Explorar la administración del sistema y las funcionalidades relacionadas

La administración del sistema proporciona acceso a los parámetros y utilidades globales de la aplicación para la creación y gestión de cuentas del administrador.

Las responsabilidades del administrador del sistema incluyen, entre otras:

• Añadir nuevos administradores
• Definir la seguridad para los administradores
• Configuración de las opciones de administración de la aplicación
• Configuración de procesos automáticos
• Crear campos personalizados
• Configuración de entidad
• Creación de tablas de referencia
• Establecer seguridad del administrador mediante la creación de dominios de seguridad, grupos de dominios de seguridad y roles de seguridad
• Determinación del texto predeterminado del sistema para mensajes de notificación por correo electrónico
• Determinación de selectores de búsqueda

El área Administración de la aplicación permite al administrador gestionar otros administradores y establecer la configuración de SAP SuccessFactors Learning que se aplicará globalmente en toda la organización.

Este menú permite a un administrador buscar otros administradores para gestionar su acceso a SAP SuccessFactors Learning. Esta función se trata más adelante en la sección de seguridad de este curso.

Los siguientes pueden tener IDs generados automáticamente por el sistema SAP SuccessFactors Learning: elementos, equipo, instructores y usuarios.

Aparece una introducción de usuario en la página de inicio de Aprendizaje cuando la introducción está asociada con el estilo de marca del usuario o administrador.

Los procesos automáticos se pueden configurar para que se ejecuten automáticamente de forma regular y programada. Se programan para ejecutarse cuando tendrán un impacto mínimo en los recursos del sistema, pero con la frecuencia suficiente para satisfacer sus necesidades y mantener los datos actualizados.

Las opciones de configuración se tratarán con más detalle durante las sesiones del taller con su consultor de implementación de SAP SuccessFactors.

Esta sección del sistema SAP SuccessFactors Learning permite a los administradores realizar tareas como:

• Ver/establecer opciones globales de la aplicación
• Editar configuración de entidad
• Añadir URL de enlace rápido
• Modificar la sintaxis de la notificación por correo electrónico (se requieren habilidades avanzadas), que está asociada con las plantillas de notificación por correo electrónico
• Editar selectores de búsqueda (habilidad avanzada)
• Gestionar la configuración de la cuenta creada por el usuario, si corresponde
• Configurar firmas electrónicas
• Restablecer contraseñas de usuario

Hay una variedad de opciones de usuario que determinan el comportamiento del sistema.

Las opciones adicionales incluyen:

• Opciones de correo electrónico
• Configuración del proceso de aprobación

Es posible que se requiera una firma electrónica (o PIN) para agregar un registro de historial para un artículo. Cuando los administradores agregan al historial de aprendizaje, se les pedirá su ID de administrador, PIN y un código de significado de firma electrónica (por ejemplo, agregar, modificar y eliminar).

Cuando los usuarios completan un curso en línea, se les solicita su ID de usuario y PIN. Las firmas electrónicas se pueden solicitar (o no) artículo por artículo (o para todos los artículos de un plan de formación).

Además de requerir firmas electrónicas de usuarios y administradores individuales, un administrador puede configurar cualquier cantidad de procesos de aprobación con varios pasos utilizando varias firmas electrónicas. Cada paso del proceso se puede asignar a un tipo específico de aprobador: empleado, gerente de primer nivel, gerente de segundo nivel y rol de instructor.

Hay una variedad de configuraciones que determinan el comportamiento de SAP SuccessFactors Learning por parte del usuario.

Si hay información que necesita, pero no hay lugar para introducirla de forma inmediata, los administradores pueden crear un campo personalizado para almacenar esa información. Una vez creado un campo personalizado, se convierte en un campo de búsqueda.

Las siguientes entidades pueden tener campos personalizados:

• Grupo de compañeros de clase
• Programas de estudios
• Examen
• Instructor
• Posición
• Código de puesto
• Objetivo
• Organización
• Pregunta
• Clases
• Usuario/a

Para cada entidad, puede decidir qué campos son necesarios (al editar la entidad) y qué campos se visualizan u ocultan.

Las siguientes entidades tienen pantallas de configuración de entidades para sus campos disponibles:

1. Perfil de asignaciones
2. Biblioteca
3. Cupones
4. Programa de estudios
5. Posición
6. Cuenta prepagada
7. Clase
8. Suscripción gratuita
9. Usuario/a

Algunos campos son obligatorios para cada entidad y no se pueden eliminar, pero otros pueden estar ocultos para todos los administradores. Los campos pueden ser obligatorios.

Esta sección de menú incluye algunas herramientas de administración del sistema que pueden necesitar usarse ocasionalmente, como:

• Utilización de anexos: para obtener más información sobre los anexos en el sistema.
• Asistente de enlace directo: para crear enlaces que saltan a páginas específicas del usuario en SAP SuccessFactors Learning. Puede enviar los enlaces a los usuarios para que puedan acceder directamente a las páginas seleccionando el enlace.
• Importación/Exportación de etiquetas: para exportar etiquetas de un entorno de desarrollo para importarlas a un entorno de producción o para exportar etiquetas para personalizar y, a continuación, volver a importar el conjunto modificado.
• Importar datos/Exportar datos: ayuda a incorporar datos a SAP SuccessFactors Learning o copiar desde otra instancia (como staging/test a producción).

Las herramientas de SAP SuccessFactors Learning proporcionan funcionalidades adicionales para realizar tareas específicas. Las herramientas ayudan a los administradores a través de varias tareas, incluidos los procesos por lotes, como el registro de uno o más usuarios en una clase y la fusión de entidades de usuario en una entidad maestra.

Las notificaciones por correo electrónico generadas por el sistema se envían en respuesta a una variedad de escenarios, como:

• Confirmar el estado de registro de un usuario.
• Recordar a los usuarios y gerentes los próximos plazos de capacitación.
• Al informar a los usuarios sobre cambios en sus planes de aprendizaje y recordatorios de inscripción, un administrador puede enviar notificaciones por correo electrónico adicionales en cualquier momento.

Además, los administradores pueden enviar notificaciones por correo electrónico ad hoc. Se pueden generar a partir de los resultados de búsqueda del usuario o mediante la herramienta Enviar notificaciones. Como parte de esta herramienta, se puede utilizar una plantilla de correo electrónico creada previamente o el contenido de la notificación por correo electrónico se puede crear cuando se ejecuta la herramienta.

La página Tareas en segundo plano contiene las tareas en segundo plano y las tareas de informe que los administradores han programado y que el sistema puede haber completado. Si se ha completado una tarea, los administradores pueden ver los detalles de la tarea. Los administradores pueden editar, reprogramar o borrar si el job aún no se ha ejecutado.

• Los administradores del sistema pueden configurar parámetros de aplicación globales, como las opciones de delegado, las notificaciones por correo electrónico, los procesos de aprobación y el comportamiento de la firma electrónica.
• Añada nuevos administradores, defina sus roles de seguridad y asígneles acceso a tareas y entidades específicas mediante dominios de seguridad y grupos de dominios de seguridad.
• Programe procesos automatizados para que se ejecuten regularmente durante las horas valle para mantener el rendimiento del sistema y garantizar datos actualizados.
• Configure entidades como artículos, clases, usuarios y programas de estudios configurando campos obligatorios, ocultando campos o creando campos personalizados para obtener información adicional.
• Añada campos personalizados a entidades como usuarios, clases o grupos de compañeros de clase para capturar y buscar información no disponible en las configuraciones estándar.
• Utilice herramientas como Utilización de anexos, Asistente de enlace directo, Importación/Exportación de etiquetas e Importación/Exportación de datos para facilitar el mantenimiento y la personalización del sistema.
• Utilice la herramienta Enviar notificaciones o los resultados de búsqueda para crear y enviar correos electrónicos personalizados o reutilizar plantillas existentes para comunicaciones específicas.
• Programe, edite, reprograme o elimine trabajos en segundo plano y trabajos de informe a través de la página Procesos en segundo plano, con acceso a los detalles del trabajo completado.

Según el contenido de esta sección, revise la lista de decisiones de implementación que su empresa puede tener que tomar antes de que comience la implementación y consúltelas con las partes interesadas, el equipo del proyecto y los consultores de implementación de SAP SuccessFactors. De este modo, estará mejor preparado para iniciar la implementación.

• Decida qué subconjunto de administradores tiene acceso a estos menús. Escuchará el término Superadministrador para hacer referencia a estos potentes roles.