Gestión de programas

Los programas combinan actividades de aprendizaje para crear un programa de aprendizaje. La agenda del programa controla el programa de aprendizaje. Se pueden aplicar requisitos previos y aprobaciones a nivel de artículo para los cursos dentro de los programas. Si se aplica, los usuarios deben completar los requisitos no cumplidos antes de avanzar a través del programa. La Agenda funciona como un programa académico que describe las actividades a lo largo del Programa.

Por ejemplo, puede crear un programa de incorporación de empleados de un mes. La agenda puede ser semanal: diferentes actividades de aprendizaje cada semana a lo largo de un mes.

• ID de programa: Identificador de programa
• Tipo de asignación: define cómo se suele asignar este programa (es decir, obligatorio, opcional, etc.)
• Tipo: define el período de tiempo para un programa. Este es un campo obligatorio con tres opciones entre las que elegir:
  • Programado: Fechas de inicio y de fin fijas
  • Basado en la duración: duración fija, pero los usuarios pueden empezar en diferentes momentos
  • Abierto: a ritmo propio sin limitaciones de tiempo
• Estado de finalización: el estado de finalización que recibirán los usuarios cuando el programa se complete correctamente.

La agenda del Programa forma la estructura general del Programa. Se desglosa en secciones, cada una de las cuales contiene varias actividades.

Las actividades de aprendizaje pueden ser artículos de aprendizaje internos o contenido externo (como un enlace a un video de bienvenida alojado en la intranet de la empresa). Los cursos de Red de contenido abierto (OCN) también se pueden agregar a los Programas. Un Programa puede incluir descripciones textuales de las actividades que los usuarios deben realizar fuera de SAP SuccessFactors Learning (como obtener una credencial de seguridad o hablar con RR. HH.). A continuación se muestra una lista de actividades que actualmente son compatibles con los programas:

• Posición solo programada
• Artículo solo en línea
• Artículo programado y en línea
• Otra posición
• Curso externo
• Enlace
• Texto
• HTML

Un administrador, su gerente o la autoasignación pueden asignar uno o más artículos o programas de estudios a los usuarios mediante la búsqueda en la Biblioteca. Los administradores pueden realizar asignaciones de aprendizaje utilizando los siguientes métodos: Registro de usuario, Herramienta de gestión de asignaciones y Perfiles de asignaciones.

Aunque es ineficiente, los administradores pueden añadir un elemento directamente a la ficha Elementos asignados de la entidad del usuario. Esto se denomina asignación de un elemento que no forma parte de un plan de formación o programa (también conocido como asignación de elemento de flotación libre). Las asignaciones de posiciones de flotación libre son un requisito único. No hay períodos de recapacitación asociados a este tipo de asignación.

Si un administrador realiza una asignación de flotación libre, el elemento se mostrará en el plan de aprendizaje del usuario, incluso si ha completado previamente el elemento (registro correcto de Historial de aprendizaje/Trabajo completado). Esto se debe a que una asignación de artículo de flotación libre no verifica el historial de aprendizaje del usuario para sí mismo ni para ningún sustituto.

Los administradores también pueden asignar un plan de formación o un programa directamente a un usuario. En este caso, el sistema verifica el historial de aprendizaje del usuario. Si se encuentran artículos del programa de estudios en el historial de aprendizaje, el sistema marcará el artículo como completado en el nuevo programa de estudios y no colocará el artículo en el plan de aprendizaje del usuario. Las excepciones son si el artículo requiere una nueva capacitación o si los programas de estudios se configuraron para ignorar las finalizaciones hace demasiado tiempo. Un programa solo se puede configurar para incluir también finalizaciones recientes. Tanto los programas como los planes de estudio pueden reconocer finalizaciones sustitutas a la hora de determinar si un registro histórico cumple con sus requisitos.

Para una asignación manual por lotes de uno o más artículos, programas de estudios o programas a un grupo de usuarios, usar la herramienta Gestionar asignaciones es más fácil. Un asistente guía al administrador a través de un proceso paso a paso para realizar asignaciones de lotes.

La ventaja de utilizar esta herramienta es que los administradores pueden seleccionar varios usuarios y asignar uno o más elementos, programas de estudios o programas a los usuarios seleccionados. La desventaja de la herramienta es que la asignación es estática. El administrador debe anular manualmente la asignación de la formación si ya no se aplica.

El uso de perfiles de asignación permite asignar y desasignar dinámicamente artículos, programas de estudios, programas, grupos de usuarios o roles a los usuarios. Esto también se puede utilizar como una forma de recomendar aprendizaje, como elementos, programas o colecciones, al público de los usuarios.

Esta figura ilustra un ejemplo de un perfil de asignación. En este caso, el usuario debe coincidir con TODOS los atributos de usuario que se van a incluir.

Los administradores pueden configurar una relación O entre atributos de usuario o un grupo de atributos de usuario. Muchos campos en la entidad de usuario están disponibles como atributos de usuario, incluida una combinación de:

• Ciudad y/o estado
• Ubicación del puesto
• Código de puesto
• Organización
• Fecha de contratación
• Mes de contratación
• Estado de empleado
• Tipo de empleado
• Región
• Gestor
• Finalización de artículo
• Campos personalizados

Todos los métodos anteriores se determinan mediante acciones del administrador. Los administradores también pueden poner la autoasignación a disposición de usuarios y gerentes colocando determinadas entidades en una o más bibliotecas.

Las bibliotecas controlan a qué elementos, programas de estudios, programas y clases pueden acceder los usuarios y los gerentes pueden asignar a sus empleados a cargo. Cuando los usuarios crean contenido como QuickGuides y Colecciones, pueden publicarlo en una biblioteca para compartirlo y recomendarlo a otros.

Los administradores de aprendizaje pueden asignar artículos de flotación libre a través de una plantilla de Excel descargable mediante la herramienta Importar datos. Se agregó un Tipo de entidad – Asignación de aprendizaje a la herramienta Importar datos para esta función.

Si tiene varios artículos de aprendizaje flotantes para asignar a los usuarios, puede ir a la entidad de cada usuario en Personas→Usuarios y navegar a la pestaña Artículos asignados y asignar los artículos flotantes individualmente o puede importar las asignaciones de aprendizaje en masa. Cuando asigna en masa, puede asignar a muchos usuarios muchos artículos de aprendizaje importando una única hoja de cálculo de Excel.

Si solo tiene uno o dos artículos flotantes para agregar a solo uno o dos usuarios, considere agregar esos artículos flotantes a través de Personas→Usuarios y la pestaña Artículos asignados.

Si tiene muchos elementos flotantes para agregar a muchos usuarios, considere importar a través de una hoja de cálculo de Excel en Sistema Administración→Gestión del sistema Herramientas→Importar datos.

Las limitaciones incluyen:

• La última revisión activa se tiene en cuenta para la asignación.
• La fecha de asignación se establece por defecto en la fecha de importación.
• De forma opcional, Excel puede incluir los nombres de los empleados para que sea más fácil trabajar con ellos. No se procesan durante la importación.

• Los programas organizan las actividades de aprendizaje en una agenda estructurada, que funciona como un programa académico, con secciones que controlan los horarios y el flujo de aprendizaje.
• Defina parámetros como ID de programa, tipo de asignación (por ejemplo, Obligatorio, Opcional) y tipo (Programado, Basado en duración, Abierto) para satisfacer las necesidades organizativas.
• Los programas pueden incluir artículos internos, cursos externos, enlaces, HTML o tareas basadas en texto, que admiten una variedad de opciones de aprendizaje del usuario.
• Asigne artículos, programas de estudios o programas a través de métodos como Entidad de usuario, la Herramienta de gestión de asignaciones, los Perfiles de asignaciones o la importación masiva a través de plantillas de Excel.
• Utilice perfiles de asignación para asignar y desasignar dinámicamente elementos, programas de estudios, programas o roles a los usuarios en función de atributos específicos como la ubicación del puesto, el tipo de empleado o los campos personalizados.
• Coloque programas en bibliotecas para permitir que los usuarios y gerentes accedan, asignen o recomienden aprendizaje directamente.
• Utilice la herramienta Importar datos para asignar elementos flotantes a varios usuarios en masa, lo que garantiza un seguimiento adecuado al tiempo que tiene en cuenta las limitaciones del sistema.