Administrar classes

Uma aula é um evento programado específico, como o item HR101 programado para 15 de outubro na sede na sala de treinamento 220. Um item pode ter muitas classes ativas a qualquer momento. Esta figura ilustra uma classe e sua inscrição atual.

Faixas de tempo são blocos de tempo que compõem uma classe. Cada faixa de tempo pode ter um ou mais recursos atribuídos.

Os recursos são atribuídos a uma classe ou espaço livre dentro de uma classe.

• Recurso: Instrutor

  Os instrutores podem ser adicionados ao sistema e usados ao criar uma classe. Os instrutores podem ser autorizados a ensinar um item. Isso permite que os administradores encontrem instrutores para uma aula mais rapidamente.

  Se você utilizar assinaturas eletrônicas, pode incluir o instrutor como etapa de assinatura quando um administrador adicionar registros de histórico. O usuário/instrutor faz login no lado do usuário e insere o PIN da assinatura eletrônica antes que o evento entre no histórico de aprendizado.

  Nota

  Os instrutores não têm acesso de administrador ao sistema, a menos que você crie uma conta de administrador específica. Os instrutores podem acessar suas classes a partir da página Minhas classes no lado do usuário se receberem uma função de Instrutor e a entidade de recurso de instrutor estiver vinculada a uma entidade de usuário relacionada.
• Recurso: instalação

  As instalações geralmente se referem a um edifício ou campus. Uma instalação é selecionada ao criar uma classe e é exibida aos usuários ao visualizar os detalhes de uma classe. Recomenda-se que seja estabelecida uma convenção de nomes padrão para todas as linhas de crédito. A escolha de uma instalação definirá o fuso horário para a classe e usará os perfis de feriado e semana de trabalho da instalação – que determinam quais datas devem ser ignoradas ao programar.

• Recurso: unidade gerencial

  Os locais geralmente se referem a uma sala ou local específico onde o treinamento ocorrerá. Um local é selecionado para cada horário dentro de uma entidade de classe. Recomenda-se que seja estabelecida uma convenção de nomes padrão para todas as localizações.

• Recurso: equipamento

  O equipamento é o que é necessário para executar a classe, como projetores LCD, quadros brancos, equipamentos, etc.

• Recurso: personalizado

  Os recursos personalizados podem ser definidos e aplicados a um horário dentro de uma classe. Normalmente, elas são criadas quando é necessário rastrear custos. Exemplos de recursos personalizados são taxas de catering, estacionamento e cópia.

Existem quatro estados definidos pelo sistema para registro:

• Inscrito
• Em lista de espera (ativado por classe)
• Cancelado
• Pendente (se a solicitação estiver aguardando aprovação)

Existem diferentes maneiras de inscrever usuários em uma classe:

• Um administrador pode registrar um usuário.
• Um gerente pode registrar seus subordinados diretos.
• Se permitido, um usuário pode efetuar o autorregistro.
• Se permitido, um usuário pode fazer autoinscrição, mas se um processo de aprovação tiver sido selecionado, o processo de aprovação deverá ser concluído antes que ocorra a inscrição real.
• Os usuários podem ser inscritos automaticamente em uma ou mais classes ao mesmo tempo se o usuário for adicionado a um grupo de alunos ou programa.

De um modo geral, quando um usuário se auto-registra, ele geralmente se auto-retira. Isso pode depender dos processos de aprovação e datas de encerramento para inscrição e retirada. Quando um gerente registra seus subordinados diretos em uma classe, ele ignora qualquer processo de aprovação e pode estar sujeito a regras globais que afetam a inscrição do gerente. Os administradores geralmente podem substituir essas regras e processos de aprovação. Se um usuário ou gerente tiver registrado o usuário, o administrador poderá removê-lo do registro ou alterar seu status. Se configurado, os usuários podem ter permissão para se retirar de uma classe se o gerente os tiver registrado. Se um administrador registrar um usuário, nem o usuário nem o gerente poderão retirar o usuário.

As notificações por e-mail podem ser personalizadas no nível global, no nível do item e no nível da entidade da classe. Além disso, as notificações por e-mail podem ser personalizadas no nível da organização para incluir o cabeçalho, o rodapé e o campo De específico para a organização à qual o usuário pertence. O modelo de notificação por e-mail pode ser modificado usando um método tradicional de adição de tags HTML, rótulos, texto e tags de sintaxe (campos que são atualizados com dados específicos do usuário ou da classe). Outro método para editá-los é com o editor Modelo de notificação, que permite a localização dos modelos sem a necessidade de rótulos e usa botões de formato Rich Text em vez de HTML.

Os usuários recebem uma confirmação de notificação por e-mail que pode incluir um anexo vcal para cada horário. Os destinatários clicam duas vezes no(s) anexo(s) para adicionar os intervalos de tempo ao seu calendário pessoal, conforme desejado. Como alternativa, convites de calendário padrão podem ser enviados (em vez de anexos vcal).

Esta figura representa um e-mail de registro de amostra enviado aos usuários.

Se habilitada globalmente, uma classe também poderá criar um evento ou reunião relacionada em um dos produtos VLS de terceiros suportados. Os usuários que se inscreverem para a classe no SAP SuccessFactors Learning receberão uma notificação por e-mail e uma notificação separada do serviço VLS. A classe pode ser configurada para adicionar automaticamente registros de histórico com base no tempo que cada usuário gasta na sessão. Instrutores no SAP SuccessFactors Learning podem ser configurados para serem anfitriões, apresentadores ou facilitadores na sessão VLS. Os sistemas suportados incluem as versões Cisco Webex WBS31 (T31), Adobe Connect 9.5, Microsoft Office LiveMeeting e Microsoft On Premise do Lync 2013.

Os assistentes Adicionar histórico de aprendizado são ferramentas usadas para adicionar registros de histórico de itens, classes ou eventos externos.

O assistente Adicionar histórico de aprendizado para vários cursos permite que os administradores adicionem registros de histórico de um ou mais eventos de um ou vários usuários. Este assistente não captura custos relacionados à classe.

Você pode adicionar registros de histórico usando a ferramenta Adicionar histórico de aprendizado com finanças. Este assistente permite que você insira informações financeiras, como preço, custo, centro de lucro, etc.

Esse recurso permite que um administrador carregue e anexe documentos a um registro de histórico do usuário. Ele também permite que usuários ou gerentes anexem um arquivo se puderem adicionar registros de histórico para si mesmos/seus subordinados diretos.

Por exemplo, se um usuário concluiu um curso que exigiu um teste em papel no final, o teste em papel pode ser digitalizado em um documento PDF ou MS Word e anexado ao registro de histórico. Os administradores utilizam a ferramenta Editar histórico de aprendizagem para esta etapa.

Os usuários podem acessar arquivos anexados na interface do usuário revisando os detalhes do registro de histórico em seu histórico de aprendizagem, e os administradores podem acessar os arquivos anexados do lado do administrador do SAP SuccessFactors Learning visualizando o link da guia Itens concluídos da entidade do usuário.

No lado do usuário, você viu exemplos de aprendizagem online, como o lançamento de um módulo de treinamento baseado na Web. No lado do administrador, você terá administradores que configuram conteúdo online.

Os objetos de conteúdo são entidades que contêm instruções para a plataforma de aprendizagem encontrar e iniciar uma unidade de conteúdo online. Cada objeto de conteúdo aponta para um arquivo inicializável. Os objetos de conteúdo podem ser reutilizados em quantos itens forem necessários. Os objetos de conteúdo podem adicionar um registro de histórico de um item que mostra uma conclusão bem-sucedida (para crédito) ou uma tentativa com falha.

Um Pacote de conteúdo é um grupo de objetos de conteúdo. Isso fornece uma forma eficiente de os administradores adicionarem todo o conteúdo relevante a um item.

Uma opção é criar um objeto de conteúdo que inicie um site para o usuário acessar.

A maioria dos cursos de conteúdo online é projetada para conceder a conclusão com base nas interações do usuário (visualizar todo o curso ou passar em um quiz). O desenvolvimento de cursos online ocorre fora do SAP SuccessFactors Learning. O desenvolvedor do curso publica conteúdo usando um dos dois padrões:

• AICC (Comitê CBT da Indústria da Aviação)
• SCORM (Sharable Content Object Reference Model) versões 1.2, 2004 ou 2004 4Ed

Além do AICC e do SCORM, podemos dar suporte a métodos de inicialização do tipo navegador e documento.

Os objetos de conteúdo não podem ser atribuídos diretamente aos usuários. Primeiro, os administradores adicionam objetos de conteúdo a um item. Em seguida, o item pode ser atribuído a usuários. Os registos de histórico são adicionados ao histórico de aprendizagem para todo o item, não para os objetos de conteúdo online individuais.

Os administradores precisam configurar o número de tentativas que um usuário deve passar por um item. Após cada tentativa falhada, o usuário terá outra tentativa de todo o conteúdo dentro do item até o número máximo de tentativas configurado pelo administrador. Quando o usuário atingir o número máximo de tentativas, o item será bloqueado e um administrador precisará desbloquear o item para que o usuário possa ter outra tentativa. Se um administrador desbloquear o item para o usuário, o usuário terá mais uma tentativa.

Os exames no SAP SuccessFactors Learning consistem em um conjunto de perguntas. Os administradores podem agrupar perguntas relacionadas em um pool usando um objetivo.

Exames e testes no sistema SAP SuccessFactors Learning são criados com o Assessment Builder. O objetivo principal desta ferramenta é permitir que um administrador crie e trabalhe com avaliações de tipo de exame ou teste.

A ferramenta principal pela qual um administrador pode criar perguntas de exame é a Biblioteca de perguntas. Quando existir um conjunto de perguntas (ou objetivos, se desejado), elas poderão ser usadas para criar Avaliações de Tipo de Exame.

Avaliações de Tipo de Exame podem ser criadas a partir de perguntas associadas a objetivos de aprendizado. Isso permite uma melhor randomização das perguntas da biblioteca de perguntas para que duas pessoas que fazem a mesma avaliação do tipo de exame tenham perguntas diferentes extraídas de objetivos diferentes.

O desempenho em cada objetivo pode ser rastreado e os resultados utilizados para comparar um pré-teste com um pós-teste para uma avaliação de aprendizagem. Se os objetos de conteúdo estiverem vinculados aos mesmos objetivos de aprendizado, o processo de aprendizado adaptativo permitirá que os usuários pulem objetos de conteúdo para os objetivos de aprendizado que passaram na Avaliação do Tipo de Exame. Os utilizadores também podem ser devolvidos para rever objetos de conteúdo para objetivos de aprendizagem que falharam na Avaliação do tipo de exame.

Os administradores podem criar várias variantes de uma pergunta que testam o mesmo conteúdo, mas que são feitas de forma diferente.

Se os administradores criarem perguntas e variantes suficientes dessas perguntas, uma organização pode garantir que vários usuários têm diferentes conjuntos de perguntas sobre o mesmo conteúdo. Cada usuário pode ter diferentes variações, incluindo perguntas, variantes e ordem de perguntas.

Os administradores podem criar avaliações do tipo de questionário que funcionam de forma semelhante aos exames, mas com algumas diferenças. As avaliações do tipo de questionário contêm perguntas que não são independentes, como perguntas da biblioteca de perguntas, e não podem ser misturadas e correspondidas entre várias avaliações do tipo de questionário. Não existem objetivos de aprendizagem associados a perguntas do questionário. Somente exames (não testes) podem ser usados como uma avaliação de aprendizagem ou com aprendizagem adaptativa.

Pesquisas podem ser criadas e exames existentes podem ser usados para dar suporte a três níveis de avaliação:

• Feedback do curso: (Satisfação do usuário: Pesquisa de avaliação, às vezes chamada de Folha de sorriso)
• Domínio do Conteúdo: o usuário faz um teste para demonstrar o conhecimento do conteúdo (usando dois objetos de Avaliação do Tipo de Exame designados como um pré-teste e um pós-teste)
• Pesquisa de acompanhamento: (Aplicação de aprendizagem) O usuário demonstra a habilidade no trabalho e sua aplicação do conhecimento obtido durante o treinamento é avaliada

As perguntas desta pesquisa solicitam feedback do usuário sobre o material do curso, apresentação, instrutores e outros fatores de sua experiência de treinamento. Se as métricas forem desejadas, uma escala de classificação padrão (como uma escala Likert) poderá ser usada de forma consistente para todas as perguntas. Os resultados podem ser divididos por página, item e instrutor.

O domínio do conteúdo é onde o usuário faz um exame antes do treinamento (pré-teste) para avaliar o conhecimento que chega ao treinamento e o mesmo exame (pós-teste) após o treinamento. Isso permite que os administradores executem um relatório que captura a melhoria no conhecimento obtido com o treinamento.

Uma pesquisa é criada, aplicada ao item e configurada para incluir o usuário/funcionário, seu gerente ou ambos. Depois que o item for concluído, os participantes receberão a pesquisa um número definido de dias após a conclusão do item (os dias serão definidos no nível do item) e terão um período designado para concluir esta pesquisa.

• Uma aula é um evento programado específico vinculado a um item, como um treinamento presencial ou virtual, com detalhes como tempo, local e recursos.
• Configure os campos de classe como Fuso horário da classe, Instalação, Informações de contato, Data limite da inscrição, Preços e Limites de inscrição para gerenciamento efetivo.
• Aloque instrutores, instalações, locais, equipamentos ou recursos personalizados (por exemplo, catering, estacionamento) a horários dentro de uma classe.
• Ative as opções para autoinscrição, inscrição de gerente, lista de espera, inscrição automática na lista de espera e regras de retirada para atender às necessidades dos usuários.
• Personalize modelos de e-mail (incluindo anexos de calendário) nos níveis global, de item ou de classe para comunicação específica do usuário e da classe.
• Use ferramentas como Adicionar assistentes de histórico de aprendizagem para capturar registros de participantes para eventos, incluindo custos, assinaturas do instrutor ou anexos.
• Vincule classes a sistemas de aprendizagem virtual de terceiros para rastreamento automatizado de sessões e notificações.
• Use objetos ou pacotes de conteúdo para aprendizagem online, configure critérios de conclusão e crie avaliações de aprendizagem adaptáveis vinculadas aos objetivos.
• Use a Biblioteca de perguntas e o Criador de avaliações para desenvolver exames com perguntas aleatórias ou questionários para domínio e avaliação de conteúdo.
• Use pesquisas ou avaliações para medir o feedback do curso, o domínio do conteúdo (pré-teste/pós-teste) ou a aplicação da aprendizagem por meio de pesquisas de acompanhamento.

Com base no conteúdo desta seção, revise a lista de decisões de implementação que sua empresa pode precisar tomar antes do início da implementação e discuta-as com seus stakeholders, equipe de projeto e consultores de implementação do SAP SuccessFactors. Dessa forma, você estará mais bem preparado para iniciar a implementação.

• Identifique as referências de item que você usará. Decida valores para cada campo de referência aplicável. Alguns desses campos serão exibidos ao usuário.
• Você planeja usar listas de verificação baseadas em tarefas? Em caso afirmativo, você permitirá que os usuários escolham qualquer pessoa para observá-los fazendo a tarefa, especificar instrutores autorizados ou o administrador atribuirá a lista de tarefas aos observadores apropriados?
• Que status de conclusão você gostaria de exibir no histórico de aprendizado de um usuário? (por exemplo, Incompleto, Aprovado, Assistido, Reprovado, Concluído, Isento, Substituído.)
• Decida quais bibliotecas você precisa criar e quais usuários devem ter acesso a cada biblioteca. (Você atribui bibliotecas por meio de um perfil de atribuição.)
• Defina um conjunto de categorias. Desenvolva diretrizes para os administradores associarem itens a categorias e bibliotecas.
• Decida o layout e o conteúdo de sua notificação por e-mail de registro global. Você pode obter um arquivo de amostra da equipe de implementação se quiser adicionar formatação HTML.
• Defina caixas de seleção padrão para enviar notificações por e-mail a usuários, gerentes, instrutores e outros contatos. Os administradores podem processar padrões para cada classe.
• Decida qual assistente Adicionar histórico de aprendizado você prefere para adicionar registros de histórico. Se você só precisar de uma, só poderá conceder essa permissão aos administradores. Eles não verão nem terão acesso à outra ferramenta.
• Existem várias configurações relacionadas ao tipo de anexo e ao tamanho dos anexos que você permitirá. Que tipos de arquivos o sistema deve aceitar? Qual é o tamanho máximo do arquivo? Qual é o espaço máximo alocado? Quando você quer que o APM verifique a utilização do espaço alocado para documentos?
• Considere as diferenças e decida se as avaliações de tipo de exemplo ou as avaliações do tipo de questionário (ou uma combinação de ambas) seriam mais úteis.
• Decida qual status de conclusão deve acionar a avaliação do curso e/ou a pesquisa de acompanhamento.

• Quando os administradores criam um currículo, as decisões incluem:

  • ID dos currículos – é altamente recomendável que você defina uma convenção de nomes padronizada
  • Tipo de plano curricular
  • Quais itens estão contidos nos currículos identificados?
  • Se os itens devem aparecer em uma ordem sugerida?
  • Se os itens são obrigatórios ou opcionais
  • O tempo que o usuário precisa para concluir cada item obrigatório deve ser determinado pela data de contratação ou data de atribuição?
  • Uma vez que o funcionário conclua cada item com êxito, se ele deve concluí-lo novamente no futuro e quando
  • O aplicativo deve ignorar as conclusões com mais de X dias?