Exploración de las acciones del gerente

Un gerente es un usuario con acceso a las entidades de usuario de sus empleados a cargo. Un gerente puede ver toda la información de capacitación de sus empleados.

Algunas acciones clave que los gerentes pueden realizar:

• Ver la formación asignada, el estado del programa de estudios y el aprendizaje vencido de sus empleados.
• Acceder a solicitudes de aprendizaje SF-182.
• Asignar artículos y programas de estudios.
• Registrar y retirar usuarios de las clases.
• Enviar recordatorios de capacitación vencidos personalizables a los empleados a cargo.
• Modificar fechas de vencimiento de asignaciones.
• Añadir registros históricos para subordinados directos.
• Ejecutar informes para empleados a cargo e indirectos.
• Delegar responsabilidades a otros usuarios.
• Asignar supervisores alternativos para sus subordinados directos.
• Revisar las solicitudes de capacitación (como Gerente de capacitación).

Desde la página de inicio de Aprendizaje, puede abrir la página Vista de equipo seleccionándola en el menú Dashboards. La página Vista de equipo se abre con los miembros de su equipo enumerados en la región de la izquierda.

La pantalla Vista de equipo proporciona un área de trabajo para acceder a las asignaciones de los miembros del equipo.

Desde aquí, los gerentes pueden:

• Acceder a la lista de informes directos e indirectos (subordinados)
• Ver fácilmente el estado de los programas de estudios de un empleado, si tienen aprendizaje vencido y si han completado recientemente los registros de historial
• Ver el plan de aprendizaje de un empleado
• Realizar varias acciones

Al visualizar un empleado en la pantalla Vista de equipo, los gerentes pueden acceder a las siguientes funciones para cada empleado:

• Asignar nuevo aprendizaje y eliminar aprendizaje asignado
• Añadir al historial de aprendizaje
• Gestionar inscripción

• Enviar recordatorios de capacitación vencidos personalizables
• Ver historial
• Asignar supervisores alternativos
• Completar requisitos
• Gestionar observadores

Si el sistema está configurado correctamente, un gerente que asigna un artículo a un usuario puede recibir alertas con advertencias si el artículo ya se asignó, se completó recientemente o si tiene requisitos previos.

Un gerente puede eliminar actividades de aprendizaje que el usuario autoasignó (o en las que se registró), pero no puede eliminar programas de estudios u otras actividades de aprendizaje asignadas por un administrador o mediante un perfil de asignación.

Cuando los gerentes ejecutan informes, pueden ejecutar cada informe solo para sus propios datos, todos sus informes directos, todos los subordinados (incluidos indirectamente) o todos los subordinados, incluidos sus propios datos.

Los gerentes pueden utilizar la acción Registrar a otros en la página Detalles de clase para registrar a sus empleados en una clase.

Los gerentes también pueden utilizar la acción Asignar a otros en la página Detalles de elemento para asignar un elemento a sus empleados.

La herramienta Gestionar inscripción permite a los gerentes registrar o retirar usuarios de las clases.

Acciones disponibles:

• Registrar usuarios en clases que aún no han comenzado
• Retirada de usuarios de clases
• Registrar usuarios en clases que tienen un precio (los gerentes pueden utilizar plazas reservadas, vales y códigos de cuenta)
• Notificar a los usuarios, instructores, gerentes y otros sobre la inscripción o el retiro

Los gestores pueden aprobar o rechazar solicitudes de formación de otros usuarios. Esto puede incluir solicitudes para inscribirse en una clase, retirarse de una clase o lanzar contenido en línea.

Otros usuarios que no son gerentes también pueden participar en el proceso de aprobación si un administrador les asigna un rol de aprobación.

Cuando los empleados envían por primera vez la solicitud de aprobación, ven el estado Pendiente de aprobación. Los responsables de aprobación pueden ver, aprobar, denegar u omitir sus solicitudes. El empleado recibe una notificación por correo electrónico de las solicitudes aprobadas o denegadas, en la que se enumera el motivo proporcionado por el aprobador.

Cuando la última persona en el proceso aprueba la solicitud, el empleado puede inscribirse en el curso solicitado o iniciar el contenido en línea.

Los gerentes pueden identificar a los gerentes secundarios

Los usuarios pueden trabajar durante un período prolongado en proyectos que requieren que informen a un administrador diferente. En este caso, el gerente (o un administrador) puede agregar hasta 10 gerentes secundarios. Los gerentes alternativos o principales pueden completar las tareas del gerente principal.

Los supervisores alternativos no pueden eliminarse a sí mismos. Un administrador puede eliminar cualquier supervisor alternativo, y los supervisores principales pueden estar autorizados a eliminar supervisores alternativos de sus subordinados directos.

Los gerentes pueden identificar delegados

La función Delegación de gerente permite a los gerentes identificar otros usuarios con responsabilidades de gerente.

Los supervisores utilizan esta función para identificar a otros usuarios para que actúen en su nombre. Por ejemplo, el gerente puede tomarse un feriado extendido o no poder acceder a la interfaz de usuario. Los gerentes delegados serán responsables de todos los empleados a cargo del gerente, pero pueden tener algunos o todos los mismos permisos que el gerente.

Los usuarios que también son instructores tendrán acceso a la página Mis clases. En la pantalla Mis clases, un instructor puede:

• Vea sus clases programadas e imprima la lista.
• Ver los estudiantes que se han registrado en el curso.
• Registrar la finalización del curso (manualmente o mediante códigos QR).
• Agregue Walkins al registro (durante el tiempo de clase).
• Ver detalles de unidad de tiempo y enlaces de documentos de clase.
• Realice un seguimiento de la asistencia por franja horaria.
• Inicie una encuesta de opinión para algunos/todos los estudiantes.
• Añadir al historial para formación ad hoc (que no se ha creado como una clase).
• Actualizar y ver cuentas de VLS e iniciar una unidad de tiempo de VLS.
• Enviar correos electrónicos a usuarios.

Los interlocutores comerciales de recursos humanos (HRBP) suelen formar parte de organizaciones más grandes. Asumen las responsabilidades de algunos gerentes para que los gerentes puedan abordar las necesidades principales del equipo. En SAP SuccessFactors Learning, hay gerentes alternativos: personas a las que puede delegar responsabilidades de capacitación (por ejemplo, asignar o aprobar capacitación).

La asignación de usuario HRBP se gestiona en el sistema mediante el conector de usuario. Los HRBP pueden gestionar a sus empleados a través de una interfaz similar a la interfaz de Manager. Pueden ver la lista de todos los empleados que gestionan, explorar sus planes de aprendizaje y realizar acciones como Asignar/Eliminar aprendizaje, Agregar al historial y Registrarse/Retirar para sus usuarios.

• Los gerentes pueden asignar aprendizaje, registrar empleados para la capacitación, ver el progreso, enviar recordatorios, agregar registros de historial y delegar responsabilidades, incluida la asignación de gerentes alternativos.
• Los gerentes pueden acceder a los planes de aprendizaje de los empleados a cargo e indirectos, asignar/eliminar capacitación, gestionar inscripciones, ver historial y enviar recordatorios directamente desde la página Vista de equipo.
• Los gerentes y aprobadores designados pueden aprobar o rechazar solicitudes de capacitación, como el registro o el retiro de clases, con notificaciones enviadas a los empleados cuando toman decisiones.
• Los gerentes pueden asignar hasta 10 gerentes alternativos para responsabilidades temporales o delegar tareas a otros usuarios al definir permisos para cada delegado.
• Los instructores gestionan la logística de clases, que incluye programación, asistencia, finalizaciones manuales, lanzamiento de encuestas de feedback y actualización de sesiones de aprendizaje virtual (VLS).
• Los HRBP gestionan a los empleados a través de la interfaz similar a la del gerente, con acciones como asignar/eliminar aprendizaje, agregar registros de historial y registrar empleados para clases.

Según el contenido de esta sección, revise la lista de decisiones de implementación que su empresa puede tener que tomar antes de que comience la implementación y consúltelas con las partes interesadas, el equipo del proyecto y los consultores de implementación de SAP SuccessFactors. De este modo, estará mejor preparado para iniciar la implementación.

• ¿Qué tipos diferentes de usuarios necesitará para acceder al sistema o se les realizará un seguimiento en el sistema?
• ¿Qué actividades de menú desea activar?
• ¿Qué enlaces y menús solo deberían estar disponibles para determinados tipos de usuarios y no para otros?
• ¿Qué procesos de aprobación pueden ser necesarios para que los usuarios se registren en una clase, se retiren de una clase o inicien un artículo en línea?
• ¿Qué roles de aprobación (distintos de los niveles 1 y 2 del gerente) deberán crearse?
• ¿Los usuarios de estos roles gestionarán las aprobaciones por dominio de seguridad o por organización?
• ¿Los elementos con nueva capacitación deben volver a aparecer en el plan de aprendizaje inmediatamente o 90* días antes de que venzan? (Nota: *90 días es solo un ejemplo; puede decidir cuántos días para cada uno de estos ajustes de configuración)
• ¿Los artículos de flotación libre deben ocultarse del plan de aprendizaje hasta 90* días antes de que venzan? (Nota: *90 días es solo un ejemplo; puede decidir cuántos días para cada uno de estos ajustes de configuración)
• ¿Existen diferentes tipos de usuarios (como empleados, contratistas, clientes o proveedores) que deberían ver determinados menús y enlaces, pero no otros? Los roles de usuario se pueden crear y asignar a diferentes usuarios si es necesario. Los enlaces sencillos se pueden distribuir entre estos roles de usuario.
• ¿Qué contenido debe aparecer en la primera página de llegada y qué contenido debe aparecer en cualquier otra página de llegada que haya creado su empresa?
• Los permisos determinan el acceso del gerente a los menús y las acciones. ¿Qué funciones necesita para ponerlas a disposición de sus gerentes?
• ¿Qué acciones desea que puedan realizar los gerentes?
• Si habilita la función Gestionar delegados para su empresa, deberá decidir si el gerente puede elegir qué permisos puede realizar cada delegado. O puede configurarlo para que los gerentes deleguen solo los permisos configurados en una lista predefinida para todo el sistema.
• ¿Qué capacidades deben estar disponibles para los instructores? ¿Algunos instructores tendrán permisos diferentes a los de otros?
• ¿Hay alguna funcionalidad que necesite que los instructores no estén disponibles en el lado del usuario y que requiera que tengan una cuenta y un rol de administrador?
• Además de las actividades estándar que aparecen para un usuario (dependiendo de su rol), puede definir hasta 10 enlaces de fácil acceso. Decida si desea: establecer accesos directos para saltar a otros menús en SAP SuccessFactors Learning, crear enlaces a sitios externos que se abrirán en ventanas de navegador separadas y limitar el uso de cada enlace a un conjunto específico de usuarios según el rol del usuario (acceso a menús). ¿Qué otros enlaces desearía o necesitaría definir?