Trabajar con programas de estudios

Configuración de opciones de período basadas en calendario

Objective

After completing this lesson, you will be able to configure opciones de período basadas en calendario para establecer fechas límite para los artículos en un programa de estudios.

Configuración de opciones basadas en calendario

Las opciones basadas en calendario se utilizan cuando la formación vence en o por una fecha específica en el calendario. Los siguientes campos deben tenerse en cuenta y modificarse para establecer opciones basadas en calendario:

Se resaltan los campos de configuración basados en calendario.

Asignaciones iniciales:

  • Número inicial y período: si el número inicial es 365 y el período es Días, este es el intervalo de tiempo a partir de la Fecha base que los usuarios pueden completar el curso asignado por primera vez. Por ejemplo, si la fecha base es el 1 de enero, los usuarios tienen 365 días para completar el curso asignado, que es hasta el 31 de diciembre del próximo año.

  • Base inicial: el cálculo empieza a partir de una fecha de calendario fija.

  • Umbral: La totalidad no concederá un período de gracia. Si la fecha de vencimiento es el 31 de diciembre y el curso se asigna en la misma fecha, el usuario aún debe completar el curso. El número de días introducido proporcionará al usuario un umbral. Si se indica 11 en el campo Días, si se le asignó el curso 11 días antes del 31 de diciembre, no es necesario que lo complete.

  • Finalizaciones anteriores: si el usuario ha completado el curso hace 5 años, esa finalización aún puede ser válida y el usuario no tiene que volver a realizar el curso. Si el usuario necesita volver a realizar el curso, podemos configurar el sistema para que ignore las finalizaciones anteriores a un determinado número de días.

Asignaciones de recapacitación:

  • Número y período de recapacitación: Si es necesario volver a capacitar a los usuarios para un curso en un año, seleccione 365 y Días respectivamente.

  • Base de recapacitación: el cálculo comienza a partir de la fecha de calendario que se introduce en la Fecha base.

Campos adicionales:

  • Fecha de entrada en vigor: Introduzca la fecha actual. Esta es la fecha en la que cualquier cambio en los artículos entra en vigor en el programa de estudios.

  • Tipo de asignación: el curso se puede marcar como Opcional u Obligatorio.

  • Fecha base: Calcule la fecha base. Para la formación anual, utilice esta fórmula:

Fecha base = Fecha de vencimiento inicial + (1 día) - (1 año)

Ejemplo: El curso vence el 05 de mayo de 2025.

Fecha de vencimiento inicial: 05 de mayo de 2025.

Cálculo:

Fecha base = Fecha de vencimiento inicial + (1 día) - (1 año)

Fecha base = 05/05/2025 + (1 día) - (1 año)

Fecha base = 05/06/2024 (MM/DD/AAAA)

La fecha base es el 6 de mayo de 2024

Atención

Si la formación está programada para el último día del año, la fecha base del año no cambia. Si la formación está programada para el 31 de diciembre de 2025, la fecha base del año sigue siendo 2025.

Nota

La base de fecha requerida no es aplicable a la configuración basada en calendario.

El siguiente diagrama ilustra el flujo de decisiones para establecer opciones basadas en calendario.

Flujo de decisiones para opciones basadas en calendario

Configurar opciones basadas en calendario

Para configurar las opciones basadas en calendario, debe hacer lo siguiente:

Pasos

  1. Decida la fecha de vencimiento inicial (por ejemplo, 05 de mayo de 2025).

  2. Calcule la fecha base. La fecha base se utiliza para determinar el punto de partida para las opciones basadas en calendario. Ejemplo: Para la formación anual, aplicaría la fórmula +1 día/-1 año a partir de la fecha de vencimiento inicial. (En este caso, la fecha base sería el 06 de mayo de 2024)

  3. Decida si se necesita un umbral y en qué base desea aplicar ese umbral:

    • Si selecciona la opción Umbral, significa que la formación vence en la fecha de vencimiento inicial, independientemente de cuándo se haya asignado.

    • Si selecciona la opción Umbral Número de días significa que si el alumno se encuentra dentro de un determinado número de días de la fecha base, la formación vence en la fecha de vencimiento inicial. Si el alumno se encuentra fuera de ese parámetro, la formación no es necesaria hasta la siguiente fecha de vencimiento recurrente.

  4. Introduzca la información de nueva formación (si corresponde), la fecha de entrada en vigor y el tipo de asignación como se ha descrito anteriormente.

Resultado

Vea este vídeo para aprender a establecer eventos basados en calendario.

Resumen en video

En este vídeo, Donna, consultora de implementación, guía a Marco, un administrador de la empresa ABC, a través del proceso de configuración de opciones basadas en calendario en los planes de estudio. Donna muestra a Marco cómo establecer fechas de vencimiento iniciales, calcular fechas base y utilizar umbrales para configurar las opciones basadas en calendario. Utilizan ejemplos prácticos para gestionar fechas de vencimiento específicas y crear períodos de gracia para los cursos. Al final del video, Marco se siente seguro y listo para configurar configuraciones basadas en calendario en los programas de estudios para su empresa.

Establecer configuración basada en calendario para artículos en un programa de estudios

Ejemplo empresarial

En este ejercicio, establecerá opciones basadas en calendario para las repeticiones de formación anualmente.

ExerciseStart Exercise

Pasos

  1. Establezca la configuración basada en calendario para la formación necesaria y que vence el 31 de diciembre de 2025. Esta formación se repite anualmente, independientemente de cuándo se haya asignado.

    1. En la entidad Plan de formación, seleccione la ficha Contenido.

    2. Seleccione Gestionar contenidos.

    3. Seleccione Editar junto al segundo curso enumerado.

    4. En la sección Asignaciones iniciales, introduzca 1 para el Número inicial y seleccione Años para el Período inicial.

    5. Seleccione el botón de selección Calendario para la Base inicial.

    6. Seleccione Período completo para el campo Umbral.

    7. En la sección Asignaciones de nueva formación, introduzca 1 para el Número de nueva formación y Años para el Período de nueva formación.

    8. Calcule e introduzca la fecha base. Para realizar la formación anual que vence el 31 de diciembre de 2025, aplique la fórmula: Fecha base = (Fecha de vencimiento inicial + 1 día) - 1 año. La fecha base sería el 1 de enero de 2025.

      Nota

      Recuerde la excepción para la formación anual. Si la formación está programada para el último día del año, el año de la fecha base no cambia. Si la formación está programada para el 31 de diciembre de 2025, el año de la fecha base seguirá siendo 2025.

    9. Para el campo Fecha efectiva, utilice la fecha actual.

    10. Seleccione Obligatorio (REQ) para el Tipo de asignación.

    11. Seleccione Aplicar modificaciones.

    12. Cierre la ventana Contenido para volver a la ficha Contenido del plan de formación.

Resumen

  • La configuración basada en calendario asigna fechas de vencimiento basadas en fechas de calendario fijas, lo que garantiza que la formación se complete en plazos específicos.
  • Las asignaciones iniciales determinan el intervalo de tiempo para la primera finalización, empezando por una fecha base definida y utilizando umbrales para crear períodos de gracia si es necesario.
  • Las asignaciones de recapacitación establecen plazos recurrentes, calculados anualmente o basados en intervalos definidos a partir de la fecha base.
  • Los campos adicionales, como la fecha de entrada en vigor y el tipo de asignación, determinan cuándo se implementan los cambios y si los cursos son opcionales u obligatorios.
  • La fecha base se calcula utilizando una fórmula específica, que normalmente empieza un año antes de la fecha de vencimiento inicial, y establece la base para las programaciones periódicas basadas en calendario.
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