Administrando programas

Os programas combinam atividades de aprendizagem para criar uma programação de aprendizagem. A agenda do Programa controla o cronograma de aprendizado. Pré-requisitos e aprovações no nível do item para cursos dentro dos programas podem ser aplicados. Se aplicado, os usuários devem concluir os requisitos não atendidos antes de avançar pelo programa. A Agenda funciona como um currículo acadêmico que delineia as atividades ao longo do Programa.

Por exemplo, você pode criar um programa de integração de colaboradores de um mês. A agenda pode ser semanal: diferentes atividades de aprendizagem a cada semana ao longo de um mês.

• ID do programa – Identificador do programa
• Tipo de atribuição – Define como este programa é normalmente atribuído (ou seja, obrigatório, opcional, etc.)
• Tipo – Define o período para um programa. Este é um campo obrigatório com três opções para escolher:
  • Programado: datas de início e de fim fixas
  • Baseado na duração: duração fixa, mas os usuários podem começar em horários diferentes
  • Aberto: individualizado sem limitações de tempo
• Status de conclusão – os usuários receberão o status de conclusão após a conclusão bem-sucedida do programa.

A agenda do Programa forma a estrutura geral do Programa. Ela é dividida em seções, cada uma contendo várias atividades.

As atividades de aprendizagem podem ser itens de aprendizagem interna ou conteúdo externo (como um link para um vídeo de boas-vindas hospedado na intranet da empresa). Os cursos de Rede de conteúdo aberto (OCN) também podem ser adicionados a Programas. Um Programa pode incluir descrições em texto das atividades que os usuários devem realizar fora do SAP SuccessFactors Learning (como obter uma credencial de segurança ou conversar com o RH). Abaixo está uma lista de atividades que são atualmente suportadas por programas:

• Item somente programado
• Item somente online
• Item programado e on-line
• Outro item
• Curso externo
• Link
• Texto
• HTML

Os usuários podem receber a atribuição de um ou mais itens ou currículos por um administrador, seu gerente ou autoatribuição pesquisando na Biblioteca. Os administradores podem fazer atribuições de aprendizado usando os seguintes métodos: Registro do usuário, Ferramenta Gerenciar atribuições e Perfis de atribuição.

Embora ineficiente, os administradores podem adicionar um item diretamente à guia Itens atribuídos da entidade do usuário. Isso é chamado de atribuição de um item que não faz parte de um currículo ou programa (também conhecido como atribuição de item de flutuação livre). As atribuições de item de flutuação livre são uma necessidade única. Não há períodos de retreinamento associados a este tipo de atribuição.

Se um administrador fizer uma atribuição de flutuação livre, o item será exibido no Plano de aprendizado do usuário, mesmo que ele tenha concluído o item anteriormente (registro de histórico de aprendizado/trabalho concluído bem-sucedido). Isso ocorre porque uma atribuição de item de flutuação livre não verifica o histórico de aprendizado do usuário para si mesmo ou quaisquer substitutos.

Os administradores também podem atribuir um currículo ou programa diretamente a um usuário. Nesse caso, o sistema verifica o Histórico de aprendizagem do usuário. Se algum item do currículo for encontrado no Histórico de Aprendizado, o sistema marcará o item como concluído no novo currículo e não colocará o item no Plano de Aprendizado do usuário. As exceções são se o item exigir retreinamento ou se os currículos tiverem sido configurados para ignorar conclusões há muito tempo. Um programa pode ser configurado apenas para incluir conclusões recentes também. Tanto os programas como os currículos podem reconhecer conclusões substitutas ao determinar se um registro de histórico atende aos seus requisitos.

Para uma atribuição manual em lote de um ou mais itens, currículos ou programas a um grupo de usuários, é mais fácil usar a ferramenta Gerenciar atribuições. Um assistente orienta o administrador por um processo passo a passo para fazer atribuições de lote.

A vantagem de usar essa ferramenta é que os administradores podem selecionar vários usuários e atribuir um ou mais itens, currículos ou programas aos usuários selecionados. A desvantagem da ferramenta é que a atribuição é estática. O administrador deve cancelar manualmente a atribuição do treinamento se ele não se aplicar mais.

Usar Perfis de Atribuição é como atribuir e cancelar dinamicamente a atribuição de itens, currículos, programas, grupos de usuários ou funções aos usuários. Isso também pode ser usado como uma forma de recomendar aprendizagem, como itens, programas ou coleções para públicos de usuários.

Esta figura ilustra um exemplo de um perfil de atribuição. Neste caso, o usuário deve corresponder a TODOS os atributos do usuário a serem incluídos.

Os administradores podem configurar uma relação OU entre atributos do usuário ou um grupo de atributos do usuário. Muitos campos na entidade do usuário estão disponíveis como atributos do usuário, incluindo uma combinação de:

• Cidade e/ou estado
• Local da vaga
• Código do cargo
• Organização
• Data de contratação
• Mês de contratação
• Status do empregado
• Tipo de empregado
• Região
• Gerente
• Conclusão do item
• Campos personalizados

Os métodos anteriores são todos determinados por ações do administrador. Os administradores também podem disponibilizar a autoatribuição a usuários e gerentes colocando determinadas entidades em uma ou mais bibliotecas.

As bibliotecas controlam quais itens, currículos, programas e classes os usuários podem acessar e os gerentes podem atribuir a seus subordinados diretos. Quando os usuários criam conteúdo, como QuickGuides e Collections, eles podem publicá-los em uma biblioteca para compartilhá-los e recomendá-los a outros.

Os administradores de aprendizagem podem atribuir itens de flutuação livre por meio de um modelo Excel que pode ser baixado por meio da ferramenta Importar dados. Um Tipo de entidade – Atribuição de aprendizado foi adicionado à ferramenta Importar dados para esse recurso.

Se você tiver vários itens de aprendizado de flutuação livre para atribuir aos usuários, poderá ir para a entidade de cada usuário em Pessoas→Usuários, navegar até a aba Itens atribuídos e atribuir os itens de flutuação livre individualmente ou importar as atribuições de aprendizado em massa. Ao atribuir em massa, você pode atribuir a muitos usuários muitos itens de aprendizagem importando uma única planilha do Excel.

Se você tiver apenas um ou dois itens de flutuação livre para adicionar a apenas um ou dois usuários, considere adicionar esses itens de flutuação livre por meio de Usuários de→pessoas e da guia Itens atribuídos.

Se você tiver muitos itens de flutuação livre para adicionar a muitos usuários, considere importar por meio de uma planilha do Excel em Sistema Administração→Gerenciamento do sistema Ferramentas→Importar dados.

As limitações incluem:

• A última revisão ativa é considerada para a atribuição.
• A data de atribuição é predefinida como a data de importação.
• O Excel pode incluir opcionalmente os nomes dos empregados para facilitar o trabalho. Eles não são processados durante a importação.

• Os programas organizam as atividades de aprendizagem em uma agenda estruturada, funcionando como um currículo acadêmico, com seções controlando cronogramas e fluxo de aprendizagem.
• Defina parâmetros como ID do programa, tipo de atribuição (por exemplo, Obrigatório, Opcional) e tipo (Programado, baseado em duração, Aberto) para atender às necessidades organizacionais.
• Os programas podem incluir itens internos, cursos externos, links, HTML ou tarefas baseadas em texto, suportando uma variedade de opções de aprendizagem do usuário.
• Atribua itens, currículos ou programas por meio de métodos como Entidade do usuário, Ferramenta Gerenciar atribuições, Perfis de atribuição ou importação em massa por meio de modelos do Excel.
• Use perfis de atribuição para atribuir e cancelar a atribuição dinâmica de itens, currículos, programas ou funções a usuários com base em atributos específicos, como local de trabalho, tipo de funcionário ou campos personalizados.
• Coloque programas em bibliotecas para permitir que usuários e gerentes acessem, atribuam ou recomendem a aprendizagem diretamente.
• Use a ferramenta Importar dados para atribuir itens de flutuação livre a vários usuários em massa, garantindo o rastreamento adequado ao considerar as limitações do sistema.