Explorando a administração do sistema e as funcionalidades relacionadas

A Administração do sistema fornece acesso a parâmetros e utilitários globais de aplicação para criação e gerenciamento de contas de administrador.

As responsabilidades do administrador do sistema incluem, entre outras:

• Adição de novos administradores
• Definir segurança para administradores
• Definindo configurações de administração do aplicativo
• Configuração de processos automáticos
• Criação de campos personalizados
• Configuração de entidade
• Criando tabelas de referência
• Estabelecer a segurança do administrador por meio da criação de domínios de segurança, grupos de domínios de segurança e funções de segurança
• Determinar texto padrão do sistema para mensagens de notificação por e-mail
• Determinar seletores de pesquisa

A área Administração do aplicativo permite que o administrador gerencie outros administradores e estabeleça as configurações do SAP SuccessFactors Learning que serão aplicadas globalmente em toda a organização.

Este menu permite que um administrador pesquise outros administradores para gerenciar seu acesso ao SAP SuccessFactors Learning. Essa função é discutida posteriormente na seção de segurança deste curso.

Os seguintes podem ter IDs gerados automaticamente pelo sistema SAP SuccessFactors Learning: itens, equipamento, instrutores e usuários.

Uma introdução do usuário é exibida na página inicial de aprendizagem quando a introdução está associada ao estilo de marca do usuário ou do administrador.

Os processos automáticos podem ser definidos para serem executados automaticamente em uma base programada regularmente. Elas são programadas para serem executadas quando tiverem impacto mínimo nos recursos do sistema, mas muitas vezes o suficiente para atender às suas necessidades e manter os dados atualizados.

As opções de configuração serão abordadas com mais detalhes durante as sessões do workshop com seu consultor de implementação do SAP SuccessFactors.

Esta seção do sistema SAP SuccessFactors Learning permite que os administradores executem tarefas como:

• Visualizar/definir configurações globais de aplicação
• Editar configuração de entidade
• Adicionar URLs de link fácil
• Modificar sintaxe de notificação por e-mail (habilidades avançadas necessárias), que está associada a modelos de notificação por e-mail
• Editar seletores de pesquisa (aptidão avançada)
• Gerenciar configurações de conta criadas pelo usuário, se aplicável
• Configurar assinaturas eletrônicas
• Redefinir senhas do usuário

Existem várias configurações do usuário que determinam o comportamento do sistema.

Outras opções incluem:

• Configurações de e-mail
• Configurações do processo de aprovação

Uma assinatura eletrônica (ou PIN) pode ser necessária para adicionar um registro de histórico de um item. Quando os administradores adicionam ao histórico de aprendizado, eles são solicitados a fornecer o ID do administrador, o PIN e um código de significado de assinatura eletrônica (por exemplo, adicionar, modificar e excluir).

Quando os usuários concluem um curso online, eles são solicitados a fornecer seu ID de usuário e PIN. As assinaturas eletrônicas podem ser obrigatórias (ou não) por item (ou para todos os itens em um currículo).

Além de exigir assinaturas eletrônicas de usuário individual e administrador, um administrador pode configurar qualquer número de processos de aprovação com várias etapas utilizando várias assinaturas eletrônicas. Cada etapa do processo pode ser atribuída a um tipo específico de aprovador: empregado, gerente de primeiro nível, gerente de segundo nível e função de instrutor.

Há uma variedade de configurações que determinam o comportamento do SAP SuccessFactors Learning no lado do usuário.

Se houver informações necessárias, mas não houver lugar para que elas sejam inseridas imediatamente, os administradores poderão criar um campo personalizado para armazenar essas informações. Assim que um campo personalizado é criado, ele se torna um campo pesquisável.

As seguintes entidades podem ter campos personalizados:

• Coorte
• Currículos
• Exame
• Instrutor
• Item
• Código do cargo
• Objetivo
• Organização
• Pergunta
• Classes
• Usuário

Para cada entidade, você pode decidir quais campos são obrigatórios (ao editar a entidade) e quais campos são exibidos ou ocultados.

As seguintes entidades têm telas de configuração de entidade para seus campos disponíveis:

1. Perfil de atribuição
2. Biblioteca
3. Cupons
4. Currículo
5. Item
6. Conta pré-paga
7. Classe
8. Assinatura gratuita
9. Usuário

Alguns campos são obrigatórios para cada entidade e podem não ser removidos, mas outros podem estar ocultos para todos os administradores. Os campos podem ser obrigatórios.

Esta seção do menu inclui algumas ferramentas de administração do sistema que podem precisar ser usadas ocasionalmente, como:

• Utilização de anexos – para reunir mais informações sobre anexos no sistema.
• Assistente de link direto – para criar links que saltam para páginas específicas do usuário no SAP SuccessFactors Learning. Você pode enviar os links aos usuários para que eles possam acessar diretamente as páginas selecionando o link.
• Importação/exportação de rótulos– para exportar etiquetas de um ambiente de desenvolvimento para importá-las para um ambiente de produção ou exportar etiquetas para personalizar e, em seguida, reimportar o conjunto alterado.
• Importar dados/exportar dados – ajuda a trazer dados para o SAP SuccessFactors Learning ou copiar de outra instância (como preparação/teste para produção).

As ferramentas do SAP SuccessFactors Learning fornecem funcionalidade adicional para realizar tarefas específicas. As ferramentas ajudam os administradores por meio de várias tarefas, incluindo processos em lote, como registrar um ou mais usuários em uma classe e mesclar entidades de usuário em uma entidade mestre.

As notificações por e-mail geradas pelo sistema são enviadas em resposta a vários cenários, como:

• Confirmando o status de registro de um usuário.
• Lembrando usuários e gerentes sobre prazos futuros de treinamento.
• Ao informar os usuários sobre alterações em seus planos de aprendizado e lembretes de inscrição, um administrador pode enviar notificações adicionais por e-mail a qualquer momento.

Além disso, os administradores podem enviar notificações por e-mail não catalogadas. Eles podem ser gerados a partir de resultados de pesquisa do usuário ou usando a ferramenta Enviar notificações. Como parte dessa ferramenta, um modelo de e-mail criado anteriormente pode ser usado ou o conteúdo da notificação por e-mail pode ser criado quando a ferramenta é executada.

A página Tarefas em segundo plano contém as tarefas em segundo plano e as tarefas de relatório que os administradores programaram e que o sistema pode ter concluído. Se um trabalho tiver sido concluído, os administradores poderão visualizar os detalhes do trabalho. Os administradores podem processar, reprogramar ou excluir se o trabalho ainda não tiver sido executado.

• Os administradores do sistema podem configurar parâmetros globais do aplicativo, como configurações de delegado, notificações por e-mail, processos de aprovação e comportamento de assinatura eletrônica.
• Adicione novos administradores, defina suas funções de segurança e atribua a eles acesso a tarefas e entidades específicas usando domínios e grupos de domínios de segurança.
• Programe processos automatizados para serem executados regularmente fora do horário de pico para manter o desempenho do sistema e garantir dados atualizados.
• Configure entidades como itens, classes, usuários e currículos definindo campos obrigatórios, ocultando campos ou criando campos personalizados para informações adicionais.
• Adicione campos personalizados a entidades como usuários, classes ou grupos de alunos para capturar e procurar informações não disponíveis nas configurações padrão.
• Use ferramentas como Utilização de anexos, Assistente de link direto, Importação/exportação de rótulos e Importar/exportar dados para facilitar a manutenção e personalização do sistema.
• Use a ferramenta Enviar notificações ou os resultados da pesquisa para criar e enviar e-mails personalizados ou reutilizar modelos existentes para comunicações direcionadas.
• Programe, edite, reprograme ou exclua tarefas em segundo plano e reporte tarefas por meio da página Tarefas em segundo plano, com acesso aos detalhes da tarefa concluída.

Com base no conteúdo desta seção, revise a lista de decisões de implementação que sua empresa pode precisar tomar antes do início da implementação e discuta-as com seus stakeholders, equipe de projeto e consultores de implementação do SAP SuccessFactors. Dessa forma, você estará mais bem preparado para iniciar a implementação.

• Decida qual subconjunto de administradores tem acesso a esses menus. Você ouvirá o termo Superadministrador para se referir a essas funções poderosas.