affiche une liste complète des éléments qui ont été terminés par l'utilisateur. Cet onglet inclut également les événements externes, tels que les cours universitaires ou les séminaires qui ont été suivis en dehors de l'organisation ou pour lesquels il n'existe aucun élément spécifique dans le système.   

Chaque enregistrement d’historique de cet onglet fournit des informations sur le statut d’avancement de l’élément, y compris s’il a été terminé pour l’unité de valeur ou non. Il inclut également la date et l’heure d’achèvement, ainsi que tout détail supplémentaire saisi lors de la création de l’enregistrement d’historique. Ces détails peuvent inclure le nom du formateur, le nombre d'heures créditées, les commentaires ou notes éventuels et toute pièce jointe associée à l'enregistrement d'historique. 

Onglet Programmes d’enseignement

L’onglet Parcours de formation répertorie chaque programme d’enseignement attribué à l’utilisateur. Les administrateurs peuvent afficher le statut et les détails de chaque programme d'enseignement attribué, y compris les statuts d'achèvement des éléments individuels et les exigences du programme d'enseignement, le cas échéant. Les administrateurs peuvent également attribuer un programme d'enseignement à un utilisateur via cet onglet. 

Onglet Programmes

L'onglet Programmes répertorie chaque programme attribué à l'utilisateur. Les administrateurs peuvent afficher le statut et les détails de chaque programme affecté et affecter et supprimer des programmes à partir de cet onglet. 

Onglet Accès à la bibliothèque 

Cet onglet Accès à la bibliothèque répertorie toutes les bibliothèques auxquelles l’utilisateur a accès. Il propose un aperçu de tous les éléments et des classes de ces bibliothèques. 

Remarque

Reportez-vous au Guide d’administration de la formation pour plus d’informations sur d’autres onglets d’entité utilisateur tels que : Inscriptions, Statut du contenu, Questionnaires, Approbations, Demandes de formation externe, Demande de session, Profils d’attribution, Rôle d’approbation, Groupes d’utilisateurs, Finance, Code de compte, Préférences, Déclarations à l’État, Autres codes d’emploi et Numéros de téléphone.

Actions dans l'en-tête de l'entité utilisateur

Le lien Actions dans l'en-tête de l'entité de l'entité utilisateur contient des liens supplémentaires vers les actions qui peuvent être effectuées dans l'enregistrement utilisateur, notamment : 

• Gestion des affectations
• Gérer l’inscription
• Lancer proxy 
• Envoyer une notification par e-mail 
• Attribuer les responsables alternatifs

Remarque

La plupart de ces actions sont abordées dans le guide Learning Needs Management Administrator.

Un utilisateur est toute personne d'une organisation pour laquelle les besoins en formation et les enregistrements d'historique doivent faire l'objet d'un suivi. Un utilisateur peut être un employé ou un intérimaire. Les utilisateurs ont accès à SAP SuccessFactors Learning à partir de l'application SAP SuccessFactors Learning pour afficher leurs propres informations de formation. Le personnel identifié comme responsable peut afficher les informations de formation de ses subordonnés directs et d'autres utilisateurs dont il est responsable. Les partenaires RH (HRBP) sont responsables d'un groupe d'utilisateurs qui ne se trouvent pas spécifiquement dans la hiérarchie des cadres dirigeants. 

Vous trouverez des informations sur les utilisateurs externes et le service Identity Authentication (IAS) dans le système d'aide ou la communauté de clients. 

Bien que les modules de SAP SuccessFactors Suite puissent fonctionner indépendamment, ils peuvent échanger des informations, telles que des comptes utilisateur, avec d'autres modules intégrés. Par conséquent, les entités utilisateur ne sont généralement pas directement ajoutées dans l'unité de formation, sauf si elles fonctionnent séparément des autres modules. Les utilisateurs peuvent être ajoutés manuellement au système de formation s’il existe une exigence pour un utilisateur externe.

Si un utilisateur est un salarié, il est d'abord transféré dans SAP SuccessFactors HCM. Le connecteur d’utilisateur est utilisé pour transférer les données utilisateur de HCM vers Learning. Toute modification apportée aux données RH ou aux informations dans HCM sera mise à jour dans Formation lors de la prochaine exécution du connecteur. Si des champs spécifiques du profil utilisateur doivent être modifiés et ne peuvent pas être mis à jour par le connecteur, un administrateur peut effectuer ces modifications.   

Si un utilisateur n'est pas un salarié, mais qu'il existe dans SAP SuccessFactors HCM, il peut toujours être transféré dans Learning à l'aide du connecteur. Dans ce cas, ils peuvent avoir un type de salarié différent, tel qu'un contractant, un fournisseur ou un client.  Les affectations peuvent être effectuées automatiquement à des groupes d'utilisateurs en fonction de leur type d'employé et d'autres attributs utilisateur.  

Si un utilisateur se termine, le connecteur mettra à jour son statut d’actif à inactif.  

Pour les utilisateurs qui ne sont pas des salariés et qui ne sont pas dans SAP SuccessFactors HCM, tels que les utilisateurs externes, ils doivent être authentifiés via IAS (Identity Authentication Service) pour accéder à Learning. Parfois, un site Web est utilisé pour permettre aux utilisateurs externes de créer leur propre compte, de remplir un formulaire qui passe par un processus d’approbation, puis l’utilisateur est ajouté à Learning.  

Vous trouverez de plus amples informations sur ces méthodes dans la documentation d'aide. 

• Les onglets d'entité utilisateur permettent aux administrateurs de gérer efficacement les données utilisateur, l'avancement de la formation, les rôles, les autorisations et la conformité.
• Les onglets clés incluent Détails utilisateur, Éléments attribués, Éléments terminés, Parcours de formation, Programmes et Accès à la bibliothèque pour une gestion complète des utilisateurs.
• L'onglet Éléments attribués suit les assignations de formation, les délais et permet les assignations directes d'éléments ou le filtrage par type d'assignation.
• Les onglets Programmes et Programmes d'enseignement affichent le statut des programmes et programmes d'enseignement attribués, avec des options permettant de les attribuer ou de les supprimer.
• L'intégration des données utilisateur s'effectue via des connecteurs avec SAP HCM ou des ajouts manuels pour les utilisateurs externes si nécessaire.