Objective
Una clase es un evento programado específico, como el elemento HR101 programado para el 15 de octubre en la sede central de la sala de formación 220. Un artículo puede tener muchas clases activas en cualquier momento. Esta imagen ilustra una clase y su registro actual.
| Campo | Descripción | Visualizaciones para el usuario |
|---|---|---|
| Descripción | Información adicional sobre la clase para usuarios. | X |
| Grupo de clases | Un método para agrupar clases para informes. | |
| Dominio de seguridad* | Indica la propiedad del administrador de la clase (por ejemplo, HR, IT, etc.).*Este campo es obligatorio. | |
| Instalación | El edificio donde tiene lugar la clase. | X |
| Zona horaria de la clase | Indica el huso horario de la clase. *Este campo es obligatorio. | X |
| Ver horas en la zona horaria de la clase | Muestra la clase en la zona horaria especificada anteriormente a los usuarios y administradores si no tienen marcada la opción Mostrar siempre las clases en esta zona horaria. | |
| Proceso de aprobación | Indica un proceso de aprobación predeterminado (si corresponde) que un usuario debe completar antes de poder completar el proceso de autorregistro. | |
| Aprobación necesaria | Este deslizador desencadena el proceso de aprobación introducido en el campo ID de proceso de aprobación. | |
| Retirar proceso de aprobación | Indica un proceso de aprobación predeterminado que un usuario debe completar antes de poder retirarse de esta clase. | |
| Aprobación necesaria para retirar | Este botón de selección desencadena el proceso de aprobación introducido en el campo Retirar proceso de aprobación. | |
| Los usuarios pueden retirarse cuando un gerente asigna una clase | Si se habilita globalmente, se puede configurar cada clase para permitirlo. | |
| Nombre de contacto | El nombre de la persona de contacto para la clase (también se puede incluir en el correo electrónico de notificación de registro). | X |
| Dirección de correo electrónico de contacto | Dirección de correo electrónico de la persona de contacto de la clase (también se puede incluir en el correo electrónico de notificación de registro). | X |
| Teléfono de contacto | Número de teléfono de la persona de contacto de la clase (también se puede incluir en el correo electrónico de notificación de registro). | X |
| Fax de contacto | Número de fax de la persona de contacto de la clase (también se puede incluir en el correo electrónico de notificación de registro). | X |
| Estado | Este control deslizante indica si una clase está activa y se muestra en las bibliotecas de usuario. | |
| Inscripción automática desde la lista de espera | Establece el valor predeterminado para las clases para que los usuarios se muevan automáticamente de la lista de espera a las plazas de registro, que se abren cuando los usuarios registrados anteriormente se retiran. | |
| Los usuarios pueden añadir a la lista de espera | Si selecciona esta casilla de verificación, el sistema permitirá que los usuarios estén en lista de espera para este artículo. Si selecciona la casilla de verificación Registro de autorrelleno, los usuarios en lista de espera sustituyen automáticamente a los usuarios retirados de la clase. | x |
| Comentarios | Este campo es solo para fines informativos del administrador. | |
| Cerrado | Si se cierra, la clase ha terminado, el registro del usuario no se puede modificar y el administrador registra los costes (consulte el apéndice para obtener más información). | |
| Cancelado | Si se cancela, el registro del usuario no se puede modificar y el administrador registra el coste (cubierto con más detalle en la lección Registro). | |
| Fecha/Hora/Huso horario de cierre de registro | La última fecha y hora en que un usuario se puede autoregistrar o añadir a la lista de espera de esta clase. | X |
| Fecha/Hora/Huso horario del último día de retirada | La última fecha y hora en que un usuario autorregistrado puede retirarse de esta clase. | X |
| Precio por defecto | El precio interno de la clase (los usuarios ven el precio del catálogo). | |
| Los usuarios pueden autorregistrarse | Muestra el botón Registro para que los usuarios se registren en la clase. | X |
| Mínimo de inscripciones | El número mínimo de usuarios necesarios para ejecutar la clase. Esta información se transfiere desde la entidad del artículo y se utiliza para determinar las solicitudes suficientes para programar una nueva clase. | |
| Número máximo de inscripciones | El número máximo de usuarios permitidos en la clase. Marque Permitir que los usuarios aparezcan en la lista de espera para colocar en la lista de espera a los usuarios que superen el máximo. | X |
| Estado de registro | El número de usuarios registrados y en lista de espera. | X |
| Enviar confirmaciones por correo electrónico a | Seleccione el botón de selección correspondiente para indicar a quién se deben enviar notificaciones por correo electrónico sobre la clase seleccionada. |
Las franjas de tiempo son bloques de tiempo que conforman una clase. Cada intervalo de tiempo puede tener uno o más recursos asignados.
Los recursos se asignan a una clase o franja de tiempo dentro de una clase.
Los instructores pueden agregarse al sistema y utilizarse al crear una clase. Los instructores pueden estar autorizados para enseñar un artículo. Esto permite a los administradores encontrar instructores para una clase más rápidamente.
Si utiliza firmas electrónicas, puede incluir al instructor como un paso de aprobación cuando un administrador agrega registros de historial. El usuario/instructor inicia sesión en el lado del usuario e introduce el PIN de firma electrónica antes de que el evento entre en el historial de aprendizaje.
Nota
Las instalaciones suelen referirse a un edificio o campus. Se selecciona una instalación al crear una clase y se muestra a los usuarios al ver los detalles de una clase. Se recomienda establecer una convención para fijar nombres estándar para todas las instalaciones. Al seleccionar una instalación, se establecerá la zona horaria de la clase y se utilizarán los perfiles de vacaciones y semana laboral de la instalación, que determinan qué fechas deben omitirse al programar.
Por lo general, las ubicaciones se refieren a una sala o lugar específico donde se realizará la capacitación. Se selecciona una ubicación para cada unidad de tiempo dentro de una entidad de clase. Se recomienda establecer una convención para fijar nombres estándar para todas las ubicaciones.
El equipo es lo que se necesita para ejecutar la clase como proyectores LCD, pizarras, equipos, etc.
Los recursos personalizados se pueden definir y aplicar a una unidad de tiempo dentro de una clase. Por lo general, se crean cuando es necesario realizar un seguimiento de los costes. Algunos ejemplos de recursos personalizados son tarifas de catering, estacionamiento y copia.
Existen cuatro estados definidos por el sistema para el registro:
Existen diferentes formas de registrar usuarios en una clase:
En términos generales, cuando un usuario se autoregistra, normalmente puede retirarse. Esto puede depender de los procesos de aprobación y las fechas de cierre para el registro y la retirada. Cuando un gerente registra a sus empleados a cargo en una clase, omite cualquier proceso de aprobación y puede estar sujeto a reglas globales que afectan el registro del gerente. Por lo general, los administradores pueden sustituir estas reglas y procesos de aprobación. Si un usuario o administrador lo ha registrado, el administrador puede eliminarlo del registro o modificar su estado. Si se configura, los usuarios pueden tener permiso para retirarse de una clase si su gerente los registró. Si un administrador registra un usuario, ni el usuario ni el administrador pueden retirarlo.
Un administrador puede configurar una clase para solicitar un motivo cuando el usuario se retira a sí mismo o cuando un gerente retira a sus empleados a cargo. La lista de motivos se crea como referencias. Cuando un administrador cancela un usuario, también tendría que elegir un motivo a menos que primero deshabilite ese requisito en la entidad de clase.
Si el administrador necesita reservar plazas para una organización o un grupo de usuarios pero aún no sabe específicamente quién serán los usuarios, puede crear plazas reservadas. Los grupos de usuarios se pueden crear y completar con usuarios a través de los perfiles de asignación. Cuando un usuario se autorregistra, verá plazas disponibles debido a las plazas reservadas de su organización o grupo de usuarios. Si un usuario no está en el grupo de usuarios o la organización para el que se tienen plazas reservadas, es posible que aún pueda autorregistrarse si quedan otras plazas abiertas. De lo contrario, es posible que deban añadirse a la lista de espera.
Las notificaciones por correo electrónico se pueden personalizar a nivel global, a nivel de artículo y a nivel de entidad de clase. Además, las notificaciones por correo electrónico se pueden personalizar a nivel de organización para incluir la cabecera, el pie de página y el campo De específico para la organización a la que pertenece el usuario. La plantilla de notificación por correo electrónico se puede modificar utilizando un método tradicional para agregar etiquetas HTML, etiquetas, texto y etiquetas de sintaxis (campos que se actualizan con datos de clase o específicos del usuario). Otro método para editarlas es con el editor Plantilla de notificación que permite la localización de las plantillas sin necesidad de etiquetas y utiliza botones de formato de texto enriquecido en lugar de HTML.
Los usuarios reciben una confirmación de notificación por correo electrónico que puede incluir un adjunto vcal para cada franja de tiempo. Los destinatarios hacen doble clic en los archivos adjuntos para agregar las franjas de tiempo a su calendario personal como deseen. Como alternativa, se pueden enviar invitaciones de calendario estándar (en lugar de archivos adjuntos vcal).
Esta imagen representa un correo electrónico de registro de muestra enviado a los usuarios.
Si se habilita globalmente, una clase también puede crear un evento o reunión relacionada en uno de los productos VLS de terceros admitidos. Los usuarios que se registren en la clase en SAP SuccessFactors Learning recibirán una notificación por correo electrónico y una notificación independiente del servicio VLS. La clase puede configurarse para agregar automáticamente registros de historial según el tiempo que cada usuario pasa en la sesión. Los instructores de SAP SuccessFactors Learning pueden configurarse para que sean anfitriones, presentadores o facilitadores en la sesión de VLS. Los sistemas compatibles incluyen Cisco Webex WBS31 (T31), Adobe Connect 9.5, Microsoft Office LiveMeeting y versiones de Lync 2013 de Microsoft On Premise.
Atención
Los asistentes para agregar historial de aprendizaje son herramientas que se utilizan para agregar registros de historial para artículos, clases o eventos externos.
El asistente Agregar historial de aprendizaje para varios cursos permite a los administradores agregar registros de historial para uno o más eventos para uno o varios usuarios. Este asistente no captura ningún coste relacionado con la clase.
Puede añadir registros históricos utilizando la herramienta Añadir historial de aprendizaje con finanzas. Este asistente le permite introducir información financiera, como precio, coste, centro de beneficio, etc.
Esta función permite que un administrador cargue y adjunte documentos al registro histórico de un usuario. También permite a los usuarios o gerentes adjuntar un archivo si pueden agregar registros de historial para ellos mismos/sus empleados a cargo.
Por ejemplo, si un usuario completó un curso que requirió una prueba en papel al final, la prueba en papel podría escanearse en un documento en PDF o MS Word y adjuntarse al registro de historial. Los administradores utilizan la herramienta Editar historial de aprendizaje para este paso.
Los usuarios pueden acceder a los archivos adjuntos en la interfaz de usuario revisando los detalles del registro de historial en su historial de aprendizaje, y los administradores pueden acceder a los archivos adjuntos desde el lado del administrador de SAP SuccessFactors Learning al ver el enlace de la ficha Elementos completados de la entidad del usuario.
Por parte del usuario, vio ejemplos de aprendizaje en línea, como lanzar un módulo de capacitación basado en la web. Por parte del administrador, tendrá administradores que configuran contenido en línea.
Los objetos de contenido son entidades que contienen instrucciones para que la plataforma de aprendizaje encuentre e inicie una unidad de contenido en línea. Cada objeto de contenido apunta a un archivo iniciable. Los objetos de contenido se pueden reutilizar en tantos elementos como sea necesario. Los objetos de contenido pueden agregar un registro de historial para un artículo que muestra una finalización exitosa (para crédito) o un intento fallido.
Un paquete de contenido es un grupo de objetos de contenido. Esto proporciona una forma eficiente para que los administradores agreguen todo el contenido relevante a un elemento.
Una opción es crear un objeto de contenido que inicie un sitio web al que el usuario pueda acceder.
La mayoría de los cursos de contenido en línea están diseñados para otorgar la finalización en función de las interacciones del usuario (ver todo el curso o aprobar un cuestionario). El desarrollo de cursos en línea se realiza fuera de SAP SuccessFactors Learning. El desarrollador del curso publica contenido utilizando uno de los dos estándares:
Además de AICC y SCORM, podemos admitir métodos de inicio de tipo navegador y documento.
Los objetos de contenido no se pueden asignar directamente a los usuarios. En primer lugar, los administradores agregan objetos de contenido a un artículo. A continuación, el elemento se puede asignar a los usuarios. Los registros de historial se agregan al historial de aprendizaje para todo el artículo, no para los objetos de contenido en línea individuales.
Los administradores deben configurar el número de intentos que un usuario debe realizar para aprobar un elemento. Después de cada intento fallido, el usuario tendrá otro intento de todo el contenido del elemento hasta el número máximo de intentos configurado por el administrador. Una vez que el usuario alcanza el número máximo de intentos, el elemento se bloqueará y se requiere un administrador para desbloquear el elemento para que el usuario pueda tener otro intento. Si un administrador desbloquea el elemento para el usuario, el usuario tendrá un intento más.
Los exámenes en SAP SuccessFactors Learning consisten en un conjunto de preguntas. Los administradores pueden agrupar preguntas relacionadas en un grupo utilizando un objetivo.
Los exámenes y cuestionarios en el sistema SAP SuccessFactors Learning se crean con el generador de evaluaciones. El objetivo principal de esta herramienta es permitir que un administrador cree y trabaje con evaluaciones de examen o de tipo de cuestionario.
La herramienta principal mediante la cual un administrador puede crear preguntas de examen es la Biblioteca de preguntas. Una vez que existe un conjunto de preguntas (u objetivos, si lo desea), se pueden utilizar para crear Evaluaciones de tipo de examen.
Las evaluaciones de tipo de examen se pueden crear a partir de preguntas asociadas con objetivos de aprendizaje. Esto permite una mejor aleatorización de las preguntas de la biblioteca de preguntas para que dos personas que realicen la misma evaluación de tipo de examen tengan preguntas diferentes extraídas de diferentes objetivos.
Se puede realizar un seguimiento del rendimiento de cada objetivo y se pueden utilizar los resultados para comparar una prueba previa con una prueba posterior para una evaluación de aprendizaje. Si los objetos de contenido están vinculados a los mismos objetivos de aprendizaje, el proceso de aprendizaje adaptativo permitirá a los usuarios omitir objetos de contenido para los objetivos de aprendizaje que hayan aprobado en la evaluación de tipo de examen. También se puede devolver a los usuarios para que revisen los objetos de contenido de los objetivos de aprendizaje en los que han fallado en la evaluación de tipo de examen.
Los administradores pueden crear varias variantes de una pregunta que prueben el mismo contenido, pero que se formulan de forma diferente.
Si los administradores crean suficientes preguntas y variantes de esas preguntas, una organización puede asegurarse de que varios usuarios tengan diferentes conjuntos de preguntas en el mismo contenido. Cada usuario puede tener diferentes variaciones, incluidas preguntas, variantes y orden de preguntas.
Los administradores pueden crear Evaluaciones de tipo de cuestionario que funcionen de forma similar a los exámenes, pero con algunas diferencias. Las evaluaciones de tipo de cuestionario contienen preguntas que no son independientes, como las preguntas de la biblioteca de preguntas, y no se pueden mezclar ni hacer coincidir entre varias evaluaciones de tipo de cuestionario. No hay objetivos de aprendizaje asociados a las preguntas del cuestionario. Solo se pueden utilizar exámenes (no cuestionarios) como evaluación de aprendizaje o con aprendizaje adaptativo.
Se pueden crear encuestas y se pueden utilizar exámenes existentes para respaldar tres niveles de evaluación:
Las preguntas de esta encuesta solicitan los comentarios del usuario sobre el material del curso, la presentación, los instructores y otros factores de su experiencia de formación. Si se desean métricas, se puede usar una escala de calificación estándar (como una escala de Likert) de forma consistente para todas las preguntas. Los resultados se pueden desglosar por página, artículo e instructor.
El dominio del contenido es donde el usuario realiza un examen antes de la formación (prueba previa) para medir los conocimientos que entran en la formación y el mismo examen (después de la prueba) después de la formación. Esto permite a los administradores ejecutar un informe que captura la mejora en los conocimientos obtenidos de la formación.
Se crea una encuesta, se aplica al elemento y se configura para incluir el usuario/empleado, su gerente o ambos. Una vez completado el artículo, a los participantes se les asignará a la encuesta un número determinado de días después de la finalización del artículo (los días se establecen a nivel de artículo) y tendrán una cantidad determinada de tiempo para completar esta encuesta.
Según el contenido de esta sección, revise la lista de decisiones de implementación que su empresa puede tener que tomar antes de que comience la implementación y consúltelas con las partes interesadas, el equipo del proyecto y los consultores de implementación de SAP SuccessFactors. De este modo, estará mejor preparado para iniciar la implementación.
Cuando los administradores crean un plan de formación, las decisiones incluyen: